電子郵件可讓人們在整個組織(甚至全世界)中進行溝通，但並非專為任務、專案和工作管理而設計。 在Asana ，我們內部並不使用電子郵件。 雖然這對您的團隊來說可能不切實際，但這篇文章將幫助您的團隊擺脫電子郵件，同時為您可能仍然需要的地方提供建議。
協助您的團隊減少電子郵件傳送次數
由於大家現在都已經很習慣使用電子郵件，所以要完全放棄老習慣可能相當困難。 但是對於您的團隊而言，瞭解Asana及電子郵件的使用時機，以及何時該執行您所確立的慣例是相當重要的，否則您將會一直卡在同樣的問題當中。 我們的慣例訣竅以及下列工作流程範例可以幫助您開始將某些特定事項從電子郵件轉移至Asana。
若要快速瞭解如何同時使用Asana和電子郵件，請參閱如何使用Asana。
將工作轉入Asana最簡單的方式就是將電子郵件轉換為任務，特別是如果與您正在與組織外的人員溝通(例如合約工、承包商或客戶)。 如此一來，您可以保留電子郵件收件匣以供聯絡，同時使用Asana管理工作並為其排定優先順序。 這便是我們快速而易用的電子郵件整合。
嘗試使用Asana for Gmail或Outlook應用程式
若您使用的是Gmail和Outlook ，不妨嘗試使用Asana for Gmail附加元件或Asana for Outlook應用程式，將電子郵件直接轉換為任務、指派任務給隊友、設定截止日期，以及將任務新增至專案，而無需離開您的電子郵件收件匣。 此功能可讓您的工作流程快如閃電。
例如，若客戶透過電子郵件向您請求團隊訓練課程，您可以透過整合將他們的請求直接轉換為任務。 這會將其轉換為可追蹤任務，其中包含電子郵件中的所有情境資訊，因此您可以將其與其他工作一併排定優先順序，並附上您可能需要的任何文件，以便於進行培訓，同時不要忘記何時進行培訓。
將電子郵件轉為Asana任務
若您並未使用Gmail或Outlook ，您仍可將任何電子郵件轉寄至x@mail.asana.com ，並自動前往「我的任務」。 如需更詳細的說明，請參閱我們有關將電子郵件轉寄至Asana的說明文章。
您也可以嘗試其他電子郵件整合功能，例如Newton。
從Asana管理電子郵件
Asana也可以向您傳送有關新通知的電子郵件。 我們建議您持續開啟此功能，直到您習慣使用Asana並每天檢查收件匣為止。 如果您經常使用電子郵件，這也很有幫助，因為您可以在收件匣對任務執行動作。 來自Asana的通知電子郵件可讓您：
- 將任務標記為完成-使用
「完成」功能回覆 - 評論任務-在電子郵件正文中回覆您的評論
- 指派任務-在「收件人：」欄位中使用隊友的電子郵件地址回覆
- 新增任務追蹤者-在「副本：」欄位中使用隊友的電子郵件回覆
如果您收到的電子郵件通知過多或不再需要，請在「我的設定」中將其關閉。
Asana與電子郵件之間的工作流程範例
現在您已瞭解Asana與電子郵件的協作方式，不妨參考以下幾種方法來最大限度地提高兩者的生產力：
一般提示：
- 嘗試指派任務給隊友， 而不是藉由電子郵件傳送請求或問題。 新增您想要抄送的任何人為任務協作者，以便他們保持資訊暢通。
- 使用任務評論，而非撰寫和回覆電子郵件。 如此一來，有關工作的所有資訊都能隨時掌握情境資訊。 豎起大拇指表示感謝，或表示您已看到評論。
- 在電子郵件中可能難以找到和管理附件。 將它們附加到Asana任務可讓您在開始工作時，將它們保存在您所需的位置。
- 若您需要追蹤電子郵件，請使用電子郵件整合或轉寄電子郵件，以便在Asana中建立提醒任務，而非在其他地方追蹤。
溝通：
- 邀請訪客：若您與Asana網域以外的人之間來回頻繁，不妨考慮以訪客身分邀請他們加入Asana ，讓溝通和行動項目更直接、更可追蹤。
- 私人溝通-使用訊息直接與個人或團隊進行私人溝通，同時透過@提及來參考Asana中的其他工作。
- 狀態更新-您可以在更新貼文中@提及Asana中的隊友、任務及專案。 隊友可以針對更新發表評論，而無須再發起冗長且容易遺失附件及回應的郵件串。
特定專案：
- 行 銷活動規劃：若您與機構合作，可以將電子郵件轉換為核準任務，以便審核人員掌握相關資訊，清楚掌握何時獲得核準。
- 創意請求-若您的組織有人傳送電子郵件給您，要求您為他們建立或設計某項內容，請使用整合或轉寄功能將其轉為任務，並與請求專案中的其他工作一併追蹤。 然後，相對於其他工作，您可以安排請求的優先順序，並確保相同的工作不會發生在其他地方，而這是您無法在電子郵件中完成的。
- 活動策劃-若廠商回覆您報價或活動規格，您可以在活動專案中將電子郵件轉換為Asana任務，與您的團隊進行討論。
- 設計評論：與其透過電子郵件提供和接收回饋，你可以使用校訂功能直接在圖片上留下評論，以便創作人參考。
每個團隊使用Asana和電子郵件的方式各不相同，但希望Asana能協助減少您傳送給團隊的電子郵件數量。 對於您確實發送和接收的所有電子郵件，您都可以輕鬆地在Asana和電子郵件之間切換，以保持最新資訊和生產力。
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