Dank
Helfen Sie Ihrem Team, weniger E-Mails zu versenden
Fast jeder ist an E-Mails gewöhnt, und es kann schwierig sein, alte Gewohnheiten zu brechen. Aber es ist wichtig für Ihr Team zu verstehen, wann Sie Asana und wann Sie E-Mails verwenden sollten, und die von Ihnen festgelegten Konventionen durchzusetzen - sonst werden Sie mit den gleichen Problemen konfrontiert. Unsere Konventionstipps und Beispiel-Workflows unten können Ihnen den Einstieg erleichtern, wenn Sie bestimmte Dinge von E-Mail auf Asana umstellen.
Für eine schnelle Zusammenfassung zur Verwendung von Asana und E-Mails, siehe „Wie funktioniert Asana“.
Am einfachsten lässt sich Arbeit durch das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben zu Asana verschieben - insbesondere, wenn Sie mit jemandem außerhalb Ihrer Organisation (wie einem Auftragnehmer, einer Agentur oder einem Kunden) korrespondieren. Auf diese Weise können Sie Ihren Posteingang für die Korrespondenz freihalten und Asana zum Verwalten und Priorisieren von Arbeit nutzen. Mit unseren E-Mail-Integrationen geht dies zügig und einfach.
Probieren Sie die Asana für Google Mail oder Outlook Apps aus
Wenn Sie Gmail und Outlook verwenden, probieren Sie das Add-on „Asana für Gmail“ oder die App „Asana für Outlook“ aus, um E-Mails direkt in Aufgaben umzuwandeln, Teamkollegen Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitsdaten festzulegen und die Aufgabe zu einem Projekt hinzuzufügen, ohne Ihren E-Mail-Posteingang zu verlassen. So wird Ihr Workflow blitzschnell.
Zum Beispiel, wenn ein Kunde Ihnen ein E-Mail mit der Anfrage nach einer Schulungsveranstaltung für sein Team schickt, können Sie anhand der Integration seine Anfrage direkt in eine Aufgabe umwandeln. Die Anfrage wird dadurch zu einer Aufgabe, die sich nachverfolgen lässt und den gesamten Kontext aus der E-Mail beinhaltet, so dass Sie sie mit anderer Arbeit priorisieren und alle Dokumente anhängen können, die Sie brauchen, damit Sie sie für die Schulung parat haben und nicht vergessen, wann sie ist.
E-Mails in Asana-Aufgaben verwandeln
Sollten Sie Gmail oder Outlook nicht verwenden, können Sie immer noch alle E-Mails an x@mail.asana.com weiterleiten, die dann automatisch in „Meine Aufgaben“ abgelegt werden. Weitere detaillierte Anleitungen finden Sie in unserem Hilfeartikel über das Weiterleiten von E-Mails an Asana.
Sie können auch andere E-Mail-Integrationen wie Newton ausprobieren.
E-Mails mit Asana verwalten
Asana kann Ihnen auch E-Mails über neue Benachrichtigungen zusenden. Wir empfehlen Ihnen, diese Option eingeschaltet zu lassen, bis Sie sich daran gewöhnt haben, Asana zu verwenden und täglich Ihren Posteingang zu überprüfen. Das ist auch hilfreich, wenn Sie einfach viel mit E-Mails arbeiten, denn Sie können Aufgaben direkt in Ihrem Posteingang bearbeiten. Benachrichtigungs-E-Mails von Asana erlauben Ihnen Folgendes:
- Markieren Sie Aufgaben als erledigt - beantworten
Sie diese mit Complete. - Kommentieren Sie die Aufgabe - antworten Sie mit Ihrem Kommentar im E-Mail-Text.
- Weisen Sie die Aufgabe zu - Antworten Sie mit der E-Mail-Adresse Ihres Teamkollegen im „An” -Feld.
- Fügen Sie der Aufgabe einen Follower hinzu - antworten Sie mit der E-Mail Ihres Teamkollegen im „CC” -Feld.
Wenn Sie zu viele E-Mail-Benachrichtigungen erhalten oder diese nicht mehr benötigen, schalten Sie diese in Meine Einstellungen aus.
