Regeln

Regeln stehen Kunden zur Verfügung, die Asana Premium, Business und Enterprise verwenden. Einige Funktionen, die zu Regeln gehören, wie das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln, benutzerdefinierte Regeln mit Bedingungen, Auslöser für Änderungen des Genehmigungsstatus und die Aktion Kommentar hinzufügen, stehen nur Business- und   Enterprise-Kunden zur Verfügung.

Regeln ermöglichen es Ihnen, Routineaufgaben zu optimieren und Workflows mit Leichtigkeit einzurichten. Damit eine Automatisierungsregel funktioniert, benötigen Sie einen Auslöser, der die Regel aktiviert, und eine Aktion, die daraufhin automatisch ausgeführt wird. Sie können z. B. eine Regel erstellen, mit der eine Aufgabe automatisch einer bestimmten Person zugewiesen wird (Aktion), so bald ein festgelegtes Fälligkeitsdatum eintritt (Auslöser).

Optimieren Sie Ihre Prozesse mit Asana-Regeln. Nehmen Sie an unserer virtuellen Schulung „Grundlegende Workflows in Asana erstellenteil, um mehr darüber zu erfahren. Registrieren Sie sich jetzt.

Eine Regel kann eine andere Regel auslösen. Sie können auch mehrere Aktionen zu einem Auslöser hinzufügen, um eine ähnliche Funktionsweise zu erhalten.

Regeln
erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Regel für Ihr Projekt zu erstellen: die Auswahl einer Regel aus der Regelsammlung in Ihrem Projekt oder die Erstellung einer eigenen benutzerdefinierten Regel. Das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln ist für alle Asana Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Rules

So erstellen Sie eine Regel aus der Galerie:

  1. Navigieren Sie in der rechten oberen Ecke Ihres Projekts zu Anpassen 
  2. Klicken Sie auf + Regel hinzufügen
  3. Wählen Sie eine Regel aus der Galerie aus
  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Ausführen mit Aufgaben oder Ausführen mit Aufgaben und Unteraufgaben
  5. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, um weitere Einstellungen hinzuzufügen
  6. Füllen Sie die angegebenen Parameter aus
  7. Klicken Sie auf Regel erstellen

custom rules

So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Regel:

  1. Navigieren Sie in der rechten oberen Ecke Ihres Projekts zu Anpassen 
  2. Klicken Sie auf + Regel hinzufügen
  3. Benutzerdefinierte Regel erstellen auswählen
  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Ausführen mit Aufgaben oder Ausführen mit Aufgaben und Unteraufgaben
  5. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, um weitere Einstellungen hinzuzufügen
  6. Wählen Sie einen Namen für Ihre Regel
  7. Auslöser und Aktionen auswählen
  8. Wenn Sie die gewünschten Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Regel erstellen.`

Regeln werden nur auf der ersten Ebene von Unteraufgaben ausgeführt (d. h. Regeln werden nicht auf Unter-Unteraufgaben, Unter-Unter-Unteraufgaben usw. ausgeführt)


Regeln bearbeiten

Wenn Sie eine Regel ändern möchten, navigieren Sie zurück zum Projekt, und wählen Sie die Regel aus, die Sie aktualisieren möchten.

Sie können eine Regel bearbeiten, indem Sie in der Seitenleiste auf das Stiftsymbol neben der Regel klicken.

edit

Alle Änderungen, die Sie an Ihren Regeln vornehmen, gelten nur für die Aufgaben und Inhalte eines Projekts. Änderungen werden nicht rückwirkend angewendet.

Regeln
pausieren

Sie können eine Regelung jederzeit vorübergehend pausieren, indem Sie in der Seitenleiste auf das Stiftsymbol neben der Regelung klicken

rule pause

Pause rule

Klicken Sie auf das Umschaltsymbol, um Ihre Regel zu pausieren.

Regeln
löschen

Sie können eine Regel jederzeit löschen, indem Sie in der Seitenleiste auf das Stiftsymbol neben der Regel und dann auf die Schaltfläche Löschen klicken.

rule delete


Abschnittsbasierte Regeln

Für Premium-, Business- und Enterprise-Nutzer wird das „Regeln“ -Symbol in der Listen- und Boardansicht in Abschnitten angezeigt, die Regeln enthalten. Sobald eine Regel ausgelöst wird, wird das Symbol animiert. Wenn Sie das Symbol anklicken, öffnet sich das Regel-Menü für den jeweiligen Abschnitt, über das Nutzer neue Regeln hinzufügen oder bereits bestehende Regeln bearbeiten können.

