規則整合提高生產力

規則與整合可攜手合作,將日常任務自動化,並跨團隊最喜愛的工具建立工作流程。 本文章詳細介紹組織中促進生產力的最佳規則與整合。

請參閱如何建立規則,瞭解開始使用規則的祕訣。

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Gmail

當您符合某些參數時,利用規則從您的Gmail帳戶傳送電子郵件給您選擇的收件人,這一切都由您事先決定。 從許多觸發因素中進行選擇,例如任務不再遭阻擋或截止日期逼近時,並讓規則自動傳送包含自訂訊息的電子郵件。

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設定規則整合的步驟

  1. 在專案中,點選右上角的「自訂」,然後從清單中選擇「新增規則
  2. 新增規則中,選擇核準完成等觸發因素。
  3. 從「操作」索引標籤中選取「傳送電子郵件」。
  4. 在「收件人」欄位中輸入收件人的電子郵件地址
  5. 輸入回覆電子郵件地址
  6. 在主旨欄位中輸入電子郵件的主旨
  7. 在寫入訊息欄位中寫入電子郵件的正文 

在此範例中,當任務獲得核準時,系統會觸發規則並採取行動;系統會從您的電子郵件地址傳送電子郵件,並在電子郵件中自動將您設為「密件副本」。 任務連結也會包含在電子郵件中。

此「傳送電子郵件」動作也支援變數的使用。 請參閱這篇文章,深入瞭解如何在Asana的Gmail規則整合中使用變數。

Google日曆

藉助Asana規則,團隊可以從手動排定會議改為在任務達到特定階段時與專案協作者自動建立會議。 例如,當任務移動至「已排定」區段時,團隊可以使用此規則觸發在團隊行事曆中建立活動。 團隊還可以將其用於週期性任務情境:您可以設定週期性「傳送會議日程」任務,以便在任務完成時傳送活動邀請。

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設定規則整合的步驟

  1. 導覽至您想要新增規則整合的特定Asana專案
  2. 在右上角點選「自訂」,前往「規則」,然後選取「+新增規則
  3. 從左側欄位選擇「Google日歷」 
  4. 選擇預設規則或點擊「建立自訂規則
  5. 若要建立自訂規則,請新增名稱,並選擇觸發因素與動作來開始使用
  6. 按一下「連結至Google日歷規則」以進行驗證
  7. 請使用您的Google帳戶登入,然後點擊「允許
  8. 填寫Google日歷活動的欄位
  9. 以活動訪客身分邀請任務協作者(選用)

Outlook行事曆

藉助Asana規則,團隊可以從手動排定會議改為在任務達到特定階段時與專案協作者自動建立會議。 例如,當任務移動至「已排定」區段時,團隊可以使用此規則觸發在團隊行事曆中建立活動。 團隊還可以將其用於週期性任務情境:您可以設定週期性「傳送會議日程」任務,以便在任務完成時傳送活動邀請。

Outlook Calendar event connected to Asana task.png

設定規則整合的步驟

  1. 導覽至您想要新增規則整合的特定Asana專案
  2. 在右上角點選「自訂」,前往「規則」,然後選取「+新增規則
  3. 從左欄中選取[Outlook行行事曆]
  4. 選擇預設規則或點擊「建立自訂規則
  5. 若要建立自訂規則,請新增名稱,並選擇觸發因素與動作來開始使用
  6. 按一下[連結至Outlook行事曆規則]以進行驗證
  7. 使用您的Microsoft帳戶登入* ,然後按一下[允許]
  8. 填寫Microsoft行事曆活動的欄位
  9. 以活動訪客身分邀請指派對象和任務協作者、包含任務附件或自動產生團隊會議連結

*使用您的Microsoft帳戶登入時,我們要求您授予相關Outlook行事曆權限的同意。 如果您被禁止自行授予此同意,請聯絡您的Microsoft系統管理員,請他們同意在Microsoft Entra (也稱為Microsoft Azure)中使用Calendars.ReadWrite。

Notion

藉助Notion + Asana整合,團隊可以在Asana中自動建立Notion頁面,並將Notion頁面新增至Asana任務,以此簡化工作。 您無需手動建立Notion頁面及將其連結至相關的Asana任務,而是可以使用自動化來在Asana中執行某些動作時建立Notion頁面,例如將任務移動至區段時。

例如,針對使用Asana任務進行研究訪談的團隊,當任務移動至「已安排訪談」區段時,可以自動建立一個Notion頁面來做筆記。 您還可以將現有的Notion頁面連結至Asana任務,以供協作者在該頁面上查看相關的情境資訊,從而簡化多個應用程式的協作。 Notion與Asana的整合還可讓您在Notion中以連結預覽的方式檢視Asana專案和任務的狀態。

notion

設定規則整合的步驟

  1. 導覽至您想要新增規則整合的特定Asana專案
  2. 在右上角點選「自訂」,前往「規則」,然後選取「+新增規則
  3. 從左欄選擇 Notion 
  4. 您可以選擇預設規則,或點擊「建立自訂規則
  5. 若要建立自訂規則,請新增名稱,並選擇觸發因素與動作來開始使用
  6. 按一下「連結至Notion」,然後按照以下步驟進行驗證
  7. 按一下「選擇頁面」以允許Asana存取
  8. 選擇您希望Asana存取的頁面,然後點選Allow access (允許存取)。
  9. 請貼上上層頁面或資料庫的網址
  10. 按一下「建立規則

Notion

以下說明如何將現有的Notion頁面作為小工具附加至Asana任務:

  1. 登入Asana ,並尋找您需要啟用Notion小工具的專案
  2. 點選右上角的「自訂
  3. 向下捲動至「應用程式」部分,然後選取「+新增應用程式
  4. 選擇Notion小工具
  5. 導覽至Asana任務
  6. 透過按一下任務詳細資訊窗格頂端的「概念」欄位下方的「新增概念」頁面按鈕,將現有的任務詳細資訊窗格連結到任務
  7. 插入相關Notion頁面的網址
  8. 附加的Notion詳細資訊將在任務窗格中顯示為小工具,包括所有者、評論和最後修改日期

注意:此整合已內建於Asana中,但您需要註冊Notion帳戶才能開始。

Notion小工具無需付費Asana訂閱即可使用。

DocuSign

藉由DocuSign + Asana整合,團隊可以將DocuSign信封新增至Asana任務,藉此追蹤信封狀態。 團隊無需單獨檢查各個工具即可檢視信封狀態,即可在Asana中檢視準確的信封詳細資訊。

例如,使用Asana進行合約核準流程的團隊可以新增DocuSign信封至Asana任務,以監控狀態、寄件人、收件人和交付日期。

DocuSign

以下說明如何將DocuSign信封附加至Asana任務:

  1. 登入Asana ,並尋找您需要啟用DocuSign小工具的專案
  2. 點選右上角的「自訂
  3. 向下捲動至「應用程式」部分,然後選取「+新增應用程式
  4. 選擇 DocuSign 
  5. 按一下「新增至專案」,並按照步驟將DocuSign連結至Asana
  6. 導覽至Asana任務
  7. 透過按一下任務詳細資訊窗格頂端的DocuSign欄位上的「新增DocuSign信封 」按鈕,將信封連結到任務詳細資訊窗格
  8. 插入相關DocuSign信封的網址
  9. 附加的DocuSign信封詳細資料將在任務窗格中顯示為小工具

注意:此整合已內建於Asana中,但您需要註冊DocuSign帳戶才能開始。 

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