Such- und Suchansichten

Ganz gleich, ob Sie einfach nur eine Aufgabe finden möchten, die Sie letzte Woche einem Kollegen zugewiesen haben, oder sich auf Überprüfungen vorbereiten müssen und deshalb bestimmte Arbeitsvorgänge zusammensuchen: Mit Asana haben Sie alles an einem Ort und finden alle Inhalte ganz einfach über die Suchfunktion.

Die Suchfunktion ermöglicht es Ihnen, jede Aufgabe, jedes Projekt, jedes Portfolio, jeden Tag, jede Person, jedes Ziel oder Team in Ihrem Arbeitsbereich oder Unternehmen zu finden.

search bar

Drücken Sie Tab+/auf Ihrer Tastatur, um die Suchleiste zu fokussieren.

Einfache Suche

Um eine einfache Suche durchzuführen, geben Sie den Namen oder Titel eines beliebigen Objekts in die Suchleiste ein.

basic search

Anhand Ihrer Suchergebnisse wird Folgendes in der untenstehenden Autovervollständigung anzeigt:

  1. Aufgaben
  2. Projekte
  3. Vorlagen
  4. Portfolios
  5. Nachrichten
  6. Ziele
  7. Projektbeschreibungen
  8. Teams
  9. Personal
  10. Tags

Geben Sie den Namen einer Person in der einfachen Suche ein, um auf ihr Profil zuzugreifen 

Sie können auch die "@" -Taste verwenden, um nach einzelnen Benutzern, Aufgaben oder Projekten zu suchen

Volltext-Suche

Führen Sie eine Volltextsuche aus, um in allen Textfeldern in Aufgaben und Unterhaltungen zu suchen, einschließlich Namen, Beschreibungen und Kommentaren.

full text search

So führen Sie eine Volltextsuche aus:

  1. Klicken Sie in die Suche und geben Sie ein Stichwort ein
  2. Wählen Sie Alle Ergebnisse mit [Keyword] anzeigen (oder drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur)
 
search results

Die Ergebnisse Ihrer Suche erscheinen dann in der Rasteransicht, und Sie sehen die Registerkarten Aufgaben, Nachrichten, Projekte und Aufgabe in Vorlagen.

Erweiterte Suche und Suchansichten

Verfügbar für die Abonnements Asana StarterAdvancedEnterprise und Enterprise+ sowie für die älteren Abonnements Premium, Business und Legacy Enterprise. 

Die erweiterte Suche ermöglicht es Ihnen, eine Suche durch zusätzliche Anforderungen zu verfeinern. Sie befindet sich ganz am Ende der Anzeige.

Suchansichten sind Listen mit Aufgaben, Projekten oder Nachrichten, die den von Ihnen angegebenen Kriterien entsprechen. Erstellen Sie eine Suchansicht, um spezifische Gruppen von Aufgaben, Projekten, Nachrichten oder Aufgabenvorlagen zu finden.

In den Ergebnissen Ihrer Suche werden nur Aufgaben, Projekte und Nachrichten angezeigt, für die Sie berechtigt sind. Daher können Ihre Kollegen abweichende Ergebnisse sehen, auch wenn Sie mit denselben Parametern suchen.

advanced search button

Eine Suchansicht erstellen

  1. Klicken Sie in die Suche
  2. Erweiterte Suche auswählen
 
search parameters

Im Fenster der erweiterten Suche sehen Sie einige Parameter, die Sie für die Suche nutzen können.

 
more search parameters

Klicken Sie auf + Filter hinzufügen, um zusätzliche Suchparameter zu verwenden.

Filter helfen Ihnen, schneller genau das zu finden, was Sie suchen. Sie können Ihre Suche entweder eingrenzen oder erweitern.

Wenn Sie eine Suchansicht erstellen, ist jedes Feld optional.

Die Ergebnisse Ihrer Suche erscheinen im Hauptfenster und der Name der Suche erscheint oben in der Kopfzeile.

Save search.png

Mit den Suchergebnissen können Sie:

  • Klicken Sie auf Filter, um Ihre Suchparameter zu ändern
  • Klicken Sie auf Sortieren, um Ihre Aufgaben neu anzuordnen
  • Klicken Sie auf Ansicht, um eine Liste oder einen Kalender anzuzeigen

Bei der Suche werden Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Aufgabenvorlagen angezeigt, die den von Ihnen vorgegebenen Parametern entsprechen.

Benutzerdefinierte Felder und Suchansichten

Verwenden Sie Suchansichten, um projektübergreifend nach Aufgaben mit dem gleichen benutzerdefinierten Feld zu suchen.

serach views

Beginnen Sie mit einem Klick auf das Suchfeld, um auf die Optionen der erweiterten Suche zuzugreifen. Klicken Sie dort auf Filter hinzufügen und wählen Sie dann Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen.

Das benutzerdefinierte Feld muss zur Feldersammlung Ihres Unternehmens hinzugefügt werden, damit es in den Optionen der erweiterten Suche angezeigt wird.

Ergebnisse sortieren

sort results

Wählen Sie Sortieren aus, um Ihre Suchergebnisse zu sortieren.

Ihre Suchergebnisse speichern

Wenn es Suchansichten gibt, die Sie regelmäßig nutzen, können Sie diese speichern, um in Zukunft leichter darauf zugreifen zu können.

save a search

 

  1. Klicken Sie auf das Stern-Symbol, um Ihre Suchansicht zu speichern.
  2. Nach dem Speichern wird Ihre Suchansicht unter Ihren markierten Elementen in Ihrer Seitenleiste angezeigt.

