專案提案和臨時請求

請求和專案構想可能來自組織的各個方面,因此工作很容易遺漏或淹沒團隊。 團隊可以組建工作請求專案,而不是嘗試做所有事情或將其添加到待辦項目中以免被遺忘。

如何組建工作請求專案

您可以使用此流程管理臨時請求(例如修正錯字或提出無法立即回答的問題)以及新專案簡介的提交內容,所有這些都可以在同一處地方進行。 如要快速開始,請按照以下步驟操作:

  1. 首先使用工作請求範本
  2. 匯入您目前追蹤收到的請求的現有試算表

如何存取所有Asana範本

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

若您是免費使用者、偏好從頭開始建立您自己的請求專案,或想要Asana專案的一般最佳作法,請參閱這些專案建立說明

管理及完成申請的提示

現在您已建立專案,這些提示可協助您在工作進行時管理專案。

1.使用表單將請求範本化,以便更快地採取行動

反覆處理基本請求詳細資料,或不從清晰的專案簡介開始,會減慢工作速度。 不妨建立表單,每次都能取得任何專案簡報臨時要求正確的詳細資訊。 表單會直接連結至您的請求專案,以確保您的團隊從他們需要的資訊開始(以他們理解的術語來說)。

任何人都可以透過傳送表單連結來提交表單,即便他們並未使用Asana亦然。 提交後,表單回應會變成專案中的新任務,以便為其安排優先順序並指派給隊友,並提供他們所需的一切資訊。

按照此處列出的步驟設定表單。 並新增專案規則,將表單提交任務自動指派給創意製作人或團隊主管,確保他們在提交後獲得優先順序。

如果收到大型、跨職能或複雜的專案/計劃請求,您可以將任務轉變為專案,以便更有效地管理。

2.保持對話和電子郵件中的請求可執行

若透過即時對話或電子郵件收到大量請求,您可以隨時傳送表單連結給請求者,也可以使用整合功能快速處理對話。

SCREENSHOT of Outlook and Gmail email integration with Asana

若為電子郵件,請使用Asana for GmailOutlook 或其他電子郵件客戶端附加元件。 對於聊天,可試用Asana for Slack整合。

若您收到包含可執行工作或問題的聊天或電子郵件,您可以直接從收件匣或訊息將其新增至Asana ,以便將其指派為任務、新增至您的請求專案等。

GIF of creating an Asana task from a Slack message with integration

3.使用自訂欄位安排請求的優先順序及組織

GIF of accessing and creating custom fields by clicking the blue link at the top of a project in Asana

設定表單之

後,自訂欄位將幫助您為收到的請求排定優先順序,並將它們按類別排序。 如果您習慣使用試算表,可以篩選並排序欄。

例如,專案經理可以使用「優先順序」自訂欄位,以便指派對象瞭解其緊急程度,同時確保整體請求的優先順序切實可行。

4.以更清晰的審查和核準來遵守期限

能夠更輕鬆地提供和納入活動回饋,可能是實現或錯過專案目標之間的差異。 請改為依循以下步驟,清晰快速地透過核準推展工作:

GIF approval workflow with custom fields in Asana to show when work is ready or already approved

  1. 新增專案規則,以便任務隨進度自動指派給合適的人員、已完成或移動至不同的專案區段。
  2. 使用自訂欄位通知讓專案關係人掌握最新的進度。 例如,當欄位從「需要回饋」更新至「已核準」時,他們就會收到通知。

報告申請和人員配置的提示

藉助專案集和工作負荷,監控專案進度並管理人員配置

若要瞭解專案進度並衡量團隊餘裕,主管通常會在會議、電子郵件或試算表中拼湊資訊,這可能既耗時又不準確。 相反,您可以建立包含所有關鍵專案和臨時請求專案的專案集,在一處位置查看即時進度、截止時間和優先順序。

接著,使用工作負荷標籤頁,根據成員已經在Asana中獲得指派的任務,將團隊的工作量可視化。 工作負荷有助您做出明智的人員調度決定,確保工作負荷達到平衡,且重要工作進度正常。

SCREENSHOT of using Workload to see teammate who’s overloaded and reassigning their work

工作負荷預設為任務數,但我們知道並非所有任務都是平等建立的。 您可以跨專案集專案設定投入量自訂欄位,以便更好地瞭解每個任務的總時數或投入量等級。

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案例研究 瞭解紐西蘭最大的私人房地產公司Barfoot & Thompson如何運用Asana管理營運
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