Översikt
Det dagliga arbetet kan kännas kaotiskt. Men mycket av det upprepas på ett förutsägbart sätt. Vi introducerar nya teamkollegor enligt samma process. Nya jobbförfrågningar går igenom samma faser. Det finns mönster som upprepas i hur vi för arbetet framåt.
De kallas arbetsflöden.
Vad är ett arbetsflöde?
Se arbetsflöden som en väg.
Liksom ett fordon flyter arbetet framåt mot sitt mål. Ett arbetsflöde kan vara lika litet som vägen mellan hemmet och mataffären, eller lika omfattande som flera motorvägar.
Precis som vägar kan arbetsflöden bli blockerade, göra oss förvirrade och gå sönder.
Asana-arbetsdiagrammet
Asanas unika arbetsdiagram gör det möjligt att skapa kraftfulla arbetsflöden som omvandlar förvirrande e-postmeddelanden och kalkylark till automatiska processer.
Kartlägg ditt arbetsflöde
Du kan skapa ett arbetsflöde för nästan allt arbete som innebär att du följer ett antal steg på ett repeterbart och systematiskt sätt.
Det första steget i att skapa ett arbetsflöde i Asana är att förstå hur din nuvarande process fungerar.
Identifiera dina arbetsflödens start- och slutpunkter.
Ett team som till exempel hanterar kundfeedback identifierar att arbetsflödet startar när de får feedback från ett kundansvarigt team. Arbetsflödet slutar efter att de har vidtagit åtgärder på feedbacken och är redo att återkomma till dem som ursprungligen lämnade in synpunkterna.
Bygg ut stegen från början till slut.
Se till att identifiera vem som gör vad och vilka verktyg som används.
Fördela stegen i faser.
Till exempel ”Inhämtning”, ”Bearbetning” och ”Lösning”.
Vanliga faser av arbetsflödet
Alla arbetsflöden är unika, men många av dem går igenom någon form av följande grundläggande faser:
-
Planering
Exempel på saker man gör under planeringsfasen inkluderar
- Idéutveckling eller informationsinhämtning
- Tar emot förfrågningar
- Prioritering och resurstilldelning för projekt
-
Utförande
Exempel på saker man gör under exekveringsfasen inkluderar
- Utveckling och granskning av leveranser
- Spårning av arbetsförlopp
-
Granskning
Exempel på saker man gör under granskningsfasen inkluderar
- Feedback och godkännande av leveranser
- Rapportering till intressenter
Några exempel:
Jobbförfrågningar
Sprintplanering
Kandidatspårning
När du har kartlagt arbetsflödet är det dags att lägga grunden för arbetsflödet. Kolla in nästa artikel i den här serien