Die Integration von Microsoft Teams ist für alle kostenpflichtigen Abos verfügbar.
Übersicht
Verwenden Sie die Integration von Asana und Microsoft Teams, um Asana-Projekte zu Gruppenchats hinzuzufügen und Gespräche in umsetzbare Arbeitsvorgänge umzuwandeln - alles an einem Ort. Chatten Sie mit Teamkollegen über ein Projekt, während Sie die gesamte Aufgabenliste, einschließlich der Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, überblicken, und erledigen Sie Aufgaben, wenn diese fertig sind. Mit Asana für Microsoft Teams bleiben Sie immer in Verbindung und gut organisiert - egal wo Sie sich gerade befinden.
Teams ist ein chatbasiertes Collaboration-Tool, mit dem globale, ortsunabhängige und funktionsübergreifende Teams zusammenarbeiten und Informationen über einen gemeinsamen Raum austauschen können. Benutzer können Funktionen wie Dokumentzusammenarbeit, Channel-Messaging, Team-Chats und Aufgabenverwaltung mit Asana nutzen. Diese Integration mit Asana sorgt für Konzentration und Kontinuität der Arbeit, wo immer Sie sind, zu jeder Zeit und an jedem Ort. Asana informiert Sie darüber, wer was bis wann erledigt.
Ein Asana Bot wurde zu Microsoft Teams hinzugefügt, der die Entfaltung der Funktionen von Asana erleichtert. Es wird Ihnen helfen, Funktionen von Asana zu suchen und zu finden, auf die Sie in Gesprächen mit Teams verweisen können, und es Benutzern ermöglichen, Aufgaben zu erstellen oder Nachrichten aus Teams zu bestehenden Aufgaben hinzuzufügen.
Installationsvoraussetzungen
Asana-Voraussetzungen
Die Integration von Microsoft Teams ist für alle kostenpflichtigen Abos verfügbar.
Voraussetzungen für Microsoft Teams
Die Asana-Integration für Microsoft Teams ist für alle kostenpflichtigen Abos von Microsoft Teams verfügbar. Die kostenlose Version von Microsoft Teams unterstützt keine App-Integrationen.
Installationsanleitung
Verbinden Sie Asana mit Microsoft Teams, um Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuzuweisen, indem Sie die Anwendung sowohl für sich selbst als auch für Ihr Team installieren.
So richten Sie die Asana für Microsoft Teams Integration ein:
- Gehen Sie in MS Teams zum Tab Apps.
- Suchen Sie nach Asana Projektmanagement
- Klicken Sie auf „Asana”
- Klicken Sie auf hinzufügen, um Ihre App zu installieren
Klicken Sie im Pop-up Asana Projekt Management auf Hinzufügen.
Der Asana Bot für Microsoft Teams kann nicht zu einem privaten Channel oder Chat hinzugefügt werden.
So verwalten Sie die App für Ihr Unternehmen:
Zum Verwalten von Anwendungen gehen Sie zum Admin Center von Microsoft Teams und suchen Sie nach Asana, um zu überprüfen, ob es auf zugelassen gesetzt ist. Markieren Sie Zulassen.
Fügen Sie Asana zur Liste der angehefteten Apps im Admin Center von Microsoft Teams hinzu, damit Sie es schneller finden und die Reihenfolge in der Navigationsleiste bestimmen können.
Einführungsschritte
Wenn die Integration installiert ist, wird Ihnen der Bot in einem Einzelchat angezeigt. Sie können den Bot auch zu einzelnen Team-Channels hinzufügen.
Hier können Sie Fragen stellen und sich so über die Projektaktivitäten in Asana informieren.
Wenn Sie die Integration zum ersten Mal benutzen, kommunizieren Sie mit einem Chatbot. Der Chatbot wird Ihnen die Integration vorstellen, Beispiele für Anwendungsfälle zeigen und Links zu weiteren Anleitungen bereitstellen, die Sie eventuell benötigen.
Links teilen
Wenn Sie zusätzliche Informationen mit einem Team teilen möchten, können Sie mithilfe eines Links entsprechende Aufgaben, Projekte, Portfolios, Status-Updates und Teams anzeigen.
