Inbox
Die Inbox ist der zentrale Ort für Benachrichtigungen in Asana. Ihre Inbox zeigt innerhalb eines Arbeitsbereichs oder Unternehmens Aktualisierungen zu allen Projekten an, in denen Sie Mitglied sind, und zu Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind bzw. die Ihnen zugewiesen sind. Über die Einstellungen für Projektbenachrichtigungen können Sie festlegen, für welche Projekte Sie Inbox-Benachrichtigungen erhalten.
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Wenn Sie Asana regelmäßig besuchen und keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten, können Sie diese deaktivieren und die Aktualisierungen in Aufgaben und Projekten mithilfe der Inbox überprüfen.
So greifen Sie auf die Inbox zu:
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Posteingang. Die Benachrichtigungen für Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitsbereich erscheinen dann im Hauptfenster. Die neuesten Benachrichtigungen erscheinen zuerst. Mit einem Klick auf die jeweilige Benachrichtigung werden alle Details der Inbox-Aktivität im rechten Fenster angezeigt.
Aktionen im Hauptfenster:
Wenn Sie im Hauptfenster auf Ihre Benachrichtigung klicken, haben Sie die folgenden Optionen: Erstellen Sie eine Folgeaufgabe, markieren Sie sie als ungelesen oder archivieren Sie die Benachrichtigung, indem Sie den Mauszeiger über die Symbole bewegen, die der Aktion entsprechen.
Sie können die Inbox-Verläufe minimieren oder zur besseren Einsicht ausklappen.
Benachrichtigungen als gelesen oder ungelesen markieren:
Sie können eine Inbox-Nachricht als ungelesen markieren, wenn Sie diese später lesen möchten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten als gelesen zu markieren, ohne sie zu öffnen.
Klicken Sie hier, um direkt zu Ihrer Asana-Inbox zu navigieren.
Neue Benachrichtigungen:
Wenn es ungelesene Benachrichtigungen gibt, wird ein orangefarbener Punkt in der Seitenleiste neben der Inbox angezeigt.
In Ihrer Inbox werden neue Benachrichtigungen seitlich mit einem blauen Punkt markiert. Neue Aktivitäten innerhalb einer Aufgabe erkennen Sie an einer Blase.
Sie werden auch einen schwarzen Punkt neben dem Asana-Logo im Tab Ihres Browsers bemerken.
Der blaue Punkt kennzeichnet neue Benachrichtigungen.
Bei Benachrichtigungen zu neuen Kommentaren oder Anhängen wird in einer Sprechblase die Anzahl der neuen Kommentare oder Anhänge angezeigt.
Blaue Blasen zeigen neue ungelesene Aktivitäten an.
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Arbeiten in der Inbox
Es gibt zwei Tabs in der Inbox: Aktivitäten und Archiv.
Registerkarte Aktivitäten
Sie sehen eine Inbox-Benachrichtigung, wenn:
- Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird
- Die Zuweisung einer Aufgabe an Sie wird aufgehoben
- Eine Ihnen zugewiesene Aufgabe sich ihrem Fälligkeitsdatum nähert
- Eine Ihnen zugewiesene Aufgabe hat ihr Fälligkeitsdatum überschritten
- Das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe, die Ihnen zugewiesen ist, hat sich geändert
- In einer Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, wurden neue Anhänge hochgeladen
- In einer Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, wurden neue Kommentare hinzugefügt
- Eine Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, wurde als erledigt markiert
- Eine Aufgabe, die Sie erstellt haben oder die Ihnen zugewiesen wurde, ein Like erhalten hat
- Eine Aufgabe, an der Sie beteiligt sind, mit einer anderen Aufgabe zusammengeführt wurde
- Sie zu den Beteiligten einer Aufgabe hinzugefügt wurden
- Ihr Kommentar erhält ein „Gefällt mir“
- Ihr Anhang erhält ein „Gefällt mir“
- Der Abschluss Ihrer Aufgabe ein Gefällt mir erhält
- Sie in der Aufgabenbeschreibung @erwähnt wurden
- Eine Nachricht in einem Team erstellt wird, dem Sie angehören
- Einer Team- oder Projektnachricht, an der Sie beteiligt sind, wurde ein Kommentar hinzugefügt
- Einem Projekt, an dem Sie beteiligt sind, werden abhängig von Ihren Projektbenachrichtigungseinstellungen neue Aufgaben hinzugefügt
- Eine Nachricht in einem Ihrer Projekte gestartet wird
- Der Status eines Projekts, bei dem Sie Mitglied sind, wurde aktualisiert
- Der Status einer Aufgabe, auf die Sie gewartet haben, wurde geändert
Die Inbox zeigt nur Benachrichtigungen für Aktionen und Änderungen von anderen an. Sie sehen keine Inbox-Benachrichtigungen über Aktionen, die Sie selbst durchgeführt haben.