Beispiel-Workflows zwischen Asana und E-Mail
Jetzt, da Sie verstehen, wie Asana und E-Mails zusammenarbeiten können, finden Sie hier einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Produktivität in jedem Fall steigern können:
Generelle Tipps:
- Statt Teammitgliedern Anliegen oder Fragen per E-Mail zu senden, versuchen Sie, ihnen Aufgaben zuzuweisen. Fügen Sie jeden, den Sie normalerweise in CC setzen würden, als Beteiligten zur Aufgabe hinzu, sodass alle auf dem Laufenden bleiben.
- Verwenden Sie Aufgabenkommentare, anstatt E-Mails zu schreiben und zu beantworten. Auf diese Weise sind alle Informationen über einen Arbeitsvorgang direkt mit diesem verknüpft und erscheinen im richtigen Kontext. Verwenden Sie einen Daumen hoch, um sich zu bedanken oder zu zeigen, dass Sie einen Kommentar gesehen haben.
- Anhänge sind in E-Mails schwer zu finden und zu verwalten. Indem Sie diese an Asana-Aufgaben anhängen, finden Sie sie dann genau dort, wo Sie sie brauchen, sobald Sie mit der Arbeit beginnen.
- Falls Sie eine E-Mail nachverfolgen müssen, verwenden Sie eine E-Mail-Integration oder leiten Sie die E-Mail weiter zur Erstellung einer Erinnerungsaufgabe in Asana, anstatt sie an anderer Stelle nachzuverfolgen.
Kommunikation:
- Gäste einladen - Wenn Sie mit jemandem außerhalb Ihres Asana-Bereichs viel hin und her kommunizieren, sollten Sie in Erwägung ziehen, ihn als Gast zu Asana einzuladen, um Kommunikation und Aktionen direkter zu gestalten und alles verfolgen zu können.
- Private Gespräche - Nutzen Sie Nachrichten, um direkt und privat mit einer Person oder einem Team zu kommunizieren und mit @Erwähnungen gleichzeitig auf Aufgaben in Asana verweisen zu können.
- Status-Aktualisierungen- Sie können Teamkollegen, Aufgaben und Projekte innerhalb von Asana in Ihrer Status-Aktualisierung @erwähnen. Teamkollegen können diese kommentieren, anstatt lange E-Mail-Gespräche zu starten, in denen Anhänge und Antworten verloren gehen können.
Spezifische Projekte:
- Kampagnenplanung- Wenn Sie mit einer Agentur zusammenarbeiten, können Sie E-Mails in Genehmigungsaufgaben umwandeln, damit der Prüfer darüber Bescheid weiß und klar ist, wann die Genehmigung erteilt wurde.
- Kreativ-Anfragen - Wenn eine Person aus Ihrem Unternehmen Ihnen eine E-Mail sendet und Sie bittet, etwas für sie zu erstellen oder zu gestalten, können Sie Integrationen oder Weiterleitungen nutzen, um die E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln und sie mit anderen Arbeitsvorgängen in Ihrem Anfragen-Projekt nachzuverfolgen. Dann können Sie die Anfrage in Bezug auf andere Arbeiten priorisieren und sicherstellen, dass die gleiche Arbeit nicht an anderer Stelle erledigt wird - so etwas können Sie in einem E-Mail-Programm nicht tun.
- Eventplanung- Wenn sich ein Dienstleister mit einem Angebot oder mit weiteren Details zur Veranstaltung an Sie wendet, können Sie die E-Mail in eine Asana-Aufgabe umwandeln und zu Ihrem Veranstaltungsprojekt hinzufügen, um sie mit Ihrem Team zu diskutieren.
- Designkritiken - Anstatt Feedback per E-Mail zu geben und zu erhalten, kannst du Korrekturhinweise verwenden, um Kommentare direkt zu einem Bild zu hinterlassen, sodass es für den/die Kreative * n kontextbezogen und einfach ist, darauf zu verweisen.
Wie jedes Team Asana und E-Mails zusammen verwendet, wird unterschiedlich sein, aber die Hoffnung ist, dass Asana dazu beitragen kann, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren, die Sie an Ihr Team senden. Und für alle E-Mails, die Sie senden und empfangen, können Sie ganz einfach zwischen Asana und E-Mail wechseln, um auf dem Laufenden und produktiv zu bleiben.
Es ist kein Geheimnis - Asana bietet kostenlose 30-Tage-Testversionen an. Starten Sie noch heute. Kostenlos testen