在Asana中建立有效任務

在Asana中有多種使用任務的方式。 本文將幫助您瞭解它們的使用案例,以及如何有效地建立和命名它們。

建立任務

任務是可行動的項目,可清楚顯示誰負責何時負責何事,但也可用於不同的目的,例如做筆記、會議日程或參考項目。

您可以透過三種不同的方式建立任務:

 

  1. 端列中的「快速新增」按鈕
  2. 透過專案中的+ 新增任務按鈕
  3. 按一下區段旁邊的「+

可操作的標題和清晰的描述

當任務指派對象或協作者首次看到任務時,他們應該根據標題和描述瞭解任務內容以及對他們的期望。 有效的標題應該是「完成部落格貼文第一稿」,而不是「部落格貼文」。 

任務描述必須為指派對象提供完成任務所需的所有資訊。 

明確任務所有權的優點

指派的任務具有較高的完成率;因此,可執行的任務應始終由負責完成任務的指派對象負責。 當任務有指派對象時,負責完成該工作的所有人都清楚明瞭。 瞭解如何在Asana中指派任務

設定開始與截止日期

可執行的任務應設定截止日期,以持續追蹤您的任務並在期限內完成。 您也可以新增開始日期,以指定工作應何時開始。 

若需要變更截止日期,最佳做法是對任務進行評論,並@提及指派該任務的人員,讓他們瞭解推遲截止日期的原因。

若您為自己指派任務,請為任務提供截止日期,以提高生產力。

建立任務的範例

背景 任務標題 動作
您需要有人來完成特定動作。  發佈部落格貼文 此任務指派給負責發佈部落格文章的人。 任務的截止日期將是貼文上線的日期。
您需要委派和分配工作。 執行市場研究 建立上層任務並新增子任務,將其指派給負責在不同領域進行市場研究的各種同事。
您希望收到不同專案關係人的意見回饋。 定案行銷活動訊息內容 將專案關係人新增為任務協作者,並請他們提供回饋。


子任務

任務用於將任務的工作拆分成較小的部分,或協助與多位人員分享工作負荷。 子任務的功能類似於獨立任務,其欄位與上層任務相同,且內嵌於上層任務中。

裏程碑

裏程碑標誌著專案時間軸上的重要進度點。 您可以建立裏程碑或將現有任務轉換為裏程碑。 裏程碑的範例包括: 

  • 實現營收目標 
  • 確認活動地點 
  • 完成解決專案下一階段障礙的重要工作

將任務標記為裏程碑



您可以透過以下方式區分裏程碑與一般任務:

核準

您可以點選三點圖示,然後選擇標記為核準,將任何任務或子任務轉換為核準。 這是一種快速接收有關需要核準任務的回饋的方式。 核準人可以輕鬆查看需要的內容,也可以「核準」、「請求變更」或「拒絕」任務。

作為請求者,當對任務採取行動時,您會收到收件匣通知。 

後續任務

後續任務是從現有Asana任務建立的獨立任務。 這可以用來提醒您稍後追蹤原始任務。 不同於子任務,後續任務與上層任務沒有隸屬關係。 您可以從任何任務或子任務建立後續任務。 

 

若要建立後續任務:

  1. 開啟您想要追蹤的任務
  2. 點選三點圖示
  3. 選擇「建立後續任務

這會建立一個具有下列預設特徵的新任務,您可以編輯所有這些特徵:

  • 預設名稱為「追蹤[原始任務名稱]」
  • 預設指派給您,並顯示在我的任務
  • 包含返回原始任務的超連結的描述

使用案例示例:

  • 使用者 已建立任務,擷取客戶會議的會議紀要。 您可以建立後續任務,查看紀要或對其中一項要點執行動作。
  • 您的經理分享團隊會議日程任務中的關鍵資訊。 請將此資訊傳達給團隊。 建立後續任務以提醒自己。

依存項

某些任務的完成可能取決於其他工作是否首先完成。 任務相依性有助於工作在正確的時間、正確的順序進行。 相依性是確定執行活動順序的任務之間的關係。 藉由任務相依性,您可以將任務標記為「阻擋」或「被另一項任務阻擋」。

跨專案歸屬

案歸屬將同一個任務新增至Asana中的多個專案。 對任務所做的每個變更,例如評論、附件、截止日期的變更等,都會反映在所有專案中,因此無需個別更新每個專案中的任務。

跨專案歸屬透過集中工作避免重複;讓各個團隊掌握進度,而無需提供個別更新。 

如何對任務進行多重歸屬

multihoming

從任務詳細資訊窗格:

  1. 導覽至「專案」欄位,按一下「新增至專案」,然後輸入專案名稱
  2. 或點選三點圖示,然後選取「新增至另一個專案

使用任務範本

務範本可讓您輕鬆將專案中的任務標準化,並且無需從頭開始,即可快速重複設定相同的任務。 您可以將現有任務轉換成範本,或建立新範本,節省時間。 依循以下步驟說明建立任務範本。 

使用任務範本的提示 

  • 在任務標題中使用「範本」或「複製我」,以便在搜尋時快速找到它們,並確保沒有人意外修改它
  • 將任務轉換為範本會關閉原始任務
  • 點選任務右上角的三點圖示,然後選擇複製任務,即可複製任務

其他資源

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