Admin-Konsole

Der Tab "Zugriff auf das Team" unter "Meine Einstellungen" eines Mitglieds gibt Admins Einblicke darüber, worauf bestimmte Benutzer Zugriff haben, und bietet die Möglichkeit, den Mitgliedsstatus zu bearbeiten.

Unter „Profileinstellungen bearbeiten“ können Admins „Meine Einstellungen“ eines Mitglieds öffnen, um auf Teams zuzugreifen und diese zu verwalten.

So greifen Sie auf „Meine Einstellungen“ eines Mitglieds zu:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol gegenüber einem ausgewählten Mitglied, um die Optionen anzuzeigen
2. Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Profileinstellungen bearbeiten 

Wechseln Sie von hier zu Team Access, wo Sie Teams durchsuchen, den Team-Zugriff bearbeiten und Mitglieder zu Teams hinzufügen oder aus Teams entfernen können.

Klicken Sie auf Team Access, um:

1. Zeigt die Teams an, zu denen ein Benutzer gehört
2. Fügen Sie einen Benutzer zu einem beliebigen Team in der Organisation hinzu
3. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Benutzer aus einem Team zu entfernen
4. Änderungen nach Aktualisierungen speichern

Mitglieder nach Name, Typ und letzter Aktivität sortieren

Sie können Ihr Mitglied, Ihren Gasttyp und Ihre letzte Aktivität auch nach Namen sortieren (alphabetische Reihenfolge oder umgekehrte alphabetische Reihenfolge), damit Sie sehen können, wie kürzlich sich jemand zuletzt bei der Organisation angemeldet hat oder ob noch Einladungen ausstehen.

Mitgliedschaftsdaten als CSV-Datei exportieren

So exportieren Sie Mitgliedschaftsdaten als CSV:

1. Klicken Sie in der Registerkarte Mitglieder auf das Drei-Punkte-Symbol
2. Klicken Sie auf CSV-Datei der Mitglieder anfordern

Sie erhalten dann ein E-Mail mit dem Download-Link.

Die heruntergeladene CSV-Datei enthält die folgenden Felder:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Abteilung
• Beitrittsdatum Unternehmen
• Eingeladen von
• E-Mail der einladenden Person
• Datum des ersten Logins
• Login-Verfahren
• Status der MFA
• Letzte Aktivität
• Typ
• Anzahl der Teams
• Teams
• Anzahl der Projekte
• Projekte

Verwaltung von Teams

Über den Tab „Teams“ können Sie Folgendes tun:

1. Erstellen Sie ein neues Team in Ihrem Unternehmen
2. Anzeigen des Namens jedes Teams, der Anzahl der Mitglieder, der Datenschutzberechtigungen, des Erstellungsdatums und des Erstellers
3. Bearbeiten Sie ein Team, indem Sie mit der Maus über das Drei-Punkte-Symbol neben dem Feld Erstellt von fahren und auf die angezeigte Option Team bearbeiten klicken

Teamdaten als CSV-Datei exportieren

Super-Admins eines kostenpflichtigen Unternehmens- oder Abteilungskontos können über den Tab „Teams“ ihre Teamliste als CSV exportieren.

So exportieren Sie Teamdaten als CSV-Datei:

1. Zum Tab „Teams“ navigieren
2. Klicken Sie auf CSV exportieren

Sie erhalten dann ein E-Mail mit dem Download-Link.

Die heruntergeladene CSV-Datei enthält die folgenden Felder:

• Team
• Anzahl der Mitglied
• Privatsphäre
• Erstellt am
• Beschreibung
• Mitglieder (E-Mail-Adresse)
• Mitglieder mit beschränktem Zugriff (E-Mail)
• Ausstehende Einladungen (E-Mail)

Dank der CSV-Exporte von Unternehmen und Abteilungen können Admins im Auge behalten, welche Abteilungen Asana verwenden, und so die Verwendung der verfügbaren Plätze sowie die zentrale Rechnungserstellung innerhalb der IT steuern. Das Feld Abteilung oder Team kann mithilfe unserer SCIM-Integrationen mit Azure AD und Okta vorab ausgefüllt werden.

Besonders für große Unternehmen können CSV-Exporte von großem Nutzen sein, wenn es darum geht, Rückbuchungen für einzelne Abteilungen zu ermöglichen.

Team-Sichtbarkeitseinstellungen

Super-Admins für Enterprise und Enterprise+ sowie Legacy Enterprise Organisationen sowie auf der bisherigen Stufe können eine Standard-Datenschutzstufe für Teams in ihrer Organisation festlegen.

Ist diese Option festgelegt, wird sie beim Erstellen eines neuen Teams vorausgewählt. Teamersteller können nach wie vor nach Belieben Teams mit anderen Datenschutzstufen erstellen.

Zum Festlegen Ihrer Standard-Sichtbarkeit wechseln Sie zu Ihrer Admin-Konsole und klicken auf den Tab Sicherheit. Klicken Sie dann auf Team Privacy Settings (Team-Sichtbarkeitseinstellungen).