Um Links zu teilen:
- Fügen Sie einen Asana spezifischen URL-Link ein
- Warten Sie, bis die Entfaltung erscheint
- Klicken Sie auf das Symbol Aufklappen für weiteren Kontext
- Mit dem Team verknüpfen und senden
Sie können dann den gesamten Inhalt ansehen, indem Sie auf View in Asana klicken.
Suchfunktion
Sie können nach Aufgaben, Projekten und Portfolios suchen, indem Sie auf das Asana -Logo im Nachrichtenmenü klicken.
Suchen nach Aufgaben, Projekten oder Portfolios:
- Klicken Sie auf das Asana -Logo im Nachrichtenmenü
- Sie können in diesem Menü nach jeder Aufgabe, jedem Projekt oder jedem Portfolio suchen
Neue Aufgaben erstellen
So erstellen Sie eine Aufgabe:
- Klicken Sie im Dialogfeld zum Erstellen von Nachrichten in Asana auf den „+“ -Button
- Neue Aufgabe erstellen auswählen
- Füllen Sie die Details im angezeigten Popup-Bildschirm aus
- Klicken Sie auf Aufgabe erstellen.
Neue Aufgaben in Asana lassen sich überall in Teams erstellen. Dafür können Sie entweder den Befehl create task im Asana -Bot verwenden, die entsprechende Option im Nachrichtenmenü oder innerhalb einer beliebigen Nachricht einer Konversation. Sie können sie einem Teamkollegen zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie zu einem Asana-Projekt hinzufügen.
Nachrichten in Aufgaben einfügen
Nachricht in Aufgabe einfügen:
- Klicken Sie unter den Optionen für das Symbol mit den drei Punkten auf Weitere Aktionen und wählen Sie Nachricht zur Aufgabe hinzufügen.
- In einem Pop-up-Fenster können Sie eine bestehende Asana Aufgabe suchen und auswählen, in die Sie Ihre Nachricht einfügen möchten.
Sie können diese Nachricht in Form eines Kommentars in eine Aufgabe einfügen.
Ein Asana Projekt innerhalb von Teams betrachten
Um eine Projektansicht innerhalb von Microsoft Teams anzuzeigen, empfehlen wir, die Registerkartenoption Webseite zu verwenden, um das Projekt nicht nur anzuzeigen, sondern auch Aufgaben hinzuzufügen, vorhandene Aufgaben zu bearbeiten und die volle Funktionalität von Asana zu nutzen.
Sie können diese Registerkarte zu Teams und Veranstaltungen hinzufügen.
Projektansicht aufrufen
Wählen Sie das Projekt aus, das Sie anzeigen möchten.
So greifen Sie auf die Projektansicht zu:
- Navigieren Sie zu dem Team oder Ereignis, zu dem Sie die Projektansicht hinzufügen möchten, und klicken Sie oben auf die + -Schaltfläche.
- Suchen Sie nach Website und wählen Sie
Aus dem Pop-up:
- Fügen Sie die Registerkarte Website hinzu, so dass Sie auf Dienste zugreifen und die Projektansicht einrichten können
So zeigen Sie das Projekt an:
- Fügen Sie die URL oder den Namen des Projekts ein, das Sie zu Asana hinzufügen möchten, und speichern Sie
- Nach dem Laden wird eine Vorschau angezeigt, um das gesamte Asana Projekt innerhalb von Teams zu betrachten.
Sie können jetzt das gesamte Asana Projekt ansehen
Benachrichtigungen
Persönliche Nachrichten erhalten
Persönliche Nachrichten erhalten:
- Greifen Sie über die Seitenleiste auf Ihren Chat zu und klicken Sie auf den Bot-Chat von Asana
- „Projekt verknüpfen“ schreiben
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt verknüpfen
Sie werden dann aufgefordert, ein Projekt auszuwählen, das Sie verlinken möchten. Wählen Sie „Meine Aufgaben“ aus und klicken Sie auf „Link“, um persönliche Nachrichten zu erhalten.
