規則觸發因素

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規則可讓您輕鬆簡化例行任務並建立工作流程。 若要使規則發揮作用,您需要啟動規則的觸發程序和自動執行的動作。 本文將更詳細地介紹各種規則觸發因素。 如需規則操作的資訊,請前往說明中心文章

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一起來看看範例:

  • 可以建立規則,以便在設定截止日期時自動指派任務給某人(這將是動作) (這將是觸發因素)。
  • 觸發因素:已設定截止日期
  • 行動:指派任務

截止日期觸發因素

您可以在規則對話方塊中建立自訂規則。 觸發因素截止日期已臨近,可在觸發因素清單中找到。 您可從預先設定的選項中進行選擇,或按一下「自訂以使用更多選項。

Due date is approaching 1

使用自訂選項,可以指定規則在截止日期前多少分鐘、多少小時、多少天或多少週。Due date is approaching 2

關於截止日期接近觸發因素的備註


  • 此觸發因素根據任務到期時刻(在指定時間範圍內)來啟動,而不僅僅是因任務到期。
  • 為專案中符合此條件的所有現有任務建立規則時,此觸發因素不會追溯觸發。 它們只會針對規則建立後發生的到期事件啟動。
  • 這些觸發器僅針對未完成的任務啟動。
  • 具有日或週精度的規則不會在午夜精確執行。 相反,這些規則將在00:00至01:00之間在視窗中執行。

開始日期觸發因素

與截止日期觸發器一樣,可以使用任務的開始日期作為相對日期觸發器,透過規則執行動作。 在三個開始日期選項中選擇:

  • 開始日期已變更
  • 開始日期已接近
  • 開始日期已過
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「」欄位已變更

您可以根據欄位變更在規則對話方塊中建立自訂規則。 您可從兩個預先設定的選項中進行選擇,以在開始日期變更觸發動作,並根據日期自訂欄位變更的時間觸發動作

任務逾期

您可在建立自訂規則時找到「任務已逾期觸發因素。 您可從預先設定的選項中進行選擇,或按一下「自訂以使用更多選項。

Task is Overdue 1

使用自訂選項,可以指定任務逾期後要觸發規則的分鐘、小時、天或是週。

Task is Overdue 2

若您在設定觸發因素時選擇週數,系統會忽略截止時間,並僅根據截止日期觸發。 不過,若您選擇分鐘小時,系統會遵守截止時間。

任務逾期觸發因素備註

  • 此觸發因素是根據任務的期時間而定,而不僅僅是因任務逾期。
  • 為專案中符合其條件的所有現有任務建立規則時,此觸發因素不會追溯觸發。 它們只會針對規則建立後發生的到期事件啟動。
  • 這些觸發器僅針對未完成的任務啟動。
  • 具有日或週精度的規則不會在午夜精確執行。 相反,這些規則將在00:00至01:00之間在視窗中執行。

表單

從表單建立任務時,任務可以觸發以下任何觸發因素:

任務已新增至專案

此觸發因素適用於新增至專案的所有任務,而不僅僅是來自表單的任務。

自訂欄位已設定

對於專案中的每個下拉式自訂欄位,您都會看到觸發因素與動作。 若您的專案中有「優先順序」和「階段」自訂欄位,您會看到「已設定優先順序」和「已設定階段」這兩個觸發因素。 選擇要在該自訂欄位上觸發規則的值。

範例:若您的表單上有「請求類型」的下拉式自訂欄位,並有「部落格」和「網站」選項,您可以在專案上設定「當「請求類型」設為「部落格」時,該任務將新增至「部落格請求」專案」的規則。

這僅適用於專案裡的下拉式自訂欄位。

表單提交觸發因素

透過表單提交觸發器,您可以自動將表單移動到新流程,而無需手動分流。 表單提交觸發因素可協助您將接收流程標準化,並將工作流程中的表單自動化。

form submission trigger

若要設定您的表單提交觸發程序:

  1. 觸發因素」標籤頁中,點選前往專案
  2. 選擇表單提交作為來源
  3. 選擇表單
  4. 選擇一個動作

設定觸發因素後,您就能在「自訂」功能表中查看規則。

每次提交表格時,您都會收到通知。 您還可以透過任務詳細資訊窗格追蹤表單提交紀錄。

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