現在您已經向您的團隊介紹了Asana ，您需要確保每個人都同意幾個關鍵慣例。 提前決定Asana如何最適合您的團隊，將為您的長期成功做好準備。 就幾項慣例達成一致，也能讓團隊中的每個人都能安心使用Asana。
建議您在將Asana介紹給團隊後盡快討論團隊約定。 這樣，每個人都有時間熟悉Asana ，但他們不一定已經建立了自己的使用模式。 瞭解哪些方法適合他們，以及他們喜歡如何使用該應用程式。 在會議前舉辦會議並建立Asana會議專案：
每個團隊都有獨特的偏好，但以下指引可協助您開始定義團隊的慣例。
任務約定
正在建立任務
我們建議鼓勵每個人建立任務並將其指派給團隊中的任何人(即使是直接下屬也應該能夠將任務指派給經理)。 Asana最有用的地方是任何人都能貢獻構想，推動行動項目向前邁進。
命名任務
我們建議將任務名稱設為具體且以行動為基礎。 例如，與其建立「部落格貼文」，不如建立名為「撰寫[標題]部落格貼文」的任務，以及名為「發佈[標題]部落格貼文」的任務，這樣您就毫無疑問需要完成哪些工作。
如果任務在特定工作流程中移動，您可能需要為特定專案建立命名規則。
編寫出色的任務
您的團隊應定義哪些細節是使任務「良好」所必需的。 每個任務都有空間可新增描述、截止日期、指派對象、協作者、子任務和評論。 我們建議納入情境資訊和重要細節，以確保指派對象有權完成任務：
- 透過@提及相關任務、專案或訊息，連結至任務描述中的相關工作。
- 參考文件時附加檔案。
- 一旦知道或能夠預估截止日期，請盡速替隊友設定實際截止日期以確保不會發生遺漏。
- 新增開始和截止日期，明確某人應何時開始工作，以便在截止日期前成功完成工作。
- 將隊友新增為協作者，以便他們隨時瞭解任務進度的最新資訊。
- 將任務標記為依存於另一項任務，以便隊友僅在前一項任務完成後才開始該任務。
- 在任務描述中使用RTF文字，透過格式化文字、項目符號和編號清單，讓您的訊息清晰可辨。
正在更新已指派給您的任務
當有人為您指派任務時，意味著您負責推進該工作。 以下是一些建議的方法，可以讓隊友了解您的進度：
- 對任務按讚，以便請求者知道您已查看。
- 若您有任何疑問或更新，請直接在任務上發表評論。
- 若您變更截止日期，請新增評論，說明為何移動此日期以重設預期。
- 將最相關的評論或討論結論釘選到對話頂端。
- 若無法安排工作的優先順序，請將任務指派給建立者，或使用@ mentioning詢問隊友是否可以接手任務。
- 若任務有自訂欄位，請依此填寫，並隨任務進度持續更新。
- 您的團隊是否使用Slack ？ 若是這樣，您就可以輕鬆地直接從Slack對任務採取行動，繼續在沒有工具的情況下工作。
使用子任務
指派子任務時，請確保指派對象從上層任務或子任務描述中獲得足夠的情境資訊。 避免將子任務埋藏在過多圖層之下。 您可以隨時將子任務拖曳至專案主窗格，將其從子任務轉換為任務。
為任務命名
複製範本專案或任務範本，用於可重複、重複且可預測的工作流程。 建立範本時，請標記任務或專案名稱，以便隊友清楚瞭解其為範本，且可透過搜尋輕鬆找到(例如：「範本」或「複製我」)。 提供清晰的說明，說明在任務或專案描述中應如何以及何時使用任務或專案。
專案約定
建立新專案
與任務類似，任何人都可以建立專案。 您可以指定團隊中的一位人員進行此操作，以便所有內容都以類似方式組織。
建立出色的專案
- 決定使用清單的工作流程類型，以及使用看板的工作流程類型。
- 針對每個主要工作流程、計劃或會議，撰寫描述性的專案名稱，並維持相同的命名慣例。
- 使用目標與目的設定專案描述，以提醒團隊成員每個專案的用途。