Sie können eine Regel bearbeiten, indem Sie das Stiftsymbol anklicken, das erscheint, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren.

section based rule


Kombination von Auslösern und mehreren Aktionen

Benutzerdefinierte Regeln mit Bedingungen, der Auslöser für Änderungen des Genehmigungsstatus und die Aktion „Kommentar hinzufügen“ stehen nur Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung.

Sie können auch Trigger-Kombinationen und/oder bedingte Logik und mehrere Aktionen verwenden, um Routineaufgaben zu automatisieren, damit Ihr Team nicht mehr darüber nachdenken muss.

multiple triggers & actions

Ab sofort können

Sie bei der Erstellung von benutzerdefinierten Regeln bis zu 20 verschiedene Auslöser-Kombinationen hinzufügen und bis zu 5 verschiedene Aktionen auswählen. Dabei kann derselbe Auslöser mehr als einmal ausgewählt werden, Aktionen jedoch nur einmal.

rule in action

Sobald dem Projekt eine Aufgabe in der Listen- oder Boardansicht, über ein Formular, eine E-Mail oder einen anderen Bereich von Asana hinzugefügt wurde, sollte die benutzerdefinierte Regel sofort in Kraft treten.

Zusätzliche Auslöser und Aktionen

additional triggers

Andere Auslöser und Aktionen verwenden:

  1. Wenn sich der Status einer Genehmigung ändert, können Sie die Aktion angeben, die als Ergebnis
  2. Erstellen Sie einen Kommentar, der jedes Mal als Asana gepostet wird, wenn ein ausgewählter Auslöser auftritt

Fälligkeitsdatum nähert sich dem Auslöser

Unternehmens- und Geschäftskunden können im Dialogfeld für Regeln eine benutzerdefinierte Regel erstellen und in der Liste der Auslöser feststellen, dass sich das Fälligkeitsdatum nähert. Dann stehen eine Reihe von vorgefertigten Optionen zur Auswahl und auch die Möglichkeit, weitere Optionen mit einem Klick auf Benutzerdefiniert zu öffnen.

Due date is approaching 1

Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie festlegen, wie viele Minuten, Stunden, Tage oder Wochen vor dem Fälligkeitsdatum die Regel ausgelöst werden soll.

Due date is approaching 2

Auslöser
für überfällige Aufgaben

Unternehmens- und Geschäftskunden können den Auslöser „Aufgabe ist überfällig“ beim Erstellen einer benutzerdefinierten Regel auswählen. Sie können aus einigen vorgefertigten Optionen auswählen oder auf Benutzerdefiniert klicken, um weitere Optionen zu erhalten.

Task is Overdue 1

Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie die Anzahl der Minuten, Stunden, Tage oder Wochen angeben, nach denen die Regel bei Überfälligkeit der Aufgabe ausgelöst werden soll.

Task is Overdue 2

Wenn Sie beim Einrichten des Auslösers Tage oder Wochen auswählen, ignoriert er Fälligkeitszeiten und löst nur auf Basis von Fälligkeitsdaten aus. Wenn Sie jedoch Minuten oder Stunden wählen, werden die Fälligkeitszeiten berücksichtigt.


Einige Hinweise zum Fälligkeitsdatum und zu überfälligen Auslösern

  • Diese Auslöser werden in dem Moment ausgelöst, in dem eine Aufgabe fällig oder überfällig wird, und nicht einfach, weil eine Aufgabe fällig oder überfällig ist.
  • Beide Auslöser werden nicht rückwirkend bei der Regelerstellung für alle vorhandenen Aufgaben im Projekt ausgelöst, die ihren Kriterien entsprechen. Sie werden nur für Fälligkeitsereignisse ausgelöst, die im Anschluss an die Regelerstellung auftreten.
  • Diese Auslöser werden nur bei unerledigten Aufgaben wirksam.
  • Regeln, die an bestimmten Tagen bzw. Wochen ausgelöst werden, werden nicht genau um Mitternacht ausgeführt. Vielmehr werden diese Regeln in dem Fenster zwischen 00:00 und 01:00 Uhr ausgeführt.

Aufgabe erstellen - Aktion

Mit einem Enterprise- oder Business-Abonnement können Sie Regeln verwenden, um Aufgaben, Meilensteine und Genehmigungen in Ihrem Projekt automatisch zu erstellen. Wählen Sie einen Auslöser oder eine Kombination von Auslösern, und Asana erstellt die Aufgabe, wenn die Regel ausgeführt wird. Sie können den Aufgabennamen, die verantwortliche Person, das relative Fälligkeitsdatum und vieles mehr im Voraus auswählen.

