Konten bei Asana sind kostenlos und an Einzelpersonen gebunden; Asana-Konten ermöglichen den Zugang zu gemeinsamen Arbeitsbereichen und Unternehmen, um mit anderen Asana-Nutzern zusammenzuarbeiten.
Mit einem einzigen Asana-Konto können Sie sich mehreren Arbeitsbereichen und Unternehmen anschließen oder diese neu erstellen, um mit verschiedenen Gruppen von Asana-Nutzern zusammenzuarbeiten. Diese Arbeitsbereiche und Unternehmen, zu denen Sie gehören, sind eigenständige Instanzen, jede mit einer eigenen Gruppe an Personen, Projekten und Aufgaben.
Da jeder Arbeitsbereich und jedes Unternehmen voneinander getrennt sind, können Ihre Kollegen weder die anderen Arbeitsbereiche oder Unternehmen sehen, zu denen Sie gehören, noch können Sie die anderen Arbeitsbereiche und Unternehmen sehen, denen Ihre Kollegen angehören. Erfahren Sie hier mehr zur Sichtbarkeit zwischen diesen Bereichen.
Was ist ein Unternehmen?
Ein Unternehmen in Asana vernetzt alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens an einem zentralen Ort, basierend auf der gemeinsamen E-Mail-Domain Ihres Unternehmens.
Innerhalb des Unternehmens können Sie und Ihre Kollegen sich in Teams aufteilen, um gemeinsam an Ihren Projekten und Aufgaben zu arbeiten.
Wenn Sie oder Ihre Firma über keine einzigartige, gemeinsame E-Mail Domain verfügen, können Sie stattdessen in einem Arbeitsbereich zusammenarbeiten.
Personen in Ihrem Unternehmen
Es gibt verschiedene Personengruppen in Unternehmen: Unternehmensmitglieder, Unternehmensgäste und Mitglieder mit beschränktem Zugriff. Interne Mitarbeiter sind Mitglieder in Ihrem Unternehmen und externe Mitwirkende sind Gäste in Ihrem Unternehmen.
Beispielsweise ist michael@ihrefirma.com ein Mitglied Ihres Unternehmens www.ihrefirma.com, während alle Personen mit einer anderen E-Mail-Adresse (wie @gmail.com oder @anderefirma.com) Gäste in Ihrem Unternehmen www.ihrefirma.com sind.
Sie können ein Unternehmensmitglied nicht in einen Gast umwandeln. Die Mitgliedschaft in einem Unternehmen wird automatisch auf der Grundlage der E-Mail-Adresse der betreffenden Person bestimmt.
Unternehmensmitglieder
Die Mitgliedschaft in einem Unternehmen basiert auf der Domain, die in Ihrer E-Mail-Adresse erscheint. Um Mitglied eines Unternehmens zu werden, müssen Sie über eine E-Mail-Adresse mit einer von Ihrem Unternehmen genehmigten E-Mail-Domain verfügen.
Personen, die sich bei Asana über eine E-Mail-Adresse mit einer von Ihrem Unternehmen genehmigten E-Mail-Domain registrieren, werden automatisch zu Mitgliedern Ihres Unternehmens.
Unternehmensmitglieder können:
- Neue Teams erstellen
- Eine vollständige Liste der Teams einsehen, denen sie innerhalb des Unternehmens eine Beitrittsanfrage senden können
- Namen und E-Mail-Adressen anderer Mitglieder und Gäste des Unternehmens über ihre Teameinstellungen einsehen. Administratoren von Premium-Unternehmen können auch eine vollständige Liste der Unternehmensmitglieder und -gäste über ihre Unternehmenseinstellungen einsehen.
- Auf Projekte und Aufgaben zugreifen, die innerhalb des Unternehmens sichtbar und zugänglich gemacht wurden
Mitglieder, die Ihrem Unternehmen automatisch beigetreten sind, müssen eine Beitrittsanfrage stellen oder zu einem Ihrer Teams eingeladen werden, um gemeinsam mit Ihnen an Projekten und Aufgaben zu arbeiten, die Sie nicht explizit innerhalb des Unternehmens sichtbar gemacht haben. Hier erfahren Sie mehr.