- 設定專案概觀，以便隊友隨時找到專案簡介並查看專案角色。 在推進工作時，請務必查看「概觀」標籤頁，瞭解狀態更新。
- 新增區段，幫助您組織專案，並提供清晰的階段或類別描述。
- 設定自訂欄位，以便追蹤專案裡建立的每個任務的所有必要資訊。
- 建立自訂範本或使用Asana建立的範本，將您的常見工作流程和專案標準化，並快速開始每一個專案。 這樣一來，您就不必為每一個專案重新設計車輪，您也會知道您沒有錯過任何一個步驟。
管理專案
您建立專案時，會成為預設的專案所有者。 您可以在進度檢視中變更專案所有者。 專案所有者或指定隊友的責任是維持專案井然有序以及發表每週的進度更新。
- 建立新任務或工作向前推進時，請確保任務具有指派對象和截止日期，將其移動至適當的區段或欄位，並在相關情況下更新其自訂欄位。
- 新增專案規則，以節省管理專案的時間，並協助隊友遵循正確的步驟。 規則可將手動工作自動化，例如更新Asana欄位或指派任務。
- 如果任務逾期或未指派截止日期，請與指派對象跟進，使工作回到正軌。
- 在您的專案中設定任務裏程碑，確保您達成主要目標，並以簡單、可視化的方式掌握進度的關鍵標記。
- 使用時間軸規劃您的專案計劃，並隨著目標的進展進行調整。 您可以使用甘特圖式檢視輕鬆查看任務相依性並調整專案排程。
- 若您管理多個專案，請將其新增至專案集，以便按計劃加以組織並加以監控。 使用專案集可以更輕鬆地監控所有專案的狀態。
正在傳送狀態更新
專案所有者或專屬的隊友應從專案的進度檢視定期傳送專案狀態更新。
- 狀態更新可讓您的團隊和跨職能團隊清楚瞭解專案的推展情況。
- 將狀態更新的顏色設為綠色、黃色或紅色，以指明專案的推展情況。
- 隊友若有疑問和回饋，或想要建立後續任務，即可回覆狀態更新。
- 專案所有者會收到每週更新專案狀態的提醒任務。
新增專案至專案集，即可在一處查看所有狀態更新、專案截止日期和進度(或偵測專案所有者以取得這些事項的更新)。
電子郵件約定
使用團隊訊息
我們建議您將訊息用於所有內部團隊溝通，而不是電子郵件。 輕輕地提醒您的隊友在必要時使用Asana而非電子郵件。
使用電子郵件通知
Asana會針對新活動傳送電子郵件通知，以便未經常使用Asana的隊友可以隨時掌握進度。 一直使用Asana的人通常更喜歡使用收件匣(而非電子郵件)來掌握最新資訊。
我們建議您持續開啟電子郵件通知，直到您和您的隊友習慣於經常查看Asana。 您可以在「我的設定」中開啟和關閉。
減少團隊中的電子郵件
為了取得更大的成功，我們建議團隊停止透過電子郵件傳送請求和專案需求，改用Asana。 電子郵件非常適合聯絡您的組織以外的人或進行介紹，但並不具備規劃、管理工作並為其排定優先順序的能力。 這就是Asana的用途。
藉助我們的Asana for Gmail附加元件和Asana for Outlook應用程式，您可以直接在收件匣中快速將電子郵件轉為行動。 使用這些電子郵件整合可以讓您的團隊養成從電子郵件轉移到Asana的習慣，而無需讓他們學到新的東西或改變他們的工作方式。
強化您的慣例
與您的團隊設定慣例將有助於為每個人保持Asana井然有序、建立明晰度，並最終幫助每個人以最有效的方式做出貢獻。 讓最多幾位隊友協助強化慣例，讓其他人知道他們不會「破壞」任何事情，並且如果他們仍然掌握了訣竅，可以獲得有用的提示。
在Asana中建立一個「安全專案」，讓人們可以閒逛，瞭解功能以及他們如何互動，而不必擔心他們會擺弄真正的工作。
與團隊建立慣例後，請將其儲存在專案中，供每個人參考，並供未來的新隊友參考。 這樣，每個人都能維持資訊同步，並在一起決定後再次參考團隊慣例。
嘗試在下次團隊會議中使用Asana ，並花些時間重複團隊的Asana慣例。