Projektvorlagen

Mit benutzerdefinierten Vorlagen kann Ihr Team standardisierte Projekte erstellen und so nicht nur den Workflow optimieren, sondern auch wirklich viel Zeit sparen. Mit unserem neuen und ausgefeilten Tool für Projektvorlagen können Sie nun auf einen Blick alle Elemente und Aspekte Ihrer eigenen und der Projektvorlagen Ihres Teams sehen.

Die neuen Projektvorlagen bieten Ihnen die Möglichkeit, benutzerdefinierte, wiederverwendbare Vorlagen zu erstellen, damit Ihr Team die Arbeit an neuen Projekten in Sekundenschnelle aufnehmen kann. Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Projektvorlagen finden Sie im Artikel Erstellen und Verwenden von Vorlagen

Zudem lassen sich von nun an auch Projektvorlagen von Grund auf neu erstellen und die damit verbundenen Aufgaben, Beteiligten und Zeitleisten ganz auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.

Erfahren Sie, wie Sie mit benutzerdefinierten Vorlagen Zeit einsparen und Prozesse standardisieren können. Nehmen Sie jetzt an unserer virtuellen Schulung zum Erstellen grundlegender Workflows in Asana teil.

Suchen von Projektvorlagen 

Um Projektvorlagen zu finden, scrollen Sie zum unteren Rand der Startseite Ihres Teams und wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

templates.gif

Alternativ können Sie auch die Suchleiste verwenden, um nach einer Vorlage zu suchen.

Erstellung einer Projektvorlage aus einem bestehenden Projekt

Guests
  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Titel des Projekts
  2. Klicken Sie auf Als Vorlage speichern

Hier können Sie Ihrer Projektvorlage einen Namen geben und mit dem Team teilen. Sie können auch die Sichtbarkeitseinstellungen für die Vorlage anpassen, um sie mit Ihrem Team zu teilen, Ihrem Team Bearbeitungszugriff zu gewähren oder sie nur für Projektmitglieder sichtbar zu machen. Sobald Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Neue Vorlage erstellen

Guests

Ihre Vorlage wird nun generiert. Gleich können Sie beginnen, sie ganz nach Ihren Wünschen zu erstellen und sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.

Guests

Hier haben Sie die Möglichkeit, die Standardaufgaben , verantwortlichen Personen und Fälligkeitsdaten der Vorlage hinzuzufügen oder zu bearbeiten.

Projekttermine für benutzerdefinierte Vorlagen festlegen

Fälligkeitsangaben sind in einer Projektvorlage immer relativ. Dadurch wird es einfacher, Aufgaben nachzuverfolgen, da Sie immer sehen, wie viele Tage sie entweder vom Start- oder vom Enddatum des Projektes entfernt sind (z. B. 3 Tage nach Projektstart).

Fälligkeitsangaben in Projektvorlagen sind von nun an immer relativ zum Start- oder Enddatum des Projekts, das mit der Vorlage erstellt wurde.

Wenn Sie zur Datumsauswahl navigieren, können Sie beim Erstellen Ihrer Projektvorlage Start- und/oder Enddaten festlegen, innerhalb derer Asana alle zugehörigen Aufgaben plant. Nur relative Daten (z. B. 3 Tage nach Projektbeginn) werden in dieser Auswahl angezeigt.

Relative dates


Referenztermine festlegen

Set schedule type

Wenn Sie einen Zeitplan festlegen, können Sie:

  1. Wählen Sie entweder Von Projektstartdatum, um alle Aufgabendaten in Relation zum Startdatum des Projekts zu setzen, wenn es mit der Vorlage erstellt wird.

  2. Oder wählen Sie Von Fälligkeitsdatum des Projekts, um alle Aufgabendaten in Relation zum Fälligkeitsdatum des Projekts zu setzen, wenn es mit der Vorlage erstellt wird.

Sie haben auch die Möglichkeit, Daten auszuschließen oder Wochenenden zu überspringen.

Sobald Sie die Daten ausgewählt haben, haben Sie auch die Option, auf Zeit hinzufügen in der linken unteren Ecke des Fensters zur Datumsauswahl zu klicken. Dadurch werden Sie automatisch aufgefordert, eine Fälligkeitszeit mit einer entsprechenden Startzeit anzugeben.

Anpassen Ihrer Vorlage

Vorlagen können über das Menü Anpassen in der rechten Ecke Ihrer Vorlage bearbeitet und angepasst werden.

Project content

Hier können Sie Felder, Formulare, Aufgabenvorlagen und Regeln anpassen.

Außerdem können Sie jedes von Ihnen gewünschte Feld hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Sobald Sie die Aufgabendaten und die benutzerdefinierten Felder erstellt haben, klicken Sie auf Fortfahren auf der linken Seite Ihrer Projektvorlage.

