Helfen Sie Ihrem Team bei der Einführung von Asana

Um Ihrem Team bei der Einführung von Asana zu helfen, haben wir analysiert, was die erfolgreichsten Teams in Asana gemeinsam haben, die Expertise unserer Kundenerfolgsmanager genutzt und bewährte Change-Management-Strategien integriert, um den in diesem Artikel beschriebenen „Asana-Wandel“ zu entwickeln.

GRAPHIC depicting the six steps outlined by the Asana way of change to define, discover, design, enable, add more teams, and expand use

Beginnen Sie mit folgenden Schritten:

1. Definition der Beweggründe

Um eine möglichst hohe Nutzung und Akzeptanz des neuen Tools in Ihrem Team zu erreichen, ist es wichtig, sich die Gründe für den Umstieg noch einmal vor Augen zu führen. Wir empfehlen folgende Vorgehensweise, bevor Sie Ihr Team zu Asana einladen.

Erfolg anvisieren

Stellen Sie sich zunächst Ihre ideale Welt vor, in der Ihr Team Asana verwendet, und was Sie erreichen werden. Fragen Sie:

  • Welche Ziele möchten Sie mit Asana erreichen?
  • Was soll in der Zukunft mit Asana möglich sein, was heute nicht möglich ist?

Ermitteln Sie Problempunkte

Identifizieren Sie im nächsten Schritt die Problempunkte, welche Sie und Ihr Team zum Wechsel zu Asana veranlasst haben.

Problempunkte Beispiel
Die Verantwortlichkeiten sind unklar Wenn wichtige Anweisungen in E-Mails und anderen Tools verstreut sind, gehen sie leicht verloren und Fristen oder Zuständigkeiten bleiben unklar.
Die Zusammenarbeit ist eine Herausforderung Die Arbeit mit verschiedenen Teams gestaltet sich schwierig und Übergaben zwischen Teamkollegen oder Abteilungen sind chaotisch
Prozesse sind nicht einheitlich Bei jedem neuen Arbeitsvorgang fangen Sie bei Null an - und jeder macht es auf seine Weise.
Das Projektmanagement ist schwierig Sie haben zu einfache oder zu komplexe Systeme, die es schwierig machen, Projekte zu planen und zu sehen, wie sie voranschreiten

Ihr Statement zur Frage: „Warum Asana?“

Nun können Sie mithilfe dieser Struktur eine Erklärung zum Thema „Warum Asana?“ entwerfen:

„Unser [Team/Unternehmen] verwendet Asana, um [diese Projekte und Prozesse] besser zu managen sowie [diese Problempunkte] zu beseitigen, damit wir [diese Ziele] erreichen können.“

Zum Beispiel: Als Designteam verwenden wir Asana, um Designanfragen und Marketingkampagnenprojekte zu verwalten, um unklare Anfragen zu vermeiden und doppelte Arbeit zu vermeiden, sodass wir Kampagnenfristen einhalten, an obersten Prioritäten arbeiten und Burnout im Team verhindern können.

Einberufung Ihres Einführungsteams

Bringen Sie als Nächstes eine Gruppe von mindestens drei Personen dazu, eine „Adoptionsallianz“ zu bilden, die aus den folgenden Rollen besteht:

GRAPHIC depicting the three roles of the adoption alliance
  1. Convention-Setter- Legt grundlegende Regeln fest, wie Asana verwendet werden soll, und beantwortet Fragen, die Teamkollegen auf dem Weg dorthin haben (z. B. Teamleiter, Programmmanager oder Teamkoordinator).
  2. Bewusstseinsbildung- Führungskräfte, die an ihre „Warum Asana“ -Aussage glauben und Teams daran erinnern, damit sich das Team voll einbezogen fühlt (z. B. Führungskräfte, Direktoren, Teamleiter).
  3. Asana-Enthusiast: Jemand, der dem Beauftragten für Richtlinien hilft, seine Arbeit auszuführen, mit gutem Beispiel voranzugehen und Kollegen für ihre Bemühungen zu ermutigen und anzuerkennen (z. B. einzelne Mitwirkende).

2. Status-Quo-Analyse

Entscheiden Sie sich nun für einen ersten Prozess oder Workflow, den Sie in Asana umsetzen möchten. Das  kann z. B. die Produktion eines Videos oder die Markteinführung eines neuen Produkts sein. Beim Workflow-Management geht es darum, diese Prozesse zu entwickeln und zu überwachen.

Welchen Workflow Sie konkret ausprobieren, hängt von Ihrem Team ab, aber Sie sollten sich für Folgendes entscheiden:

  • Der Workflow beinhaltet Kommunikation zwischen den Beteiligten
  • Der Workflow ist konkret, mit eindeutigen Zielen, Ergebnissen oder Zeitvorgaben

Wenn Sie sich etwas Inspiration wünschen, sehen Sie sich all die Möglichkeiten an, wie Sie Asana nutzen können.

Im nächsten Schritt sollten Sie Ihre Asana-Teamstruktur festlegen. Im Allgemeinen sollte Ihre Teamstruktur in Asana das Organigramm Ihres Unternehmens widerspiegeln.

Wenn nur ein Team Asana verwendet, können Sie es auf der Grundlage von Ebenen, Initiativen oder Kooperationsgruppen innerhalb dieses Teams strukturieren.

GRAPHIC depicting the Asana data hierarchy and how teams, projects, and tasks are organized

3. Erstellen Sie Ihr erstes Projekt

Befragen Sie Ihr Team, wie lange es derzeit für seine Aufgaben braucht, wo die Teammitglieder nicht weiterkommen und welche Probleme sie gerne lösen würden. Diese Überlegungen helfen oft, den ersten Workflow in Form eines Projekts zu strukturieren.

