Was sind Aufgaben?
Aufgaben stellen umsetzbare Schritte oder Aktionspunkte dar, mit denen klar wird, wer für was bis wann verantwortlich ist. Sie können aber auch Ideen oder Referenzdokumente repräsentieren. Wenn Sie daran gewöhnt sind, E-Mails jedes Mal zu senden, wenn Sie etwas von einem Teamkollegen benötigen, versuchen Sie stattdessen eine Aufgabe.
Sie könnten beispielsweise eine Aufgabe haben, um ein Video für eine bevorstehende Kampagne zu animieren, während ein anderer Teamkollege für den Inhalt verantwortlich ist. Diese Aufgaben können in einem Projekt zur Kampagnenverwaltung nachverfolgt werden.
Aufgaben speichern alle Dateien, Kommentare und Anweisungen, die sich auf sie beziehen, so dass Informationen stets am richtigen Ort (und an einem Ort) bleiben. Aufgaben sind in der Regel Teil eines Projekts, damit sie leicht zu finden und für Ihre Teamkollegen sichtbar sind. Schauen Sie unter asana.com/apps nach, um mehr zu erfahren.
So erstellen Sie Aufgaben
Es gibt drei grundlegende Möglichkeiten, um Aufgaben zu erstellen:
- Über den orangenen „Schnell hinzufügen“ -Button in der oberen Leiste.
- Über die Schaltfläche Aufgabe hinzufügen in einem Projekt.
- Indem Sie in eine Aufgabenliste klicken, Enter drücken und lostippen.
Sie können Aufgaben auch aus E-Mails, Slack-Nachrichten und anderen externen Apps erstellen. Asana kann in Top-Tools integriert werden, um Ihnen Zeit zu sparen und die Verwaltung Ihrer Aufgaben zu erleichtern.
Für die
Aufgabe verantwortliche Person
Jede Aufgabe kann nur eine verantwortliche Person, aber viele Beteiligte haben.
Sowohl die verantwortliche Person als auch die Beteiligten einer Aufgabe können die Aufgabe anzeigen lassen und die Aufgabe je nach den Berechtigungseinstellungen bearbeiten.
Das Feld „Verantwortlich“ bezeichnet die Person, die die Aufgabe bearbeitet.
Jede einem Benutzer zugewiesene Aufgabe erscheint in dessen „Meine Aufgaben“ -Bereich.
Aufgabenbeteiligte erhalten Benachrichtigungen, wenn die Aufgabe aktualisiert wird.
Der Aufgabenersteller und der Aufgabenverantwortliche werden automatisch als Aufgabenbeteiligte hinzugefügt.
So weisen Sie eine Aufgabe zu:
- Klicken Sie im Fenster mit den Aufgabendetails auf das Feld Verantwortlicher
- Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens oder der E-Mail-Adresse der Person
- Wählen Sie die Person aus den Ergebnissen der automatischen Vervollständigung aus
Drücken Sie
Tab+M, um eine Aufgabe sich selbst zuzuweisen.
So heben Sie die Zuweisung einer Aufgabe auf:
Gehen Sie zum Feld Verantwortlich und klicken Sie auf das X-Symbol, das angezeigt wird
Duplizieren und zuweisen
Wenn Sie die gleiche Aufgabe für mehrere Personen erstellen möchten, können Sie ganz einfach mehrere Aufgaben einzelnen Personen oder einem ganzen Team in ihrem Unternehmen zuweisen.
So weisen Sie mehrere Aufgabenkopien zu:
- Klicken Sie im Fenster mit den Aufgabendetails auf das Feld Verantwortlicher
- Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Duplizieren
- Wählen Sie aus der Liste aus, wem Sie ein Duplikat zuweisen möchten
- Klicke auf „Duplikat zuweisen
“.
Unten im Bildschirm erscheint die Benachrichtigung, dass X erfolgreich dupliziert wurde.
Durch das Zuweisen von Kopien wird die ursprüngliche Aufgabe nicht mehreren Personen zugewiesen; es werden mehrere Kopien der Aufgabe erstellt und jeder Person zugewiesen.
Aufgabenbeteiligte
Wenn Sie als Aufgabenbeteiligter hinzugefügt werden, bleiben Sie über die folgenden Änderungen auf dem Laufenden:
- Ein Anhang wurde zur Aufgabe hinzugefügt
- Der Aufgabe wurde ein neuer Kommentar hinzugefügt
- Jemanden gefällt die Aufgabe
- Wenn die Aufgabe als erledigt markiert ist
So fügen Sie einer Aufgabe eine beteiligte Person hinzu:
Klicken Sie auf die Schaltfläche + neben Beteiligte, um Beteiligte hinzuzufügen oder zu entfernen
Mitarbeiter erhalten Inbox-Benachrichtigungen und können Benachrichtigungen je nach ihren Einstellungen per E-Mail erhalten.