Nachdem Sie eine Benachrichtigung im Inbox-Tab gelesen bzw. auf sie reagiert haben, können Sie sie archivieren.
Inbox-Benachrichtigungen archivieren:
Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol für die Inbox-Benachrichtigung und klicken Sie auf Benachrichtigung arch Sobald eine Benachrichtigung archiviert wurde, wird sie in den Archiv-Tab verschoben.
Wenn Sie Ihre Inbox leeren möchten, können Sie alle Ihre Benachrichtigungen auf einmal archivieren. Das Archiv der Inbox wird alle vier Wochen automatisch gelöscht.
Alle Inbox-Benachrichtigungen archivieren:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol in der oberen Leiste
- Klicke auf Alle archivieren
Sie können auch bis zum Ende Ihres Posteingangs scrollen und auf Alle Benachrichtigungen archivieren klicken
Archiv-Tab
Auf dieser Registerkarte finden Sie alle Inbox-Benachrichtigungen, die Sie in der Vergangenheit archiviert haben.
Wenn Sie ältere Benachrichtigungen behalten möchten, können Sie sie zurück in den Aktivitäten-Tab verschieben.
Archivierte Benachrichtigungen zurück in die Inbox senden:
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Inbox-Benachrichtigung und klicken Sie auf Zur Inbox verschieben. Die Benachrichtigung wird dann wieder in der Aktivitäten-Übersicht angezeigt.
Benachrichtigungen in Ihrer Inbox archivieren
Sie können alle bereits gelesenen Benachrichtigungen archivieren und Ihre Inbox für neue Benachrichtigungen frei halten.
Was geschieht mit den archivierten Benachrichtigungen?
Sollten Sie eine wichtige Benachrichtigung innerhalb von 30 Sekunden aus Ihrer Inbox archivieren, erhalten Sie keine E-Mail-Benachrichtigung. Für alle anderen Benachrichtigungen erhalten Sie keine E-Mail, wenn Sie sie innerhalb von 60 Minuten archivieren.
Gesammelte Benachrichtigungen:
Wenn Sie innerhalb einer Stunde mehrere Benachrichtigungen erhalten, wird Asana diese für Sie sammeln und Ihnen in einer einzigen E-Mail zusenden.
Besonders wichtige Benachrichtigungen wie zugewiesene Aufgaben und Kommentare zu Aufgaben werden immer individuell versendet, aber Aktualisierungen zu neu erstellten oder erledigten Aufgaben werden gesammelt.
Kommentare zu Aufgaben und zugewiesene Aufgaben werden nie zusammengefasst.
Die 30-Sekunden-Grenze für das Erhalten von E-Mail-Benachrichtigungen gilt nur für besonders wichtige Benachrichtigungen. Weniger wichtige Benachrichtigungen werden nach 60 Minuten Wartezeit versendet.
Das Fenster mit
Aufgabendetails in der Inbox
Sie können über die Tabs Ihrer Inbox Aktionen durchführen.
Damit Sie einen schnellen Überblick über Veränderungen und notwendige Maßnahmen erhalten, bleibt das Fenster mit den Aufgabendetails immer geöffnet.
Wenn Sie die Aufgabe im Kontext eines Projekts sehen möchten, dem sie zugeordnet ist, klicken Sie auf den Projektnamen, um das Projekt im Hauptfenster zu laden.
Optionen für die Inbox-Ansicht
Sie können sich Ihre Inbox in einer erweiterten Ansicht oder in einer komprimierten Ansicht anzeigen lassen. Um im Hauptfenster mehr Inhalt in der Vorschau zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern. Um weniger Vorschau-Inhalte im Hauptfenster zu sehen, deaktivieren Sie die Schaltfläche Erweitern.
Inbox-Filteroptionen
In der Inbox-Toolbar können Sie die erhaltenen Benachrichtigungen nach ihrer Art filtern.
Folgende Optionen stehen Ihnen zum Filtern von Benachrichtigungen zur Auswahl:
- Ausklappen
- Alle
- An mich zugewiesen
- @Erwähnt
- Von mir zugewiesen
Einstellungen für Benachrichtigungen
Sie können ganz einfach über Ihren Posteingang auf Ihre Benachrichtigungseinstellungen zugreifen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Symbol klicken und dann Benachrichtigungen verwalten.
Über die Registerkarte „Benachrichtigungen“ in „Meine Einstellungen“ können Sie auf E-Mail-, Browser- und Projektbenachrichtigungen zugreifen. Sie können Ihre bevorzugte E-Mail-Adresse für E-Mail-Benachrichtigungen zu Aktivitätsaktualisierungen und Zusammenfassungen eingeben, mit der Option, Benachrichtigungen zu aktivieren, zu deaktivieren oder zu pausieren.