藉助Asana我的任務最大化生產力

在本文中,我們將探討Asana中最佳化「我的任務」的各種功能和策略,從建立區段、使用規則將任務自動化,到使用自訂欄位,以及針對您的需求選擇完美檢視。

什麼是「我的任務」?

我的任務將您的待辦清單整合到一個集中位置,並將工作與待辦事項連結起來,協助您有效地安排任務的優先順序。 您可以在此找到指派給您的所有任務。

新增任務至「我的任務」

  1. 首先將所有待辦事項新增至「我的任務」,然後以動作動詞開始任務標題,例如草擬活動簡介建立可視化資產
  2. 為這些任務設截止日期以便您和與您合作的專案關係人瞭解何時應完成任務;這將有助於您安排任務的優先順序。
  3. 您的任務多重歸屬於相關專案;這有助於連結您正在執行的工作。 例如,您可以將草稿活動簡介 任務新增至季節性行銷活專案。
adding a task

任務可見度

任務中建立的任何任務都會自動專屬於您。 然而,若您對此任務進行多重歸屬,則該任務對該專案的成員可見。 您的「我的任務」中有一個任務可見度欄,您可以在其中查看任務的可見對象。

task visibility column in my tasks.png

可視度類型包括:

  • 只有我:只有您可看見
  • 公司名稱:公司中的每個人都可看見
  • 協作者:任務的協作者和有權存取任務所屬專案的人員也能看見
  • 查看上層:協作者和能夠查看上層任務的人員可看見

task only visible to assignee.png

在此範例中,您可以看到任務頂端顯示「此任務專屬於您。 你可以點擊「設為公開」按鈕,將其設為公開。 若任務已新增至專案,則任務協作者和專案成員可看見該任務。 如果您想要將任務連結至專案而不讓其他人看見,則可以在任務描述中@提及該專案。

組織您的我的任務

建立您自己的區段

預設情況下,「我的任務」中的所有內容都已指派給您,所有指派給您的新任務都將自動移至「最近指派」區段。

您可以建立自己的區段,根據您的需求對您的工作進行分類。 建立區段之後,您可以將任務拖放至其中。

以下範例說明您的區段外觀。 您可以添加任意多或少的部分。 你可以從以下三個簡單的開始:「今天做」、「本週做」和「稍後做」。'您可以根據您的需求隨時變更您的區段。

How to organize your tasks with sections.png

排序、篩選和分組方式

將所有待辦事項放入「我的任務」後,您可以按截止日期、專案或區段及截止日期排序和篩選任務。 例如,您可以篩選以僅查看「未完成任務」和「本週截止」。

您也可以根據自己的需求將任務分組。 例如,您可以依據「專案」、「自訂區段」或「優先順序」進行分組。 

filter, group by and sort my tasks.png

 

使用自訂欄位排定任務的優先順序

「我的任務」中 建立自訂欄位,以便根據您的需求對您的任務進行排序並追蹤工作。 例如,您可以建立優先順序自訂欄位,並在清單頂端檢視高優先順序任務。

 

priority cf

使用規則將您的「我的任務」自動化

您可以使用規則根據特定條件自動將任務移至區段。 例如,您可以設定一項規則,使用「截止日期已臨近觸發因素以及「將任務移動至特定區段」動作來將任務移動至「今天執行」區段。 

Adding a do today rule in my tasks.gif

建立規則後,區段旁邊會顯示閃電。

這些規則會在午夜至凌晨1點之間執行,因此您不會立即看到相關動作。

您可以建立「暫停」區段,以新增所有可推遲的任務。 建立規則,在每次新增任務至「暫停」區段時,將截止日期變更為一週後。

選擇適合你的檢視方式

您可以在清單、看板及行事曆中檢視您的工作。 清單檢視將以清單範本組織您的任務。 若您需要更具可視化的概觀,可以使用看板檢視,以便在工作流程看板中檢視便利貼等任務。 行事曆檢視有助於將當週或當月的任務視覺化。

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排程您的任務

提前規劃

每天檢查您的「我的任務」,即可全面掌握您的工作。 如此一來,您就不會錯過任何指派給您的新任務或即將截止的任務。

有時,一項任務可能是一天的工作量。 若為此情況,建議您建立任務,將其劃分為較小的工作區塊

封鎖任務時間

在行事曆中預留時間,以完成需要30分鐘或更長時間的任務。 這樣做時,請在行事曆中建立與任務標題相同的活動。 您也可以在活動描述中新增任務連結。

您可以使用Clockwise整合行事曆中排定任務,無需離開Asana。 在專案中設定整合後,請在任務中點選行事曆上的排任務, Clockwise會在您的行事曆中預留時間。

Clockwise僅適用於Google日歷。

其他資源

直接將此工具組新增至您的Asana執行個體,以探索更多生產力資源。 

若您想要繼續使用Asana以提高您日常工作的效率,請參與我們為期20天的生產力挑戰

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