Unternehmensgäste
Sie können mit Kunden, Auftragnehmern oder jedem anderen zusammenarbeiten, der keine E-Mail-Adresse mit einer zugelassenen E-Mail-Domain des Unternehmens hat (z. B. @gmail.com oder @yahoo.com). Diese Personen werden als Unternehmensgäste behandelt. Gäste verfügen in Ihrem Unternehmen lediglich über einen begrenzten Zugang und können nur das sehen, was explizit mit ihnen geteilt wurde.
Ein Unternehmensgast kann nur dann einem Team beitreten, wenn dieser eingeladen wird. Gäste können keine Teams erstellen, einsehen oder Beitrittsanfragen an weitere Teams senden.
Unternehmensgäste können andere Gäste zu Ihrem Unternehmen einladen, indem sie die Projekte und Aufgaben teilen, auf die sie Zugriff haben.
Mitglieder und Gäste erkennen
Neben dem Namen von Gästen wird ein Globus-Symbol in der Autovervollständigung oder der Mitgliederliste angezeigt.
Mitglieder mit beschränktem Zugriff
Jedes Team hat seine eigenen Mitglieder und Projekte. Diejenigen, die keinen Zugriff auf alle Projekte in Ihrem Team haben, werden als Mitglieder mit beschränktem Zugriff in den Teameinstellungen unter „Mitglieder“ angezeigt.
Mitglieder mit beschränktem Zugriff können Projekte und Aufgaben sehen, zu denen sie hinzugefügt wurden, aber keine Diskussionen oder andere Projekte des Teams.
Mitglieder mit beschränktem Zugriff müssen in Ihrem Asana-Paket untergebracht werden, wenn Sie sich entscheiden, ein Team innerhalb Ihres Unternehmens auf Asana Premium zu aktualisieren.
Einem bestehenden Unternehmen beitreten
Es gibt zwei Möglichkeiten, einem Unternehmen beizutreten, das von einer anderen Person Ihrer Firma erstellt wurde:
- Registrieren Sie sich mit Ihrer Unternehmens-E-Mail-Adresse bei Asana. Dadurch treten Sie dem Unternehmen automatisch bei.
- Bitten Sie eine Person aus dem bestehenden Unternehmen, Sie in das richtige Team einzuladen.
- Wenn Sie Asana bereits mit einer anderen E-Mail-Adresse verwenden, fügen Sie Ihre Unternehmens-E-Mail-Adresse zu Ihrem Asana-Konto hinzu und Sie treten automatisch dem Unternehmen bei.
Ein Unternehmenskonto erstellen
Sie können ein Unternehmen über folgende Wege in Asana erstellen. Einige Benutzer müssen sich über die Option Kontakt an uns wenden, um Unterstützung zu erhalten.
Die Erstellung eines Unternehmens wirkt sich auf alle Nutzer in Asana aus, die eine E-Mail-Adresse verwenden, die Ihrer Unternehmens-E-Mail-Domain entspricht.
Seien Sie der erste Nutzer Ihrer Firma, der sich registriert
Registrieren Sie sich mit Ihrer Firmen-E-Mail-Adresse für ein neues Asana-Konto und wir erstellen automatisch ein Unternehmen für Sie. Dies basiert auf Ihrer E-Mail-Domain.
In einigen Fällen können Sie sich auf diese Weise registrieren und am Ende einen Arbeitsbereich anstelle eines Unternehmens erstellen. In diesem Fall können Sie Ihren Arbeitsbereich in ein Unternehmen umwandeln.
Weitere Organisationen anlegen
Es ist möglich, über ein Konto mehr als ein Unternehmen zu erstellen bzw. mehr als einem Unternehmen beizutreten. Wenn Sie über eine zusätzliche Firmen-E-Mail-Adresse verfügen, fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse zu Ihrem Konto hinzu und folgen Sie diesen Schritten, um ein neues Unternehmen zu erstellen.
Jedes Unternehmen muss mit einer einzigartigen E-Mail-Domain verknüpft sein. Nur Personen, deren Asana-Konto mit der E-Mail-Domain Ihrer Firma verknüpft ist, werden Mitglieder des Unternehmens.
E-Mail-Domain Ihres Unternehmens hinzufügen oder ändern
Wenn Sie eine genehmigte E-Mail-Domain für Ihr Unternehmen hinzufügen möchten (z. B. wenn Ihre Firma von acme.com zu acmestaff.com wechselt), fügen Sie Ihre neue E-Mail-Adresse zu Ihrem Asana-Konto hinzu, bevor Sie sich an unser Support-Team wenden.
