Benutzerdefinierte Felder

Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie zusätzliche Daten zu Aufgaben in Ihren Asana-Projekten hinzufügen. Sie können ein Feld für die Phase, Priorität, Kosten und weitere Dinge erstellen, die für Ihren Workflow, Ihr Team und Ihr Unternehmen wichtig sind. Auf diese Weise bleibt jeder Einzelne über die Arbeitsvorgänge im Unternehmen informiert. Die benutzerdefinierten Felder werden in Spalten in einem Projekt oder in der Aufgabe selbst angezeigt. 

Es gibt zwei Arten von benutzerdefinierten Feldern, die Sie in Asana erstellen können.   

  • Lokale benutzerdefinierte Felder sind spezifisch für ein einzelnes Projekt oder Portfolio.
  • Globale benutzerdefinierte Felder werden zur Feldersammlung Ihres Unternehmens hinzugefügt, was bedeutet, dass sie in Ihrem gesamten Unternehmen verwendet werden können.   

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Globale vs. lokale benutzerdefinierte Felder

Globale benutzerdefinierte Felder sind Felder, die in Ihrem gesamten Unternehmen verwendet werden können. Lokale benutzerdefinierte Felder sind privat für das Projekt oder Portfolio. 

Erstellung eines globalen benutzerdefinierten Feldes 

global field

Um ein globales benutzerdefiniertes Feld zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Felder hinzufügen, wenn Sie dem Projekt noch keine Felder hinzugefügt haben.

 

global

Über den Tab Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen können Sie:

  1. Einen Feldnamen hinzufügen
  2. Den Feldtyp auswählen
  3. Beschreibung hinzufügen
  4. Das Feld zur Feldersammlung Ihres Unternehmens hinzufügen, damit es im gesamten Unternehmen verwendet werden kann (global)

Ein lokales benutzerdefiniertes Feld erstellen 

local

Um ein lokales benutzerdefiniertes Feld zu erstellen, klicken Sie auf das Plus-Symbol in der oberen rechten Ecke, wenn Sie dem Projekt noch keine Felder hinzugefügt haben.

 

local field

Über den Tab Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen können Sie:

  1. Einen Feldnamen hinzufügen
  2. Den Feldtyp auswählen
  3. Beschreibung hinzufügen
  4. Das Feld nicht zur Feldersammlung Ihres Unternehmens hinzufügen, damit es im gesamten Unternehmen verwendet werden kann (lokal)
  5. Das Feld löschen
  6. Ihre Änderungen speichern

Nur die erste Ebene der Unteraufgaben erbt automatisch die benutzerdefinierten Felder der übergeordneten Aufgabe. 

Felder bearbeiten

 

Ein benutzerdefiniertes Feld kann über die Toolbar oder die Kopfzeile der Spalte bearbeitet werden.

Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Feldnamen, um das Feld zu bearbeiten.

 

Ein benutzerdefiniertes Feld kann auch über die Kopfzeile der Spalte bearbeitet werden. Klicken Sie dafür auf den Drop-Down-Pfeil neben dem benutzerdefinierten Feld und wählen Sie Feld bearbeiten.

Änderungen an globalen benutzerdefinierten Feldern Ihres Unternehmens gelten global für alle Projekte, in denen Sie das Feld verwenden.

Felder dauerhaft löschen

So kann ein Feld dauerhaft gelöscht werden:

  1. Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Feldnamen
  2. Klicken Sie auf Feld löschen
  3. Geben Sie den Namen des Feldes ein
  4. Klicken Sie auf Löschen

Dropdown-Felder bearbeiten

Beim Bearbeiten eines Dropdown-Feldes haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Die Farbe der Feldoption bearbeiten
  2. Eine Option aus dem Feld entfernen
  3. Eine neue Option zum Feld hinzufügen
  4. Das Feld vollständig löschen

Dropdown-Optionen neu anordnen

Verschieben Sie die Dropdown-Optionen per Drag & Drop, um sie in Ihrem benutzerdefinierten Feld neu anzuordnen.

Wenn Sie einen Dropdown-Wert als Option in Ihrem Feld entfernen, behalten Aufgaben, die diesen Wert verwenden, den gelöschten Wert. Der Wert des Feldes kann dann geändert werden, aber Sie können ein Feld nicht zurück zu einem gelöschten Wert ändern.

Nummernfelder bearbeiten

Beim Bearbeiten eines Zahlenfeldes haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Das Format des Feldes zu Währung, Zahl, Prozentsatz, einer benutzerdefinierten Bezeichnung oder unformatiert ändern
  • Die Anzahl der angezeigten Dezimalstellen ändern
  • Das Feld vollständig löschen

Wenn Sie die Dezimalstellen Ihres Felds reduzieren, bleiben alle aktuellen Werte erhalten, werden jedoch gerundet. Erhöhen Sie die Dezimalstellen Ihres Felds und der ursprüngliche Wert wird wieder angezeigt.

Benutzerdefinierte Felder aus einem Projekt entfernen

Entfernen Sie Ihr Feld aus einem Projekt, wenn es nicht mehr benötigt wird.

Sie können auch die Option Feld aus einem Projekt entfernen auswählen, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Namen des benutzerdefinierten Feldes in der Spaltenüberschrift klicken.

Wenn Sie ein Feld entfernen, wird es nur aus dem aktuellen Projekt entfernt, das Feld wird jedoch nicht vollständig gelöscht. Es wird in anderen Projekten Ihres Unternehmens, die das gleiche Feld verwenden, beibehalten und kann weiterhin in anderen Projekten Ihres Unternehmens verwendet werden.

Beibehaltene Werte

Durch das Entfernen eines Feldes aus Ihrem Projekt werden die Feldwerte nicht aus den Aufgaben Ihres Projekts gelöscht.

Wenn Ihr Feld ausgefüllt ist, werden das benutzerdefinierte Feld und der dazugehörige Wert weiterhin im rechten Bereich der Aufgabendetails angezeigt.

Wenn Ihr Feld leer ist, wird das eigene Feld auch nicht mehr im rechten Bereich der Aufgabendetails angezeigt.

 

Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder

Sie können Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder jederzeit für neue und bestehende Dropdown-Felder aktivieren.

Turn on 1

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigungen, wenn Sie ein neues Dropdown-Feld erstellen, um Beteiligte der Aufgabe zu benachrichtigen, wenn der Wert des Feldes geändert wurde.

 

Turn on 2

So aktivieren Sie Benachrichtigungen für ein vorhandenes Feld:

  1. Klicken Sie auf Anpassen.
  2. Klicken Sie auf den Tab Felder.
  3. Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Feldeinstellungen zu bearbeiten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigungen.

Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder sind nur für Dropdown-Felder verfügbar.

Wenn Sie zu den Beteiligten einer Aufgabe gehören, erhalten Sie bei jeder Änderung eines Feldes eine Benachrichtigung in Ihrer Inbox.

Wer erhält Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder?

Wenn ein benutzerdefiniertes Feld für Ihr gesamtes Unternehmen oder Ihr komplettes Team sichtbar ist und jemand das Benachrichtigungsfeld aktiviert, erhält jeder Benachrichtigungen, der dieses Feld zu diesem Zeitpunkt verwendet. Benachrichtigungen werden gesendet, sobald sich der Wert dieses Feldes ändert. Wenn Sie benachrichtigt werden möchten, wenn der Wert eines Feldes für eine bestimmte Aufgabe geändert wurde, müssen Sie ein Aufgabenbeteiligter sein.

Projektmitglieder erhalten nur dann Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder, wenn sie der Aufgabe folgen, deren Feldwert geändert wurde.

 

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