Übersicht
Mit benutzerdefinierten Vorlagen kann Ihr Team standardisierte Projekte erstellen und so nicht nur den Workflow optimieren, sondern auch wirklich viel Zeit sparen. Mit unserem erweiterten Tool für Projektvorlagen können Sie nun auf einen Blick alle Elemente und Aspekte Ihrer und der Projektvorlagen Ihres Teams sehen.
Mit den neuen Projektvorlagen können Sie benutzerdefinierte, wiederverwendbare Vorlagen erstellen, mit denen Ihr Team neue Projekte innerhalb weniger Sekunden erstellen kann.
Zudem lassen sich von nun an auch Projektvorlagen von Grund auf neu erstellen und die damit verbundenen Aufgaben, Beteiligten und Zeitleisten ganz auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.
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Die Erstellung eines Projekts mithilfe einer Projektvorlage eines bereits bestehenden Projekts
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Projekttitel.
- Klicken Sie auf Als Vorlage speichern
Hier können Sie Ihrer Projektvorlage einen Namen geben und sie mit Ihrem Team teilen. Sie können auch die Datenschutzeinstellungen für die Vorlage anpassen, um sie mit Ihrem Team zu teilen, Ihrem Team Bearbeitungszugriff zu gewähren oder sie nur für Projektmitglieder sichtbar zu machen. Sobald Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Neue Vorlage erstellen.
Ihre Vorlage wird nun generiert, sodass Sie mit der Erstellung beginnen und sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Standardaufgaben, Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten der Vorlage hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
Projekttermine für benutzerdefinierte Vorlagen festlegen
Termine sind in einer Projektvorlage immer relativ. Dadurch wird es einfacher, Aufgaben nachzuverfolgen, da Sie immer sehen, wie viele Tage sie entweder vom Start- oder vom Enddatum des Projektes entfernt sind (z. B. 3 Tage nach Projektstart).
Termine in Projektvorlagen sind von nun an immer immer relativ zum Start- oder Enddatum des Projekts, das mit der Vorlage erstellt wurde.
Wenn Sie zur Datumsauswahl navigieren, können Sie beim Erstellen Ihrer Projektvorlage Start- und/oder Enddaten festlegen, innerhalb derer Asana alle zugehörigen Aufgaben plant. Nur relative Daten (z. B. 3 Tage nach Projektbeginn) werden in dieser Auswahl angezeigt.
Referenztermine festlegen
Wenn Sie einen Zeitplan festlegen, können Sie:
Wählen Sie entweder Von Projektstartdatum, um alle Aufgabendaten in Relation zum Startdatum des Projekts zu setzen, wenn es mit der Vorlage erstellt wird.
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Oder wählen Sie Von Fälligkeitsdatum des Projekts, um alle Aufgabendaten in Bezug auf das Fälligkeitsdatum des Projekts zu setzen, wenn es aus der Vorlage erstellt wird.
Sie haben auch die Möglichkeit, Reisedaten auszuschließen oder Wochenenden zu überspringen.
Sobald Sie die Daten ausgewählt haben, haben Sie auch die Option, auf Zeit hinzufügen in der linken unteren Ecke des Fensters zur Datumsauswahl zu klicken. Dadurch werden Sie automatisch aufgefordert, eine Fälligkeitszeit mit einer entsprechenden Startzeit anzugeben. Anpassen Ihrer Vorlage
Vorlagen können über den Tab Anpassen in der rechten Ecke Ihrer Vorlage bearbeitet und bearbeitet werden.
Hier können Sie Felder, Formulare, Aufgabenvorlagen und Regeln anpassen.
Außerdem können Sie jedes von Ihnen gewünschte Feld hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Sobald Sie die Aufgabendaten und die benutzerdefinierten Felder erstellt haben, klicken Sie auf Fortfahren auf der linken Seite Ihrer Projektvorlage.
Aufgaben, die anhand einer Projektvorlage zugewiesen werden, werden nicht unter „Meine Aufgaben“ der verantwortlichen Person angezeigt.
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Projektrollen
Sie können jetzt Rollen zu Projektvorlagen hinzufügen. Rollen erstellen Platzhalter, die Aufgaben automatisch dem richtigen Teamkollegen zuweisen, wenn die Vorlage verwendet wird. Projektrollen sind mit einem Asana Business- oder Enterprise-Abonnement verfügbar.
