Asana für Gmail Add-on

Nutzen Sie das Add-on Asana für Gmail, um E-Mails in Aufgaben umzuwandeln, diese zuzuweisen, Fälligkeitsdaten festzulegen und Projekte zu synchronisieren. Dieses Add-on muss im Gmail Add-on Marketplace heruntergeladen werden und funktioniert mit der Gmail-App für Android und iOS.

Sie können auch auswählen, ob Sie die E-Mail-Anhänge zur Asana-Aufgabe hinzufügen möchten, und wenn ja, welche.

Wenn Sie der Administrator für Ihre Domain sind, können Sie das Add-on für Ihr gesamtes Unternehmen installieren. Bitte beachten Sie, dass es bei der Admin-Installation bis zu 7 Tage dauern kann, bis das Add-on erscheint.

Zusätzlich werden Administratoren nun von Google aufgefordert, die OAuth2-Client-ID einzugeben, um die App auf die Safelist zu setzen. Die OAuth2-Client-ID von Asana lautet: 923474483785-sqf6uk8vq1rqe853il0g2h4m98ji2fq6.apps.googleusercontent.com.

gmail add-on sign-in
  • Öffnen Sie eine E-Mail und klicken Sie im Seitenbereich auf das Asana -Logo. Melden Sie sich mit Ihren Asana Kontoinformationen an.
  • Wenn das Add-on gerade erst installiert wurde, kann es sein, dass es nicht sofort angezeigt wird. Wenn dies der Fall ist, versuchen Sie, die Seite zu aktualisieren, sich aus- und wieder einzuloggen und/oder mehrere E-Mail-Nachrichten zu öffnen. Google Add-ons benötigen manchmal einige Sekunden, bis sie geladen sind.
gmail add-on logo
 
  • Nachdem Sie sich angemeldet haben, sehen Sie die Option, eine neue Aufgabe zu erstellen und innerhalb Ihrer E-Mail nach einer Aufgabe zu suchen.

Aufgabe in Asana anhand einer E-Mail erstellen

gmail add-on create a task

Beim Erstellen einer Aufgabe können Sie Folgendes tun:

  1. Den Aufgabennamen zu ändern
  2. Verantwortliche Person hinzufügen
  3. Fälligkeitsdatum festlegen
  4. Fügen Sie eine Aufgabenbeschreibung hinzu
  5. Die Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen

Synchronisierung der E-Mail

Mit der E-Mail-Synchronisierung können Sie zukünftige E-Mail Antworten mit Aufgaben in Asana synchronisieren. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr jedes Mal, wenn Sie eine neue E-Mail-Antwort erhalten, mehrere Aufgaben in Asana erstellen müssen, und dass der „Mittelsmann“ entfernt wird, indem sichergestellt wird, dass der E-Mail-Kontext für alle Beteiligte freigegeben wird, die zur gleichen Aufgabe oder zum gleichen Projekt beitragen.

Wenn Sie eine neue Aufgabe mit dem Gmail Add-on erstellen, können Sie die Funktion Zukünftige Antworten auf diese Aufgabe synchronisieren aktivieren. Alle zukünftigen Antworten in diesem E-Mail-Verlauf werden automatisch als Kommentare mit der Aufgabe in Asana synchronisiert.

Sobald eine Aufgabe mit einem E-Mail-Verlauf synchronisiert wurde, können Sie Beteiligte zur Aufgabe hinzufügen, um den E-Mail-Kontext freizugeben, ohne die Aufgabe bei jeder neuen E-Mail-Antwort regelmäßig aktualisieren zu müssen.

Einrichtung und Authentifizierung der E-Mail Synchronisierung

  1. Öffnen Sie Gmail und navigieren Sie zu der E-Mail, aus der Sie eine Aufgabe erstellen möchten.
  2. Öffnen Sie den Tab „Asana“ über das rechte Seitenfenster.
  3. Melden Sie sich bei Asana an, indem Sie auf Anmelden klicken.
  4. Folgen Sie dem Authentifizierungsprozess, wie im obigen GIF gezeigt.
  5. Wenn Sie angemeldet sind, können Sie Aufgaben aus E-Mails erstellen.

Zukünftige E-Mail-Antworten werden synchronisiert

  1. Öffnen Sie den Tab „Asana“ über das rechte Seitenfenster.
  2. Unter Optionen wird die Option zum Synchronisieren zukünftiger Antworten auf diese Aufgabe standardmäßig aktiviert. Dadurch wird die Aufgabe in Asana jedes Mal aktualisiert, wenn eine neue E-Mail-Antwort eingeht. 
  3. Wenn Sie zukünftige E-Mail-Antworten nicht synchronisieren möchten, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. 

So stoppen Sie die E-Mail-Synchronisierung

Die Synchronisierung von E-Mail kann auf zwei Arten gestoppt werden:

  1. Sie können den E-Mail-Anhang in Asana in Asana entfernen, indem Sie Anhang löschen auswählen. Dadurch wird die Synchronisation gestoppt. Wenn Sie die zuvor synchronisierten E-Mail-Nachrichten löschen möchten, können Benutzer mit Bearbeitungszugriff dies manuell tun. 
  2. Navigieren Sie im Add-on Gmail zurück zu dem E-Mail-Thread, aus dem Sie die Synchronisierung entfernen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Stop Sync.

E-Mail Synchronisierung fürs Handy

Die Synchronisierung von E-Mail ist auch in der mobilen Gmail-App verfügbar. So richten Sie die E-Mail-Synchronisation auf Mobilgeräten ein:

  1. Öffnen Sie eine beliebige E-Mail und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Asana for Gmail Add-on.
  2. Das Erstellen einer Aufgabe von hier aus bietet auch die Möglichkeit, zukünftige Antworten aus einer E-Mail mit den erstellten Aufgaben zu synchronisieren.

Bitte beachten Sie, dass diese Option nur über das Handy verfügbar ist, wenn sie zuvor in der Gmail-Web-App installiert wurde. 

FAQ zur Synchronisierung von E-Mail

Wer kann synchronisierte E-Mail-Nachrichten sehen?

Alle Benutzer, die zur Aufgabe hinzugefügt wurden, die mit einem E-Mail-Verlauf synchronisiert wurde, können die synchronisierten E-Mail-Nachrichten sehen.

Ich möchte einen E-Mail-Thread mit mehr als 5 Nachrichten synchronisieren. Warum erscheinen die letzten 5 Nachrichten aus dem E-Mail-Thread in der Synchronisierung, wenn ich die Aufgabe erstelle?

Wenn Sie eine Aufgabe erstellen und einen E-Mail-Thread mit mehr als 5 Nachrichten synchronisieren möchten, werden nur die letzten 5 Nachrichten in die Aufgabe gezogen. Zukünftige E-Mail-Nachrichten werden jedoch ab diesem Zeitpunkt synchronisiert. 

Wird HTML-E-Mail unterstützt?

Leider nicht, HTML wird in Text umgewandelt, wenn es in Asana angezeigt wird.

Ich sehe nicht die Option „Zukünftige Antworten synchronisieren“. Was kann ich tun?

Das kann passieren, wenn sich ein Nutzer mit der falschen E-Mail-Adresse eingeloggt hat. Die E-Mail-Adresse, die für die Anmeldung bei Gmail verwendet wird, muss mit der E-Mail-Adresse übereinstimmen, die für den Abschluss des Authentifizierungsprozesses für das Add-on Asana für Gmail verwendet wurde.

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