Auf der nächsten Registerkarte können Sie die gewünschte Standardeinstellung auswählen.

Zeiträume verwalten

Asana richtet ein Standardgeschäftsjahr für alle Unternehmen ein, und neue Ziele werden sofort mit Zeiträumen versehen. Diese Zeiträume helfen Ihnen, Asana auf Ihr Geschäftsjahr abzustimmen, und können für Unternehmens- und Teamziele verwendet werden. Das jährliche Startdatum ist standardmäßig der 1. Januar, Sie können dieses Datum jedoch über Ihre Admin-Konsole ändern.

Klicken Sie in Ihrer Admin-Konsole auf die Registerkarte Einstellungen und dann auf Zeiträume. Wählen Sie dann den Zeitraum aus, der dem jährlichen Betriebsrhythmus Ihres Unternehmens entspricht, und wählen Sie aus, wann dieser Zeitraum geändert werden soll. Zeiträume sind unternehmensweit und Sie müssen ein unternehmensweiter Administrator sein, um diese Zeiträume zu aktualisieren. Nur Administratoren von Unternehmen und Arbeitsbereichen können Zeiträume über die Admin-Konsole aktualisieren. Alle anderen Administratoren müssen sich an den Support wenden, um Zeiträume zu aktualisieren.

Einzelne Nutzer können Zeiträume auch manuell zu bestehenden Zielen hinzufügen. Wenn Admins Änderungen an ihrem Geschäftsjahr vornehmen, werden diese Änderungen für alle Ziele übernommen, für die es kein benutzerdefiniertes Fälligkeitsdatum gibt oder die nicht mit dem Datumsbereich des Zeitraums übereinstimmen.

Rechnungsinformationen verwalten

Die in diesem Abschnitt enthaltenen Informationen legen fest, dass Admins und Super-Admins jetzt Abonnements verwalten und auf Abrechnungsinformationen zugreifen können, genau wie die rechnungsverantwortliche Person. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur für Auto-Pay-Kunden eingeführt wurde. Manuell in Rechnung gestellte Pläne dürfen weiterhin nur von der rechnungsverantwortlichen Person verwaltet werden.

Sowohl Rechnungsverantwortliche als auch Administratoren von kostenpflichtigen Unternehmen können über die Admin-Konsole auf Rechnungsinformationen zugreifen. Wenn ein Administrator Änderungen auf der Registerkarte „Abrechnung“ vornimmt, erhält der Abrechnungsverantwortliche eine E-Mail-Benachrichtigung.

Weitere Informationen zur Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Administratoren finden Sie hier.

Über den Rechnungs-Reiter können Sie:

1. Ändern Sie Ihren Abonnementtyp oder kündigen Sie Ihr Abo
2. Rechnungsinformationen aktualisieren und Zahlungsmethode hinzufügen
3. Zeigen Sie Ihre letzte Rechnung oder Ihren Rechnungsverlauf an und laden Sie sie herunter
4. Sehen Sie sich Ihre Sitzplatzauslastung an und fügen Sie Plätze hinzu oder reduzieren Sie sie
5. Abrechnungseigentum des Kontos neu zuweisen
6. Wenden Sie sich an unser Support-Team

Die oben genannten Optionen können je nach Planart variieren.

Rechnungen anzeigen und herunterladen

Inhaber von Rechnungsstellung und Administratoren können vergangene Rechnungen einsehen und herunterladen.

Sie können Ihre letzte Rechnung und Ihren Rechnungsverlauf unter „Rechnungen“ auf der Registerkarte „Rechnungsstellung“ in der Admin-Konsole einsehen. Sie haben auch die Möglichkeit, alle Rechnungen für ein bestimmtes Jahr herunterzuladen.

So greifen Sie auf Ihren Rechnungsverlauf zu:

• Klicken Sie auf Rechnungsverlauf
• Alle Rechnungen anzeigen
• Klicken Sie auf das Download-Symbol, um das Jahr in großen Mengen herunterzuladen oder wählen Sie einen bestimmten Monat aus
  
  

Abogröße und -stufe wechseln oder bearbeiten

Über die Admin-Konsole können Sie Ihr Abo ganz einfach von Starter zu Advanced oder umgekehrt ändern.

Nur die rechnungsverantwortliche Person oder der Administrator kann die Größe oder die Stufe des Abos ändern.

