活動策劃與管理

如何在Asana中建立活動策劃專案

建立活動專案計劃的方式有幾種。 若要快速開始，請按照以下步驟操作

1. 從活動策劃範本開始，並視您團隊的需求加以自訂。
2. 匯入您目前追蹤活動計劃的現有試算表。

如何存取所有Asana範本

若您使用的是個人方案、偏好從頭開始建立您自己的活動策劃專案，或想要Asana專案的一般最佳作法，請參閱這些專案建立說明開始使用。

邀請廠商和承包商以訪客身分加入您的活動專案

您可能會在電子郵件中開始與廠商合作，但請考慮邀請主要廠商或承包商作為訪客加入您的活動專案。 讓每個人都能輕鬆查看截止日期、待辦事項和附件，有助於確保事情按時完成。 它還簡化了追蹤重要檔案的方式，例如合約和發票。

管理及執行活動工作的提示

現在您已經建立了活動策劃專案，這些提示將幫助您在工作開始時管理和追蹤每一個細節。

1.發佈狀態更新，並在「概觀」中查看專案活動

當您的團隊將活動計劃變為現實時，請使用「概觀」標籤頁發佈更新，並查看專案活動的執行清單。 在狀態更新中，您可以將重點摘要拖放到更新中，以分享圖表或裏程碑。 若您每次都想遵循相同的格式， Asana會儲存您的狀態更新範本。

2.使用時間軸規劃您的活動計劃(並根據情況進行調整)時間軸

大多數活動計劃都有關鍵的截止日期和相依性，直到重要的日子來臨。 時間軸有助於您在開始之前在計劃中繪製出這些內容，以確保所有部分都能拼湊在一起，實現無縫接軌的活動。

如何使用時間軸建立計劃：

1. 在清單檢視中為所有活動待辦事項建立任務。
2. 按一下專案頂端的時間軸標籤，即可切換至時間軸檢視。
3. 將任務拖放到時間軸上，即可安排任務的排程。 如果您發現時間衝突，請移動任務以重新排定。
4. 擴大任務日期範圍，以便指派對象在截止日期前更好地預算工作時間。
5. 若任務需要按特定順序完成，請將遊標暫留於任務上方，然後將點拖曳至相關任務進行連結，以便在任務之間建立依存關係。

工作開始後，時間軸還可以幫助您在衝突擾亂您的計劃之前快速解決衝突。 例如，若預訂活動場地所需的時間比預期長，您可以在時間軸中移動相依任務。 任務指派對象會自動收到已調整截止時間的通知。 然後，工作可以在正確的時間開始，而不會造成混亂、額外的會議，或在已經太遲後發生瘋狂的爭吵。

3.追蹤重要的電子郵件(同時減少花在收件匣上的時間)

您可以隨時邀請廠商加入您的活動專案，但若您透過電子郵件進行溝通，請嘗試Asana for Gmail、Outlook 或其他電子郵件客戶端附加元件。 當您收到包含重要文件或可執行工作的電子郵件時，您可以直接在收件匣中將其新增至Asana ，以便將其指派為任務、新增至您的活動專案等。 關鍵的規劃細節和待辦事項不會一直迷失在電子郵件中(您也不必花太多時間組織收件匣)。

4.使用範本節省每個活動計劃的時間，並且永遠不會錯過重要步驟

每個活動都不同，但通常都有一個核心檢查清單。 與其浪費時間為每個活動重新建立活動範本，或將其保留為與您的計劃實際執行地點斷開連結的文件，您可以在Asana中建立並儲存您的活動範本。

1. 在專案中

   建立您的核心活動核對清單。 除非每次都有相同的人員完成相同的任務，否則請勿指派任務或新增截止日期。

2. 點選專案標題中的... ，然後選擇將專案儲存為範本。
3. 將範本設為僅評論專案，以防止對範本進行編輯或變更
4. 對於之後的每個活動，請點選橘色+按鈕「專案」，然後前往您組織已儲存範本的標籤頁，以複製您的範本。
5. 在繼續改善活動核對清單的同時，您可以隨之更新範本，確保自己不會重蹈覆轍或使用過時技法。

管理活動當天工作的提示

1.使用Asana的行動應用程式，隨時隨地進行離線工作

在活動前幾天和活動當天，您的團隊可能會在現場準備，因此很難知道還有什麼要做，也很難快速存取關鍵細節。 Asana的行動應用程式可讓您的團隊在活動前、活動期間和活動後與活動計劃保持連結(即使您在iOS或Android上處於離線狀態)。

例如，您可以在分享前直接在活動相片上註記回饋，或確認活動日程已準時透過電子郵件傳送給所有與會者，所有這些都可以從行動裝置進行。 這加強了活動隊友之間的協作，即使他們在不同的地方。

2.藉助Slack整合，讓即時對話變得可行動

許多團隊同時使用Asana和Slack來針對工作進行協調和溝通，尤其是在進行活動的時候。 與其選擇工具，團隊可以將它們與Asana for Slack整合一起使用。

若有隊友要求您就其主題演講提供回饋，但您正在為活動執行其他差事，您可以直接從Slack對話建立Asana任務，這樣您就不會忘記並掌握所有原始情境資訊。

報告活動工作和進度的提示

若要瞭解如何建立報告以便分析活動進度，請從此處開始。 若要瞭解如何發佈並持續追蹤活動狀態更新，請從此處開始。

藉助專案集和工作負荷，監控多個活動的進度並管理人員配置

為了瞭解活動進度並衡量團隊餘裕，活動策劃者通常會在會議、電子郵件或試算表中拼湊資訊，這可能既耗時又不準確。 相反，您可以建立包含所有活動計劃的專案集，在一處位置查看即時進度、活動日期和優先順序。

接著，使用「工作負荷」標籤頁，根據成員已經在Asana中獲得指派的任務，將團隊跨多項活動的工作量可視化。 工作負荷功能有助您做出明智的人員調度決定，確保工作負荷達到平衡，且活動進度正常。

工作負荷預設為任務數，但我們知道並非所有任務都是平等建立的。 您可以跨專案集專案設定投入量自訂欄位，以便更好地瞭解每個任務的總時數或投入量等級。

在Asana中管理及規劃活動的相關資源

更像是視覺學習者嗎？ 想要瞭解我們的客戶如何使用Asana規劃活動嗎？ 請參閱這些資源：