Wenn Sie Benachrichtigungen zu einer Aufgabe erhalten, an der Sie nicht mehr interessiert sind, können Sie sich aus der Liste der Aufgabenbeteiligten entfernen.
So verlassen Sie eine Aufgabe:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe verlassen
So entfernen Sie eine beteiligte Person:
Hier können Sie entweder:
- Entfernen Sie einen Mitarbeiter, indem Sie mit dem Mauszeiger über dessen Namen fahren und auf das Symbol X klicken
- Fügen Sie einen Mitarbeiter hinzu, indem Sie dessen Namen oder E-Mail-Adresse eingeben und ihn in den Ergebnissen zur automatischen Vervollständigung auswählen
Wenn Sie eine Person in einer Aufgabenbeschreibung oder einem Kommentar @erwähnen, wird die Person automatisch zu den Beteiligten dieser Aufgabe hinzugefügt.
Aufgaben-Tipps und Best Practices
Diese Tipps zeigen Ihnen, wie Sie eine großartige Aufgabe erstellen und wie Sie auf die Ihnen zugewiesenen Aufgaben reagieren können.
So erstellen Sie eine großartige Aufgabe
- Vergeben Sie klare, verständliche Aufgabennamen. Zum Beispiel können Sie Folgendes als Aufgabennamen verwenden: „Ersten Entwurf des Blogartikels fertigstellen“, anstatt „Blogbeitrag veröffentlichen“.
- Die Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen. Aufgaben haben nur eine verantwortliche Person, so dass es keine Unklarheiten darüber gibt, wer für die Arbeit verantwortlich ist.
- Sie können eine Aufgabe in Unteraufgaben unterteilen, wenn mehrere Personen zur Fertigstellung beitragen müssen.
- Fügen Sie ein Start- und Fälligkeitsdatum hinzu, um die Dauer und die endgültige Frist einer Aufgabe anzuzeigen. Teamkollegen können so ihre Zeit für die Aufgabe effektiver planen und wissen, wann die Fertigstellung erwartet wird.
- Verwenden Sie die Aufgabenbeschreibung, um der Aufgabe weitere Details, Anweisungen oder Hintergrundinformationen hinzuzufügen. Somit verfügt die verantwortliche Person über alle Informationen, um die Arbeit zu beginnen und zu erledigen. Sie können einen Teamkollegen oder ein Projekt erwähnen, Ihre Aufgabenbeschreibung mit Rich Text formatieren und Einfügemedien aus Quellen wie YouTube und Figma hinzufügen, die als interaktive Vorschau in der Aufgabenbeschreibung angezeigt werden.
- Fügen Sie alle benötigten Dateien an. Asana lässt sich mit Google Drive, Dropbox, OneDrive und Box integrieren, um das Anhängen von Dateien über die von Ihnen bereits verwendeten Tools zu vereinfachen.
- Einige Aufgaben können von der Fertigstellung anderer Arbeiten abhängen. Legen Sie Aufgabenabhängigkeiten fest, damit die Arbeit in der richtigen Reihenfolge und zur richtigen Zeit abläuft.
- Zu guter Letzt können Sie Beteiligte zur Aufgabe hinzufügen (das ist, als würden Sie sie in einer E-Mail in CC setzen). Diese erhalten Benachrichtigungen über sämtliche Aktivitäten der Aufgabe. Sie können jederzeit Beteiligte hinzufügen oder entfernen.
- Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, klicken Sie auf das Häkchen neben dem Aufgabennamen. Hinterlassen Sie außerdem einen Kommentar, damit andere Teammitglieder wissen, was Sie erreicht haben.
Sie können auch Meilensteine erstellen, um wichtige Projektziele darzustellen - wie das Erreichen eines Umsatzziels oder wichtige Arbeiten, die die nächste Phase freigeben, wie die Bestätigung eines Veranstaltungsortes.
Wie erstelle ich ein Projekt, eine Aufgabe oder eine Unteraufgabe?