Sicherheit

Über die Registerkarte Sicherheit können Super-Admins Folgendes verwalten:

1. Authentifizierung
   • Aktivieren oder deaktivieren Sie Google SSO für Ihr Unternehmen
   • SAML-Authentifizierung 
   • Zwei-Faktor-Authentifizierung
   • Legen Sie fest, wie lange Mitglieder in Asana angemeldet bleiben können
2. Passworteinstellungen
   • Passwortanforderungen für Organisationsmitglieder festlegen
   • Erzwinge das Zurücksetzen des Passworts im gesamten
3. Adminfunktionen
   • Einstellungen für Gäste-Einladungen
   • Optionen für Anhänge
   • Team-Sichtbarkeitseinstellungen
   • Berechtigungen zur Freigabe von Links für Lesezugriff
   • Zugriffsberechtigungen für Formulare
   • Berechtigungen für Berichte
   • Berechtigungen für Videoaufnahme
   • Berechtigungen für die Zeiterfassung
   • Administratorzugriff: Bestimmen Sie, wer die Administratoren Ihres Unternehmens sind.
4. Compliance
   • Datenspeicherung
5. Mobile Apps
   • Für Enterprise Kunden stehen Dateneinstellungen für mobile Apps zur Verfügung.

Unternehmensadministratoren verwalten

In Ihrer Admin-Konsole können Sie Unternehmensadministratoren und Super-Admins bestimmen.

Unternehmensadministratoren haben die Berechtigung zum Bearbeiten der Unternehmensmission.

Passwortstärke

Sie können die Stärke Ihres Passworts wählen, indem Sie auf die Registerkarte Sicherheit in Ihrer Admin-Konsole und dort auf Passwort klicken.

Sie können zwischen einem einfachen und einem starken Passwort wählen. Einfache Passwörter müssen mindestens 8 Zeichen lang sein, starke Passwörter müssen mindestens 8 Zeichen lang sein und mindestens drei Zeichen der folgenden Arten enthalten: Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen.

Änderungen der Passwortstärke wirken sich nur auf neu erstellte Passwörter aus.

Unternehmensweite Kennwortrückstellung

Diese Funktion steht Super-Administratoren von Organisationen wie Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie Super-Administratoren von Legacy-Tiers wie Premium, Business und Legacy Enterprise zur Verfügung.

In der Admin-Konsole können Sie ein unternehmensweites Zurücksetzen des Kennworts für Benutzer erzwingen, die Zugriff auf Ihr Unternehmen haben.

1. Mitglieder oder Gäste, die über ein Asana Passwort verfügen, werden ausgeloggt. Sie erhalten dann eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts und sind gezwungen, ein neues Passwort zu wählen, bevor sie sich erneut anmelden.

2. Mitglieder oder Gäste, die kein Asana Passwort haben, werden nur ausgeloggt.

3. Mitglieder oder Gäste, die sich mit SAML oder Google SSO anmelden und kein Asana Passwort haben, werden nur abgemeldet.

Nutzer, die sich zunächst mit einem Passwort bei Asana angemeldet haben und sich seitdem mit SAML oder Google SSO anmelden, erhalten eine E-Mail mit der Bitte, ihr Passwort zurückzusetzen. Dies hat keine Auswirkungen auf ihr SAML/Google SSO-Passwort.

Funktionen zur Verwaltung von Gäste-Einladungen

Super-Admins von Asana Enterprise und Enterprise+ sowie auf der bisherigen Stufe Legacy Enterprise Organisationen oder Abteilungen können steuern, wer Unternehmensgäste (solche ohne Firmen-E-Mail-Adresse) in Ihr Asana Unternehmen einladen darf. Super-Administratoren können eine der drei folgenden Optionen auswählen, um zu entscheiden, wer die Möglichkeit hat, Unternehmensgäste einzuladen:

• Nur Administratoren

• Administratoren & Unternehmensmitglieder

• Alle (dazu gehören sowohl die Mitglieder als auch die Gäste des Unternehmens)

Wenn Sie eine dieser Optionen für Ihr Unternehmen aktivieren möchten, öffnen Sie Ihre Admin-Konsole und navigieren Sie dann zum Tab „Sicherheit“.

So greifen Sie auf die Steuerelemente für Gäste-Einladungen zu

1. Navigieren Sie zum Tab „Sicherheit“ in der Admin-Konsole
2. Klicke unter Admin-Steuerelemente auf Einstellungen für Gäste-Einladungen für Gast

 

Von hier aus müssen Sie:

1. Wählen Sie eine der Einladungsoptionen für Gäste aus
2. Klicke auf Speichern der Änderungen.

Sobald dies aktiviert wurde, erhalten diejenigen, die nicht mehr die Möglichkeit haben, Unternehmensgäste einzuladen, eine Fehlermeldung, wenn sie dies in Asana versuchen.

Wenn Sie nicht der Super-Admin sind, können Sie den oder die Admin(s) Ihres Unternehmens finden, indem Sie auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke klicken, auf die Admin-Konsole zugreifen und den Super-Admin auf der Registerkarte Mitglieder anzeigen, indem Sie Admin aus dem Dropdown-Pfeil für den Typ Mitglied auswählen.

Vertrauenswürdige Gast-Domains

Verfügbar für die Asana Enterprise+ -Stufe.

