如何開始使用Asana

無論您從事的是簡單任務還是複雜專案, Asana都能讓您輕鬆進行協作、簡化工作流程並實現目標。 在本文中,您將瞭解Asana的可能性,並瞭解Asana的結構。

什麼是Asana ?

Asana是一款全面的工作管理工具,旨在幫助個人和團隊追蹤任務、委派職責、監控進度並進行即時溝通。 藉由提供集中式協作平臺, Asana可協助團隊保持井然有序和專注,確保專案按時完成。 

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在Asana中,您可以做些什麼?

無論您是尋求管理個人任務的個人貢獻者,還是負責監督複雜專案的經理, Asana都能提供各種工具,幫助您更高效、更有效地工作。

協調與協作

Asana可讓您即時與隊友協作,確保無縫接軌的團隊合作和及時完成任務。

多重歸屬和@提及等功能可協助不同專案關係人掌握任務進度資訊。 透過多重歸屬,一個任務可以同時屬於多個專案,而無需重複。 例如,您的財務團隊和法務團隊可能需要在同一個任務上進行協作,但他們需要追蹤不同的專案。 該任務可以同時存在於兩個專案中,對該任務所做的所有更新都將反映在兩個專案中。 因此,雙方團隊都能持續掌握任務進度,避免各自為政。 

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另一項有助於協調您團隊工作的功能是工作負荷。 藉助工作負荷,您可以追蹤團隊的工作量,並確保每個人的責任明確且平衡。 此舉有助於避免讓團隊成員負擔過重,並維持高效進度。 透過追蹤跨專案的工作負荷並確保適當地分配工作來實現您的目標,從而有效地分配資源。

個人生產力

Asana透過改善組織和時間管理,協助您管理個人工作並提高個人生產力。

我的任務是您的事實來源,讓您保持井井有條,全面掌握您的職責。 您可以在此找到所有已指派給您的任務,以便有效地為待辦清單排定優先順序。 藉助「我的任務」,您可以一目了然地查看即將到來的任務、截止日期和任務狀態,從而輕鬆規劃您的一天,並確保您專注於最重要的工作。 瞭解如何透過「我的任務」發揮最大生產力。 

您的收件匣可作為中心,用於接收與您的任務相關的通知,以及與您相關的工作進度。 這可確保您隨時掌握最新情況,並隨時掌握與工作相關的任何變更、評論或提及。

工作中的透明度和職責劃分

藉由指派任務和設定截止日期,您可以讓團隊對自己負責的工作負責。 每個任務都有單一所有者和截止日期,釐清誰負責任務的完成,並提供預計何時完成工作的時間軸。 明確指派對象和截止日期可確保明確定義職責,從而更輕鬆地追蹤進度,按時完成工作。

Asana針對工作進度和狀態提供透明視窗。 團隊成員可以輕鬆存取專案時間軸、任務描述和狀態更新,從而促進對專案目標和個人角色的共同瞭解。 這種可見性有助於團隊成員之間更好地溝通和協作,使每個人都能保持同步。 

報告和分享結果

Asana可讓您與您的經理或專案關係人分享專案進度、更新和關鍵指標,確保每個人都能瞭解工作狀態,並取得資訊同步。 

透過建立狀態更新來分享專案進度和指標,讓您的團隊和專案關係人掌握最新資訊,確保每個人都能針對目前的工作狀態取得一致。 這樣可以最大限度地減少趕上每個人的需求,節省會議時間,並提高他們的生產力。

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藉助Asana目標,在Asana中

建立明確的目目與關鍵結果,提供有效追蹤並實現目標的架構。 透過直接在Asana中設定和監控目標,您可以將目標管理集中起來,讓您的團隊在共同目標上維持步調一致,並確保每個人都朝著相同的結果努力。 Asana目標可簡化衡量進度和成功狀況的流程,從而更輕鬆地向專案關係人報告您的成就。

Asana的組織方式

Asana的架構旨在在使用者與其負責的工作之間建立無縫接軌的連結。 以下概述了Asana的組織方式:

如何組織工作

  1. 目標:目標是代表組織或團隊總體優先事項的高階目標。 它們在Asana目標中設定,並為正在完成的工作提供清晰的方向。
  2. 案集:專案集是將相關專案組合在一起的容器。 它們有助於追蹤特定計劃或目標的進度。
  3. 專案:專案組織並管理與特定計劃相關的工作。 專案包含任務和子任務,允許將工作分為可管理的單元並促進協作。 
  4. 任務:任務代表專案中的個別行動項目。 他們有截止日期,可以指派給特定團隊成員。
  5. 任務:子任務是任務中較小的工作單位,通常用於將更複雜的任務分解為可管理的步驟。

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人員組織方式 

  1. 組織會根據分享的公司電子郵件網域,將公司裡使用Asana的所有人串聯起來。
  2. 團隊是組織中的功能羣組,可能對應於行銷或銷售等部門,或「紐約市辦公室」等功能羣組。
  3. 成員:成員是具有工作空間或組織及其功能完整存取權限的使用者。
  4. :訪客的存取權受限,且通常受邀針對特定專案或任務進行協作。

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其他資源

深入瞭解如何設定您的Asana個人資料

任務是Asana的構成要素。 閱讀更多有關如何建立有效任務的資訊。

不知道從何著手? 閱讀我們的瞭解Asana介面

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