Zahlreiche Kunden haben diese Frage, und die Antwort lautet in der Regel, dass es einfach davon abhängt, was Sie erreichen wollen und wie Sie die Infos sehen möchten. Werfen Sie einen Blick auf unser Rahmenwerk und einige Hinweise, die Ihnen helfen, den richtigen Weg zu wählen:
| Projekt erstellen... | Aufgabe erstellen... | Unteraufgabe erstellen... | Beispiele | |
|---|---|---|---|---|
| Höhe des Aufwands | Der Aufwand ist groß und betrifft eine Gruppe von Personen, die über einen längeren Zeitraum auf ein Ziel hinarbeitet, oder Sie wollen eine zentrale Stelle, um die Arbeit nachzuverfolgen. | Sie versuchen, eine einzelne Aufgabe für eine Person zu erfassen, die innerhalb von wenigen Minuten oder Arbeitstagen erledigt werden kann. | Mehrere Personen tragen zur Erfüllung der Aufgabe bei und helfen Ihnen, zu teilen und zu gewinnen. |
Projekt: Redaktioneller Kalender Aufgabe: Blog veröffentlichen Subtask: Kundenzitate für Blog sammeln |
| Ansichten | Sie möchten das Projekt und seine Aufgaben in verschiedenen Ansichten (Liste, Board, Zeitleiste, Kalender) sehen und mit Portfolios und Dashboard-Diagrammen darüber berichten. | Die Arbeit soll in den Ansichten Zeitleiste, Dashboard oder Workload sichtbar sein (Unteraufgaben werden hier nicht automatisch angezeigt.) | Die Unteraufgaben müssen nicht in Zeitleisten-, Dashboard- oder Arbeitsauslastungsansichten angezeigt werden. |
Projekt: Produkteinführung Aufgabe: Marktrecherche durchführen Unteraufgabe: Zusammenfassung der Recherche für das Marketing schreiben |
| Komplexität | Was Sie tun, umfasst zahlreiche Schritte, Phasen, Beteiligte oder Schichten. | Sie möchten mit einer Untergruppe von Beteiligten über eine bestimmte Arbeit (im Gegensatz zum Gesamtprojekt) kommunizieren. | Sie versuchen, eine Aufgabe in mundgerechte Stücke zu zerlegen. (Wenn Sie jedoch mehr als fünf Unteraufgaben verschiedenen Beteiligten zugewiesen haben, vergewissern Sie sich, dass es sich nicht um ein getarntes Projekt handelt). |
Projekt: Neujahrskampagne Aufgabe: Kampagnen-Messaging abschließen Unteraufgabe: Nachrichten für die Kampagne überprüfen |
Reaktion auf Aufgaben und Zusammenarbeit
Aufgaben sind dazu bestimmt, in Ihrem Asana-Bereich von jedem, für jeden erstellt und zugewiesen zu werden. Mit diesen Tipps geingt Ihnen die Zusammenarbeit besonders gut:
- Wenn Ihnen jemand eine Aufgabe zuweist, können Sie diese mit einem „Gefällt-mir“ bestätigen, um zu zeigen, dass Sie sie gesehen haben und daran arbeiten können.
- Wenn Sie nicht die richtige Person sind, um an der Aufgabe zu arbeiten, können Sie sie neu zuweisen oder ein Gespräch in den Aufgabenkommentaren beginnen.
- Während Sie an der Aufgabe arbeiten, stellen Sie Updates mit Aufgabenkommentaren zur Verfügung , damit die Aufgabenbeteiligten reagieren und den Fortschritt verfolgen können.
- Wenn ein Kommentar wichtige Details oder die letzte entscheidende Information enthält, können Sie diesen oben anheften und so einfacher finden.
- Wenn Sie die Aufmerksamkeit einer Person auf einen Kommentar oder eine Aufgabe lenken wollen, können Sie sie mit @ taggen. Sie wird benachrichtigt und kann sich schnell dieser Aufgabe widmen. Wenn Sie jemanden in einer Aufgabe erwähnen, wird er automatisch als Beteiligter hinzugefügt und erhält eine Benachrichtigung im Posteingang.
- Sie können auch die Namen von Projekten, Aufgaben, Nachrichten und Teams @erwähnen, um Ihre Arbeit zu verknüpfen und sie einfach zu referenzieren.
Weitere Ressourcen zur Verwaltung von Aufgaben
Lernen Sie lieber visuell oder möchten Sie eine intensive Schulung ? Sehen Sie sich diese Ressourcen an:
| Ressourcen | Link |
|---|---|
| Asana-Kurse | Erlernen Sie die Grundlagen von Aufgaben in 5 Minuten |
| Video-Tutorial zu Aufgaben | „So funktioniert Asana” ansehen |
| Online-Kurs zur Verwaltung von Aufgaben | Bei der Asana Academy registrieren |
| Treten Sie mit der Community in Kontakt | Nehmen Sie an einer bevorstehenden Schulung teil oder starten Sie ein Gespräch über Aufgaben in unserem Community-Forum |