Regeln

Verfügbar für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie für die älteren Abonnements Premium, Business und Legacy Enterprise.  

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Regeln ermöglichen es Ihnen, Routineaufgaben zu optimieren und Workflows mit Leichtigkeit einzurichten. Damit eine Automatisierungsregel funktioniert, benötigen Sie einen Auslöser, der die Regel aktiviert, und eine Aktion, die daraufhin automatisch ausgeführt wird. Sie können z. B. eine Regel erstellen, mit der eine Aufgabe automatisch einer bestimmten Person zugewiesen wird (Aktion), so bald ein festgelegtes Fälligkeitsdatum eintritt (Auslöser).

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Regeln erstellen

Zur Erstellung einer Regel für Ihr Projekt haben Sie zwei Möglichkeiten. Wählen Sie entweder eine Automatisierung aus der Regelsammlung in Ihrem Projekt oder erstellen Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Regel. 

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So erstellen Sie eine Regel aus der Galerie:

  1. Navigieren Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Projekts zu Anpassen 
  2. Klicken Sie auf + Regel hinzufügen
  3. Wählen Sie eine Regel aus der Galerie
  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Läuft auf Aufgaben oder Läuft auf Aufgaben und Unteraufgaben
  5. Geben Sie den angegebenen Parameter ein
  6. Klicken Sie auf Regel veröffentlichen

Benutzerdefinierter Regel-Generator

Der benutzerdefinierte Rule Builder ist für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie für die älteren Abonnements Business und Legacy Enterprise verfügbar.  

 
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So erstellen Sie benutzerdefinierte Regeln:

  1. Navigieren Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Projekts zu Anpassen 
  2. Klicken Sie auf + Regel hinzufügen
  3. Wählen Sie Benutzerdefinierte Regel erstellen
  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Läuft auf Aufgaben oder Läuft auf Aufgaben und Unteraufgaben
  5. Wählen Sie einen Namen für Ihre Regel
  6. Wählen Sie Auslöser und Aktionen und fügen Sie Bedingungen hinzu
  7. Wenn Sie die gewünschten Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Regel veröffentlichen.`

Regeln werden nur auf der ersten Ebene von Unteraufgaben ausgeführt (d. h. Regeln werden nicht auf Unter-Unteraufgaben, Unter-Unter-Unteraufgaben usw. ausgeführt)

Regeln bearbeiten

Wenn Sie eine Regel ändern möchten, navigieren Sie zurück zum Projekt, und wählen Sie die Regel aus, die Sie aktualisieren möchten.

Sie können eine Regel bearbeiten, indem Sie in Ihrer Seitenleiste in die Regel klicken.

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Alle Änderungen, die Sie an Ihren Regeln vornehmen, gelten nur für die Aufgaben und Inhalte eines Projekts. Änderungen werden nicht rückwirkend angewendet.

Eine Regel pausieren

Sie können eine Regel jederzeit pausieren, indem Sie in der Seitenleiste auf die Regel klicken und auf Aktiv klicken. Wenn Sie die Regel wieder aktivieren möchten, befolgen Sie die gleichen Schritte, aber klicken Sie auf Pausiert. 

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Regel löschen

Sie können eine Regel jederzeit löschen, indem Sie in der Seitenleiste in die Regel und dann auf die Schaltfläche Regel löschen klicken.

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Abschnittsbasierte Regeln

Bei bezahlten Abos wird das „Regel-Blitz“ -Symbol in Abschnitten (in der Listen- und Boardansicht) angezeigt, die Regeln haben. Sobald eine Regel ausgelöst wird, wird das Symbol animiert. Wenn Sie das Symbol anklicken, öffnet sich das Regel-Menü für den jeweiligen Abschnitt, über das Nutzer neue Regeln hinzufügen oder bereits bestehende Regeln bearbeiten können.

Sie können eine Regel bearbeiten, indem Sie das Stiftsymbol anklicken, das erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren.

section based rule

Kombination von Auslösern und mehreren Aktionen

Sie können auch mehrere Auslöser kombinieren und/oder Bedingungslogik und mehrere Aktionen verwenden, um Routineaufgaben zu automatisieren. Somit muss sich Ihr Team nicht weiter damit befassen.

Sie können die von einer Regel ausgeführte Aktion verwenden, um eine andere auszulösen.

trigger1.gif

Sie können bei der Erstellung von benutzerdefinierten Regeln bis zu 20 verschiedene Auslöser-Kombinationen hinzufügen und bis zu 5 verschiedene Aktionen auswählen. Dabei kann derselbe Auslöser mehr als einmal ausgewählt werden, Aktionen jedoch nur einmal.

