Aufgaben sind die grundlegende Einheit für Tätigkeiten in Asana. Sie können: neue Aufgaben erstellen, eine bestehende Aufgabe duplizieren, zwei Aufgaben zusammenführen, eine Aufgabe drucken oder löschen.
Die Aufgabennamen werden im Hauptfenster aufgeführt. Klicken Sie auf eine Aufgabe, um ihre Details im Fenster mit den Aufgabendetails zu laden.
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Erstellen Sie Aufgaben
Erstellen Sie Aufgaben schnell, indem Sie sie in eine Liste im Hauptfenster eingeben oder unsere Schnellzugriffsverknüpfung verwenden. Sie können Aufgaben auch erstellen, indem Sie eine Nachricht von einer beliebigen E-Mail-Adresse, die mit Ihrem Konto verknüpft ist, oder über Ihre iOS- und Android-Geräte senden.
Die Aufgabennamen sind oft Aktionsaufrufe, während spezifischere Informationen in der Aufgabenbeschreibung, einem editierbaren Feld im Aufgabendetailfenster und in den Kommentaren zu finden sind.
Geben Sie Aufgaben in eine Liste ein
Sie können das Hauptfenster von Asana als Texteditor betrachten. Erstellen und bearbeiten Sie Aufgaben, indem Sie Text im Hauptfenster eintippen.
So erstellen Sie eine neue Aufgabe:
- Wählen Sie eine vorhandene Aufgabe im Hauptfenster aus
- Drücken Sie die
Eingabetasteauf Ihrer Tastatur - Beginnen Sie mit der Eingabe des Aufgabennamens.
Eine Aufgabe löscht sich automatisch selbst, wenn Sie der Aufgabe keinen Namen geben. Wenn Sie eine leere Aufgabe behalten möchten, fügen Sie einfach ein Leerzeichen im Titelfeld hinzu.
Aufgabe aus der Listenansicht hinzufügen
So fügen Sie eine neue Aufgabe aus der Listenansicht hinzu:
Klicken Sie oben rechts im Hauptfenster auf die Schaltfläche + Hinzufügen.
Schnellhinzufügung verwenden
Über „Schnell hinzufügen“ können Sie überall in Asana einfach eine Aufgabe erstellen.
Um eine Aufgabe mit der Schaltfläche „Schnell hinzufügen“ zu erstellen:
- Klicken Sie auf den „Schnell hinzufügen“ -Button in der oberen Leiste
- Aufgabe auswählen
Drücken Sie die
Tabulatortaste + Qauf Ihrer Tastatur, um den Aufgabendialog „Schnell hinzufügen“ zu öffnen.
Im Fenster „Aufgabe schnell hinzufügen“ können Sie:
- Benennen Sie die Aufgabe
- Aufgaben zuweisen
- Aufgabe einem Projekt zuordnen
- Fügen Sie eine Aufgabenbeschreibung hinzu
- Eine Datei hochladen
- Fälligkeitsdatum festlegen
- Beteiligte zur Aufgabe hinzufügen
Verfügbare benutzerdefinierte Felder werden in Ihrem Menü „Schnell hinzufügen“ angezeigt, wenn Sie die Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen, das diese nutzt.
Aufgabenberechtigungen
Im Abschnitt über die Rechte im Handbuch erfahren Sie mehr über Aufgaben-Rechte und wie man sie einstellt.
Aufgabenaktionen
So führen Sie Aktionen an einer Aufgabe durch:
- Klicken Sie im Fenster mit den Aufgabendetails auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie aus dem Aktionsmenü der Aufgabe
Von hier aus können Sie Folgendes tun:
- Vollbildmodus aufrufen
- Zu Projekten hinzufügen
- Als Meilenstein markieren
- Abhängigkeit festlegen
- Tags hinzufügen
- Aufgabe duplizieren
- Erinnerungsaufgabe erstellen
- Aufgabe sichtbar machen
- Zugriff auf erweiterte Aktionen
Meilensteine
Meilensteine stehen allen Premium -, Business - und Enterprise -Kunden zur Verfügung.