Administratoren und Super-Admins können die Funktion für vertrauenswürdige Gast-Domains nutzen, mit der sie eine Liste genehmigter externer Domains erstellen können, von denen aus Benutzer mit Berechtigungen für die Einladung von Gästen Gäste einladen können. Weitere Informationen findest du im obigen Abschnitt über die Steuerung von Gäste-Einladungen.

Einladungen von Gast können nur an die E-Mail-Domains auf der genehmigten Liste gesendet werden, um mehr Sicherheit und Kontrolle über die Zusammenarbeit Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Wenn ein Benutzer versucht, eine Gästeeinladung von einer nicht gelisteten Domain an jemanden zu senden, erhält er eine Fehlermeldung.

Einrichten vertrauenswürdiger Gast-Domains

Vertrauenswürdige Gast-Domains können nur aktiviert werden, wenn die Berechtigung für Gästeeinladungen auf „Administratoren und Mitglieder“ oder „Administratoren, Mitglieder und Gäste“ festgelegt ist. Die Funktion kann nicht aktiviert werden, wenn die Berechtigungen für die Einladung von Gästen auf „Nur Administratoren“ festgelegt sind.

 

1. Navigieren Sie zum Tab Sicherheit der Admin-Konsole.
2. Klicke unter „Admin-Steuerelemente“ auf „Einstellungen für Einladungen an Gast“.
3. Wählen Sie im Abschnitt Vertrauenswürdige Gast-Domains die Option Nur vertrauenswürdige Domains aus.
4. Klicken Sie auf Domänen hinzufügen und geben Sie die Domänen ein, denen Sie vertrauen. Klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Domains hinzufügen.

Stellen Sie sicher, dass die Domains genau übereinstimmen. Das Hinzufügen der Domain acme.com gilt nicht für Subdomains wie app.acme.com oder acme.co.uk. Solche Subdomains müssen separat hinzugefügt werden.

Vertrauenswürdige Gast-Domains entfernen

Suchen Sie die Domain in der Liste, die Sie entfernen möchten, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie auf Speichern klicken.

Deaktivieren der Funktion für vertrauenswürdige Gast-Domains:

Um die Einstellungen zurückzusetzen, schalten Sie einfach das Steuerelement für vertrauenswürdige Gast-Domains zurück auf eine beliebige Domain.

Mobile Apps

Die Steuerung mobiler Daten ist auf den Ebenen Asana Enterprise und Enterprise+ sowie auf der bisherigen Stufe Legacy Enterprise verfügbar.  

Machen Sie die mobilen Apps von Asana (iOS und Android) noch sicherer und schützen Sie die Daten Ihres Unternehmens, während Ihre Teams von überall auf der Welt zusammenarbeiten.

Als Super-Admin können Sie für Ihr Unternehmen die folgenden Dateneinstellungen für mobile Apps verwenden:

Biometrische Authentifizierung

Aktivieren Sie die biometrische Authentifizierung, damit Nutzer Asana auf ihren Mobilgeräten per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung entsperren können. Darüber hinaus können Sie festlegen, wie oft Nutzer sich neu authentifizieren müssen.

Berechtigungen zur Bildschirmaufzeichnung (nur Android)

Legen Sie fest, ob Nutzer in Ihrem Unternehmen Screenshots der mobilen App machen können.

Berechtigungen für Anhänge

Legen Sie fest, inwiefern Inhalte heruntergeladen oder Anhänge in Asana oder auf Mobilgeräten geteilt werden können.

Berechtigungen für Widgets

Schränken Sie das Startseiten-Widget von Asana auf Mobilgeräten ein, sodass Nutzer Aufgaben nicht direkt auf dem Startseiten-Bildschirm ihres Smartphones sehen können.

Berechtigungen kopieren und einfügen

Beschränken Sie die Berechtigungen zum Kopieren und Einfügen in der mobilen App.

E-Mail-Adresse für Sicherheitsbenachrichtigungen

Super-Admins für kostenpflichtige Unternehmen können eine E-Mail-Adresse für Sicherheitsbenachrichtigungen in ihrer Admin-Konsole hinzufügen und somit Sicherheits-Updates von Asana erhalten. Dank dieser Funktion weiß Asana, wohin diese wichtigen Benachrichtigungen gesendet werden müssen.

Super-Admins für kostenpflichtige Abteilungen können auf diese Funktion zugreifen, indem Sie unser Support-Team kontaktieren.

Loggen Sie sich

Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Asana sicherheitsrelevante Benachrichtigungen versenden soll.

Google SSO

Super-Admins müssen sich zunächst mit ihrem Google-Konto anmelden, um Google SSO zu aktivieren. Wenn Sie sich bereits per E-Mail und Passwort angemeldet haben, melden Sie sich einfach ab und über den blauen Button Google-Konto verwenden wieder an.

