Zeit sparen in Asana

Import von Projektplänen aus Tabellen

Idealerweise ersetzt Ihr Team die Planung in Tabellen durch Pläne in Asana, aber Sie haben die Möglichkeit, Tabellen per CSV-Import zu importieren. Die Importfunktion importiert Ihre Zeilen und Spalten und ordnet sie einem Asana-Projekt mit Aufgaben, Verantwortlichen, Fälligkeitsdaten und weiteren Daten zu. Die Informationen aus der CSV-Datei können Sie sowohl in ein leeres als auch in ein bestehendes Projekt einfügen.

Sie möchten sicherstellen, dass Informationen in anderen Spalten auch Ihrem Projekt zugeordnet werden? Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder in Ihrem Projekt, bevor Sie Ihre Datei importieren.

Bulk-Bearbeitung mit Mehrfachauswahl

Höchstwahrscheinlich haben Sie Mehrfachauswahl in anderen Programmen verwendet, und sie ist in Asana genauso nützlich. Um mehrere Aufgaben in der Listenansicht auszuwählen, klicken Sie einfach auf, halten Sie dann die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf den Pfeil nach oben oder unten. Verwenden Sie Befehl oder Steuerung, um Aufgaben einzeln in der Listen- und Boardansicht auszuwählen.

Sobald Sie mehrere Aufgaben ausgewählt haben, können Sie diese für Bulk-Aktionen verwenden.

• Weisen Sie sie alle derselben Person zu
• Geben Sie allen dasselbe Fälligkeitsdatum
• Verschieben Sie sie an einen anderen Ort
• Alle Aufgaben markieren
• Verknüpfen Sie ein anderes Projekt mit allen Aufgaben
• Markieren Sie alle Aufgaben als unvollständig/erledigt
• Alle Aufgaben löschen oder zusammenführen 
• Beteiligte hinzufügen

Aktionen mit Tastenkombinationen durchführen

Einer der besten Wege, um in Asana Zeit zu sparen, sind die Tastenkombinationen. Alle Tastenkombinationen finden Sie hier oder durch Eingabe von Cmd+/ oder Strg/ in Asana (eine Tastenkombination für Tastenkombinationen!)

Die meisten Asana-Tastenkombinationen bestehen aus Tab + Buchstabe. Einige Buchstaben stimmen mit dem Anfangsbuchstaben der entsprechenden Funktion überein. Beispielsweise fügt Tab+F einen Follower hinzu.

Das sind unsere Favoriten:

• Tabulator+Q - Aufgabe schnell hinzufügen

• Tabulator+M - Mir zuweisen

• Tab+X - Vollbild ansehen/Fokusmodus (damit Sie nur die Aufgabe sehen können)

• Tab+S - Unteraufgabe hinzufügen

• Tab+N - Abschnitt erstellen

• Tab+↵ - zu Aufgabenliste/Hauptfenster springen

Aufgabenkopien zuweisen

Sie können Kopien einer Aufgabe mit nur ein paar Klicks aus dem Feld Aufgabenverantwortlicher mehreren Teamkollegen oder sogar einem ganzen Team zuweisen. Klicken Sie auf das Feld „Verantwortlicher” in jeder Aufgabe und wählen Sie anschließend das Symbol „Kopien zuweisen”. Geben Sie anschließend die Namen der Teamkollegen oder Teams ein, denen Sie die Kopien zuweisen möchten.

Aufgabenkopien enthalten dieselben Informationen wie das Original. Wenn Sie etwas vergessen haben und eine Mehrfachänderung vornehmen müssen, verwenden Sie die Mehrfachauswahl.

Wann Sie Aufgabenkopien zuweisen sollten:

• Wenn Sie Feedback zu Ihrer Arbeit benötigen, weisen Sie allen relevanten Beteiligten Kopien einer Aufgabe zur Prüfung zu, damit sie Kommentare abgeben oder eine Genehmigung erteilen können.
• Wenn Routineaufgaben anstehen, wie die Anmeldung für Arbeitnehmerleistungen, weisen Sie Aufgabenkopien zu, um sicherzustellen, dass alle Teamkollegen sie innerhalb der Frist vornehmen und über alle erforderlichen Informationen verfügen.
• Weisen Sie allen Teammitgliedern eine Kopie einer Aufgabe zu, damit sie Punkte zum Besprechungsplan Ihrer nächsten wöchentlichen Teamsitzung hinzufügen.

Sie können zahlreiche Kopien einer beliebigen Aufgabe anfertigen, aber jede Aufgabe besitzt dennoch nur einen Verantwortlichen.

Automatisieren Sie Aktionen mit Regeln

Möchten Sie sich wiederholende, manuelle Arbeitsschritte reduzieren? Fügen Sie Regeln für jedes Projekt hinzu, um Aufgaben zuzuweisen, benutzerdefinierte Felder zu aktualisieren und mehr. Sie können sie sogar zu Vorlagen hinzufügen, damit Ihr Team immer mit den richtigen Schritten und Prozessen beginnt.

Es ist kein Geheimnis - Asana bietet kostenlose 30-Tage-Testversionen an. Starten Sie noch heute. Kostenlos testen