Meilensteine markieren bestimmte Zeitpunkte eines Projektzeitplans, um wichtige Fortschritte zu verfolgen, die für den Erfolg wichtig sind. In Asana handelt es sich bei Meilensteinen um einen Aufgabentyp. Das bedeutet, dass jede Aufgabe in einem Projekt zu einem Meilenstein gemacht werden kann.
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Einen Meilenstein erstellen
Um einen Meilenstein aus einem Projekt zu erstellen:
- Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche Neues hinzufügen.
- Wählen Sie Meilenstein hinzufügen
Sie können auch bestehende Aufgaben in Meilensteine umwandeln.
So konvertieren Sie eine Aufgabe in einen Meilenstein:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol
- Als Meilenstein markieren auswählen
Aufgaben duplizieren
So duplizieren Sie eine Aufgabe:
- Klicken Sie im Detailfenster der Aufgabe auf das Symbol mit den drei Punkten
- Aufgabe duplizieren auswählen
- Identifizieren Sie die Komponenten der Aufgabe, die Sie im Duplikat sehen möchten
- Wählen Sie Neue Aufgabe erstellen
Sie können jeweils nur eine Aufgabe duplizieren.
Mit Duplikat vereinigen...
Wenn eine Aufgabe einer anderen ähnelt, können Sie beide Aufgaben im Fenster mit den Aufgabendetails zusammenführen.
So führen Sie eine doppelte Aufgabe zusammen:
- Klicken Sie im Fenster mit den Aufgabendetails auf das Drei-Punkte-Symbol und dann auf Doppelte Aufgaben zusammenführen.
- Beginnen Sie mit der Eingabe des Aufgabennamens, mit dem Sie zusammenführen möchten, oder wählen Sie einen im Dropdown-Menü aus
- Suchen und klicken Sie auf die duplizierte Aufgabe
Sie werden zur anderen Aufgabe weitergeleitet (das zugehörige Projekt wird im Hauptfenster geladen) und Sie sehen oben im Hauptfenster die Option „Rückgängig“.
Die Tags, Beteiligten und Gefällt-mir-Angaben der Duplikat-Aufgabe werden zur Masteraufgabe hinzugefügt. Die Duplikat-Aufgabe wird als abgeschlossen markiert und das Wort [Duplikat] wird ihrem Namen hinzugefügt.
Wir werden folgende Personen per E-Mail (sofern sie E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben) oder Inbox über die Zusammenführung informieren:
- Die beteiligten Personen des Aufgabenduplikats
- Den Ersteller und die verantwortliche Person der Masteraufgabe
Anhänge der Duplikataufgabe werden nicht zur Masteraufgabe hinzugefügt.
Aufgabenlink kopieren
Kopieren Sie die Aufgaben-URL, um sie einfach mit Ihren Kollegen zu teilen.
So kopieren Sie einen Aufgabenlink:
- Klicken Sie oben im Aufgabendetailfenster auf das Symbol zum Kopieren des Aufgabenlinks.
Aufgabe in Projekt umwandeln
So wandeln Sie eine Aufgabe in ein Projekt um:
- Klicken Sie im Detailfenster der Aufgabe auf das Symbol mit den drei Punkten
- Navigieren Sie zu Konvertieren zu und wählen Sie im Dropdown-Menü Projekt
- Geben Sie den Namen des Projekts ein
- Wählen Sie das Team aus, zu dem Sie das Projekt hinzufügen möchten
- Leeres Projekt auswählen oder Vorlage verwenden
- Auswählen umwandeln
In Unternehmen wählen Sie auch aus, in welchem Team das Projekt angelegt werden soll. Standardmäßig wird das Projekt im selben Team wie die ursprüngliche Aufgabe erstellt.
Ihr neues Projekt
Nachdem eine Aufgabe in ein Projekt umgewandelt wurde, werden viele ihrer Details auf das neue Projekt übertragen:
| Ursprüngliches Feld: | Neues Feld: |
|---|---|
| Aufgabenname | Projektname |
| Für die Aufgabe verantwortliche Person | Projektverantwortlich |
| Aufgabenbeteiligte | Projektmitglieder |
| Unteraufgaben | Übergeordnete Aufgaben |
Zusätzlich wird ein Link zur ursprünglichen Aufgabe in die Projektbeschreibung eingefügt.
