如何在Asana中建立IT服務臺請求專案
有幾種方法可以建立您的專案。 若要快速開始使用，請按照以下步驟
- 從我們的IT服務臺範本開始，並針對團隊的需求加以自訂。
- 匯入您目前追蹤請求的現有試算表。
對於敏感的IT問題，您可以建立一個只有IT團隊可以看到的專屬專案。
如何存取所有Asana範本
若您是免費使用者、偏好從頭開始建立您自己的服務臺專案，或想要Asana專案的一般最佳作法，請在此處開始。
追蹤IT請求的提示
1.使用表單統一擷取請求，以便更快地採取行動
在基本的服務臺請求細節上來回切換會減慢工作速度。 不妨建立表單，每次都能取得任何IT要求正確的詳細資訊。 表單與您的請求專案直接連結，可確保您的團隊從他們需要的資訊開始，同時讓提出請求的人員輕鬆為您提供所需的資訊。
任何人都可以透過傳送表單連結來提交表單，即便他們並未使用Asana亦然。
。 並新增專案規則，自動將表單提交任務指派給IT團隊成員，以確保請求在提交後獲得優先順序。
2.保持對話和電子郵件中的請求可執行
若透過即時對話或電子郵件收到大量請求，您可以隨時傳送表單連結給請求者，也可以使用整合功能快速處理對話。
若您收到包含可執行工作或問題的聊天或電子郵件，您可以直接從收件匣或訊息將其新增至Asana ，以便將其指派為任務、新增至您的請求專案等。
若為電子郵件，請使用Asana for Gmail、Outlook 或其他電子郵件客戶端附加元件。 對於聊天，可試用Asana for Slack整合。
3.使用自訂欄位安排請求的優先順序及組織
設定表單之後，自訂欄位將幫助您為收到的請求排定優先順序，並將它們按類別排序。 如果您習慣使用試算表，可以篩選並排序欄。 自訂欄位是一個更為強大的替代選項，因為它是在工作的情境脈絡中追蹤這類資訊，而不是在只有專案經理或團隊主管才能查看的地方進行。
若您在表單中新增「請求類型」欄位，即可將其對應至專案中相同的自訂欄位。 然後在提交時，新任務將指定是否有人正在嘗試解決技術問題或獲得新硬件。
4.在多個專案中追蹤請求任務，以避免重複工作
通常情況下， IT請求會反饋到更大的IT工作和計劃中。 您可以在多個專案中儲存任務，以追蹤兩個專案中的工作，而非製作兩個不同的任務。 工作不會重複，您可以在正確的情境中查看正確的資訊。
- 從任務開始，輸入
Tab + P，然後輸入您想要新增任務的任何其他專案的名稱。
例如，您的IT團隊可能有專屬專案來追蹤出借的電腦。 如果收到新的借用電腦請求，您可以將任務存儲在IT請求和借用電腦專案中，但將借用專案的其餘部分保密。
5.絕不遺漏適時的截止日期
對於時間緊迫的申請，您可以使用截止時間來確保在進行簡報、示範或出差前解決任何問題。 點選任務的截止日期並選擇新增截止時間，即可選擇時間。
如果需要定期重複某個任務，您可以將其設定為週期性任務，以確保不會再次錯過帳戶續訂或每月訂購週期。
報告申請和人員配置的提示
藉助專案集和工作負荷，監控專案進度並管理IT人員配置
為了瞭解專案進度並衡量團隊餘裕， IT主管通常會在會議、電子郵件或試算表中拼湊資訊，這可能既耗時又不準確。 相反，您可以建立包含所有關鍵IT專案和IT服務臺的專案集，在一處位置查看即時進度、截止時間和優先順序。
接著，使用工作負荷標籤頁，根據成員已經在Asana中獲得指派的任務，將團隊的工作量可視化。 工作負荷有助您做出明智的人員調度決定，確保工作負荷達到平衡，且重要的IT工作進度正常。
工作負荷預設為任務數，但我們知道並非所有任務都是平等建立的。 您可以跨專案集專案設定投入量自訂欄位，以便更好地瞭解每個任務的總時數或投入量等級。
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