So erstellen Sie eine Aufgabe mit einer Regel:

  1. Navigieren Sie in der rechten oberen Ecke Ihres Projekts zu Anpassen 
  2. Klicken Sie auf + Regel hinzufügen und dann auf Benutzerdefinierte Regel erstellen
  3. Wählen Sie einen Auslöser oder eine Kombination von Auslösern aus.
  4. Wenn der Auslöser ausgewählt ist, klicken Sie auf die Registerkarte Aktionen 
  5. Wählen Sie unter Neu erstellen die Aufgabe

Create task action

Sie können die Aufgabe anpassen, indem Sie Details vorauswählen:

  1. Aufgabenname
  2. Verantwortlich
  3. Fälligkeitsdatum (relativ zum Erstellungsdatum der Aufgabe)
  4. Klicken Sie auf Alle Felder anzeigen, um das Aufgabenfenster für weitere Anpassungen zu öffnen
  5. Wählen Sie eine Projektzuordnung, Aufgabenbeschreibung, Beteiligte und Unteraufgaben aus


Unteraufgabenaktion erstellen

Enterprise- und Business-Kunden können eine benutzerdefinierte Regel im Dialogfeld für Regeln erstellen und Unteraufgaben in der Liste der Aktionen finden.

* * Unteraufgaben * * erlaubt es Ihnen, einer Aufgabe automatisch eine vordefinierte Liste von Unteraufgaben hinzuzufügen.

Add rule


So fügen Sie eine Unteraufgabe hinzu:

  1. Klicken Sie auf Unteraufgaben.
  2. Schreiben Sie den Namen der Unteraufgabe auf.

Add Substask

Sobald eine Unteraufgabe hinzugefügt wurde, kann die Regel erstellt werden.

Edit subtask

Sie können bis zu 20 Unteraufgaben erstellen


Um die Regel zu bearbeiten, klicken Sie in der Seitenleiste auf das Stiftsymbol neben der Regel. Die vorgenommenen Änderungen werden automatisch gespeichert.

Edit ruleEdit subtask2

Arten und Einschränkungen von
Regeln

Unabhängig davon, ob die Regeln in einem Premium- oder Business-Projekt angelegt werden, beträgt die Grenze 50 Regeln pro Projekt.


Benutzerdefinierte Regeln

Auslöser

  • Pro benutzerdefinierte Regel können Sie bis zu 20 Auslöser hinzufügen.
  • Sie können den Auslöser mehr als einmal auswählen.
  • Sie können nicht auswählen, ob sich das Fälligkeitsdatum nähert oder ob die Aufgabe überfällige Auslöser für Unteraufgaben ist . Um einen dieser Auslöser zu verwenden, müssen Sie die Regel in Ausführen für Aufgaben ändern.

Mehrfachaktionen

  • Wenn ein oder mehrere Auslöser eintreten, können Sie bis zu 5 Aktionen auswählen, die als Ergebnis ausgeführt werden sollen.
  • Sie können die gleiche Aktion nicht mehr als einmal hinzufügen.


Spalten- oder abschnittsbasierte Auslöser

Spalten- oder abschnittsbasierte Auslöser eignen sich für Projekte mit Boardansicht oder aktualisierte Projekte mit den neuen, zusammenklappbaren Abschnitten.


Regeln für benutzerdefinierte Felder

Die Regeln für benutzerdefinierte Felder betreffen alle Projekte mit benutzerdefinierten Feldern. Auch benutzerdefinierte Personenfelder gehören dazu.

custom rules

Um diese Regeln zu aktivieren, müssen Sie zunächst ein benutzerdefiniertes Feld zu Ihrem Projekt hinzufügen.

Regeln
auslösen

Regeln lassen sich auch von unterwegs auslösen (Web, Mobile, externe Integrationen). Wenn Sie eine Aufgabe aktualisieren, überprüfen wir, ob sich diese Aufgabe in einem Projekt mit angelegten Regeln befindet und ob Ihre Aktion der Auslöser für eine dieser Regeln ist.


Projekte, auf die Sie keinen Zugriff haben

Sie können Regeln für Projekte auslösen, auf die Sie keinen Zugriff haben, allerdings wird das gelbe Blitzsymbol nicht angezeigt, das den Hinweis gibt, dass eine Regel ausgeführt wird.

Jeder kann eine Regel auslösen, einschließlich Gäste.