Sie werden in folgenden Fällen benachrichtigt:
- Eine Aufgabe wurde an Sie zugewiesen oder die Zuweisung an Sie wurde aufgehoben
Für Aufgaben, die an Sie zugewiesen wurden, erhalten Sie in folgenden Fällen eine Benachrichtigung:
- Die Aufgabe wurde erledigt
- Das Fälligkeitsdatum hat sich geändert
- Alle Abhängigkeiten wurden erledigt
- Eine Abhängigkeit wurde als unvollständig markiert
- Das Fälligkeitsdatum einer Abhängigkeit hat sich geändert
- Sie wurden als Follower hinzugefügt
- Es gibt einen Kommentar zu einer Aufgabe, der Sie folgen.
Benachrichtigungen einstellen
Navigieren Sie zu einem beliebigen Team-Kanal oder Einzelchat
So greifen Sie auf Benachrichtigungen zu:
- Wählen Sie im Menü + die Option Projekt verknüpfen.
- Wählen Sie ein Projekt aus, für das Sie Benachrichtigungen erhalten möchten
Konfiguration von Benachrichtigungseinstellungen für Microsoft Teams
Über den Nachrichtenersteller von Asana:
- Navigieren Sie im Dialogfeld „Asana“ im Menü „+“ zu den Benachrichtigungseinstellungen
- Wählen Sie aus, welche Kommunikationsbenachrichtigungen Sie erhalten möchten
Danach werden Sie über alle neuen Aktivitäten in dem ausgewählten Projekt benachrichtigt.
Benutzerdefinierte Benachrichtigungen
Mit „Asana Rule“ können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen. Nutzer können automatisch eine individuelle Nachricht an einen Kanal senden, wenn eine Aufgabe aktualisiert oder verschoben wird. Lesen Sie unseren Artikel mit den Regeln, um mehr darüber zu erfahren.
Über das Pop-up „Regel hinzufügen”:
- Senden Sie in Microsoft Teams eine benutzerdefinierte Nachricht mit Aufgabenaktualisierungen an einen Kanal
Asana bot
Der Asana Bot für Microsoft Teams chattet mit der App, um Fragen zu stellen und Dinge zu finden. Es wird eine Antwort basierend auf der Eingabe von Ihnen, dem Benutzer, zurückgegeben. Mit dieser App können Sie eine Reihe von Befehlen ausführen, um Zeit zu sparen. Interaktionen sind nahtlos.
Interaktionen mit dem Bot:
Im Asana Chatbot haben Sie die Möglichkeit, Ihren Arbeitsbereich auszuwählen oder mit dem Befehl change workspace zu einem anderen Arbeitsbereich zu wechseln, der Ihren Projektanforderungen entspricht.
MSFT-Teams-Meetings
Die Microsoft-Teams-Integration von Asana funktioniert auch bei Teams-Meetings.
So können unsere Nutzer in Asana unstrukturierte Gespräche in nachverfolgbare Aufgaben umwandeln, und die Notwendigkeit, das Tool zu wechseln, wird reduziert.
Wenn Sie die Asana-Integration zu einer Meeting-Veranstaltung in Teams hinzufügen, können Sie:
- Aufgaben schnell erstellen, ohne das Meeting-Fenster verlassen zu müssen
- Eine Zusammenfassung der in einer Besprechung erstellten Aufgaben sehen
So wird sie eingerichtet
Der Organisator des Meetings muss das Team bzw. die Veranstaltung vor Beginn des Meetings zur Integration hinzufügen.
Diese Funktion wird in der Team-Desktop-Anwendung unterstützt und erscheint nicht in Besprechungen, wenn der Zugriff in einem Browser-Fenster erfolgt.
Navigieren Sie zu dem Team-Event, zu dem Sie die Integration hinzufügen möchten, und klicken Sie ganz oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche +.
Im ersten Schritt muss der benannte Organisator des Meetings das Team oder die Veranstaltung zur Integration hinzufügen. Derzeit lässt sich diese Funktion nicht im Meeting selbst hinzufügen - Sie müssen sie in den Einstellungen des Meetings hinzufügen.
