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Regeln

In diesem Artikel

Verfügbar für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den bisherigen Stufen Premium, Business und Legacy Enterprise.

Portfolio-Regeln sind in den Abonnements Asana Advanced, Enterprise und Enterprise+ verfügbar.

Auf unserer Preisübersichtsseite finden Sie weitere Informationen.

Regeln ermöglichen es Ihnen, Routineaufgaben zu optimieren und Workflows mit Leichtigkeit einzurichten. Damit eine Automatisierungsregel funktioniert, benötigen Sie einen Auslöser, der die Regel aktiviert, und eine Aktion, die daraufhin automatisch ausgeführt wird. Sie können z. B. eine Regel erstellen, mit der eine Aufgabe automatisch einer bestimmten Person zugewiesen wird (Aktion), so bald ein festgelegtes Fälligkeitsdatum eintritt (Auslöser).

Erkunden Sie Regeln kostenlos. Nutzen Sie noch heute die kostenlose Testversion von Asana.

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Optimieren Sie Ihre Prozesse durch die Anwendung von Regeln in Asana. Nehmen Sie an unserer virtuellen Schulung zum Erstellen grundlegender Workflows in Asana teil, um mehr darüber zu erfahren.

Regeln erstellen

Regeln sind sowohl in Projekten als auch in Portfolios verfügbar. Sie können Regeln in Projekten und Portfolios einrichten, um wichtige Aktionen zu automatisieren und die reibungslose Verwaltung mehrerer Projekte zu gewährleisten.

Wenn Sie eine Regel erstellen, können Sie aus vorgefertigten Regeln in der Regelsammlung auswählen oder eine benutzerdefinierte Regel erstellen. Vorgefertigte Regeln in der Galerie wurden entwickelt, um gängige Workflow-Szenarien zu adressieren. Mit benutzerdefinierten Regeln können Sie Regeln erstellen, die auf Ihre individuellen Prozesse zugeschnitten sind.

So erstellen Sie eine Regel aus der Galerie:

  1. Navigieren Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Projekts zu Anpassen
  2. Klicken Sie auf Regeln
  3. Klicken Sie auf +Hinzufügen
  4. Wählen Sie eine Regel aus der Galerie
  5. Geben Sie die angegebenen Parameter ein
  6. Klicken Sie auf Regel veröffentlichen
Hinweis iconHinweis

Jede Regel in Asana hat eine eigene, einzigartige URL, auf die direkt über den Browser zugegriffen werden kann. Diese URLs werden automatisch generiert, wenn Regeln erstellt werden, und bleiben während der gesamten Lebensdauer der Regel konsistent.

Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln

Das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln ist für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den bisherigen Stufen Business und Legacy Enterprise verfügbar. 

So erstellen Sie benutzerdefinierte Regeln:

  1. Navigieren Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Projekts zu Anpassen
  2. Klicken Sie im Abschnitt Hinzufügen auf Regeln
  3. Wählen Sie Benutzerdefinierte Regel erstellen
  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Läuft auf Aufgaben oder Läuft auf Aufgaben und Unteraufgaben
  5. Wählen Sie einen Namen für Ihre Regel
  6. Wählen Sie Auslöser, Aktionen und fügen Sie bei Bedarf Bedingungen hinzu
  7. Klicken Sie auf Regel veröffentlichen.
Hinweis iconHinweis

Regeln werden nur auf der ersten Ebene von Unteraufgaben ausgeführt (d. h. Regeln werden nicht auf Unter-Unteraufgaben, Unter-Unter-Unteraufgaben usw. ausgeführt)

Regel bearbeiten

Wenn Sie eine Regel ändern möchten, navigieren Sie zurück zum Projekt, und wählen Sie die Regel aus, die Sie aktualisieren möchten.

So bearbeiten Sie eine Regel:

  1. Klicken Sie auf das Menü Anpassen
  2. Klicken Sie im Abschnitt Bearbeiten auf Regeln
  3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Regel, die Sie bearbeiten möchten
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten
Hinweis iconHinweis

Alle Änderungen, die Sie an Ihren Regeln vornehmen, gelten nur für die Zukunft. Änderungen werden nicht rückwirkend angewendet.

Regeln, die externe Auslöser oder externe Aktionen wie das Senden von E-Mails oder Direktnachrichten (z. B. über Outlook, Salesforce oder Slack) beinhalten, können nur vom Ersteller der Regel bearbeitet werden, da die externen Auslöser/Aktionen mit den Anmeldedaten des Erstellers der Regel authentifiziert werden.

Eine Regel pausieren

Sie können eine aktive Regel jederzeit vorübergehend pausieren, indem Sie in der Seitenleiste auf die Regel und dann auf Aktiv klicken. Wenn Sie die Regel wieder aktivieren möchten, befolgen Sie die gleichen Schritte, aber klicken Sie auf Angehalten.

Regel löschen

Sie können eine Regel jederzeit löschen, indem Sie in der Seitenleiste auf die Regel und dann auf die Schaltfläche Regel löschen klicken.

Regeleinstellungen

Um auf die Regeleinstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts im Tool zur Erstellung von Regeln.

Rule settings button

Regeleinstellungen enthalten 2 Tabs: Allgemeine Einstellungen und Berechtigungseinstellungen.

Settings 1

Unter Allgemeine Einstellungen können Sie den Namen der Regel verwalten. Sie können auch auswählen, ob die Regel durch andere Regeln ausgelöst werden kann und ob die Regel für Unteraufgaben ausgeführt werden soll.