Wenn Sie eine Suchansicht speichern, werden auch die Suchparameter gespeichert, sodass Ihre gespeicherte Suche aktualisiert wird, wenn Sie und Ihre Kollegen die Arbeit an den Aufgaben fortsetzen.


Rename search

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Suchnamen, um ihn umzubenennen. Damit diese Option angezeigt wird, müssen Sie zunächst eine Suche speichern, indem Sie auf das Sternsymbol klicken.

Projekte finden & darauf zugreifen

accessing projects

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, auf ein Projekt zuzugreifen:

  1. Suchen Sie nach dem Namen des Projekts
  2. Aus der Liste der Projekte in Teams
  3. Aus der Liste der Projekte in der Seitenleiste


Suchfunktion in einem Projekt

Es ist möglich, nach Aufgaben in einem bestimmten Projekt zu suchen. Dies ist nützlich, wenn Sie Projekte mit einer großen Anzahl von Aufgaben haben.

project quick search

So suchen Sie in einem Projekt:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol
  2. Dieses Projekt durchsuchen auswählen

Schnelle Tipps für Suchansichten

Es gibt viele Parameter, die Sie in den Suchansichten anwenden können. Die meisten von ihnen sind ziemlich selbsterklärend, aber hier sind einige der weniger bekannten.

  • Nicht zugewiesene Aufgaben - Geben Sie „Niemand“ in das Feld „verantwortliche Person“ ein
  • Aufgaben in keinen Projekten - geben Sie "Kein Projekt" im Feld Projekte ein
  • Aufgaben mit spezifischen Tags - Wählen Sie „Hat Tags” or „Hat alle diese Tags” im Tag-Filter
  • Aufgaben in einem Abschnitt eines Projekts - nachdem Sie ein Projekt im Feld Projekte eingegeben haben, klicken Sie auf den Pfeil nach unten, um einen Abschnitt innerhalb des Projekts festzulegen, in dem Sie suchen möchten
  • Keine Parameter - Nutzen Sie die „Keine Tags“ - oder die „Keine Projekt“ -Felder, um alle Aufgaben zu finden, die nicht mit Tags oder Projekten verbunden sind
  • Zugewiesen von - nutzen Sie den „Zugewiesen von“ -Filter, um von einem speziellen Mitglied oder Gast zugewiesene Aufgaben zu finden
  • Datum der Fertigstellung - nutzen Sie den Filter für das Datum der Fertigstellung, um alle Aufgaben zu finden, die in den letzten X Tagen erledigt wurden
  • Aufgaben mit spezifischen Fälligkeitsdaten - Nutzen Sie die Datumsfelder „Fällig, Start, Fertigstellung, Erstellung, Bearbeitung“, um „Zwischen“ auszuwählen und um Aufgaben mit einem gewissen Zeitrahmen zu finden, oder wählen Sie „Am“ aus, um Aufgaben von einem bestimmten Datum anzuzeigen.
  • Benutzerdefinierte Felder- Verwenden Sie den Filter Benutzerdefinierte Felder, um nach dem Status bestimmter benutzerdefinierter Felder zu suchen.
  • Fälligkeitsdaten und Startdaten
    • Innerhalb der nächsten: Alle ab heute fälligen Aufgaben
    • Bis zum nächsten: Enthält alle vergangenen Fälligkeitsdaten

Beispiele für Suchvorgänge, die Sie speichern können

  • Arbeit, die Sie überprüfen müssen - Suchen Sie nach Aufgaben, die Sie für andere erstellt haben, die unerledigt sind und die innerhalb von drei Tagen fällig sind.
  • Gefährdete Aufgaben - Suchen Sie nach Aufgaben mit einem benutzerdefinierten Feld „hohe Priorität“, das heute oder morgen fällig ist. Ideal für Projektleiter, um die Dynamik projektübergreifend aufrechtzuerhalten.
  • Blockierte Genehmigungen- Suchen Sie nach Aufgaben mit einem benutzerdefinierten Feld mit dem Wert „Bereit zur Überprüfung“ und geben Sie den Verantwortlichen Feedback, damit die Arbeit an Aufgaben, die genehmigt werden müssen, weitergehen kann.
  • Arbeit, die ich in diesem Quartal erledigt habe - Suchen Sie nach Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitraum erledigt wurden. Perfekt für alle, um eigene Leistungen nachzuvollziehen und diese nachzuweisen sowie den eigenen Lebenslauf aufzupolieren.

So sorgen Sie dafür, dass Ihre Arbeit schnell gefunden werden kann

  • Geben Sie allen Aufgaben klare, handlungsorientierte Namen. Die Benennung einer Aufgabe mit „Blog für Kundenstimmen entwerfen” im Vergleich zu „Blog” kann helfen, Ihre Suchergebnisse zu verfeinern - besonders, wenn die Aufgabe durch die Kopie einer Vorlage erstellt wurde.
  • Weisen Sie allen Aufgaben ein Fälligkeitsdatum und Verantwortliche zu und platzieren Sie diese in Projekten. Dies macht es viel einfacher, die Suche mithilfe spezifischer Kriterien einzugrenzen.
  • Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Aufgaben innerhalb von Projekten nach bestimmten Kriterien zu kategorisieren.

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