Fügen Sie zuerst Ihre neue Firmen-E-Mail-Adresse zu Ihrem Konto hinzu und verwenden Sie dann dieses Support-Formular, damit wir Ihnen dabei helfen können, die entsprechenden Änderungen an Ihrem Unternehmen vorzunehmen.
Wir bearbeiten die meisten Anfragen innerhalb von drei Arbeitstagen. Ein Mitglied unseres Teams wird Sie kontaktieren, sobald Ihr Unternehmen aktualisiert wurde oder falls wir weitere Informationen benötigen sollten.
Kontaktieren Sie uns, sobald Sie wissen, dass Sie die E-Mail-Domain ändern. Die Änderung ist am einfachsten, solange sowohl Ihre alte als auch Ihre neue E-Mail-Domain aktiv ist.
Laden Sie Personen zu Ihrem Unternehmen ein
Sie können jemanden zu Ihrem Unternehmen hinzufügen, indem Sie ihn in eines Ihrer Teams einladen.
Einladungslinks versenden
Einladungslinks machen es Ihnen einfach, sehr viele Personen zu einem Projekt oder in ein Team einzuladen. Nutzer können diesen Link über verschiedene Kanäle (per E-Mail, Slack, SMS usw.) an andere versenden. Sie können ihn sogar in das Wiki für neue Mitarbeiter ihres Teams oder in ein Google-Dokument einfügen.
Der Einladungslink sollte für Mitglieder verwendet werden, und die E-Mail-Option sollte für Gäste genutzt werden.
Projekteinladung per Link
So teilen Sie ein Projekt:
- Klicken Sie innerhalb des Projekts auf das Teilen-Symbol
- Link kopieren
Wenn jemand einem Projekt mit einem Einladungslink beitritt, hat er die Standardbearbeitungs-/Kommentarberechtigungen für dieses Projekt.
Teameinladung per Link
Teameinladung:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Schnell hinzufügen und wählen Sie Einladen
- Zum Tab Einladen mit Link
- Wählen Sie ein Team aus der Dropdown-Liste aus
- Klicken Sie auf Link kopieren, um Personen zu Ihrem Team einzuladen, indem Sie den Link mit ihnen teilen
Gäste einladen
Wenn Sie Gäste zu Ihrem Projekt/Team einladen möchten, verwenden Sie bitte die Option Per E-Mail einladen.
Gäste des Unternehmens können Teams oder Projekten nicht über den Einladungslink beitreten. Nur Unternehmensmitglieder mit einer E-Mail-Adresse, die der Domain des Unternehmens entspricht, können über den Einladungslink beitreten. Für Gäste per E-Mail einladen auswählen.
Link deaktivieren
Wenn Sie auf deaktivieren klicken, wird der Link dauerhaft deaktiviert. Niemand wird den Link wieder verwenden können.
Ein Unternehmen verlassen
So verlassen Sie ein Unternehmen:
- Auf das Profilbild klicken
- Im Dropdown-Menü den Mauszeiger über Mehr bewegen
- Wähle Mich aus diesem Unternehmen entfernen aus.
Sobald Sie ein Unternehmen verlassen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf dessen Projekte und Aufgaben.
Wenn Sie Unternehmensmitglied sind, wird dadurch die mit Ihrem Unternehmen verbundene E-Mail-Adresse aus Ihrem Asana-Konto entfernt. Bevor Sie gehen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie zuerst eine persönliche E-Mail-Adresse zu Ihrem Konto hinzufügen, damit Sie weiterhin auf Ihr Asana-Konto zugreifen können.
Wenn Sie eine Unternehmens-E-Mail-Adresse aus Ihrem Konto löschen, werden Sie anschließend aus dem Unternehmen entfernt.
Jemanden aus einem Unternehmen entfernen
Sie können jeden Nutzer aus Ihrem Unternehmen entfernen, um diesem den Zugang zu Ihrem Unternehmen und den zugehörigen Projekten und Aufgaben zu entziehen.
