Projektvorlagen

Mit benutzerdefinierten Vorlagen kann Ihr Team standardisierte Projekte erstellen und so nicht nur den Workflow optimieren, sondern auch wirklich viel Zeit sparen. Mit unserem erweiterten Tool für Projektvorlagen können Sie nun auf einen Blick alle Elemente und Aspekte Ihrer und der Projektvorlagen Ihres Teams sehen.

Mit den neuen Projektvorlagen können Sie benutzerdefinierte, wiederverwendbare Vorlagen erstellen, um Ihrem Team den Start neuer Projekte innerhalb weniger Sekunden zu erleichtern. Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Projektvorlagen finden Sie im Artikel Erstellen und Verwenden von Vorlagen.

Zudem lassen sich von nun an auch Projektvorlagen von Grund auf neu erstellen und die damit verbundenen Aufgaben, Beteiligten und Zeitleisten ganz auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.

Erfahren Sie, wie Sie mithilfe von benutzerdefinierten Vorlagen Zeit sparen und Prozesse standardisieren können. Nehmen Sie jetzt an unserer virtuellen Schulung Grundlegende Workflows in Asana erstellen teil.

Suchen von Projektvorlagen

Um Projektvorlagen zu finden, scrollen Sie zum unteren Rand der Startseite Ihres Teams und wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

Alternativ können Sie auch die Suchleiste verwenden, um nach einer Vorlage zu suchen.

Erstellung einer Projektvorlage aus einem bestehenden Projekt

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Projekttitel.
Klicken Sie auf Als Vorlage speichern

Hier können Sie Ihrer Projektvorlage einen Namen geben und sie mit Ihrem Team teilen. Sie können auch die Datenschutzeinstellungen für die Vorlage anpassen, um sie mit Ihrem Team zu teilen, Ihrem Team Bearbeitungszugriff zu gewähren oder sie nur für Projektmitglieder sichtbar zu machen. Sobald Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Neue Vorlage erstellen.

Ihre Vorlage wird nun generiert, sodass Sie mit der Erstellung beginnen und sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Hier haben Sie die Möglichkeit, die Standardaufgaben, Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten der Vorlage hinzuzufügen oder zu bearbeiten.

Projekttermine für benutzerdefinierte Vorlagen festlegen

Termine sind in einer Projektvorlage immer relativ. Dadurch wird es einfacher, Aufgaben nachzuverfolgen, da Sie immer sehen, wie viele Tage sie entweder vom Start- oder vom Enddatum des Projektes entfernt sind (z. B. 3 Tage nach Projektstart).

Termine in Projektvorlagen sind von nun an immer immer relativ zum Start- oder Enddatum des Projekts, das mit der Vorlage erstellt wurde.

Wenn Sie zur Datumsauswahl navigieren, können Sie beim Erstellen Ihrer Projektvorlage Start- und/oder Enddaten festlegen, innerhalb derer Asana alle zugehörigen Aufgaben plant. Nur relative Daten (z. B. 3 Tage nach Projektbeginn) werden in dieser Auswahl angezeigt.

Referenztermine festlegen

Wenn Sie einen Zeitplan festlegen, können Sie:

Wählen Sie entweder Von Projektstartdatum, um alle Aufgabendaten in Relation zum Startdatum des Projekts zu setzen, wenn es mit der Vorlage erstellt wird.
Oder wählen Sie Von Fälligkeitsdatum des Projekts, um alle Aufgabendaten in Bezug auf das Fälligkeitsdatum des Projekts zu setzen, wenn es aus der Vorlage erstellt wird.

Sie haben auch die Möglichkeit, Reisedaten auszuschließen oder Wochenenden zu überspringen.

Sobald Sie die Daten ausgewählt haben, haben Sie auch die Option, auf Zeit hinzufügen in der linken unteren Ecke des Fensters zur Datumsauswahl zu klicken. Dadurch werden Sie automatisch aufgefordert, eine Fälligkeitszeit mit einer entsprechenden Startzeit anzugeben. Anpassen Ihrer Vorlage

Vorlagen können über den Tab Anpassen in der rechten Ecke Ihrer Vorlage bearbeitet und bearbeitet werden.

Hier können Sie Felder, Formulare, Aufgabenvorlagen und Regeln anpassen.

Außerdem können Sie jedes von Ihnen gewünschte Feld hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Sobald Sie die Aufgabendaten und die benutzerdefinierten Felder erstellt haben, klicken Sie auf Fortfahren auf der linken Seite Ihrer Projektvorlage.

