Aufgaben verstehen

Aufgaben stellen umsetzbare Schritte oder Aktionspunkte dar, mit denen klar wird, wer für was bis wann verantwortlich ist. Sie können aber auch Ideen oder Referenzdokumente repräsentieren. Wenn Sie daran gewöhnt sind, E-Mails jedes Mal zu senden, wenn Sie etwas von einem Teamkollegen benötigen, versuchen Sie stattdessen eine Aufgabe.

Aufgaben speichern alle Anweisungen, Kommentare und Anhänge, die sich auf sie beziehen, so dass Informationen an einem Ort bleiben. Aufgaben sind in der Regel Teil eines Projekts, damit sie leicht zu finden und für Ihre Teammitglieder sichtbar sind.

So erstellen Sie Aufgaben

Es gibt drei grundlegende Möglichkeiten, um Aufgaben zu erstellen:

  1. Über den orangenen „Schnell hinzufügen“ -Button in der oberen Leiste
  2. Mit der Schaltfläche Aufgabe hinzufügen in einem Projekt
  3. Klicken Sie auf  + neben dem Abschnitt

Sie können auch Aufgaben aus E-MailsSlack-Nachrichten und anderen externen Apps erstellen.

Verantwortliche Person

Jede Aufgabe kann nur eine verantwortliche Person, aber viele Beteiligte haben.

Sowohl die verantwortliche Person als auch die Beteiligte einer Aufgabe können die Aufgabe anzeigen lassen und die Aufgabe je nach den Berechtigungseinstellungen bearbeiten. Der Aufgabenersteller und der Aufgabenverantwortliche werden automatisch als Aufgabenbeteiligte hinzugefügt. Beteiligte an Aufgaben erhalten Benachrichtigungen, wenn die Aufgabe aktualisiert wird.

Zugewiesene Aufgaben erscheinen in Ihrer „Meine Aufgaben“ -Liste.

So weisen Sie eine Aufgabe zu:

  1. Klicken Sie im  Aufgabendetails im rechten Fenster auf das Feld verantwortliche Person
  2. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein
  3. Wählen Sie die Person aus den Ergebnissen der automatischen Vervollständigung aus

Um die Zuweisung einer Aufgabe aufzuheben, navigieren Sie zum  Feld verantwortliche Person und klicken Sie auf das X.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe sich selbst zuzuweisen.

Duplizieren und zuweisen

Sie können die gleiche Aufgabe für mehrere Personen erstellen.

Assign to multiple people.png

So weisen Sie mehrere Aufgabenkopien zu:

  1. Öffnen Sie das Aufgabendetails im rechten Fenster und klicken Sie auf das Feld verantwortliche Person
  2. Klicken Sie auf Duplizieren und zuweisen.
  3. Wählen Sie aus, wem Sie ein Duplikat zuweisen möchten
  4. Klicken Sie auf Zuweisen

Durch das Zuweisen von Kopien wird die ursprüngliche Aufgabe nicht mehreren Personen zugewiesen; es werden mehrere Kopien der Aufgabe erstellt und jeder Person zugewiesen.

Aufgabenbeteiligte

Wenn Sie als Aufgabenbeteiligter hinzugefügt werden, bleiben Sie über die folgenden Änderungen auf dem Laufenden:

  • Ein Anhang wurde hinzugefügt
  • Ein neuer Kommentar wurde veröffentlicht
  • Jemanden gefällt die Aufgabe
  • Die Aufgabe ist als erledigt markiert

Mitarbeiter erhalten Inbox-Benachrichtigungen und können Benachrichtigungen je nach ihren Einstellungen per E-Mail erhalten.

Um eine beteiligte Person zu einer Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche + neben  Beteiligte, um Beteiligte hinzuzufügen oder zu entfernen.

Wenn Sie Benachrichtigungen zu einer Aufgabe erhalten, an der Sie nicht mehr interessiert sind, können Sie sich aus der Liste der Beteiligte entfernen, indem Sie auf die Schaltfläche Aufgabe verlassen klicken.

Wenn Sie eine Person in einer Aufgabenbeschreibung oder einem Kommentar mit @Erwähnung versehen, wird die Person automatisch zu den Beteiligten dieser Aufgabe hinzugefügt.

Wie erstelle ich ein Projekt, eine Aufgabe oder eine Unteraufgabe?

Werfen Sie einen Blick auf unser Rahmenwerk, das Ihnen hilft, den richtigen Weg zu wählen:

Projekt erstellen...   Aufgabe erstellen... Unteraufgabe erstellen... Beispiele
Höhe des Aufwands Der Aufwand ist groß und betrifft eine Gruppe von Personen, die über einen längeren Zeitraum auf ein Ziel hinarbeitet, oder Sie wollen eine zentrale Stelle, um die Arbeit nachzuverfolgen. Sie versuchen, eine einzelne Aufgabe für eine Person zu erfassen, die innerhalb von wenigen Minuten oder Arbeitstagen erledigt werden kann. Mehrere Personen tragen zur Erfüllung der Aufgabe bei und helfen Ihnen, zu teilen und zu gewinnen. Projekt: Redaktioneller Kalender
Aufgabe: Blog veröffentlichen
Unteraufgabe: Kundenzitate für Blog sammeln
Komplexität Was Sie tun, umfasst zahlreiche Schritte, Phasen, Beteiligte oder Schichten. Sie möchten mit einer Untergruppe von Beteiligten über eine bestimmte Arbeit (im Gegensatz zum Gesamtprojekt) kommunizieren. Sie versuchen, eine Aufgabe in mundgerechte Stücke zu zerlegen. Projekt: Neujahrskampagne
Aufgabe: Kampagnen-Messaging abschließen
Unteraufgabe: Kampagnen-Messaging überprüfen

Weitere Ressourcen zur Verwaltung von Aufgaben

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