Aufgaben, die anhand einer Projektvorlage zugewiesen werden, werden nicht unter „Meine Aufgaben“ der verantwortlichen Person angezeigt.

Erfahren Sie, wie Sie mit benutzerdefinierten Vorlagen Zeit einsparen und Prozesse standardisieren können. Nehmen Sie jetzt an unserer virtuellen Schulung zur Optimierung von Arbeitsvorgängen teil.

Projektrollen

Sie können jetzt Rollen zu Projektvorlagen hinzufügen. Rollen erstellen Platzhalter, die Aufgaben automatisch dem richtigen Teamkollegen zuweisen, wenn die Vorlage verwendet wird. Projektrollen sind für die Abonnements Asana AdvancedEnterprise und Enterprise+ sowie auf den älteren Abonnements Business und Legacy Enterprise verfügbar.

Hinzufügen von Rollen zu einer Projektvorlage:

Adding project roles

Um einer Projektvorlage eine Rolle hinzuzufügen, erstellen Sie zunächst eine neue Projektvorlage oder klicken Sie in der oberen rechten Ecke einer vorhandenen Vorlage auf Bearbeiten.

Add role

Klicken Sie auf die Schaltfläche + Rolle hinzufügen in der Seitenleiste, um mit dem Hinzufügen von Projektrollen zu beginnen.

Add roles
  1. Klicken Sie auf + Rolle hinzufügen und geben Sie den entsprechenden Rollennamen ein, z. B. Projektmanager oder Designer.
  2. Klicken Sie auf Erstellen, um den Rollennamen zu speichern.

Bearbeiten oder Hinzufügen zusätzlicher Projektrollen:

Edit roles
  1. Klicken Sie in der Seitenleiste unter Projektrollen auf Rolle bearbeiten 
  2. Klicken Sie auf + Rolle hinzufügen, um eine weitere Projektrolle hinzuzufügen
  3. Klicken Sie auf eine vorhandene Rolle, um sie zu bearbeiten oder Änderungen vorzunehmen

So entfernen Sie eine Projektrolle:

Remove roles
  1. Klicken Sie auf Rolle bearbeiten
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Rolle, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf das angezeigte x und dann auf Entfernen
  3. Klicken Sie auf Fertig, um zu Ihrer Vorlage zurückzukehren

So weisen Sie Projektrollen zu:

Assign roles
  1. Klicken Sie auf Fertig, sobald Sie die Bearbeitung Ihrer Vorlage abgeschlossen haben
  2. Klicken Sie auf Vorlage verwenden, um Ihr Projekt wie gewohnt zu benennen, und klicken Sie dann auf Weiter
  3. Auf der nächsten Seite können Sie die verantwortlichen Personen für jede Projektrolle auswählen. Klicken Sie nach der Zuweisung auf Projekt öffnen. Sie können auch auf Überspringen klicken, um diesen Schritt zu überspringen. Dies wird jedoch nicht empfohlen. Siehe den nachfolgenden Asana-Tipp.

Bitte beachten Sie, dass, wenn dieser Schritt übersprungen wird, die verantwortliche Person nicht nachträglich hinzugefügt werden kann, was bedeutet, dass das Feld der verantwortlichen Person leer bleibt. Es wird daher empfohlen, die verantwortliche Person bei der ersten Erstellung hinzuzufügen.

Vorlageneinstellungen

Template settings

In den Vorlageneinstellungen haben Sie die Möglichkeit:

  1. Den Titel der Vorlage zu bearbeiten
  2. Eine Vorlagenbeschreibung hinzuzufügen
  3. Das Team mit Zugriff auf die Vorlage auszuwählen
  4. Die Datenschutzeinstellungen festzulegen
  5. An der Projektvorlage beteiligte Personen auszuwählen
  6. Das Projekt zu Portfolios hinzuzufügen

 

Settings

Vorlagenverantwortliche Personen können entscheiden, ob Mitglieder Projektvorlagen bearbeiten oder verwenden können.

Guests
  1. Personen mit Bearbeitungszugriff können in der Vorlage alles hinzufügen, bearbeiten und löschen.
  2. Personen mit Nutzungsberechtigung können die Vorlage zur Erstellung von Projekten nutzen, sie aber nicht bearbeiten.
  3. Mitglieder können als neue verantwortliche Person für die Vorlage festgelegt werden.
  4. Mitglieder können auch aus der Vorlage entfernt werden.

Asana-beta-.png

 

Sie können das Tool auch verwenden, um Projekte zu Portfolios hinzuzufügen. Dies bedeutet, dass alle von dieser Vorlage erstellten Projekte zum ausgewählten Portfolio hinzugefügt werden. 

