Entdecken Sie diese Top-Funktionen

Einer der großen „Aha-Momente“ in Asana kommt vor, wenn Kunden erkennen, dass Sie ihre Arbeit in ganz Asana miteinander verknüpfen und somit an verschiedenen Orten aufrufen können - ohne etwas zu duplizieren oder Zusammenhänge zu verlieren.

Kontaktieren Sie Teamkollegen oder verweisen Sie auf andere Aufgaben mit @Erwähnungen

 

@Erwähnungen in Beschreibungen und Kommentarfeldern erstellen Links zu Projekten, Nachrichten, Teamkollegen oder Aufgaben in Asana.

Wann @erwähnen nützlich ist

• Hintergrundinformationen verlinken —@erwähnen Sie eine andere Aufgabe, ein Projekt oder eine Nachricht, damit deren Arbeitsverlauf und Zusammenhang sofort abrufbar sind. Auch Ihre Teamkollegen müssen so nicht nach diesen Informationen suchen.

• Aufruf verwandter Aufgaben- Wenn eine Aufgabe mit einer anderen zusammenhängt, können Sie die andere Aufgabe in einem Kommentar oder einer Aufgabenbeschreibung @erwähnen, damit die Teammitglieder über andere relevante Aufgaben informiert sind.

• Bestimmte Teamkollegen ansprechen —@Erwähnen Sie Kollegen in einer Aufgabe oder Diskussion und fügen Sie sie als Beteiligte hinzu. Sie werden dann benachrichtigt und können entsprechend auf Ihren Kommentar reagieren.

Verhindern Sie doppelte Arbeitsvorgänge, indem Sie eine Aufgabe zu mehreren Projekten hinzufügen

Geben Sie Tab + P ein und verwenden Sie die angezeigte Schaltfläche +, um die Aufgabe zu so vielen Projekten wie nötig hinzuzufügen. Wenn eine Aufgabe aktualisiert wird, werden die Änderungen in beiden Projekten angezeigt (da es sich um die gleiche Aufgabe handelt, die in zwei Projekten angezeigt wird).

Wann es sich lohnt, Aufgaben mehreren Projekten hinzufügen

• Sie möchten eine Aufgabe in einem Meeting besprechen —Fügen Sie die Aufgabe zu Ihrem Meeting-Projekt hinzu und speichern Sie sie weiterhin im ursprünglichen Projekt. Auf diese Weise vergessen Sie nicht, das Thema zu besprechen und können es im Zusammenhang mit den entsprechenden Aufgaben sehen.

• Die Aufgabe ist für mehr als ein Projekt relevant - Fügen Sie Aufgaben, die eine Absprache oder Arbeit von zwei Teams erfordert, den Projekten beider Teams hinzu. Auf diese Weise kann jeder seine Fortschritte aufzeichnen, ohne Informationen oder Diskussionen über die Aufgabe zu verdoppeln.

• Die Aufgabe bezieht sich auf ein wichtiges Ziel oder einen wichtigen Meilenstein:Verfolgen Sie die Ziele in einem Projekt mit Ihrem Team oder dem Unternehmen. Wenn die Schritte zum Erreichen eines Ziels in Ihrem Projekt festgehalten werden, können Sie die Aufgabe mit der Zielbeschreibung zu Ihrem Ziele-Projekt sowie dem Projekt zum Nachverfolgen der Arbeitsschritte hinzufügen.

Stellen Sie mit Abhängigkeiten sicher, dass Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Reihenfolge begonnen werden

Sorgen Sie für reibungslose Übergaben, indem Sie Aufgaben als abhängig von einer anderen markieren. Dadurch wissen Teamkollegen, wen sie eventuell blockieren und auf wen sie warten. Sie können sie einfach innerhalb der Aufgabe oder in der Zeitleistenansicht mit Drag & Drop festlegen.

Wenn das Fälligkeitsdatum bei der ersten Aufgabe geändert wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sodass Sie das Fälligkeitsdatum für Ihre abhängige Aufgabe entsprechend aktualisieren können.