Wenn eine Person aus Ihrem Unternehmen entfernt wird, bleiben die Aufgaben, Projekte, Nachrichten, Dateien und Kommentare, die die Person erstellt hat, intakt, aber die ihr zugewiesenen Aufgaben verbleiben als „Nicht zugewiesen“.
Um sicherzustellen, dass keine Aufgaben vernachlässigt werden, empfiehlt es sich, die „Meine Aufgaben“ -Liste der Person aufzurufen und ihre Aufgaben neu zuzuweisen, bevor ihr der Zugriff entzogen wird.
Bitte beachten Sie, dass die Löschung eines Benutzers aus Ihrem Unternehmen dazu führt, dass seine Unternehmens-E-Mail-Adresse aus seinem Konto entfernt wird. Wenn die Adresse wieder zu seinem Konto hinzugefügt wird, wird sie in Ihrem Unternehmen wieder angezeigt. Wenn der Benutzer keine alternative E-Mail-Adresse mit seinem Asana-Benutzerkonto verknüpft hat, kann die Löschung aus Ihrem Unternehmen dazu führen, dass er aus Asana ausgeschlossen wird.
Sie können einen Nutzer nur dann aus einem Unternehmen entfernen, wenn Folgendes zutrifft:
- Sie müssen Unternehmensmitglied sein
- Sie und die Person, die Sie entfernen möchten, müssen demselben Team angehören
Wenn Sie nicht dem gleichen Team angehören oder die Person bereits aus dem Team entfernt haben, laden Sie sie zum Team ein, um sie direkt danach aus Ihrem Unternehmen entfernen zu können.
Folgen Sie diesen Anweisungen, um Ihr neues Teammitglied aus dem Unternehmen zu entfernen:
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Teamnamen in der Seitenleiste
- Klicken Sie auf das Pfeilsymbol
- Teammitglieder einladen auswählen
- Navigieren Sie zum Tab „Mitglieder“
- Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben dem Mitglied neben dem Namen des Benutzers, den Sie entfernen möchten
- Wählen Sie Aus Team entfernen (dieser Button wird auch als Einladung zurücknehmen angezeigt, wenn der Nutzer die Einladung noch nicht angenommen hat).
- Wählen Sie Zugriff entfernen, um sie aus dem Team zu entfernen
- Klicken Sie auf Bereitstellung aufheben, um sie aus dem Unternehmen zu entfernen
In Premium-Unternehmen können nur Administratoren Mitgliedern den Zugriff entziehen.
Akzeptable Nutzungsbedingungen für Gäste
Gäste unterliegen Klausel 2.4(b) (Nutzungsbedingungen) der Abonnementbedingungen von Asana. Gastkonten sind für die Zusammenarbeit mit externen Geschäftspartnern wie Kunden, Auftragnehmern oder Kunden gedacht. Kunden, die den Asana-Dienst nutzen, ist es nicht gestattet, Mitarbeitern oder Mitarbeitern ihrer verbundenen Unternehmen als Gäste Zugriff auf den Asana-Dienst zu gewähren, anstatt Endbenutzerabonnements für diese Mitarbeiter zu erwerben.
Organisationen für Hochschulen und Bildungseinrichtungen
Es ist derzeit nicht möglich, ein Unternehmen mit einer Studenten-E-Mail-Adresse zu erstellen. Um ein Unternehmen zu erstellen, benötigen Sie eine eindeutige Unternehmens-E-Mail-Adresse oder eine E-Mail, die zu einer Subdomain gehört. Da die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen durch die E-Mail-Domain vorgegeben ist, würde die Einrichtung eines Unternehmens unter einer allgemeinen Universitäts-Domain dazu führen, dass alle Studenten, Dozenten, Verwaltungsmitarbeiter usw., die sich bei Asana anmelden, dem Unternehmen hinzugefügt werden. Sie können jedoch ein Unternehmen erstellen, wenn Sie eine universitäre Subdomain für eine bestimmte Abteilung anlegen können (z.B. @staff.domain.edu).
Admin-Konsole
Benutzer mit einem kostenpflichtigen Abonnement können auf die Admin-Konsole zugreifen, um Änderungen an ihrem Abonnement vorzunehmen, die Abrechnung zu verwalten, Einblicke in das Unternehmen zu erhalten und Mitglieder zu verwalten.
Aktualisieren Sie Ihr Unternehmen, um Zugriff auf die Admin-Konsole zu erhalten.