Aufgaben, die anhand einer Projektvorlage zugewiesen werden, werden nicht unter „Meine Aufgaben“ der verantwortlichen Person angezeigt.

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Projektrollen

Sie können jetzt Rollen zu Projektvorlagen hinzufügen. Rollen erstellen Platzhalter, die Aufgaben automatisch dem richtigen Teamkollegen zuweisen, wenn die Vorlage verwendet wird. Rollen im Projekt stehen auf den Ebenen Asana Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den bisherigen Ebenen Business und Legacy Enterprise zur Verfügung.

Hinzufügen von Rollen zu einer Projektvorlage:

Um einer Projektvorlage eine Rolle hinzuzufügen, erstellen Sie zunächst eine neue Projektvorlage oder klicken Sie in der oberen rechten Ecke einer vorhandenen Vorlage auf Bearbeiten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche + Rolle hinzufügen in der Seitenleiste, um mit dem Hinzufügen von Projektrollen zu beginnen.

Klicken Sie auf + Rolle hinzufügen und geben Sie den entsprechenden Rollennamen ein, z. B. Projekt Manager oder Designer.
Klicken Sie auf Erstellen, um den Rollennamen zu speichern.

Bearbeiten oder Hinzufügen zusätzlicher Projektrollen:

Klicken Sie in der Seitenleiste unter „Projekt“ auf „ Rolle bearbeiten“.
Klicken Sie auf + Rolle hinzufügen, um eine weitere Projektrolle hinzuzufügen
Klicken Sie auf eine vorhandene Rolle, um sie zu bearbeiten oder Änderungen vorzunehmen

So entfernen Sie eine Projektrolle:

Klicken Sie auf Rolle bearbeiten
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Rolle, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf das angezeigte x und dann auf Entfernen
Klicken Sie auf Fertig, um zu Ihrer Vorlage zurückzukehren

Projektrollen zuweisen:

Klicken Sie auf Fertig, sobald Sie die Bearbeitung Ihrer Vorlage abgeschlossen haben.
Klicken Sie auf Vorlage verwenden, um den normalen Ablauf zu durchlaufen, um Ihr Projekt zu benennen, und klicken Sie dann auf Weiter
Auf der nächsten Seite können Sie Verantwortliche für jede Projektrolle auswählen. Klicken Sie nach der Zuweisung auf Projekt öffnen. Sie können auch auf Überspringen klicken, um diesen Schritt zu überspringen. Dies wird jedoch nicht empfohlen. Siehe den folgenden Tipp von Asana.

Bitte beachten Sie, dass, wenn dieser Schritt übersprungen wird, die verantwortliche Person nicht nachträglich hinzugefügt werden kann, was bedeutet, dass das Feld der verantwortlichen Person leer bleibt. Es wird daher empfohlen, die verantwortliche Person bei der ersten Erstellung hinzuzufügen.

Vorlageneinstellungen

Über die Einstellungen für die Vorlage haben Sie die Möglichkeit:

Bearbeiten Sie den Titel Ihrer Vorlage
Vorlagenbeschreibung hinzufügen
Wählen Sie das Team mit Zugriff auf die Vorlage aus
Wählen Sie eine Datenschutzeinstellung
Beteiligte der Projektvorlage wählen
Projekt zu Portfolios hinzufügen

Vorlagenverantwortliche können entscheiden, ob Mitglieder Projektvorlagen bearbeiten oder verwenden können.

Personen mit Bearbeitungsberechtigungen können in der Vorlage alles hinzufügen, bearbeiten und löschen.
Personen mit Nutzungsberechtigung können die Vorlage zur Erstellung von Projekten nutzen, sie aber nicht bearbeiten.
Mitglieder können als neue verantwortliche Person für die Vorlage festgelegt werden.
Mitglieder können auch aus der Vorlage entfernt werden.

Sie können den Builder auch verwenden, um Projekte zu Portfolios hinzuzufügen. Dies bedeutet, dass alle Projekte, die mit dieser Vorlage erstellt wurden, dem ausgewählten Portfolio hinzugefügt werden.