Wenn es sich lohnt, Abhängigkeiten zu nutzen

• Produkteinführungen: „An alle Nutzer veröffentlichen“ wartet auf „Feedback von Beta-Testern berücksichtigen“.
• Redaktionskalender: „Blog zur Veröffentlichung vorbereiten“ wartet auf „Korrekturvorschläge integrieren“.
• Veranstaltungsplanung: „Veranstaltungsstätte buchen“ wartet auf „Budget genehmigen“.
• Fehlerverfolgung: „Fehlerbehebung“ wartet auf „Fehler nachvollziehen“.
• Designprüfungen: „Mit Design beginnen“ wartet auf „Farbpalette festlegen“
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter: „Arbeitnehmervorteile auswählen“ wartet auf „Login-Informationen von der IT-Abteilung anfordern“

Filtern, sortieren und erfassen Sie spezifische Details mit benutzerdefinierten Feldern

Indem Sie einem Projekt benutzerdefinierte Felder 

hinzufügen, können Sie in jeder Aufgabe noch mehr Informationen erfassen. Erstellen Sie verschiedene Arten von benutzerdefinierten Feldern, um strukturierte Informationen zu erfassen und Fortschritte, Status, Kosten, Arbeitsbelastung, Priorität und viele andere Datenpunkte zu den Projekten und der Arbeit Ihres Unternehmens leichter zu verfolgen.

Wann sich die Nutzung benutzerdefinierter Felder lohnt

Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, wenn Sie:

• Sie möchten bestimmte Daten zu allen Aufgaben in einem Projekt hinzufügen.
• Sie verfolgen die Aufgaben in allen Projekten auf der Grundlage von Standardinformationen (z. B. Prioritätsstufen, Zeitaufwand, Arbeit).
• Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teamkollegen bestimmte Informationen für jede Aufgabe in einem Projekt eintragen.
• Sie müssen nach bestimmten Datenfeldern suchen oder darüber Bericht erstatten (wie z. B. Priorität, Stunden, Phase usw.).

Erfassen Sie Projektbeschreibungen und Details von Anfragen, um sie mit Formularen schneller zu bearbeiten

Ihr Team ist es vielleicht gewohnt, Anfragen und Projektanforderungen in Form von Dokumenten und E-Mails zu übermitteln. Aber diese Informationen sind oft ungeordnet und unvollständig, was zu Verwirrung und Verlangsamung führt, wenn Informationen nicht sogar unter den Teppich rutschen. Stattdessen können Sie Formulare erstellen, um den Anfrageprozess zu standardisieren. Beim Absenden verbinden sich die Formulare mit einem bestimmten Projekt, um die Informationen, die Sie benötigen, im Voraus zu erfassen und an einem Ort zu verfolgen.

Durch das Senden des Formularlinks können Formulare von jedermann eingereicht werden - auch wenn die Person Asana nicht verwendet. Nach der Übermittlung wird das Formular zu einer Aufgabe in Ihrem Projekt, damit Sie dieser eine Priorität zuordnen können.

Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen.

Ihre Arbeitsinformationen aus anderen Tools und E-Mails mit Integrationen verknüpfen

Asana hilft Ihnen bei der Verwaltung und Koordination Ihrer Arbeit, aber Sie verwenden wahrscheinlich eine Vielzahl von Tools, um Dinge mithilfe von G Suite-Apps, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud und anderen zu erledigen.

Aus diesem Grund kann Asana mit Top-Tools und Apps integriert werden, um alles in Verbindung zu halten, doppelte Arbeit zu reduzieren und die Zusammenarbeit nahtlos zu gestalten. Integrationen sind besonders leistungsstark mit E-Mail- und Messaging-Tools, um Konversationen nachverfolgen zu können. Mit den Integrationen für Gmail, Outlook oder Slack können Sie Gespräche in eine Aufgabe verwandeln, ohne zwischen den Tools wechseln zu müssen. Und für Kreative bietet die Integration von Adobe Creative Cloud die Möglichkeit, Asana-Aufgaben direkt in Illustrator, Photoshop oder InDesign zu sehen und zu bearbeiten.

Alle Asana-Integrationen finden Sie auf der App-Seite.