籌款活動規劃

如何在Asana中建立籌款活動專案

有幾種方法可以建立您的活動專案。 若要快速開始使用，請按照以下步驟

1. 從我們的籌款活動範本開始，並對其進行自訂，以滿足您組織的需求。
2. 匯入您目前管理活動的現有試算表。

如何存取所有Asana範本

若您偏好從頭開始建立自己的活動計劃，或想要Asana專案的一般最佳作法，請在此處開始。

同時規劃多項籌款活動？

如果你使用我們的範本：

1. 在範 本中複製 [範例任務]、重新命名並將其轉換為專案。
2. 然後將這些專案新增至專案集，協助您在同一處管理並監控所有籌款活動。

與供應商、代理商或承包商合作？

透過電子郵件追蹤多個第三方之間的期限、資產和對話，增加了複雜性。 不妨考慮邀請任何第三方作為訪客加入您的專案。 如此一來，他們就能查看您的計劃，而您也可設立清楚的期限，掌握交付項目的進度。

需要保持其他活動工作的私密性嗎？ 您仍然可以邀請第三方加入Asana ，但請將專案設為專屬，並僅將其新增為任務追蹤者。 他們只能看到該任務。

管理及執行活動工作的提示

現在您已建立籌款活動策劃專案，這些提示可協助您在工作開始時管理和追蹤每一個細節。

1.使用時間軸規劃您的活動計劃(並根據情況進行調整)

大多數活動計劃都有關鍵的截止日期和相依性，直到重要的日子來臨。 在開始之前，時間軸可協助您在計劃中繪製出這些內容，以確保所有部分都能拼湊在一起，實現無縫接軌的活動。

如何使用時間軸建立您的計劃：

1. 將任務拖放到時間軸上，即可 安排任務的排程。 若您發現時間衝突，拖放任務即可進行重新排定。
2. 擴大任務日期範圍，以便指派對象在截止日期前更好地預算工作時間。
3. 若任務需要按特定順序完成，請將遊標暫留於任務上，然後將點拖曳至相關任務，以便在任務之間建立依存關係。

工作開始後，時間軸還可以幫助您調整計劃。 例如，如果預訂場地所需的時間比預期長，您可以改變截止日期，並透過時間軸查看這對整體計劃的影響。

2.使用電子郵件整合追蹤重要的電子郵件(同時減少花在收件匣上的時間)

您可以隨時邀請廠商加入您的活動專案，但若您透過電子郵件進行溝通，請嘗試Asana for Gmail、Outlook 或其他電子郵件客戶端整合。 當您收到包含重要文件或可執行工作的電子郵件時，您可以直接從收件匣將其新增至Asana ，以便將其指派為任務、新增至您的活動專案等。 關鍵的規劃細節和待辦事項不會一直迷失在電子郵件中(您也不必花太多時間組織收件匣。)

3.使用校訂功能，直接在籌款活動資產上建立可執行的回饋

能

夠提供並納入對活動資產的反饋（如電子郵件邀請或活動海報） ，可能是在黑暗中大喊大叫和瘋傳之間的區別。 藉助Asana中的校訂功能，審核人員可以輕鬆地直接針對資產發表評論，以便在情境資訊中提供回饋。 每則評論都會轉化為可行動的子任務，然後由建立者決定如何整合。

當您為活動集思廣益或創意點子時，請為每個資產/點子建立一個任務，並使用點讚按鈕在團隊中進行投票。

管理活動當天工作的提示

1.使用Asana的行動應用程式，隨時隨地進行離線工作

如果您的團隊正在現場準備，可能很難存取關鍵詳細資訊，並查看待辦清單上的剩餘內容。 Asana的行動應用程式可讓您的團隊在活動開始前、進行中和結束後，與活動計劃保持連結(即使您處於離線狀態)。

2.藉助Slack整合，讓即時對話變得可行動

許多團隊同時使用Asana和Slack來針對工作進行協調和溝通，尤其是在進行活動的時候。 與其選擇工具，團隊可以將它們與Asana for Slack整合一起使用。

如果隊友要求針對其主題演講提供一些回饋，但您正在為活動執行其他差事，您可以直接從Slack對話建立一個Asana任務，這樣您就不會忘記並擁有所有原始情境資訊。

報告活動工作和進度的提示

1.跨團隊溝通(無需更多會議)

與其召開會議以檢查任務狀態或向您的團隊提供最新消息，在Asana中有許多方法可以做到這一點：

• 評論任務以更新任務進度、提供回饋或提出問題。
• 使用專案狀態更新(透過專案中的「進度」標籤頁) ，傳達關於專案進度的最重要更新，例如達成裏程碑、截止日期或任何有風險的事項。
• @提及您的同事、相關任務、專案或對話，以便在任何描述或評論中直接連結他們。
  
  

2.藉助專案集和工作負荷，監控多個活動的進度並管理人員配置

為了瞭解活動進度並衡量團隊餘裕，活動策劃者通常會在會議、電子郵件或試算表中拼湊資訊，這可能既耗時又不準確。 相反，您可以建立包含所有活動計劃的專案集，在一處位置查看即時進度、活動日期和優先順序。

接著，使用「工作負荷」標籤頁，根據成員已經在Asana中獲得指派的任務，將團隊跨多項活動的工作量可視化。 工作負荷功能有助您做出明智的人員調度決定，確保工作負荷達到平衡，且活動進度正常。

在Asana中管理及規劃活動的相關資源

更像是視覺學習者嗎？ 想要瞭解我們的客戶如何使用Asana規劃活動嗎？ 請查看以下資源：