Hinzufügen von Rollen zu einer Projektvorlage:
Um einer Projektvorlage eine Rolle hinzuzufügen, erstellen Sie zunächst eine neue Projektvorlage oder klicken Sie in der oberen rechten Ecke einer vorhandenen Vorlage auf Bearbeiten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Rolle hinzufügen in der Seitenleiste, um mit dem Hinzufügen von Projektrollen zu beginnen.
- Klicken Sie auf + Rolle hinzufügen und geben Sie den entsprechenden Rollennamen ein, z. B. Projektmanager oder Designer.
- Klicken Sie auf Erstellen, um den Rollennamen zu speichern.
Bearbeiten oder Hinzufügen zusätzlicher Projektrollen:
- Klicken Sie in der Seitenleiste unter Projektrollen auf Rolle bearbeiten
- Klicken Sie auf + Rolle hinzufügen, um eine weitere Projektrolle hinzuzufügen
- Klicken Sie auf eine vorhandene Rolle, um sie zu bearbeiten oder Änderungen vorzunehmen.
So entfernen Sie eine Projektrolle:
- Klicken Sie auf Rolle bearbeiten
- Bewegen Sie den Mauszeiger über die Rolle, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf das angezeigte x und dann auf Entfernen
- Klicken Sie auf Fertig, um zu Ihrer Vorlage zurückzukehren
Projektrollen zuweisen:
- Klicken Sie auf Fertig, sobald Sie die Bearbeitung Ihrer Vorlage abgeschlossen haben.
- Klicken Sie auf Vorlage verwenden, um den normalen Ablauf zu durchlaufen, um Ihr Projekt zu benennen, und klicken Sie dann auf Weiter
- Auf der nächsten Seite können Sie Verantwortliche für jede Projektrolle auswählen. Nach der Zuweisung klicken Sie auf Projekt öffnen. Sie können auch auf Überspringen klicken, um diesen Schritt zu überspringen. Dies wird jedoch nicht empfohlen. Siehe Asana-Tipp unten.
Bitte beachten Sie, dass, wenn dieser Schritt übersprungen wird, die verantwortliche Person nicht nachträglich hinzugefügt werden kann, was bedeutet, dass das Feld der verantwortlichen Person leer bleibt. Es wird daher empfohlen, die verantwortliche Person bei der ersten Erstellung hinzuzufügen.
Vorlageneinstellungen
In den Vorlageneinstellungen haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
- Bearbeiten Sie den Titel Ihrer Vorlage
- Vorlagenbeschreibung hinzufügen
- Wählen Sie das Team mit Zugriff auf die Vorlage aus
- Wählen Sie eine Datenschutzeinstellung
- Projektvorlagenbeteiligte wählen
Vorlagenverantwortliche können entscheiden, ob Mitglieder Projektvorlagen bearbeiten oder verwenden können.
- Personen mit Bearbeitungsberechtigungen können in der Vorlage alles hinzufügen, bearbeiten und löschen.
- Personen mit Nutzungsberechtigung können die Vorlage zur Erstellung von Projekten nutzen, sie aber nicht bearbeiten.
- Mitglieder können als neue verantwortliche Person für die Vorlage festgelegt werden.
- Mitglieder können auch als Vorlagenmitglied entfernt werden.
Ein Projekt von Grund auf mit Hilfe von Projektvorlagen erstellen
Sie können das Tool auch verwenden, um eine Vorlage von Grund auf neu zu erstellen:
- Erstellen Sie ein neues Projekt.
- Vorlage verwenden auswählen
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Benutzerdefinierte Vorlagen“.
- Klicken Sie auf + Neue Vorlage
Hinweis: Sobald Ihr Team seine erste Vorlage erstellt hat, können Sie auch auf der Teamseite im Abschnitt „Vorlagen“ neue Vorlagen erstellen.
Eine Vorlage löschen
Die Projektvorlagen eines jeden Teams können ganz einfach über die Teamseite eingesehen und zugeordnet werden.
Von hier aus können Vorlagen einfach bearbeitet und gelöscht werden, indem Sie auf das Drei-Punkte-Symbol in der rechten oberen Ecke der Vorlage klicken.
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