Settings 2

Unter den Berechtigungseinstellungen können Sie die regelverantwortliche Person anzeigen und die Berechtigungen für den Regeleditor auswählen.

Verantwortlichkeit für eine Regel übertragen

Wenn die ursprüngliche verantwortliche Person einer Regel den Zugriff auf das Projekt verliert oder das Unternehmen verlässt, können Teammitglieder mit Bearbeitungsberechtigungen die Verantwortlichkeit für die Regel übernehmen. Asana benachrichtigt Projektbearbeiter, wenn Regeln nicht mehr benötigt werden, sodass Sie leicht erkennen können, welche Regeln bearbeitet werden müssen.

Um die Verantwortlichkeit für eine verwaiste Regel zu übernehmen, navigieren Sie zu der Regel in der Regelliste Ihres Projekts und klicken Sie im Menü Berechtigungen auf Verantwortlichkeit übernehmen. Sobald Sie die Verantwortlichkeit übernommen haben, können Sie die Regel bearbeiten und erhalten Benachrichtigungen über alle Probleme.

Abschnittsbasierte Regeln

Bei bezahlten Abos zeigt das Blitzsymbol in Abschnitten an, dass eine Regel auf diesen bestimmten Abschnitt angewendet wird. Diese sind in der Listen- und Boardansicht sichtbar.

Sobald eine Regel ausgelöst wird, wird das Symbol animiert. Wenn Sie das Blitzsymbol anklicken, öffnet sich das Regel-Menü für den jeweiligen Abschnitt, über das Sie neue Regeln hinzufügen oder bereits bestehende Regeln bearbeiten können.

Sie können eine Regel bearbeiten, indem Sie das Stiftsymbol anklicken, das erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren.

Rules in sections.png

Kombination von Auslösern und mehreren Aktionen

Sie können auch mehrere Auslöser kombinieren und/oder Bedingungslogik und mehrere Aktionen verwenden, um Routineaufgaben zu automatisieren.

Sie können die von einer Regel ausgeführte Aktion verwenden, um eine andere auszulösen.

Die maximale Anzahl an Regeln pro Projekt ist auf 50 festgelegt, unabhängig von der Plangröße oder -stufe.

Benutzerdefinierte Regeln

Auslöser

  • Pro benutzerdefinierte Regel können Sie bis zu 20 Auslöser hinzufügen.
  • Sie können den Auslöser mehr als einmal auswählen
  • Sie können nicht die Auslöser für Fälligkeitsdatum nähert sich oder Aufgabe ist überfällig für Unteraufgaben wählen. Um einen dieser Auslöser zu verwenden, müssen Sie die Regel in Läuft auf Aufgaben ändern.

Mehrfachaktionen

  • Wenn ein oder mehrere Auslöser eintreten, können Sie bis zu 20 Aktionen auswählen, die als Ergebnis ausgeführt werden sollen
  • Dieselbe Aktion kann nicht mehrmals hinzugefügt werden

Spalten- oder Abschnittsbasierte Auslöser

Spalten- oder abschnittsbasierte Auslöser eignen sich für Projekte mit Boardansicht oder Projekte mit zusammenklappbaren Abschnitten.

Regeln für benutzerdefinierte Felder

Die Regeln für benutzerdefinierte Felder betreffen alle Projekte mit benutzerdefinierten Feldern. Auch benutzerdefinierte Personenfelder werden auch unterstützt.

Hinweis iconHinweis

Um diese Regeln zu aktivieren, müssen Sie zunächst ein benutzerdefiniertes Feld zu Ihrem Projekt hinzufügen.

Regeln in Bundles

Mit Bundles können Sie mehrere Regeln gleichzeitig anwenden. Auf diese Weise können Sie Prozesse in großem Maßstab standardisieren und rückwirkende Aktualisierungen an Projekten vornehmen, die bereits laufen.

Falsch konfigurierte Regeln aktualisieren

Wenn eine Regel falsch konfiguriert wird (Beispiel: Als erledigt markiert > In die Spalte „Fertig“ verschieben – und jemand hat Ihre Spalte „Fertig“ gelöscht), senden wir der Person, die für die Regel verantwortlich ist, eine E-Mail, damit diese sie korrigieren kann.

  • Wir senden Ihnen eine E-Mail, wenn eine Regel zum ersten Mal ausgelöst wird, aber aufgrund einer Fehlkonfiguration nicht ausgeführt werden kann. Wir werden Ihnen keine weiteren E-Mails zusenden, bis der Fehler behoben ist und die Regel mindestens einmal erfolgreich ausgeführt werden konnte, bevor eine erneute Fehlkonfiguration auftritt.

  • Alle Nutzer mit Lesezugriff auf die betreffende Regel können den korrekten Status der Regel sehen.

  • Sobald Sie die Regel auf eine korrekte Konfiguration aktualisieren und die Updates speichern, verschwinden diese Warnungen.

Preise

Regeln sind für jede kostenpflichtige Abostufe in Asana verfügbar. Das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln ist für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie auf den bisherigen Stufen Business und Legacy Enterprise verfügbar.

Ein Teil der Regeln steht Kunden mit der Legacy-Abostufe Premium zur Verfügung:

  • In Spalte/Abschnitt verschieben > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markieren > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • In Spalte/Abschnitt verschieben > Benutzerdefiniertes Feld festlegen
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markieren > Benutzerdefiniertes Feld festlegen
Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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