Wenn Sie auf der Registerkarte Sicherheit auf Google Apps Authentifizierung klicken, können Sie:

1. Legen Sie die Google-Anmeldung entweder optional oder für alle Mitglieder als erforderlich fest
2. Sobald Sie eine Option ausgewählt haben, klicken Sie auf Konfiguration speichern

Gäste von Unternehmen können sich jederzeit mit E-Mail und Passwort anmelden, unabhängig davon, ob Google SSO für Mitglieder erforderlich ist oder nicht.

SAML

Asana Enterprise und Enterprise+ -Unternehmen sowie Unternehmen auf Legacy-Stufe Legacy Enterprise können SAML unter „Sicherheit” in ihrer Adminkonsole aktivieren.

SAML-Sitzung abgelaufen

In der Admin-Konsole können Super-Administratoren den SAML-Sitzungs-Timeout auf einen Wert zwischen 1 Stunde und 30 Tagen einstellen. Mitglieder werden automatisch abgemeldet und aufgefordert, sich nach dem festgelegten Timeout erneut anzumelden.

Einstellungen

Über den Tab „Einstellungen“ können Sie Folgendes tun:

1. Ändern Sie den Namen Ihrer Organisation
2. Liste der verifizierten Domains in Ihrem Unternehmen anzeigen oder ändern
3. Fordern Sie einen Export aller Daten in Ihrem Unternehmen als JSON-Datei an

Adminfunktionen für KI-Features

Die Funktionen von Asana Intelligence verwenden künstliche Intelligenz (KI), um Daten und/oder Inhalte zu sortieren, zu filtern, zu kategorisieren oder anderweitig zu analysieren, um Nutzern in Unternehmen zu helfen, ihre Arbeit zu optimieren.

Weitere Informationen darüber, welche Daten verwendet werden und welche KI-gestützten Funktionen über Adminfunktionen verwaltet werden können, finden Sie in diesem Artikel im Help Center.

Mit Asana Intelligence optimieren

Kunden haben die Möglichkeit, die Funktionen von Asana Intelligence für ihr Unternehmen zu aktivieren. Wenn die Funktionen von Asana Intelligence deaktiviert sind:

• Haben die Benutzer im Unternehmen keinen Zugriff auf die KI-Funktionen.
• Werden die Daten des Unternehmens nicht verarbeitet, um die Verwendung der KI-Funktionen zu ermöglichen.

Aktivierung und Deaktivierung der Asana Intelligence-Funktionen

Super-Admins können die Asana Intelligence -Funktionen wie folgt aktivieren oder deaktivieren:

• Klicken Sie auf Ihr Profilbild in Asana und navigieren Sie zur Admin-Konsole
• Klicken Sie auf den Tab „Einstellungen“
• Wählen Sie unter Domain-Einstellungen die Option „Mit Asana Intelligence optimieren“ aus

In diesem Fenster können Sie Asana Intelligence für Ihr gesamtes Unternehmen/Ihre gesamte Domain aktivieren oder deaktivieren, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren bzw. deaktivieren.

Wenn Sie ein Admin eines Unternehmens sind, das keine Super-Admins hat, können Sie diese Funktionen zwar deaktivieren, aber nicht wieder aktivieren. Um Super-Admins zu aktivieren, müssen Sie den Verifizierungsprozess für Super-Admins abschließen oder sich an das Support-Team wenden. Bevor ein Admin diese Änderung vornimmt, wird ein Warnhinweis in Asana angezeigt.

Weitere Informationen darüber, wie Asana Ihre Daten verarbeitet, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Besuchen Sie diesen Artikel im Help Center, um mehr über Asana Intelligence zu erfahren.

Bearbeitungseinstellungen für Felder in den
Profileinstellungen

Asana verfügt über SCIM-Integrationen mit führenden Identitätsanbieterplattformen, die es Kunden ermöglichen, Benutzerprofilinformationen wie Titel und Abteilung in Asana zu importieren. Da diese Informationen aus Identitätssystemen importiert werden, möchten Administratoren möglicherweise steuern, ob Benutzer diese Informationen in Asana mithilfe von Profilfeldsteuerelementen bearbeiten können oder nicht.

Super-Administratoren können auswählen, welche Felder in den Profileinstellungen von Nutzern bearbeitet werden können, indem sie zu Admin-Konsole > Sicherheit > SCIM-bezogene Einstellungen > Einstellungen in den Benutzerprofil gehen

Wir empfehlen nur, Benutzer daran zu hindern, diese Informationen in Asana zu bearbeiten, wenn Ihr Unternehmen Benutzerprofilfelder über SCIM mit Asana synchronisiert. Andernfalls können Benutzer diese Informationen nicht zu ihren Profilen hinzufügen.

Administratoren können weiterhin gesperrte Attribute im Namen anderer Benutzer aktualisieren, indem sie Änderungen an den Profilen der Benutzer über die Registerkarte Mitglieder in der Admin-Konsole vornehmen.

Super-Admins können die Kontrolle über die Bearbeitung von Profilfeldern für Jobtitel, Abteilung oder Team ein- oder ausschalten.

