Mithilfe von Zugriffsberechtigungen für Formulare können Super-Admins den Zugriff auf Formulare auf Personen beschränken, die eine E-Mail-Adresse von der Domain ihres Unternehmens haben.
Adminfunktionen
Super-Admins für Unternehmen mit einem Enterprise-Abo können Zugriffsberechtigungen für Formulare für ihre gesamte Domain festlegen.
So legen Sie die Zugriffsberechtigungen für das Formular fest:
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild
- Admin-Konsole auswählen
Über den Tab „Sicherheit“ können Sie Folgendes tun:
- Gehe zu Admin-Funktionen
- Klicken Sie auf die Zugriffsberechtigungen für das Formular
Mit den Zugriffsberechtigungen für Formulare können Sie Folgendes tun:
- Projektmitgliedern erlauben, Berechtigungen für die Freigabe von Formular-Links festzulegen. Formulare in der Domäne können öffentlich sein, ohne dass eine Authentifizierung erforderlich ist, oder sie erfordern nur eine interne Authentifizierung, bevor ein Formular angezeigt oder übermittelt werden kann, basierend auf den Einstellungen, die von Benutzern für einzelne Projekte konfiguriert wurden.
- Zugriff auf E-Mails beschränken, die mit der Organisationsdomain verknüpft sind.
Es wird empfohlen, Projektmitgliedern die Möglichkeit zu geben, die Berechtigungen für die gemeinsame Nutzung von Formularlinks festzulegen, sofern eine Kombination von internen und externen Anwendungsfällen für Formulare vorliegt.
Wird der Zugriff auf E-Mails beschränkt, die mit der Unternehmensdomäne verknüpft sind, gelten alle neuen und bestehenden Formulare in der Domäne als „nur intern“ und erfordern somit eine Authentifizierung, bevor ein Formular angezeigt oder übermittelt werden kann.
Die Authentifizierungsmethode hängt davon ab, was der Administrator für die Domäne aktiviert hat (Google SSO, SAML oder keine Authentifizierungsmethode). Wurde keine Authentifizierungsmethode aktiviert, müssen sich die Empfänger des Formulars anmelden oder registrieren, um sich das Formular anzeigen zu lassen.
Die Änderung dieser Einstellung auf „Unternehmen“ könnte nur bestehende Formulare und Arbeitsabläufe beeinträchtigen. Wir empfehlen daher, vor der Änderung die Teamleiter zu informieren und ihnen Zeit zu geben, die Arbeitsabläufe zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Steuerung auf Projektebene
Das Festlegen von Formularzugriffsberechtigungen für Projekte ist für alle Premium-, Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.
Zugriffsberechtigungen für Formulare stehen Nutzern zur Verfügung, wenn die Admin-Einstellung für die Domäne auf „Projektmitgliedern erlauben, Berechtigungen für die Freigabe von Formularen festzulegen“ gesetzt ist.
Um die Zugriffsberechtigungen für das Formular festzulegen, müssen die Projektmitglieder:
- Klicken Sie auf Formular teilen
- Wählen Sie Personen mit Link aus, um das Formular als öffentlich zu kennzeichnen, ohne dass eine Authentifizierung zum Anzeigen oder Absenden eines Formulars erforderlich ist. Dadurch können Sie das Formular extern freigeben.
- Wählen Sie nur Organisation aus, um diese nur für Organisationsmitglieder freizugeben. Dies erfordert, dass sich der Link-Empfänger authentifiziert, bevor er ein Formular anzeigt oder abschickt.
- Klicken Sie auf „Fertig“
Authentifizierung der Empfänger von Formularen
Der Empfänger eines Formulars, auf das nur Unternehmensmitglieder Zugriff haben, kann auf das Formular zugreifen.
Für Nicht-Asana-Mitglieder
Nicht-Asana-Mitglieder können sich beim Identitätsanbieter für die Domain authentifizieren, um auf das Formular zuzugreifen, und werden erst belastet, wenn sie sich bei Asana registriert haben. Für Domains mit einem Passwort-Login müssen sich Nicht-Asana-Mitglieder anmelden oder registrieren, um auf das Formular zugreifen zu können.
Für Asana-Mitglieder
Der Zugriff auf das Formular erfolgt über die Anmeldung in ihrem Asana-Konto.