Formulare stehen allen Premium -, Business - und Enterprise -Kunden zur Verfügung. Einige Funktionalitäten von Formularen, wie z. B. Verzweigungen, Anpassung der Kopfzeile, mehrere Formulare pro Projekt und angepasste Bestätigungsmeldungen sind nur für Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.
Mit Formularen können Sie standardisieren, wie Ihr Team mit Arbeitsvorgängen beginnt, alle dafür benötigten Informationen erfassen und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Sie können Formulare mit internen und externen Teams verwenden, um Informationen zu sammeln und zu konsolidieren und Schwierigkeiten, ewiges Hin und Her sowie Missverständnisse für Ihr Team zu minimieren.
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So erstellen Sie ein Formular
Formulare sind ein fester Bestandteil von Asana-Projekten. Beim Ausfüllen Ihres Formulars wird die Formularübermittlung als neue Aufgabe in dem Projekt angezeigt, in dem sich das Formular befindet.
Um ein Formular zu erstellen:
- Öffnen Sie ein Projekt und navigieren Sie zum Tab Anpassen
- Klicken Sie auf „Formular hinzufügen“
Von hier aus können Sie Formulare erstellen, bearbeiten und teilen. Ihr Formular erhält den gleichen Namen wie das Projekt, mit dem es verknüpft ist. Sie können jedoch den Namen Ihres Formulars ändern und eine Beschreibung hinzufügen, um den Absendern des Formulars Anweisungen oder Informationen zu geben.
Formulare werden auch mit zwei Standardfragen, Name und E-Mail, geliefert, um sicherzustellen, dass Sie die Kontaktinformationen der Personen erhalten, die Arbeit von Ihrem Team anfordern. Sie können diese Fragen beim Erstellen Ihres Formulars löschen.
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Das Löschen der E-Mail-Abfrage bedeutet, dass die Versendenden keine E-Mail-Bestätigung ihrer Formularübermittlung erhalten.
Im Fenster „Formular erstellen“ können Sie Folgendes tun:
- Name hinzufügen
- E-Mail-Adresse hinzufügen
- Erstellen Sie eine weitere Frage
Hinzufügen von Überschriften zu Ihren Formularen
Fügen Sie Ihren Formularen Überschriften hinzu, um Ihre Fragen in Abschnitten zu organisieren.
So fügen Sie eine Überschrift hinzu:
- Klicken Sie auf die Registerkarte Formular-Inhalte
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Inhalt“ und klicken Sie auf „Überschrift“.
- Ziehen Sie Ihre Überschrift per Drag & Drop dorthin, wo sie platziert werden soll
Sie können auch mit der Maus über Ihr Formular fahren und auf + Überschrift hinzufügen klicken.
Sie können in der Vorschau sehen, wie die Überschriften aussehen.
Formulare-Widget auf der Startseite
Mit dem Formulare-Widget können Sie jetzt direkt von der Startseite aus auf Formulare zugreifen.
- Das Widget zeigt Ihre letzten Formulare und bevorzugten Formulare an, und Sie können direkt aus dem Widget über die Schaltfläche + Neues hinzufügen ein neues Formular erstellen.
- Fügen Sie Widgets zu Ihrer Startseite hinzu, indem Sie oben rechts auf die Schaltfläche Anpassen klicken.
Den Absender des Formulars als Beteiligten hinzufügen
Halten Sie den Absender eines Formulars auf dem Laufenden, indem Sie die Person in der Aufgabe, die durch die Übermittlung des Formulars generiert wurde, automatisch als Beteiligten hinzufügen.
Aktivieren oder deaktivieren Sie die Einstellung im Menü der Formulareinstellungen.
Formularzweige
Formularzweige gehören zu den Business-Funktionen .
Mit der Formularverzweigung können Sie Rückfragen erstellen, die mit bestimmten Antworten auf Dropdown- oder Mehrfachauswahlfragen verbunden sind.
Wählen Sie bei der Erstellung Ihres Formulars zunächst entweder eine Dropdown- oder Mehrfachauswahl-Frage aus Ihrer Fragenliste aus. Bitte beachten Sie, dass Sie bei beiden Optionen Ihre eigenen Fragen hinzufügen müssen.
Sie können mehrere Formularzweige mit bis zu fünf Ebenen anlegen.
Anpassung eines Formulars
Sobald ein Formular erstellt wurde, können Sie über die rechte Seitenleiste weitere Abfragen zu Ihrem Formular hinzufügen.
Formulareinstellungen
Über den Tab „Formulareinstellungen“ können Sie:
- Wählen Sie eine Antwort, die Sie als Aufgabentitel verwenden möchten
- Bestimmen Sie für jede Formularübermittlung einen Standardverantwortlichen
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option zum Kopieren aller Antworten in die Aufgabenbeschreibung
- Fügen Sie eine benutzerdefinierte Bestätigungsnachricht
- Fügen Sie eine Schaltfläche hinzu, damit die Einreicher problemlos eine weitere Einreichung abschließen können
Die Möglichkeit, einen Standard-Verantwortlichen und eine benutzerdefinierte Bestätigungsnachricht hinzuzufügen, ist eine Business-Funktion.