Verknüpfen Sie Ihre Arbeit
Tab „Asana“ hinzufügen:
- Suchen Sie nach „Asana“ und wählen Sie es aus, um den Tab „Asana“ hinzuzufügen
- Klicken Sie zur Bestätigung auf hinzufügen
So treten Sie dem Meeting bei
Mit Asana verknüpfen:
- Als Nächstes werden Sie aufgefordert, mit Asana zu verknüpfen. Klicken Sie darauf
- Nach der Authentifizierung bei Asana wählen Sie einen Arbeitsbereich aus, um die Besprechung vorzubereiten
- An Besprechungsveranstaltung teilnehmen
Erstellen Sie Aufgaben und gehen Sie alle Aufgaben durch, die Sie innerhalb der Veranstaltung oder des Teams erstellt haben. In Teams erstellte Aufgaben sind standardmäßig nur innerhalb von Teams für den Nutzer sichtbar, der sie erstellt hat. Aufgaben sind immer in Asana zu finden.
Diese Ansicht steht nur Organisatoren von Besprechungen zur Verfügung und eignet sich hervorragend, um Aufgaben zur Meeting-Vorbereitung oder zum Erfassen von Meeting-Notizen zuzuweisen oder um Aufgaben durchzusehen, die Sie nach dem Ende der Besprechung erstellt haben.
So erstellen Sie Aufgaben:
Wenn Sie an der Veranstaltung teilnehmen, sehen Sie auch das Asana-Logo in Ihrem Meeting-Menü. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Seitenbereich, in dem Sie während der Besprechung Aufgaben erstellen und durchsehen können, die Sie im Meeting erstellt haben.
Andere Teilnehmer sehen dies ebenfalls in ihrem Menü und können sich ebenfalls authentifizieren und Aufgaben erstellen.
Alle Aufgaben, die hier erstellt werden, werden auch im ‚ Tab ‘zur Durchsicht der Aufgaben nach der Besprechung angezeigt.
Weshalb Teams Meetings nutzen?:
Nach dem Laden dieser Asana- ‚ App 'innerhalb von Teams-Videoanrufen können Benutzer:
- Aufgaben erstellen, ohne vom Videoanruf weg zu navigieren
- Eine Aufzeichnung dieser Aufgaben haben
- Bei spontanen Kreativitätsschüben ohne Tool-Wechsel Kontinuität genießen
- Ein produktives Meeting mit allen Beteiligten durchführen
- Ideen in Taten umsetzen
Zentrale Anwendungsbeispiele
Mit dieser Integration kann sich Ihr Team auf seine Ziele, Projekte und Aufgaben konzentrieren - von überall aus. Auf diese Weise sind Sie immer bestens über den Status aller Arbeitsvorgänge in Ihrem Team informiert.
-
Wichtige Informationen - Mithilfe dieser Integration können Benutzer eine Aufgabe in Asana direkt in Teams erstellen und alle erforderlichen Hintergrundinformationen (z. B. eine Nachricht) einbinden. Dazu gehören beispielsweise der Aufgabenname, die Beschreibung, das Fälligkeitsdatum, die verantwortliche Person und/oder benutzerdefinierte Felder.
-
Auf dem aktuellsten Stand bleiben - Alle Beteiligten werden über wichtige Zusammenhänge und Fortschritte in Asana informiert.
-
Referenz zu Asana - Wenn eine arbeitsbezogene Diskussion in Teams stattfindet, können Sie leicht auf verwandte Projekte, Aufgaben und andere Informationen von Asana verweisen, damit Ihre Teammitglieder und Diskussionsteilnehmer mehr Kontext, Klarheit und Workflow-Transparenz haben und sich nie aus der Bahn geworfen fühlen.
-
Verantwortlichkeit - Chatten Sie mit Teamkollegen über ein Projekt, während Sie die gesamte Aufgabenliste, einschließlich der Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, überblicken, und markieren Sie Aufgaben als erledigt, wenn diese fertig sind. Auf diese Weise kommen Teams schneller voran und erreichen mehr.
-
Nahtlos - Ein Tool-Wechsel ist nicht erforderlich. Mit Teams Meetings können Benutzer unstrukturierte Gespräche auf der Stelle in nachverfolgbare Aufgaben in Asana verwandeln.
Sie benötigen Hilfe? Informieren Sie sich hier auf der Microsoft Support-Seite.