會議日程

如何在Asana中建立會議日程

雖然您可以為任何會議建立會議日程專案，但您可能需要從週期性的團隊會議或一對一會議開始，然後根據需要為任何會議建立日程。 有幾種方法可以建立您的會議日程。 若要快速開始使用，請按照以下步驟

1. 從會議日程範本開始，並針對團隊的需求加以自訂。
2. 或者，也可以匯入您目前規劃會議的現有試算表。

若您是免費使用者、偏好從零開始建立自己的會議日程，或是想瞭解Asana專案的一般最佳作法，請參考我們的「如何使用Asana」影片教學課程：

可使用Asana規劃的會議範例

您可以在Asana中規劃任何會議，但此處仍提供一些想法，助您輕鬆上手：

• 週期性團隊會議
• 一對一
• 腦力激盪
• 衝刺計劃
• 設計評論

規劃和準備會議的提示

1.將討論主題和日程項目新增為任務

當您想到需要討論或處理的主題時，可將日程項目作為任務新增至專案中。 您可以僅為日程建立新任務，或從其他專案中新增現有任務。 由於任務可以存在於多個專案中，您無須複製它們。 涵蓋該主題後，您可以將其從日程專案中移除。

就誰可以參與會議日程的團隊約定達成一致。 例如，您可以讓任何人加入，或讓會議負責人進行規劃。

2.會議前審查討論項目並排定優先順序

建立區段(若是看板專案，則為欄)以組織您的日程項目。 您可以建立日程、後續追蹤、即將截止和備註等類別。

在會議之前，請透過拖放任務來檢閱日程主題並為其排定優先順序，以便將其按正確的順序排列。

3.會議前分享任何檔案或重要內容

會議日程專案也讓參加者更容易在參加前找到他們可能需要的資源和情境資訊。 例如，若您需要隊友事先閱讀內容，請建立包含所需情境資訊或檔案的任務，然後將任務副本指派給參與者，並在會議前設定截止日期，以便他們做好準備。

主持會議的提示

1.連結Zoom與Asana

準備透過Zoom輕鬆安排會議，並提高會議效率。 藉助此整合，您可以在Asana任務中建立或連結Zoom會議。 會議結束後，您還會看到任務附上的文字記錄和錄音，以便輕鬆分享和參考。

2.在會議期間，所有人都可看見日程

如果隊友不全都專注於同一件事，會議可能會偏離正軌。 在Asana中提取您的日程，以便在會議期間顯示在螢幕上，或鼓勵隊友在他們的行動應用程式中提取日程。 這也有助於隊友，無論他們來自何處，在會議期間都能獲得相同的觀點。

3.追蹤行動項目和後續追蹤，以便更好地進行

我們都自願在會議中做一些事情，然後回到辦公桌前，對我們同意的事情一無所知。 相反，隊友可以為會議期間出現的行動項目建立任務，並將其指派出去。 藉由在任務描述中包含詳細資訊，即使在會議結束後，情境資訊以及需要情境資訊的原因仍然清晰可見。

4.更輕鬆地發佈會議紀錄

與其使用會議筆記單獨跟進，不妨在您的日程內建立一個「筆記」任務，並將任何與會者或未出席者新增為任務追蹤者，以便他們查看總結。 之後，連結至Asana任務的Zoom會議將自動在任務中附加錄音和會議文字記錄。

請務必在與會者之間平均分配筆記記錄職責，以便每個人都能積極參與，並確保相同的人不會總是自願參與。

5.討論構想和策略，而不僅僅是狀態更新

由於整體使用Asana有助於您更好地掌握正在發生的事情和工作進度，因此您可能會發現這可以減少會議頻率，或者有助於使討論更有影響力。 當您不必完成簡單的「待辦事項、待辦事項、待辦事項」核對清單時，就能更好地發掘阻礙因素、問題和結果。

規劃日程和主持會議的相關資源