Wenn Super-Admins die Bearbeitung von Jobtitel-, Abteilung oder Teamfeldern eingeschränkt haben, werden diese Felder für Änderungen gesperrt, wenn sie ihre Profileinstellungen aufrufen.

Domain-Export

Super-Administratoren können einen Export aller Daten ihres Unternehmens als JSON-Datei anfordern. Dies können Sie unter „Einstellungen” in Ihrer Adminkonsole tun. Bitte beachten Sie, dass die Domain-Exportfunktion nur auf der Stufe Asana Enterprise+ sowie auf der bisherigen Stufe Legacy Enterprise verfügbar ist.

Super-Admins können entscheiden, ob nur Text oder Text und Anhänge exportiert werden sollen.

Bestimmte Anhangstypen, einschließlich Videotranskriptionen, Titelfotos für Formulare und Benutzerprofilbilder, sind derzeit nicht im Anhangsexport enthalten. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Daten benötigen, die Sie nicht exportieren können.

App Verwaltung und Integrationen

Die App-Verwaltung bietet Super-Admins in Enterprise Organisationen die Möglichkeit, die App, persönlichen Zugriffstoken (PATs) und Servicekonten, die in ihrer Domain aktiv sind, zu überwachen und zu kontrollieren.

Haben Administratoren der Abteilung und Benutzer, die keine Super-Admins sind, keinen Zugriff auf diese Funktion

Super-Admins können in der Admin-Konsole nun selbständig die folgenden Funktionen nutzen:

1. Verknüpfte Apps und Zugriffe auf Daten in der Domain ansehen
2. Bestimmte Apps für die Nutzung durch Benutzer in der Domain sperren
3. Eine Domain in den Modus „App-Genehmigung erforderlich machen“ versetzen, sodass keine Apps erlaubt sind, wenn sie nicht ausdrücklich vom Super-Admin genehmigt wurden
4. Verwaltung von Servicekonten
5. Die Nutzung von persönlichen Zugriffstokens innerhalb der Domain erlauben bzw. verbieten
6. Zulassen oder Nichtzulassen, dass Regeln durch Webzugriff von externen Diensten ausgelöst werden.

Wenn Sie zusätzliche Fragen zur Blockierung oder Verwaltung von Funktionen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner im Customer Success Team oder an den Asana Support.

Wenn Sie mehr über Servicekonten erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel über Servicekonten.

Verbundene Apps anzeigen

1. Navigieren Sie zur Admin-Konsole
2. Hier finden Sie den Abschnitt Apps in der linken Seitenleiste. Sie sollten auf der Registerkarte Apps verwalten, Verbundene Apps, landen. Hier finden Sie eine Liste aller Apps, die von Nutzern in der Asana Domain verknüpft wurden, sowie den Zeitpunkt, an dem die App zuletzt in dieser Domain verwendet wurde (die Aktualisierung der Daten kann 24 Stunden dauern).
   
   

Wenn du auf eine dieser Optionen klickst, gelangst du auf die Seite einer App. Dies ist mit Details zur App gefüllt. Details sind:

1. Briefing description of the app if available
2. Wer der Entwickler ist und welche Links zu Support- oder Datenschutzrichtlinien der Entwickler möglicherweise bereitgestellt hat
3. Zuletzt verwendete Nutzungsstatistiken
4. Berechtigungen für die App
   
   

Globale App-Einstellungen

Ein Super-Admin sollte entscheiden, wie er Apps verwalten möchte. Es gibt 3 Hauptsteuerungsmodi, die auf der Seite mit den globalen App-Einstellungen zu finden sind.

Alle Apps genehmigen (Standard)

Administratoren können eine Liste blockierter Apps verwalten, ansonsten können standardmäßig alle Apps verwendet werden

App-Genehmigung erforderlich machen

Administratoren verwalten eine Liste der genehmigten Apps. Apps können nicht verwendet werden, es sei denn, sie befinden sich auf einer Liste genehmigter Apps.

Externe Automatisierungsberechtigungen

Administratoren können zulassen oder untersagen, dass Regeln durch Webzugriff von externen Diensten ausgelöst werden.

Wenn ein Unternehmen die Option „App-Genehmigung erforderlich machen“ gewählt hat und ein Gast, der eine nicht genehmigte App verwendet, dem Unternehmen beitritt, wird die App blockiert und der Gast wird per E-Mail benachrichtigt.

Apps blockieren

Dies wird verwendet, um Apps explizit zu blockieren.

1. Navigieren Sie auf der Seite Verbundene Apps zur App-Seite einer bestimmten App
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Blockieren 
   
   

Dadurch wird verhindert, dass alle Nutzer in der Domain (sowohl Mitglieder als auch Gäste) eine Verbindung zu diesen Apps herstellen und sie nutzen können. Bestehende Nutzer könnten Fehlermeldungen erhalten und die Apps werden möglicherweise nicht mehr funktionieren. Bei Nutzern in mehreren Domains verhindert die Blockierung, dass sie die App in einer ihrer Domains nutzen können.

