為團隊建立慣例

相關文章

任務約定

當個人可以提出想法並推展行動項目時, Asana最實用。 本文將協助您更輕鬆地指派任務。

命名任務

我們建議讓任務名稱具體、清晰且以行動為基礎。 儘量使用動詞。 例如,與其將任務標題為「部落格貼文」,不如將其標題為「撰寫[標題]部落格貼文」,然後建立名為「發佈[標題]部落格貼文」的第二個任務。 

正在撰寫任務描述 

任務描述應為指派對象提供完成任務所需的所有資訊。 以下是一些建議:

  • @提及相關人員並連結相關任務、專案或訊息,連結至任務描述中的相關工作。
  • 新增連結和附件以包含外部工作,集中資訊。
  • 將任務標記為,以便隊友在前一個任務完成後開始該任務。
  • 在任務描述中使用豐富文字,以格式化的文字和清單來闡明您的訊息。 

新增開始與截止日期

一旦知道截止日期,請盡速替隊友 設定實際的截止日期,或新增預估截止日期作為粗略指南。 截止日期可確保確定工作的優先順序,確保在截止日期前完成工作。

新增開始日期,以便清楚掌握某人應何時開始工作,以便在截止日期前順利完成工作。

新增協作者

將隊友和相關專案關係人新增為 協作者以便他們掌握任務進度的最新資訊。

協作者會收到收件匣通知,並可透過電子郵件接收通知取決於他們的設定。

正在更新已指派給您的任務

當有人為您指派任務時,您負責推進該工作。

  • 對任務按讚,以便請求者知道您已查看任務。
  • 若您有任何疑問或更新,請直接在任務上發表評論。 
  • 若您變更截止日期,請新增評論說明原因。
  • 將最相關的評論釘選到頂部;這樣可以更輕鬆地找到,而無需閱讀每個評論。
  • 若您沒有負擔工作的餘裕,請將任務指派給建立者,或使用
  • @提及詢問隊友是否可以接手。
  • 若任務有自訂欄位,請依此填寫,並隨著工作進度持續更新。

使用子任務

指派任務時,請確保指派對象從上層任務或子任務描述中獲得足夠的情境資訊。 避免將子任務埋藏在過多圖層之下。 您隨時可以將子任務轉換為任務。

為任務命名

為可重複和週期性工作流程複製範本任務或專案。 建立範本時,請適當地為任務或專案命名,以便隊友清楚知道它是範本(例如:「範本」或「複製我」)。 這也讓透過搜尋更容易找到任務或專案

專案約定

建立並命名新專案

專案可讓您在一處位置組織與特定計劃、目標或重要工作相關的所有任務。 與任務類似,任何人都可以建立專案。

請為專案提供一個簡潔的名稱,並使名稱與先前類似性質的專案保持一致,讓團隊更易於搜尋。 例如, FY24內容製作行事曆之後會是FY25內容製作行事曆。

使用專案範本

建立自訂範本或使用Asana建立的範本將常見工作流程和專案標準化。 範本助於快速啟動專案,並確保您不會遺漏任何重要步驟。

新增自訂欄位

定自訂欄位以便追蹤專案裡建立的每個任務的所有必要資訊。

建立慣例時,請定義團隊跨專案使用的標準自訂欄位。

正在傳送狀態更新

狀態更新可釐清專案的進度。 專案所有者或專屬隊友應定期傳送專案狀態更新。 

  • 設定專案狀態,讓專案關係人知道專案是進度正常還是存在風險。
  • 隊友若有疑問和回饋,或想要建立後續任務,即可回覆狀態更新。
  • 專案所有者可開啟每週更新專案狀態的提醒。

完成並封存專案

狀態更新中 應將已完成的專案標記為已完成。 我們建議在封存之前完成專案。 封存功能僅適用於專案系統管理員

更多專案提示

  • 使用 目標與目的設定專案描述,以提醒團隊成員每個專案的用途。
  • 設定專案概觀 以便隊友隨時找到專案簡介並查看專案角色。
  • 新增區段區段,幫助您組織專案並劃定階段或類別。

管理專案

您建立專案時,會成為預設的 專案所有者。 您可以在進度檢視中變更專案所有者。 

  • 建立新任務時,請確保任務具有指派對象與截止日期,將其移動至適當的區段,並更新其自訂欄位。
  • 新增專案規則,將工作流程自動化,節省時間。
  • 設定裏程碑,掌握進度的關鍵標記。
  • 若您管理多個專案,請將其新增至專案集 ,以便組織並加以監控。

協作最佳作法

為團隊建立會議專案

建立參考專案,並列出使用Asana的慣例和最佳作法。 這樣,每個人都能維持資訊同步,並參考團隊約定。

會議專案也將成為寶貴的到職資源,可讓新進員工快速掌握團隊使用Asana的最新情況。

電子郵件約定

使用訊息

我們建議使用訊息在Asana中與您的同事溝通,並輕鬆連結至相關工作,而非使用電子郵件進行所有內部溝通。 輕輕地提醒您的隊友在必要時使用Asana而非電子郵件。 您可傳送訊息至個人、團隊和專案。

使用電子郵件通知

Asana會針對新活動傳送電子郵件通知,以便未經常使用Asana的隊友可以隨時掌握進度。 

我們建議您持續開啟電子郵件通知,直到您和您的隊友習慣於經常查看Asana。 您可以在「我的設定」中開 啟和關閉

減少團隊中的電子郵件

電子郵件非常適合聯絡您組織以外的人,但無法規劃、管理工作,也無法安排工作的優先順序。

藉助我們的Asana for Gmail附加元件Asana for Outlook應用程式您可以直接從電子郵件收件匣快速將電子郵件轉為行動。 使用這些電子郵件整合可以讓您的團隊養成將工作從電子郵件轉移到Asana的習慣,而無需改變其工作方式。

Slack + Asana

您可以使用Slack + Asana整合,輕鬆對Slack中的任務執行動作,無需不斷切換工具。 

其他資源

這篇文章是否有幫助?

Thanks for your feedback