„Meine Aufgaben“ ist eine Liste aller Aufgaben, die Ihnen in einem bestimmten Unternehmen oder Arbeitsbereich zugewiesen wurden. Sortieren Sie Ihre Aufgabenliste, um Ihre Aufgaben so anzuzeigen, wie Sie möchten.
Um auf „Meine Aufgaben“ zuzugreifen, klicken Sie in der Seitenleiste auf „Meine Aufgaben“.
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Zuletzt zugewiesen
Wenn Ihnen eine Aufgabe zum ersten Mal zugewiesen wird, erscheint sie im Abschnitt „Zuletzt zugewiesen“ in „Meine Aufgaben“. Sie können diesen Bereich umbenennen, aber beachten Sie, dass es ein gesonderter Bereich ist, in dem Aufgaben angezeigt werden, wenn sie Ihnen zugewiesen werden. Sie können diesen Abschnitt nicht löschen.
Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, indem Sie eine E-Mail an x@mail.asana.com senden, erscheint sie zuerst unter Zuletzt zugewiesen in Ihren „Meine Aufgaben“.
Benutzerdefinierte Abschnitte
Sie können Ihre eigenen Abschnitte in „Meine Aufgaben“ erstellen, um Ihre Arbeit zu organisieren. Benennen Sie Abschnitte um, ordnen Sie sie neu an oder erstellen und löschen Sie sie, um Ihr ganz persönliches Organisationssystem zu gestalten.
Hier finden Sie einige Vorschläge für den Einstieg.
Regeln in „Meine Aufgaben”
Das Hinzufügen von Automatisierungen zu „Meine Aufgaben“ hilft Ihnen, Zeit für manuelle Prozesse wie die Kategorisierung zu sparen, und kann auch das Verschieben von Aufgaben durch Ihre Abschnitte automatisieren. In der Sammlung der voreingestellten Regeln können Sie eine Option auswählen, bei der der Auslöser und die Aktion bereits voreingestellt sind. Sie können dann die benötigten Parameter angeben.
Wählen Sie aus einer Auswahl voreingestellter Regeln mit gängigen Auslösern wie Fälligkeitsdatum rückt näher, Aufgabe ist überfällig und Aufgabe als erledigt markiert.
Regeln stehen Kunden zur Verfügung, die Asana Premium, Business und Enterprise nutzen. Ein Fälligkeitsdatum rückt näher, ist die einzige voreingestellte Regel, die Asana Basic in „Meine Aufgaben“ zur Verfügung steht.
Das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln ist für Business- und Enterprise-Kunden verfügbar. Wenn Sie eine Regel zu „Meine Aufgaben“ hinzufügen, wählen Sie Benutzerdefinierte Regel erstellen, um zu beginnen.
Automatische Aufgaben-Promotion in „Meine Aufgaben“
Die automatische Einordnung in die Abschnitte „Meine Aufgaben heute “, „Demnächst“ und „Später“, mit der Aufgaben automatisch zwischen diesen Abschnitten verschoben wurden, ist abgeschafft worden. Sie können dieses Auto-Promotion-Verhalten mit Regeln reproduzieren.
Heute, Demnächst, Später Auto-Promotion-Verhalten neu erstellen
Um das Verhalten neu zu erstellen, bei dem Aufgaben von Später auf Demnächst und von Demnächst auf Heute verschoben wurden, müssen Sie Ihren „Meine Aufgaben“ -Regeln zwei Regeln hinzufügen. Sie müssen eine Regel hinzufügen, um Aufgaben in den Abschnitt „Demnächst“ zu verschieben, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, und eine Regel, um Aufgaben in den Abschnitt „Heute“ zu verschieben, wenn die Aufgabe heute fällig ist.
So fügen Sie diese Automatisierungen hinzu:
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf Anpassen
- Klicken Sie auf „Regel hinzufügen“
- Klicken Sie hier, um das Fälligkeitsdatum hinzuzufügen, das sich der Regel nähert
- Wählen Sie das Fälligkeitsdatum aus, an dem die Regel eine Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschieben soll
- Wählen Sie den Abschnitt aus, in den Aufgaben an dem von Ihnen gewählten Datum verschoben werden sollen
Der Einsatz einer Regel ist daran zu erkennen, dass das Regelsymbol (ein Blitz) neben dem Abschnitt erscheint, der eine Regel aufweist.