App-Blockierung aufheben

Navigieren Sie von der Seite „Verbundene Apps“ zur Seite „Apps“ einer bestimmten App. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Entsperren“. Wenn sich Ihr Unternehmen im Modus „App-Genehmigung erforderlich machen“ befindet (siehe unten), können Sie die Blockierung aufheben, indem Sie stattdessen die App genehmigen.

Wenn die Blockierung der App blockiert ist, müssen bestehende Nutzer sie möglicherweise neu einrichten bzw. sich neu authentifizieren. Dies hängt davon ab, wie sich die App verhält.

App-Genehmigungen

Wenn sich das Unternehmen im Modus „App-Genehmigung erforderlich machen“ befindet, können Benutzer keine Apps verbinden, die nicht auf der von Super-Admins verwalteten Genehmigungsliste stehen. Stattdessen sehen die Nutzer eine Nachricht mit der Option, die Genehmigung des Administrators anzufordern.

Wenn der Nutzer auf Anfrage senden klickt, wird eine E-Mail an die gewünschten E-Mail-Adressen gesendet, die auf der Seite mit den globalen App-Einstellungen festgelegt sind. Standardmäßig sind dies alle Super-Admins, doch diese Einstellung kann geändert werden.

Der Administrator erhält eine ähnliche E-Mail wie im obigen Beispiel.

Durch Klicken auf App verwalten in Asana gelangt der Super-Admin auf die Detailseite der App und kann diese genehmigen.

Der anfragende Nutzer erhält zudem eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass sein Administrator benachrichtigt wurde. Die E-Mail-Adresse des Nutzers ist ebenfalls in der E-Mail mit der App-Anfrage enthalten. Wir empfehlen, einen Prozess zur Überwachung der eingehenden Anfragen einzurichten und/oder die Nutzer über die nächsten Schritte zu informieren, je nachdem, wie dies in Ihrem Unternehmen gehandhabt wird.

Verfügbar auf den Stufen Asana Enterprise und Enterprise+ sowie auf der bisherigen Stufe Legacy Enterprise.  

Unternehmensadministratoren können jetzt eine Liste aller angeforderten Apps anzeigen. So können Sie alle Genehmigungsanfragen einsehen:

1. Navigieren Sie zur Admin-Konsole und klicken Sie in der linken Leiste auf Apps.
2. Wählen Sie Apps verwalten und wählen Sie die Registerkarte Anfragen zur Genehmigung.

Persönliche Zugriffstoken verwalten

Persönliche Zugriffstoken können von Nutzern im Unternehmen verwendet werden, um eigene Skripte und Automatisierungen zu erstellen. Persönliche Zugriffstoken haben Zugriff auf alles, worauf der Ersteller Zugriff hat. Eine Liste der aktiven persönlichen Zugriffstoken, die Zugriff auf Ihre Organisation haben, der Benutzer, der sie erstellt hat, und das letzte Mal, als das Token in Ihrer Domain verwendet wurde, finden Sie auf der Seite Persönliche Zugriffstoken.

Administratoren können persönliche Zugriffstoken bei Bedarf widerrufen, indem sie auf die Schaltfläche Widerrufen klicken. Sobald Sie ein Personal Access Token (PAT) widerrufen, wird das Token gelöscht und kann nicht mehr verwendet werden. Der Entwickler, der das Token erstellt hat, erhält eine E-Mail, in der er darüber informiert wird, dass sein PAT entfernt wurde.

 

Persönliche Zugriffstoken können auf der Seite Globale App-Einstellungen für die Domain aktiviert oder deaktiviert werden.

Wenn Sie persönliche Zugangstoken deaktivieren, werden alle vorhandenen persönlichen Zugangstoken von Nutzern in ihrem Unternehmen annulliert und blockiert. Dies kann zu Störungen bei der Nutzung von Asana führen, weshalb Super-Admins die Nutzer in ihrem Unternehmen vorab darüber informieren sollten.

Festlegen einer Standard-Ablaufzeit für persönliche Zugriffstoken oder Servicekonto

Super-Admins von Enterprise Unternehmen können jetzt ein Standard-Ablaufdatum für alle persönlichen Zugriffstoken oder Servicekonto Token festlegen, die Benutzer in ihrem Unternehmen erstellen.

Token haben einen Standardablauf von 10 Jahren, aber Super-Admins von Enterprise Unternehmen können jetzt festlegen, dass Token innerhalb von 30, 60 oder 90 Tagen ablaufen.

Wie kann ich das Standardablaufdatum ändern?

Super-Admins können diese Einstellung wie folgt aktualisieren:

• Navigieren Sie zur Admin-Konsole und wählen Sie die Registerkarte Apps.
• Unter Global App Einstellungen finden Sie zwei Optionen zum Einstellen der Ablaufzeiten unter Token Ablauf.