Aufgabenanhänge und Aufgabenkommentare lassen sich nicht übertragen und verbleiben in der ursprünglichen Aufgabe.
Die ursprüngliche Aufgabe
Ein Link zum neuen Projekt wird im rechten Fenster der ursprünglichen Aufgabe eingefügt.
Berechtigungen
Nachdem eine Aufgabe in ein Projekt umgewandelt wurde, erbt das neue Projekt die Berechtigungen der ursprünglichen Aufgabe.
- Eine sichtbare Aufgabe wird in ein sichtbares Projekt umgewandelt
- Eine private Aufgabe wird in ein privates Projekt umgewandelt
Eine Aufgabe, die für eine Gruppe von Mitgliedern privat ist, wird umgewandelt:
- In ein öffentliches Projekt in einem kostenlosen Arbeitsbereich, Team oder Unternehmen
- In ein Projekt, das für eine Gruppe von Mitgliedern privat ist, die zu einem Premium-Arbeitsbereich, -Team oder -Unternehmen gehören.
So fügen Sie eine Aufgabe zu einem Projekt hinzu
So fügen Sie eine Aufgabe zu einem Projekt hinzu:
- Klicken Sie im Fenster mit den Aufgabendetails auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie Zu einem anderen Projekt hinzufügen aus.
- Suchen Sie nach dem Projekt, zu dem Sie die Aufgabe hinzufügen möchten, und wählen Sie es aus.
Sie können auch die Tastenkombination
Tab + Pverwenden, um eine Aufgabe zu einem anderen Projekt hinzuzufügen
Von den Aufgabendetails:
- Klicken Sie im Aufgabenfenster unter Projekte auf das +
- Bewegen Sie den Mauszeiger über Diese Aufgabe zu einem anderen Projekt hinzufügen und klicken Sie durch
- Suchen Sie nach dem Projekt, zu dem Sie die Aufgabe hinzufügen möchten, und wählen Sie es aus.
Eine Aufgabe ausdrucken
Sie haben die Möglichkeit, eine spezifische Aufgabe und ihre Details auszudrucken.
So drucken Sie eine einzelne Aufgabe:
- Klicken Sie im rechten Fenster auf das Symbol mit den drei Punkten
- Print auswählen
Erfahren Sie hier, wie Sie eine ganze Liste von Aufgaben drucken.
Vollbildmodus
Rufen Sie den Vollbildmodus auf, wenn Sie sich auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren möchten oder in einem Meeting eine Präsentation halten.
So rufen Sie den Vollbildmodus auf:
- Klicken Sie oben im Aufgabenfenster auf das Vollbildsymbol
Sie können auch die Tastenkombination
Tab + Xverwenden, um den Vollbildmodus aufzurufen
Mehrfachauswahl
Mehrfachauswahl ist eine einfache und effiziente Möglichkeit, um Aktionen für mehrere Aufgaben auf einmal zu erledigen.
Um mehrere Aufgaben aus einer Listenansicht im Hauptfenster auszuwählen, verwenden Sie eine der folgenden Methoden:
Klicken + Shift + Klicken
- Klicken Sie auf die erste Aufgabe in Ihrer gewünschten Auswahl
- Halten Sie die
Umschalttasteauf Ihrer Tastatur - Klicken Sie auf die letzte Aufgabe in Ihrer gewünschten Auswahl
Klicken + Shift + Pfeiltasten
- Klicken Sie auf die erste Aufgabe in Ihrer gewünschten Auswahl
- Halten Sie die
Umschalttasteauf Ihrer Tastatur - Verwenden Sie die Pfeile nach oben oder nach unten, um die benachbarten Aufgaben auszuwählen
Klicken + Ziehen
- Klicken Sie auf die erste Aufgabe in Ihrer gewünschten Auswahl
- Ziehen Sie die Maus auf die letzte Aufgabe in Ihrer gewünschten Auswahl
Steuerung/Befehlstaste + Klick (für nicht-benachbarte Aufgaben)
- Halten Sie
die Ctrl- oder+-Taste auf Ihrer Tastatur - Klicken Sie auf jede gewünschte Aufgabe
Sobald Sie Ihre Aufgaben mehrfach ausgewählt haben und die Symbolleiste angezeigt wird, können Sie:
- Fügen Sie sie zu einem Projekt hinzu oder verschieben Sie sie in einen anderen Abschnitt in einem Projekt
- Aufgabenlinks kopieren
- Die Aufgaben zu löschen
- Auf zusätzliche Aufgabenoptionen zugreifen
Sobald Sie mehrere Aufgaben ausgewählt haben, können Sie die verantwortliche Person, das Fälligkeitsdatum oder benutzerdefinierte Felder für alle Aufgaben gleichzeitig ändern.
