När ditt företags eller teams referensmaterial är utspritt över olika e-postmeddelanden, chattar och fildelningsverktyg är det extremt svårt (för att inte säga omöjligt) att hitta information när du behöver den. Använd i stället ett Asana-projekt som företagets interna wiki eller resurscenter. Det kan innehålla allt från semesterpolicyer till varumärkesfärger - alla anställda kommer att veta var de kan hitta den mest korrekta och aktuella företagsinformationen.
Skapa ett projekt för interna resurser
I Asana kan ej tilldelade uppgifter fungera som referenser som inte är genomförbara. De här uppgifterna är lätta att få tillgång till i ett projekt eller genom sökning. Följ de här stegen för att skapa ett bibliotek med interna resurser:
-
Skapa ett nytt projekt som heter ”Interna resurser” eller ”Företagets referensmaterial”.
-
Lägg till avsnitt för att organisera referenserna, såsom ”IT-resurser”, ”Varumärkesresurser” eller ”Policyer”.
-
Lägg till referensuppgifter till varje avsnitt och bifoga lämpliga filer till varje uppgift från din dator, Google Drive, Box eller Dropbox. @nämn andra viktiga projekt eller uppgifter i Asana.
-
Lägg till anpassade fält i projektet så att du enkelt kan filtrera resurser efter ytterligare kategorier. Du kan ha fält för resurstyp, lästid med mera. Lägg till anpassade fält genom att klicka på den blå länken Lägg till anpassade fält högst upp i projektet. Du kan sortera projekt efter anpassat fält för att se alla uppgifter organiserade efter ett fält så att resurserna blir lätta att hitta och bedöma.
-
Bjud in dina teamkollegor till projektet. Uppmuntra dem att lägga till ytterligare referensinformation i det aktuella avsnittet, t.ex. uppgifter.
-
Lägg till en uppgift i din mall för introduktion av nyanställda med en länk till projektet för interna resurser. Därigenom kommer nyanställda veta var de kan hitta information under sin första arbetsdag.
Läs om hur John Lewis Partnership-avdelningen skapade en intern lösning för att stödja program för medarbetare, utbildning och coachning.
Tips för att hantera projekt med interna resurser
Uppdatera uppgifter
När referensdokument eller information ändras kan du uppdatera motsvarande uppgift. Dina teamkollegor kan se uppgiftshistoriken och vet när och varför ändringarna gjordes.
Filvy
Använd filvyn för att se ett galleri med alla dokument och filer i ditt referensprojekt.
Teamspecifikt resursmaterial
Skapa ett separat projekt för ditt teamspecifika resursmaterial. Uppgifter kan finnas i ditt övergripande projekt för företagsresurser och i ditt specifika teamprojekt. Till exempel kan alla designtillgångar förläggas i ett projekt för designresurser och de viktigaste (logotyper osv.) kan också förläggas i projektet för företagets referensmaterial.
Låt ditt team slippa ödsla tid på att leta efter viktiga företagsdokument. Alla uppgifter i Asana behöver inte vara genomförbara eller tilldelade. Referensuppgifter organiserar och centraliserar interna resurser så att ditt team får mer tid över för sitt arbete och lägger ned mindre tid på att söka efter information.