Zusätzliche Hinweise:

• Wenn eine neue Option ausgewählt wird, wird auf alle vorhandenen Token die neue Ablaufrichtlinie angewendet.
• • Für vorhandene Token: Wenn ein Ablaufdatum von 30 Tagen ausgewählt wird, werden in der Vergangenheit erstellte Token so eingestellt, dass sie 30 Tage nach dem Festlegen der Richtlinie ablaufen. 
  • Neu erstellte Token: Alle neu erstellten Token laufen 30 Tage nach ihrer Erstellung ab. 
• Wenn ein Mitglied mit vorhandenen Token zu Ihrem Unternehmen hinzugefügt wird (wie ein Gast), verfallen diese Token sofort. 
• Wenn ein Ablaufdatum festgelegt wurde, erhalten Entwickler 7 Tage vor Ablauf ihres Tokens eine Warnung zusammen mit einer Warnung, wenn das Token abläuft.
• Wenn der Ablauf des Tokens auf 30 Tage festgelegt ist und dann von 60 oder 90 Tagen oder zurück zum Standard verlängert wird, läuft der Token innerhalb der ursprünglichen 30-Tage-Richtlinie ab. Asana verschiebt die Token-Daten nicht. Es wird erwartet, dass die strengste Ablaufeinstellung gilt. In diesem Fall folgen neu erstellte Token dem Ablaufdatum der neuen Richtlinie. 
• Wenn jedoch ein Ablaufdatum verkürzt wird (z. B. von 90 Tagen auf 30 Tage), verfällt das Token basierend auf dem strengeren Ablaufdatum von 30 Tagen.

Ressourcen

Über den Tab „Ressourcen“ können Sie Folgendes tun:

• Verbinden Sie Ihr Team mit Einführungs-Tutorials und Tipps, um den Einstieg in Asana zu erleichtern
• Finden Sie Ressourcen, die Ihrem Team helfen, Asana zu meistern und neue Nutzungsmöglichkeiten zu entdecken
• Admin-Funktionen entdecken und verstehen

Dateianhänge deaktivieren

Das Deaktivieren von Dateianhängen steht Super-Admins auf Asana Enterprise und Enterprise + sowie auf der bisherigen Stufe Legacy Enterprise zur Verfügung. 

Mit der Funktion zum Deaktivieren von Dateianhängen können Super-Admins sicherstellen, dass Asana-Implementierungen abteilungsübergreifend alle Sicherheits- und Konsistenzanforderungen an das Blockieren von Dateianhängen erfüllen, im Einklang mit den Sicherheitsrichtlinien und bevorzugten Dateiintegrationen des Unternehmens.

Die Funktion bietet eine bessere Steuerung auf Domain-Ebene, um strikte Upload-Richtlinien nach Anforderungen der Organisation sicherzustellen.

Außerdem haben IT-Administratoren damit eine Möglichkeit, Computer, Dropbox, Google Drive, Box und Onedrive / Sharepoint als Uploadquellen schnell zu aktivieren oder zu deaktivieren, je nach IT-Sicherheitsrichtlinie des Unternehmens, und die Regel auf alle Asana Produktoberflächen anzuwenden, in denen Anhänge hinzugefügt werden können.

Wo Sie Ihre Dateianhang-Optionen finden

Super-Admins können über den Tab Sicherheit ihrer Admin-Konsole auf die Optionen für Anhänge zugreifen.

Wenn Sie die Registerkarte Sicherheit geöffnet haben, scrollen nach unten zu Adminfunktionen und klicken dann auf Optionen für Anhänge.

Die Standardeinstellung ist, dass alle Anhänge erlaubt sind.

Im nächsten Fenster können Sie Ihre Dateianhang-Einstellungen auswählen.

„Anhänge aus Asana Apps, API und weiteren Funktionen erlauben“ deaktivieren

Die Deaktivierung dieser Funktion wird folgende Anhangtypen deaktivieren:

• Web-Anhänge
• Mobile Anwendungen
• API
• Kopieren und Einfügen
• Formulare
• Ziehen und Ablegen
• E-Mail-Weiterleitung

Anhänge von Drittanbietern deaktivieren

Um zu verhindern, dass Dateien aus Drittanbieter-Apps angehängt werden können, können Sie diese auf dem Tab „Apps“ blockieren oder die gewünschte App im Pop-up-Fenster auswählen. Das bedeutet, dass das Hinzufügen von Anhängen aus Dropbox, Google Drive, Box und OneDrive/ SharePoint nicht mehr erlaubt wird.

Anhänge auf Smartphones deaktivieren

Die mobile App unterscheidet bei Anhängen nicht zwischen Uploads von Drittanbieter-Apps und Anhängen vom Gerät. Das liegt daran, dass alles zuerst auf das Gerät heruntergeladen wird.

Die einzige Möglichkeit der Deaktivierung auf Mobilgeräten besteht darin, Anhänge aus den Apps, der API und weiteren Funktionen von Asana zuzulassen.

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