Sie können für jeden Abschnitt, in den Sie Ihre Aufgaben verschieben möchten, eine zusätzliche Regel hinzufügen. Sie müssten z. B. zwei Regeln erstellen, wenn Sie möchten, dass Ihre Aufgaben zuerst in den Abschnitt „Demnächst“ verschoben werden, wenn das Fälligkeitsdatum noch 3 Tage entfernt ist, und eine zweite, separate Regel, um sie in den Abschnitt „Heute“ zu verschieben, wenn das Fälligkeitsdatum der Aufgaben näher rückt.
Wenn Sie diese Automatisierungen erstellt haben, werden Aufgaben, die zuvor ohne festen Bestimmungsort in Ihren „Meine Aufgaben“ untergebracht waren, in diese Abschnitte verschoben, sobald das Fälligkeitsdatum näher rückt. Sie werden zwischen Mitternacht und 1 Uhr morgens, wenn diese Automatisierungen Ihre „Meine Aufgaben“ aktualisieren, direkt aus dem Abschnitt „Kürzlich zugewiesen“ oder einem anderen Abschnitt verschoben.
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Apps in „Meine Aufgaben“
Die Möglichkeit, Ihre am häufigsten verwendeten Apps zu integrieren, ist nicht nur auf Projekte beschränkt. Sie können Apps zu „Meine Aufgaben“ hinzufügen, um sie in die Tools zu integrieren, die Ihr Team am häufigsten verwendet.
Um eine App dem Bereich „Meine Aufgaben“ hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf „Anpassen“, und wählen Sie Ihre App aus der Liste aus. Das Feld für diese App erscheint dann in jeder Ihrer Aufgaben, sodass Sie die App mühelos in Ihren Workflow integrieren können.
Listen-, Board- und Kalenderansicht
Genau wie in Projekten können Sie Ihre Ansicht zwischen Listenansicht, Boardansicht und Kalenderansicht umschalten. Je nachdem, welche Abschnitte Sie verwenden, bevorzugen Sie vielleicht die eine oder andere Ansicht.
Sortieren und filtern
Sie können Ihre „Meine Aufgaben“ nach Startdatum, erstellt am, zuletzt geändert am, „ Gefällt mir“ -Angaben oder alphabetisch sortieren. Sie können Ihre Aufgaben auch nach Fälligkeitsdatum, Projekt, erstellt von und benutzerdefinierten Abschnitten gruppieren. Wenn Sie in der Listenansicht Sortieren oder Gruppieren nach verwenden, bleiben Ihre Aufgaben nach Abschnitten gruppiert und werden dann innerhalb dieser Abschnitte sortiert. In der Boardansicht ändern sich die Abschnitte jedoch nie und die Aufgaben werden immer nur innerhalb der Abschnitte sortiert.
Anpassen
Sie können „Meine Aufgaben” anpassen, indem Sie:
- Das Anzeigen von bestimmten Feldern ein-/ausschalten
- Felder neu anordnen
- Die Spaltengröße von Feldern anpassen
Vollständig, Unvollständig und Alle anzeigen
Sie können dieses Menü nutzen, um nur unerledigte Aufgaben, nur erledigte Aufgaben oder alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen. Wenn Sie nur erledigte Aufgaben anzeigen, können Sie sogar festlegen, dass Sie nur Aufgaben sehen möchten, die heute, gestern oder innerhalb der letzten ein, zwei oder drei Wochen erledigt wurden.
Aufgaben in „Meine Aufgaben” erstellen
Alle neuen Aufgaben, die Sie in „Meine Aufgaben“ erstellen, werden Ihnen automatisch zugeordnet und sind nur für Sie sichtbar. Fügen Sie sie zu Projekten hinzu, um sie für den Rest Ihres Teams sichtbar zu machen.
Alle Aufgaben in Ihrer „Meine Aufgaben“ -Liste, die von jemand anderem erstellt wurden, werden automatisch Ihnen zugewiesen und sind nur für Sie und alle Beteiligten sichtbar (z. B. für die Person, die die Aufgabe erstellt hat).
Standardansicht speichern
Ihre Sortier-, Filter- und Ansichtseinstellungen werden unter „Meine Aufgaben“ automatisch für das nächste Mal gespeichert.
Bitte beachten Sie, dass Projektansichten nicht automatisch gespeichert werden. Um herauszufinden, wie Sie Ihre Projektansicht speichern können, lesen Sie bitte den Handbuchartikel hier.
Lassen Sie sich alle Ihre Aufgaben aus allen Bereichen, denen Sie angehören, anzeigen
Um Ihre „Meine Aufgaben“ -Liste in jedem Bereich, dem Sie angehören, einsehen zu können (Arbeitsbereiche und Unternehmen), müssen Sie in Ihrer Startleiste zwischen diesen Bereichen wechseln.
