管理和引導志願者

開始建立專案，或匯入您目前追蹤工作的試算表。 在看板中建立「新提交」、「審查中」、「已核準」和「已拒絕」的欄。「這可以讓每位應徵者輕鬆完成整個流程，並查看他們的申請狀況。

新增「主動聯繫」欄，以便組織中的任何人都可以在清單中新增合適的志願者。 您也可以將被拒絕的申請人移至此處，如果他們將來可能適合，但現在不適合。

1.使用自訂欄位，輕鬆追蹤更多詳細資料並加以組織

由於志願服務的需求可能有所不同，因此您可以將自訂欄位新增至專案中，以追蹤應徵者的特定技能、興趣和可用性，確保其符合組織的需求。

例如，您可以建立一個圍繞「技能」的欄位，提供基於需求的選項，例如平面設計、社交媒體、籌款等。 您可以為每週提供的志願者總時數創建另一個欄位，以幫助您事先確定他們的時間表。

這些欄位與您下一步將在志願者申請表中使用的欄位相對應！

2.建立志願者申請表單

若要開始追蹤志願申請人，請建立表單供他們填寫。 這樣，您就可以從評估其應用程式所需的所有資訊開始。

1. 前往專案頂端的表單標籤頁。
2. 自訂您的表單以包含在最後步驟中建立的任何欄位，並建立其他欄位以協助您評估是否適合。 例如，您可能需要一個附件欄位，以便他們可以放置簡歷或求職信。 您也可以包含日期選擇器欄位，以衡量他們的可用天數。
3. 表單準備就緒後，請將其設為啟用狀態，並與任何申請者或在您的網站上分享連結。 任何人都可以使用Asana提交表單，即便他們沒有帳戶亦然。
4. 提交後，此表單會變成您自願者接收專案中的任務。
5. 現在由您的團隊審查和批準申請。 將任務指派給負責人，並給他們一個期限。 請務必將任務拖曳至適當的欄位，以便清楚掌握其所處的審核階段。

請嘗試設定規則，將部分提交流程自動化。 例如，您可以自動將任何新提交內容指派給隊友進行審核。 或者，如果申請人表示他們的技能之一是社交媒體，您可以自動將他們的申請任務放在該項目中，以便他們獲得該團隊的關注。

志願者獲得批準後，您已準備好協助引導他們！繼續追蹤。

如何引導志願者到職

1.使用志願者到職範本

志願者需要瞭解大量資訊才能成功。 藉由設定到職範本，您就能簡化並擴大此流程。 邀請志願者以訪客身分進入你的領域，以便他們從第一天就獲得所需的一切並感覺獲得支援。

請使用我們的到職範本啟動您的專案，然後根據您的需求進行自訂，並將其儲存為您自己的自訂範本。

2.更換電子郵件，並透過對話分享新聞

發送給所有志願者的大量電子郵件可能會很快變得混亂，核心資訊也很容易丟失，更不用說您的團隊失去重複溝通和回覆電子郵件的時間了。 不妨在Asana中使用對話和狀態。

• 您可以透過團隊對話功能在團隊範圍內溝通公告、慶祝重大成果或同時討論多個專案。
• 狀態更新可讓每個人瞭解事情的進展，強調已完成的工作、即將來臨的任務或裏程碑，以及可能的阻礙。 您也可以使用它們向團隊成員致敬！只要@提及它們即可。

這些更新將顯示在收件匣中，每個人都可以在其中回覆。 您也可以將任何重要評論釘選在討論的頂部，以便容易找到最重要的資訊。

3.訓練志願者掌握Asana基礎知識

許多組織都有自己的Asana慣例和到職流程，但若您不這樣做，不妨讓您的新志願者註冊現場訓練網路研討會，以便他們能快速掌握最新資訊。

他們還可以觀看快速影片教學課程，或閱讀Asana指南(您目前的位置) ，以自己的步調進行學習。

管理志願者工作和能力

現在您的志願者已加入Asana ，您可以在一處地方查看所有志願者專案的進度。

藉助專

案集可集中組織和監控多個專案中的工作。 藉助專案集功能，您還可以透過工作負荷清楚瞭解團隊的強大功能。 首先建立專案集，然後新增您想要組合的專案。

因此，養成定期狀態更新的習慣非常重要，您的狀態更新將在此處以單一檢視方式顯示，讓您可以輕鬆追蹤並查看是否有任何關閉的狀態。