Sobald dem Projekt eine Aufgabe in der Listen- oder Boardansicht, über ein Formular, eine E-Mail oder einen anderen Bereich von Asana hinzugefügt wurde, sollte die benutzerdefinierte Regel sofort in Kraft treten.

Zusätzliche Auslöser und Aktionen

Verwendung anderer Auslöser und Aktionen:

  1. Wenn sich der Status einer Genehmigung ändert, können Sie die Aktion angeben, die als Ergebnis
  2. Erstellen Sie einen Kommentar, der jedes Mal als Asana gepostet wird, wenn ein ausgewählter Auslöser auftritt

Regeltypen

Die maximale Anzahl an Regeln pro Projekt ist auf 50 festgelegt, unabhängig von der Plangröße oder -stufe.

Benutzerdefinierte Regeln

Auslöser

  • Pro benutzerdefinierte Regel können Sie bis zu 20 Auslöser hinzufügen.
  • Sie können den Auslöser mehr als einmal auswählen.
  • Sie können nicht die Auslöser für Fälligkeitsdatum nähert sich oder Aufgabe ist überfällig für Unteraufgaben wählen. Um einen dieser Auslöser zu verwenden, müssen Sie die Regel in Läuft auf Aufgabe ändern.

Mehrfachaktionen

  • Wenn ein oder mehrere Auslöser eintreten, können Sie bis zu 5 Aktionen auswählen, die als Ergebnis ausgeführt werden sollen.
  • Sie können die gleiche Aktion nicht mehr als einmal hinzufügen.

Spalten- oder abschnittsbasierte Auslöser

Spalte oder abschnittsbasierte Auslöser eignen sich für Projekte mit Boardansicht oder Projekte mit zusammenklappbaren Abschnitten.

Regeln für benutzerdefinierte Felder

Die Regeln für benutzerdefinierte Felder betreffen alle Projekte mit benutzerdefinierten Feldern. Auch benutzerdefinierte Personenfelder werden auch unterstützt.

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Um diese Regeln zu aktivieren, müssen Sie zunächst ein benutzerdefiniertes Feld zu Ihrem Projekt hinzufügen.

Falsch konfigurierte Regeln aktualisieren

Wenn eine Regel falsch konfiguriert wird (Beispiel: Als erledigt markiert > In die Spalte „Fertig“ verschieben - und jemand hat Ihre Spalte „Fertig“ gelöscht), senden wir der Person, die für die Regel verantwortlich ist, eine E-Mail, damit diese sie korrigieren kann.

  • Wir senden Ihnen eine E-Mail, wenn eine Regel zum ersten Mal ausgelöst wird, aber aufgrund einer Fehlkonfiguration nicht ausgeführt werden kann. Wir werden Ihnen keine weiteren E-Mails zusenden, bis der Fehler behoben ist und die Regel mindestens einmal erfolgreich ausgeführt werden konnte, bevor eine erneute Fehlkonfiguration auftritt.

  • Alle Nutzer mit Lesezugriff auf die betreffende Regel können den korrekten Status der Regel sehen.

  • Sobald Sie die Regel auf eine korrekte Konfiguration aktualisieren und die Updates speichern, verschwinden diese Warnungen.

Preise

Regeln sind für jede kostenpflichtige Abostufe in Asana verfügbar. Der benutzerdefinierte Rule Builder ist für die Abonnements Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ sowie für die älteren Abonnements Business und Legacy Enterprise verfügbar.  

Ein Teil der Regeln steht Kunden mit der Legacy-Abostufe Premium zur Verfügung:

  • In Spalte/Abschnitt verschieben > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markieren > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • In Spalte/Abschnitt verschieben > Benutzerdefiniertes Feld festlegen
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markieren > Benutzerdefiniertes Feld festlegen

Aktionen umkehren mit Regeln

Umkehraktionen sind verfügbar für die Asana Starter, Advanced, Enterprise und Enterprise+ Tiers sowie für die älteren Tiers Business und Legacy Enterprise. 

Als Ergänzung zu bestehenden Regeln bietet die Funktion „Aktionen umkehren“ nun die Möglichkeit, Daten zurückzusetzen oder zu entfernen. Durch die Möglichkeit, Regeln mit umgekehrten Aktionen zu versehen, haben wir eine robustere Regel-Engine geschaffen, die die Struktur, Qualität und Effizienz der Workflows unserer Kunden besser abbildet.

Verfügbare umkehrbare Aktionen:

  • Aufgabenzuweisung aufheben
  • Aufgabe in ein anderes Projekt verschieben
  • Fälligkeitsdatum entfernen
  • Aufgabe als unerledigt markieren
  • Beteiligte entfernen
  • Aus dem Projekt entfernen
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Mit der Funktion „Aktion umkehren“ können Sie Aufgaben aus einem Projekt in ein anderes neu zuordnen, zurücksetzen oder verschieben.

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