Möglicherweise möchten Sie jedoch diese Integration Dritter verwenden. Taco ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Aufgaben aus Ihren Arbeitsbereichen und Unternehmen in einer einzigen Liste anzeigen zu lassen.
Unser Support-Team kann keine Unterstützung für Tools von Drittanbietern anbieten, da diese nicht von Asana entwickelt wurden.
Ziehen und Ablegen
Sie können Ihre „Meine Aufgaben“ -Liste per Drag & Drop neu anordnen, sofern Ihre Aufgabenliste nicht nach Fälligkeitsdatum sortiert ist.
7-Tage-Kalenderansicht
In Ihrem „Meine Aufgaben“ -Kalender können Sie wichtige Fristen und anstehende Aufgaben im Auge behalten. In der 7-Tage-Kalenderansicht können Sie die Aufgaben, die täglich fällig sind, neu anordnen, damit Aufgaben mit der höchsten Priorität ganz oben stehen.
In der 7-Tage-Kalenderansicht „Meine Aufgaben“ können Sie Folgendes tun:
- Wählen Sie Wochenansicht, um mehrtägige Aufgaben ein- oder auszuschalten, um zu verhindern, dass langwierige Aufgaben Ihre Wochenplanung überladen. Hier können Sie Ihren Kalender auch nach Monatsansicht bestellen und Wochenenden ein- oder ausblenden
- Sie können Ihre Kalenderansicht auch so organisieren, dass alle, unerledigte oder erledigte Aufgaben angezeigt werden, indem Sie in Ihrer Symbolleiste auf die Schaltfläche „Aufgabe“ klicken.
- Durch Ziehen und Ablegen von Aufgaben können Sie Aufgaben, die täglich fällig sind, neu anordnen, damit Aufgaben mit der höchsten Priorität ganz oben stehen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Ungeplant, um ungeplante Aufgaben aufzurufen (Aufgaben, die kein Fälligkeitsdatum haben). Auf diese Weise können Sie auch auf einen Minikalender zugreifen, sodass Sie schnell zu bestimmten Reisedaten springen können. Sie können Aufgaben aus der Seitenleiste „Ungeplant“ in die Wochenansicht ziehen, um Aufgaben für bestimmte Tage zu planen. Die Schaltfläche Ungeplant ist nur in der Wochenansicht sichtbar.
Wochenziele
Beginnen Sie Ihre Arbeitswoche zielgerichtet, indem Sie sich ein Wochenziel setzen. Halten Sie Ihre oberste Priorität für die Woche fest, und sehen Sie diese in der mobilen App und der Web-App. Da dieses Ziel plattformübergreifend sichtbar bleibt, führt das zu besserer Planung, besseren Aktionen und besseren Ergebnissen.
Am Montagmorgen werden Nutzer der mobilen App aufgefordert, ein Wochenziel zu setzen. Dieses erscheint dann auch in der Desktop- und Webversion von Asana, kann dort aber nicht bearbeitet werden. Ihr Wochenziel wird während der Woche oben in „Meine Aufgaben“ angezeigt, um Sie bei der Planung zu unterstützen.
Mitgliedschaft für „Meine Aufgaben“
Mit der Mitgliedschaft für „Meine Aufgaben“ können Sie den Zugriff auf „Meine Aufgaben“ einer anderen Person beantragen bzw. erhalten, um die Aufgaben der jeweils anderen Person zu verwalten. Sie können ausgewählten Kollegen den Zugriff gewähren, damit diese Ihre Aufgaben verwalten.
Das ist für Arbeitsabläufe hilfreich, bei denen Sie Abschnitte in der „Meine Aufgaben“ -Liste einer anderen Person sortieren, ordnen oder erstellen müssen oder wenn Sie möchten, dass ausgewählte Kollegen dies für Sie erledigen.
Wenn Sie jetzt „Meine Aufgaben“ eines anderen Nutzers aufrufen, ohne dass er Ihnen explizit Zugriff gewährt, sehen Sie Folgendes:
- Eine Liste seiner Aufgaben sehen
- Die Möglichkeit, die Sortierung zu ändern (für Sie selbst, nicht für den Eigentümer von „Meine Aufgaben“)
- Die Möglichkeit, Aufgaben zu filtern (auch hier betrifft das nur Ihre Ansicht)
- Sie werden nicht in der Lage sein, Aufgaben neu anzuordnen und Abschnitte zu sehen bzw. zu erstellen
Bevor Sie Zugriff erhalten, können Sie nur nach Fälligkeitsdatum und Projekt sortieren. Nachdem Sie Zugriff erhalten haben, können Sie auch nach Keine und Gefällt-mir-Angaben sortieren.
