在Asana中指派任務

當您開始使用Asana時,您會發現任務是一切的基石。 熟悉指派任務是充分開始使用Asana的第一步。

何時應指派任務?

針對您要指派任務的時間,有不同的情境:

  • 您正在管理專案,想要委派職責
  • 您需要向某人詢問問題
  • 您正在尋找資訊,卻不知道該向誰詢問
  • 自行指派任務以記住待辦事項

舉例來說,假設您是行銷經理,負責執行新的行銷宣傳活動,並建立下列任務:

  • 草擬行銷活動簡介
  • 設計推廣資產
  • 核準預算

您可以將草稿活動簡介指派給自己,將設計促銷資產指派給創意設計師,並將核準預算指派給財務主管。 請記住,這些指派對象接著可以將任務重新指派給其他隊友,具體取決於每個團隊的結構。 例如,財務主管可以接收所有與預算相關的任務,但其後會對這些任務進行分流,並將其重新指派給團隊中的人員。

assigning tasks

正在設定截止日期

設定截止日期是追蹤任務的簡單方法。 任務指派對象可隨時根據其工作負荷變更截止日期。 若需要變更截止日期,最佳做法是對任務進行評論,並@提及指派任務的人員,讓他們知道截止日期已被推遲以及推遲的原因。

changing due dates

收件匣與通知

當您指派任務給其他人時,他們會在他們的收件匣中收到通知。 以下是他們將看到的內容:

inbox

指派對象會看到指派任務的人員及其指派給他們的日期。

若任務指派對象已啟用電子郵件通知,他們也會在指派任務時收到電子郵件。

tasks I have assigned

前往側邊欄中的「首頁」。 您可以在此處查看已指派的即將截止、逾期和已完成任務。

如何指派任務

assign a task

若要指派任務,您可以:

  1. 點選快速新增按鈕,即可建立新任務
  2. 在「我的任務」中建立新任務,然後重新指派
  3. 前往您要建立新任務的專案,然後點選新增任務

指派任務時的最佳作法

  • 任務標題必須是可執行的。 例如,將「行銷活動預算」改為「建立行銷活動預算」。
  • 確保任務包含所需內容的描述
  • 在指派任務之前,請確定其詳細資料(例如截止日期和描述) ,然後指派任務。
  • 新增截止日期以持續追蹤任務。
  • 讓您的團隊知道,如果他們不是適合這項工作的人員,他們可以隨時重新指派任務,並且在需要時可以更改截止日期。
  • 若需要更多人參與,請新增協作者至任務。
  • 自行指派任務可協助您在「我的任務」中追蹤待辦事項。
  • 將任務新增至相關專案,或將其多歸屬於多個專案。

新增任務協作者

儘管任務只能有一位指派對象,但可以有多位協作者。 指派對象的角色是確保任務完成,他們對此負責。

協作者可以主動執行任務、提供更多情境資訊、在需要時接管任務,或僅追蹤任務以追蹤進度。

行銷經理可以為活動任務制定媒體計劃和預算草稿,並添加財務和法務團隊的協作者來審查草稿。 之後,財務主管可以接管此任務並指派給自己以核準預算。

任務協作者會在任務更新時收到通知,讓他們隨時掌握進度並查看任務進度。

adding collaborators

任務禮儀

任務有助於我們瞭解誰在做什麼、什麼時候做什麼。 對於專案和計劃的推進,克服對指派任務的恐懼至關重要。 指派任務時沒有規則。 如果需要經理批準,您可以將任務指派給他們;如果需要同事的跨職能專案協助,您可以將任務指派給他們;甚至可以指派任務簡單地提出問題。 任務是完成工作的方式,任何人都可以將任務指派給任何人。

更多任務資源

請參閱以下指南文章,深入瞭解任務:

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