Wenn Sie auf das Drei-Punkte-Symbol klicken, können Sie:
- Alle ausgewählten Aufgaben als unerledigt markieren
- Fügen Sie allen ausgewählten Aufgaben Beteiligte hinzu
- Markieren Sie alle Aufgaben als Meilensteine
- Alle Aufgaben als Genehmigungen markieren
- Alle Aufgaben von anderen Aufgaben abhängig machen
- Mit Duplikat vereinigen...
Denken Sie daran, dass Sie Tastenkürzel verwenden können, um die meisten der oben aufgeführten Aktionen durchzuführen.
Sie können auch die ausgewählten Aufgaben per Drag-and-Drop ins Hauptfenster verschieben, um sie in einen anderen Abschnitt in Ihrem Projekt zu verschieben.
Aufgaben löschen
Wenn Sie eine Aufgabe irrtümlich erstellen oder beschließen, dass sie unnötig ist, können Sie sie löschen.
Es gibt zwei Möglichkeiten zum Löschen einer Aufgabe:
- Klicken Sie über das Hauptfenster auf die gewünschte Aufgabe und drücken Sie auf der Tastatur die
Tabulatortaste+Rücktaste - Klicken Sie im Fenster mit den Aufgabendetails auf das Symbol mit den drei Punkten und wählen Sie Aufgabe löschen aus der Auswahlliste
So löschen Sie eine Aufgabe aus dem Aufgabenfenster:
- Klicken Sie im Detailfenster der Aufgabe auf das Symbol mit den drei Punkten
- Aufgabe löschen auswählen
Gelöschte Elemente Ansicht
Sie müssen eine Suchansicht für gelöschte Elemente erstellen und diese Ansicht dann zu Ihrer Seitenleiste hinzufügen. Über die Ansicht „Gelöschte Einträge“ können Personen, die eine Aufgabe, ein Ziel, eine Unteraufgabe oder eine Nachricht erstellt oder gelöscht haben, diese wiederherstellen. Dies entspricht dem Papierkorb auf Ihrem Computer.
Premium-, Business- und Enterprise-Benutzer können eine Ansicht „Gelöschte Elemente“ erstellen, indem sie eine erweiterte Suche starten und die folgenden Schritte ausführen:
So suchen Sie nach gelöschten Elementen oder erstellen eine Suchansicht für gelöschte Elemente:
- Klicken Sie oben in Ihrer Asana-Instanz in die Suchleiste.
- Klicken Sie unten in der Liste auf Erweiterte Suche.
- Klicken Sie auf „Filter hinzufügen“.
- Wählen Sie Mehr > Gelöscht... und klicken Sie auf Suchen.
- Klicken Sie auf das Sternsymbol neben den Suchergebnissen und benennen Sie Ihre gespeicherte Suche Gelöschte Elemente oder ähnliches. Diese Suche wird dann zu Ihren Favoriten in der Seitenleiste hinzugefügt.
Bitte beachten Sie, dass Sie diese Suche favorisieren müssen, damit sie in Ihrer Seitenleiste erscheint.
Gelöschte Aufgaben verbleiben 30 Tage lang in Gelöschte Einträge. Danach werden sie dauerhaft gelöscht.
Sie finden auch gelöschte Nachrichten in der Ansicht „Gelöschte Einträge“.
Benutzer mit einem Basic-Abo müssen sich an unser Support-Team wenden, damit ein gelöschter Artikel wiederhergestellt werden kann.