Zuordnung benutzerdefinierter Felder
Mit der Zuordnung benutzerdefinierter Felder lassen sich die Antworten auf Fragen in Ihrem Formular direkt mit den benutzerdefinierten Feldern im Projekt verknüpfen.
Sie können auch ein neues benutzerdefiniertes Feld aus dem Fenster „Verknüpft mit“ erstellen.
Zuordnung der Datumsfelder
Bei Datumsfragen können Sie die Formularantworten mit den folgenden Datumsarten verknüpfen:
- Einzelner Tag
- Datumsbereich
Einzelner Tag
Wenn Einzelner Tag ausgewählt ist, lautet das Datumseingabefeld Fälligkeitsdatum.
Datumsbereich
Wenn der Datumsbereich ausgewählt ist, wird es ein Eingabefeld Startdatum und Enddatum geben.
Pflichtfelder
Klicken Sie auf Erforderlich, um das Datum zu einem Pflichtfeld in Ihrem Formular zu machen.
Anpassung der Kopfzeile
Die Anpassung von Headern gehört zu den Business-Funktionen .
Um ein Titelbild hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol Titelbild hinzufügen oben auf Ihrem Formular.
Die Bildmaße für die Kopfzeile betragen 800 x 120 Pixel.
Individuelles Branding für Formulare
Unternehmensbenutzer, die über ihre Admin-Konsole ein Logo in Asana hochgeladen haben, können dieses Logo auf ihren Formularen anzeigen lassen.
Um Ihr Formular mit einem individuellen Branding zu versehen, laden Sie bitte zuerst Ihr Firmenlogo hoch. Dies können Sie unter „Einstellungen” in Ihrer Admin-Konsole tun.
Wenn das Logo hochgeladen wurde, öffnen Sie Ihr Formular und klicken Sie auf den Formularnamen /die Formularbeschreibung. Klicken Sie anschließend auf Unternehmenslogo über diesem Formular anzeigen.
Formular-Anhänge hinzufügen
Sie können auch Anhänge zu Ihrem Formular hinzufügen, sodass Formularsender Kreativ-Briefings, Bilder, Dokumente, PDFs und mehr anhängen können. Jede Anlage, die einem Formular hinzugefügt wird, wird der Aufgabe hinzugefügt, die in Ihrem Projekt erstellt wird, wenn das Formular eingereicht wird.
Um einen Anhang hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol Anhang unter Ihren Fragen.
Sobald Sie Ihre Frage hinzugefügt haben, können Sie:
- Fragennamen ändern oder bearbeiten und eine Fragenbeschreibung hinzufügen
- Mehrere Anhänge erlauben
- Erforderliches Feld ein- oder ausschalten
Anzeige einer Formularvorschau
Während Sie Ihr Formular erstellen, können Sie es jederzeit in der Vorschau betrachten, um zu sehen, wie es für Formularabsender aussieht.
In der Formular-Anzeige eines Projekts:
- Klicken Sie auf Formular anzeigen
Formulare mit anderen teilen
Standardmäßig sind Formulare für Ihr Unternehmen privat. Dies kann in den Formulareinstellungen jedoch auch geändert werden.
Legen Sie fest, wer auf das Formular zugreifen kann, indem Sie eine der folgenden drei Optionen wählen: Jeder kann zugreifen, Nur für Unternehmen oder Deaktiviert.
Sobald Ihr Formular zur Freigabe bereit ist, können Sie auf die Schaltfläche Link kopieren klicken und der Link wird in Ihre Zwischenablage kopiert. Sie können den Link mit Ihren Teamkollegen in Asana sowie mit allen Personen teilen, die kein Asana-Konto haben, und sie können das Formular ausfüllen.
Sobald das Formular ausgefüllt ist, wird dem Absender des Formulars eine Bestätigungsnachricht angezeigt, in der er darüber informiert wird, dass seine Einreichung eingegangen ist, und seine Einreichung wird als neue Aufgabe in Ihrem Projekt eingehen.
Nach dem Absenden des Formulars wird zusätzlich eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Kopie des eingereichten Formulars verschickt.
Das Formular muss eine E-Mail-Abfrage enthalten und der Versender muss diese ausfüllen, damit das Formular eingereicht werden kann.
Wenn der Einreichende Teil Ihres Asana-Bereiches ist, können Sie ihn als an der Aufgabe Beteiligten hinzufügen. Wenn die Person nicht Teil Ihres Asana-Bereiches ist und Ihnen folgen soll, können Sie ihr eine Einladung schicken, Ihrem Bereich beizutreten.