Eine Zugriffsberechtigung auf „Meine Aufgaben“ einer anderen Person hat keine Auswirkungen auf die Sichtbarkeit der Aufgaben. Wenn Sie z. B. eine Aufgabe nicht sehen konnte, bevor Sie die Zugriffsrechte erhalten haben, werden Sie diese auch nach dem Erhalt der Zugriffsberechtigung nicht sehen können.
Zugriff auf die Listenansicht von „Meine Aufgaben“ eines anderen Mitglieds
So greifen Sie auf die Listenansicht „Meine Aufgaben“ eines anderen Mitglieds zu:
- Name in der Suchleiste suchen
- Scrollen Sie nach unten und klicken Sie unter Personen auf ihr Profil
- Eine Liste seiner Aufgaben wird dann für Sie sichtbar sein
So stellen Sie eine Anfrage, wenn Sie auf „Meine Aufgaben“ eines anderen Mitglieds zugreifen möchten
Um den Zugriff auf „Meine Aufgaben“ eines anderen Mitglieds zu beantragen, navigieren Sie zur „Meine Aufgaben“ -Liste der gewünschten Person, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie „Um Verwaltung bitten“ aus.
Wenn eine Zugriffsanfrage gestellt wird, wird eine Aufgabe für die Person erstellt, an die die Anfrage gerichtet
Nutzen Sie die Schaltfläche „Teilen“, um Zugriff auf Ihre „Meine Aufgaben“ zu gewähren
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Share“.
Geben Sie den Namen des Mitglieds ein und klicken Sie auf Einladen.
Die Person, der Sie Zugriff gewähren, wird über eine Benachrichtigung darüber informiert.
Steigern Sie Ihre Produktivität mit einer 20-tägigen Challenge
Möchten Sie intelligenter arbeiten, nicht härter? Unsere 20 täglichen Tipps können Ihnen helfen, in eine Routine zu kommen, um intelligenter zu arbeiten und effektiver zu sein. Konzentrieren Sie sich auf eine Herausforderung pro Tag und bewegen Sie sich zu einer produktiveren Arbeitsweise. Nimm die Herausforderung hier an.
Benutzerdefinierte Felder in „Meine Aufgaben“
Benutzerdefinierte Felder sind jetzt in „Meine Aufgaben“ verfügbar. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie zusätzliche Daten zu Aufgaben in Ihren Asana-Projekten hinzufügen, und jetzt können Sie diese Funktion auch in „Meine Aufgaben“ nutzen.
Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld in „Meine Aufgaben“ auf die gleiche Weise, wie Sie ein Feld zu einem Projekt hinzufügen würden. Klicken Sie oben rechts auf „Meine Aufgaben“ und dann auf „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“.
Ein Hinweis zum Datenschutz bei benutzerdefinierten Feldern: Wenn Sie der Feldbibliothek der Organisation ein benutzerdefiniertes Feld „Meine Aufgaben“ hinzufügen, werden das benutzerdefinierte Feld und seine Werte für alle Personen in der Organisation sichtbar.
Benutzerdefinierte Felder, die in „Meine Aufgaben“ erstellt wurden, sind nur für „Meine Aufgaben“ sichtbar, es sei denn, Sie fügen sie absichtlich der Feldbibliothek des Unternehmens hinzu.
Wenn Sie das benutzerdefinierte Feld nicht zur Feldbibliothek der Organisation hinzufügen, können das benutzerdefinierte Feld und seine Werte nicht von einem anderen Benutzer angezeigt werden, auch wenn es sich um einen Aufgabenbeteiligten oder den Verantwortlichen handelt.
Wenn Sie der Feldbibliothek der Organisation ein benutzerdefiniertes Feld „Meine Aufgaben“ hinzufügen, werden das benutzerdefinierte Feld und seine Werte für jeden in der Organisation sichtbar.
Zeiterfassung in „Meine Aufgaben“
Asanas eigene Funktion zur Zeiterfassung wird sowohl in Projekten als auch in „Meine Aufgaben“ unterstützt. Mit dieser Funktion können Sie die für das Erledigen einer Aufgabe benötigte Zeit einschätzen und die tatsächlich für eine Aufgabe aufgewendete Zeit aufzeichnen.
Die Zeiterfassung ist für Asana Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.