Ein Projekt von Grund auf mit Hilfe von Projektvorlagen erstellen

Sie können das Tool auch verwenden, um eine Vorlage von Grund auf neu zu erstellen:

Erstellen Sie ein neues Projekt.
Vorlage verwenden auswählen
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Benutzerdefinierte Vorlagen“.
Klicken Sie auf + Neue Vorlage

Hinweis: Sobald Ihr Team seine erste Vorlage erstellt hat, können Sie auch auf der Teamseite im Abschnitt „Vorlagen“ neue Vorlagen erstellen.

Eine Vorlage löschen

Die Projektvorlagen eines jeden Teams können ganz einfach über die Teamseite eingesehen und zugeordnet werden.

Von hier aus können Vorlagen einfach bearbeitet und gelöscht werden, indem Sie auf das Drei-Punkte-Symbol in der rechten oberen Ecke der Vorlage klicken.

Bundles in Projektvorlagen

Bundles stehen allen Asana Enterprise -Kunden zur Verfügung.

Benutzer können jetzt über die Schaltfläche Anpassen Bündel zu Projektvorlagen hinzufügen, wenn sie ein Projekt aus einer Projektvorlage erstellen. Bundles in Projektvorlagen ermöglichen es Benutzern, ihre Projekte und Workflows zu standardisieren und zu verwalten, auch nachdem ein Projekt erstellt wurde, was bedeutet, dass:

Bei neuen Nettoprojekten, die aus der Projektvorlage erstellt werden, wird das Paket angewendet.
Aktualisierungen, die am Bundle vorgenommen werden, werden automatisch mit allen anderen Projekten und Projektvorlagen synchronisiert, die dieses Bundle verwenden. Wenn das Paket selbst aktualisiert wird, werden diese Änderungen überall dort angezeigt, wo das Paket verwendet wird

So fügen Sie Ihrer Projektvorlage ein Bundle hinzu

Beginnen Sie mit dem Erstellen eines neuen Projekts und wählen Sie Vorlage verwenden, um eine Projektvorlage aus der Bibliothek auszuwählen.
Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Projektvorlage zu bearbeiten.
Klicken Sie auf „Anpassen“ und wählen Sie „Bundle hinzufügen“ aus dem Menü „Anpassen“.
Sie können dann zwischen einem bestehenden Bundle wählen oder ein neues Bundles aus der Bundle-Galerie erstellen.
Nachdem Sie das Bundle erstellt haben, stellen Sie sicher, dass Sie das Bundle auf diese Projektvorlage anwenden, indem Sie es im Bundle-Verwaltungs-Dashboard auswählen.

Nachdem Sie ein bestehendes Bundle aus der Galerie erstellt oder ausgewählt haben, müssen Sie das Bundle über das Bundle-Verwaltungs-Dashboard zur Projektvorlage hinzufügen, damit die Vorlage das Bundle erhält.

Anwenden von Bundles über das Dashboard für die Bundles-Verwaltung

Ein Bundle kann auch direkt aus dem Bundle-Management-Dashboard auf eine Projektvorlage angewendet werden, wie unten gezeigt.

Klicken Sie in Ihrem Projekt auf die Schaltfläche Anpassen und scrollen Sie nach unten zu Bundles.
Klicken Sie auf das Bundle, das Sie verwenden möchten, und navigieren Sie zum Tab Dashboard.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Zu meiner Arbeit hinzufügen, um nach der entsprechenden Projektvorlage zu suchen und diese auszuwählen.

Anzeigen von Projektvorlagen im Dashboard für die Bündelverwaltung

Klicken Sie in Ihrem Projekt auf die Schaltfläche Anpassen und scrollen Sie nach unten zu Bundles.
Klicken Sie auf das Bundle, das Sie anzeigen möchten, und navigieren Sie zum Tab Dashboard.
Unter Arbeitstyp sehen Sie, ob jedes aufgelistete Element ein Projekt oder eine Projektvorlage ist.

Anmerkungen zu Bundles in Projektvorlagen

Da das Bundle an die Projektvorlage angehängt ist, werden Änderungen, die am Bundle vorgenommen wurden, automatisch in der Projektvorlage angezeigt.
Bestehende Bundles aus der Bundle-Galerie können zu einer Projektvorlage hinzugefügt werden.
Benutzer können eine Liste der Pakete anzeigen, die zur Projektvorlage hinzugefügt wurden (dies hängt von den Projektberechtigungen eines Benutzers ab).
Benutzer müssen über Bearbeitungszugriff auf eine Projektvorlage verfügen, um der Vorlage ein Paket hinzufügen oder zuvor hinzugefügte Pakete anzeigen zu können.

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