Dann können Sie Beteiligte hinzufügen, die Arbeit priorisieren, Aufgabendetails ändern und die Sache voranbringen, um sicherzustellen, dass die Aufgabe erledigt wird.
Formulare auf internen oder externen Websites einbetten
Ab jetzt lassen sich Formulare auf beliebigen Websites einbetten. Dadurch können Sie neue Einreichungen direkt in Ihren Workflow einbinden und somit unnötige Routinearbeit vermeiden.
Um ein Formular einzubetten, klicken Sie auf Formular teilen.
Klicken Sie auf Code kopieren, um den Einbettungscode zu kopieren und ihn dann auf der Website einzufügen, auf der Sie das Formular bereitstellen möchten.
Auf einer öffentlichen Website einbetten
Wenn das Formular auf einer öffentlichen Website eingebettet werden soll, setzen Sie die entsprechenden Berechtigungen auf Jede Person, auf die zugegriffen werden kann.
Weitere Informationen über Zugriffsberechtigungen für Formulare finden Sie in unserem Artikel Zugriffsberechtigungen für Formulare.
Deaktivieren der Formular-Einbettungsfunktion
Super-Admins von Enterprise-Konten können die Formular-Einbettungsfunktion für ihre Domain auf der Registerkarte „Sicherheit“ der Admin-Konsole deaktivieren.
So deaktivieren Sie die Formular-Einbettungsfunktion:
- Öffnen Sie Ihre Admin-Konsole und klicken Sie auf den Tab „Sicherheit“
- Klicken Sie auf Zugriffsberechtigungen für Formulare
Von hier aus können Sie die Option Mitglieder zum Einbetten von Formularen zulassen aktivieren oder deaktivieren.
Formulare als Vorlage
Die von Asana erstellten Projektvorlagen enthalten auch Formulare.
So erstellen Sie Formularvorlagen:
- Klicken Sie unter Wählen Sie eine Projektvorlage auf Kreativanfragen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage verwenden, wenn Sie zur Formularvorlage navigieren
Von den Projektvorlagen werden Sie zu einem Formular für Kreativanfragen weitergeleitet, in dem alle Kreativanfragen Ihres Teams erfasst und für Sie organisiert werden.
Sobald Sie die Option Vorlage verwenden anklicken, können Sie die Vorlage umbenennen und mit Ihrem neuen Projekt als Formularvorlage beginnen.
Mehrere Formulare pro Projekt
Die Nutzung mehrerer Formulare pro Projekt gehört zu den Business-Funktionen
Da jedes Projekt einen anderen Zweck und eine andere Funktionalität hat, ist es so wichtig, verschiedene Arten von Eingaben und Informationen zu konsolidieren, damit Projekte effektiv genutzt werden. Es ist nun möglich, mehrere Formulare pro Projekt zu erstellen, um verschiedene Arten von Arbeitsanfragen innerhalb eines bestimmten Projekts zu unterstützen. Die Möglichkeit, mehrere Formulare zu erstellen, kann Benutzern und Teams erheblich dabei helfen, verschiedene Arten von kritischen Informationen an einem Ort zu sammeln und zu integrieren. Dies kann dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren und die "Work-about-Arbeit" zu minimieren, die oft zur Arbeitsbelastung des Benutzers beitragen kann.
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Ein Formular duplizieren
Das Duplizieren von Formularen kann Ihnen helfen, bei neuen Anpassungen Ihres Erfassungsprozesses Zeit zu sparen.
Um ein Formular zu duplizieren, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol in der rechten oberen Ecke und wählen Sie Formular duplizieren.
Von hier aus können Sie den Namen des Formulars ändern und auf Formular duplizieren klicken.
Im duplizierten Formular können Sie dann auf „Ändern“ klicken, um den Formularlink zu aktivieren. In Ihren Formulareinstellungen können Sie festlegen, wer auf das Formular zugreifen darf.
Über das Menü „Anpassen“ können Sie alle Ihre Formulare einsehen.
In einem Projekt können Sie höchstens 5 Formulare haben.
Wenn Sie ein Projekt duplizieren, haben Sie außerdem die Möglichkeit, auch Ihr Formular zu duplizieren. Aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen Formular, wenn Sie das gewünschte Projekt duplizieren.
Formulare werden automatisch bei der Duplizierung von in Asana erstellten Vorlagen, benutzerdefinierten Vorlagen und bei API-Verwendung mit dupliziert.
Eine Frage in einem Formular duplizieren
Klicken Sie zum Duplizieren einer Frage auf das Symbol +. Sie können dann die duplizierte Frage und ihre Zweige bearbeiten.
Missbrauch eines Formulars melden
Um den Missbrauch eines Formulars zu melden, klicken Sie auf Missbrauch melden. Daraufhin wird das Sicherheitsteam von Asana verständigt, das den Fall prüfen und entsprechende Maßnahmen ergreifen wird.