Erstellung eines neuen Projektes mithilfe einer Projektvorlage

Sie können das Tool auch verwenden, um eine Vorlage von Grund auf neu zu erstellen:

  1. Erstellen Sie ein neues Projekt.
  2. Wählen Sie Vorlage verwenden aus.
  3. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten.
  4. Klicken Sie weiter, um die Vorlage entweder zu verwenden oder zu bearbeiten

Hinweis: Sobald Ihr Team seine erste Vorlage erstellt hat, können Sie auch auf der Teamseite im Abschnitt Vorlagen neue Vorlagen erstellen.

template1.gif

Eine Vorlage löschen

Die Projektvorlagen eines jeden Teams können ganz einfach über die Teamseite eingesehen und zugeordnet werden.

Hier können Sie Vorlagen auch einfach bearbeiten oder löschen. Klicken Sie dazu auf das Drei-Punkte-Symbol in der rechten oberen Ecke der entsprechenden Vorlage.

Frame 630779.png

Bundles in Projektvorlagen

Verfügbar für die Abonnements Asana Enterprise und Enterprise+ sowie Legacy Enterprise. 

Besuchen Sie unsere Preisübersichts-Seite, um weitere Informationen zu erhalten.

Benutzer können Bundles über das Menü Anpassen zu Projektvorlagen hinzufügen, wenn sie ein Projekt anhand einer Projektvorlage erstellen. Bundles in Projektvorlagen ermöglichen es Benutzern, ihre Projekte und Workflows zu standardisieren und zu verwalten, auch nachdem ein Projekt erstellt wurde, was bedeutet, dass:

  • Bei Projekte, die mit der Projektvorlage erstellt werden, wird das Bundle angewendet.
  • Aktualisierungen, die am Bundle vorgenommen werden, werden automatisch mit allen anderen Projekten und Projektvorlagen synchronisiert, die dieses Bundle verwenden. Wenn das Bundle selbst aktualisiert wird, werden diese Änderungen überall dort angezeigt, wo das Bundle verwendet wird

So fügen Sie Ihrer Projektvorlage ein Bundle hinzu

  1. Beginnen Sie mit dem Erstellen eines neuen Projekts und wählen Sie Eine Vorlage verwenden, um eine Projektvorlage aus der Bibliothek auszuwählen.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Projektvorlage zu bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Anpassen und wählen Sie + Bundle hinzufügen aus dem Menü „Anpassen“.
  4. Sie können dann zwischen einem vorhandenen Bundle wählen oder ein neues Bundle aus der Bundle-Sammlung erstellen
  5. Stellen Sie nach dem Erstellen des Bundles sicher, dass Sie das Bundle auf diese Projektvorlage anwenden, indem Sie es im Dashboard für die Bundles-Verwaltung auswählen.

Nachdem Sie ein bestehendes Bundle aus der Galerie erstellt oder ausgewählt haben, müssen Sie das Bundle über das Dashboard für die Bundle-Verwaltung zur Projektvorlage hinzufügen, damit die Vorlage das Bundle erhält.

Anwenden von Bundles über das Dashboard für die Bundles-Verwaltung

Ein Bundle kann auch direkt aus dem Dashboard für die Bundle-Verwaltung auf eine Projektvorlage angewendet werden, wie unten gezeigt.

  1. Klicken Sie in Ihrem Projekt auf die Schaltfläche Anpassen und scrollen Sie nach unten zu Bundles.
  2. Klicken Sie auf das Bundle, das Sie verwenden möchten, und navigieren Sie zum Dashboard -Tab.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Zu meiner Arbeit hinzufügen, um nach der entsprechenden Projektvorlage zu suchen und diese auszuwählen.

Anzeigen von Projektvorlagen im Dashboard für die Bundles-Verwaltung

  1. Klicken Sie in Ihrem Projekt auf die Schaltfläche Anpassen und scrollen Sie nach unten zu Bundles.
  2. Klicken Sie auf das Bundle, das Sie verwenden möchten, und navigieren Sie zum Dashboard -Tab. 
  3. Unter Arbeitstyp wird angezeigt, ob es sich bei jedem aufgelisteten Element um ein Projekt oder eine Projektvorlage handelt.

Anmerkungen zu Bundles in Projektvorlagen

  • Da das Bundle an die Projektvorlage angehängt ist, werden Änderungen, die am Bundle vorgenommen wurden, automatisch in der Projektvorlage angezeigt.
  • Bestehende Bundles aus der Bundle-Galerie können zu einer Projektvorlage hinzugefügt werden.
  • Benutzer können eine Liste der Bundles anzeigen, die zur Projektvorlage hinzugefügt wurden (dies hängt von den Projektberechtigungen eines Benutzers ab).
  • Benutzer müssen über Bearbeitungszugriff auf eine Projektvorlage verfügen, um ein Bundle zur Vorlage hinzufügen oder zuvor hinzugefügte Bundles anzeigen zu können.

Gefällt Ihnen, was Sie sehen? Dann testen Sie Asana kostenlos. Jetzt kostenlos testen

War dieser Beitrag hilfreich?

Thanks for your feedback