Wenn Sie Ihr erstes Projekt erstellen, sollten Sie sich auch darüber informieren, wie Asana mit Ihren anderen Tools verwendet werden kann, damit Sie klare Erwartungen an Ihr Team stellen können, welche Art von Arbeit wo stattfindet.

GRAPHIC showing how Asana works with file creation, messaging, and communications tools

Sie wissen

nicht, wo Sie anfangen sollen? Versuchen Sie es doch mit einer Vorlage.

Beginnen Sie mit der Zusammenarbeit

Laden Sie eine kleine Gruppe von Teamkollegen ein, um das neue Projekt in Asana auszuprobieren und sich mit den Funktionen sowie den Best Practices vertraut zu machen. Asana ist flexibel, also zögern Sie nicht, Dinge auszuprobieren, auch wenn sie zu Beginn noch nicht perfekt klappen.

Wenn Sie bereit sind, laden Sie Ihr gesamtes Team ein und planen Sie ein Asana-Kick-off-Meeting, um das Team hinsichtlich der Nutzung in Ihrem Unternehmen zu schulen.

Laden Sie unsere Vorlage für das Asana-Kickoff-Deck herunter, indem Sie sich für unser Asana-Team-Kickoff-On-Demand-Training anmelden und es dann mit speziellen Details für Ihr Team personalisieren.

4. Teameinführung und Zelebrierung von Erfolgen

Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter die Grundlagen von Asana kennen:

  • Asana-Tutorials (15 Minuten) für einen schnellen Überblick über alle Funktionen samt Beispielen.
  • Nehmen Sie am virtuellen Asana-Schulung Grundlagen (60 Minuten) teil, um mit einem Live-Ausbilder zu arbeiten und Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten.

Festlegung und Durchsetzung von Asana-Umgangsnormen

Einige Teams stoßen auf das Problem, dass sich viele unklar darüber sind, wann und warum sie bestimmte Funktionen nutzen sollen. Ein Teamkollege weiß vielleicht, wie man eine Aufgabe erstellt, aber er weiß nicht, wann er sie als erledigt markieren oder ihr eine Priorität zuordnen soll. In diesem Artikel erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die Etablierung von Teamkonventionen in Asana.

Erwarten Sie Fehler und heißen Sie diese willkommen! Ihr Beauftragter für Richtlinien sollte alle Teamkollegen darauf hinweisen, wenn etablierte Richtlinien einmal vergessen werden.

5. Bringen Sie Ihr Team auf Erfolgskurs

Wenn Ihr Team erst einmal aufgestellt und einsatzbereit ist, sollten Sie Ihre Konventionen weiterhin konsequent anwenden und Asana zur einzigen Informationsquelle für alle Fragen zu Ihren entwickelten Prozessen machen. Einige Ideen für den Anfang:

  • Richten Sie ein Projekt für Fragen und Feedback ein.
  • Zelebrieren Sie die frühen Triumphe Ihres Teams - große und kleine! Ihre Adoptionsallianz könnte Anreize oder Möglichkeiten der Zelebrierung für das Erlernen und die Anwendung von Asana schaffen.
  • Schaffen Sie einen sicheren Raum, an dem Teamkollegen mit Funktionen herumspielen können, ohne Angst haben zu müssen, dass sie etwas kaputt machen.
  • Versuchen Sie die Challenge „Einen Tag ohne E-Mail“, um zu sehen, ob Ihr Team einen ganzen Tag oder gar eine Woche lang ohne E-Mails untereinander auskommt und stattdessen in Asana kommunizieren kann.

Sie sollten außerdem einen Plan für die Einarbeitung neuer Teamkollegen erstellen, damit diese sich schnell eingewöhnen können. Schauen Sie sich unsere Vorlage für die Einführung neuer Mitarbeiter als Inspiration an und erwägen Sie, die Einführung zu Asana in Ihren allgemeinen Einarbeitungsprozess aufzunehmen.

6. Messung und Ausweitung

Nachdem Sie Asana ein oder zwei Monate lang verwendet haben, denken Sie darüber nach, was Sie in Abschnitt eins geschrieben haben, und besuchen Sie die Team-Grundlinie, über die Sie sie in Abschnitt zwei befragt haben, um zu sehen, wie Sie abschneiden. Fragen Sie Ihr Team:

  • Haben wir unser ursprüngliches Ziel erreicht?
  • Laufen neue Prozesse reibungslos ab?
  • Im Vergleich zu früher: Wie lange dauert es jetzt, dieselbe Arbeit zu erledigen?
  • Wie effektiv ist Asana im Vergleich zu unseren Erwartungen? Konnten wir damit einige unserer Probleme lösen?

Wenn Sie erfolgreich waren und Ihren Zeitplan eingehalten haben, teilen Sie den Führungskräften und wichtigen Beteiligten Ihre Erfolge und Fortschritte mit, und helfen Sie so, weitere Abteilungen oder Kollegen für Asana zu begeistern. Fügen Sie dann weitere Prozesse, Projekte und Arbeitsabläufe in Asana hinzu und nutzen Sie auch fortgeschrittene Funktionen, um Ihre Projekte und Zusammenarbeit weiter zu verbessern.

Weitere Ressourcen

Das Lernen hört an dieser Steller noch nicht auf. Dank unserer Vielzahl an Hilfsmaterialien können Sie z. B. herausfinden, wie andere Teams Asana einsetzen und weitere bewährte Vorgehensweisen kennenlernen.

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