Einige Hinweise zu
Berechtigungen

Wie benutzerdefinierte Felder können auch Regeln jetzt standardmäßig von anderen Mitgliedern des Projekts bearbeitet werden. Regeln, die Mehrfachzuordnungen von Aufgaben zu anderen Projekten enthalten, sind jetzt auch im Menü „Anpassen“ sichtbar. Diese Regeln können direkt in ihrem Projekt pausiert werden.

multi-hone rules
  • Sie können von nun an anderen Personen mit Bearbeitungszugriff die Möglichkeit geben, Regeln zu bearbeiten. Neu erstellte Regeln werden standardmäßig bearbeitbar sein.
  • Nur die verantwortliche Person einer Regel kann diese löschen.
  • Damit eine Person, die Regeln für Projekte und Vorlagen bearbeitet, diese auch speichern kann, benötigt sie die entsprechenden Berechtigungen. Wenn die Regel zum Beispiel Aufgaben zu einem anderen Projekt hinzufügen soll, dann muss die bearbeitende Person auch für dieses Projekt über einen Bearbeitungszugriff verfügen.
  • Wird eine Regel durch Projektduplizierung dupliziert, wird der duplizierende Nutzer zur verantwortlichen Person mit unzureichenden Rechten. In diesem Fall wird die Regel deaktiviert, die verantwortliche Person hat jedoch weiterhin Bearbeitungsrechte.
  • Regeln sind so konzipiert, dass sie auch dann funktionieren, wenn sich die Zugriffsrechte der verantwortlichen Person ändern. Wenn Sie zum Beispiel eine Regel zum Hinzufügen von Aufgaben zu einem Projekt einrichten und später den Zugriff auf dieses Projekt verlieren, wird die Regel weiterhin ausgeführt.
  • Wird eine Regel über Projektvorlagen (neue oder ältere Versionen) kopiert oder dupliziert, wird der Nutzer der Vorlage zur verantwortlichen Person für die Regel. In diesem Fall wird die Regel nur deaktiviert, wenn der Duplizierer der Vorlage nicht über ausreichende Zugriffsrechte für die Regel verfügt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie ein Projekt nicht bearbeiten können, zu dem die Regel Aufgaben hinzufügen möchte.
  • Wenn ein Nutzer ein Projekt verlässt, funktioniert die Regel weiterhin. Gibt es jedoch keine anderen Nutzer, die mit dem Projekt interagieren, wird die Regel deaktiviert.


Wer kann eine Regel aktivieren oder deaktivieren?

Jeder Nutzer mit Bearbeitungszugriff auf ein Projekt, in dem es eine Regel gibt, kann eine von einer anderen Person erstellte Regel aktivieren oder deaktivieren.

enable rules

Nutzer mit Bearbeitungszugriff sind auch die Einzigen, die den Änderungsverlauf einsehen können.

Ein Nutzer mit Bearbeitungszugriff kann eine Regel pausieren oder aktivieren, aber nur die verantwortliche Person kann die Auslöser und Aktionen einer Regel bearbeiten

Die verantwortliche Person ist weiterhin die einzige Person, die eine Regel bearbeiten oder löschen kann..


Deprovisionierung

Wenn jemand, der über Regeln verfügt, die Rechte an dem Projekt verliert, werden seine Regeln pausiert und an den Projektverantwortlichen weitergegeben.

Wenn es keine projektverantwortliche Person gibt, gehen die Verwaltungsrechte an den Admin über, der die Zugriffsrechte des Nutzers aufgehoben hat. Nur der neue Verantwortliche einer Regel kann die Regel wieder aktivieren, damit sie fortgesetzt werden kann.

Wenn die für eine Regel verantwortliche Person deaktiviert wird und die neue verantwortliche Person über ausreichende Berechtigungen verfügt, bedeutet dies, dass die Regel weiterhin ausgeführt wird und die neue verantwortliche Person sie bearbeiten kann.

Falsch konfigurierte Regeln
aktualisieren

Wenn eine Regel falsch konfiguriert wird (Beispiel: „Als erledigt markiert“ > In die Spalte „Fertig“ verschieben - und jemand hat Ihre Spalte „Fertig“ gelöscht), senden wir der Person, die für die Regel verantwortlich ist, eine E-Mail, damit diese sie korrigieren kann.

  • Wir senden Ihnen eine E-Mail, wenn eine Regel zum ersten Mal ausgelöst wird, aber aufgrund einer Fehlkonfiguration nicht ausgeführt werden kann. Wir werden Ihnen keine weiteren E-Mails zusenden, bis der Fehler behoben ist und die Regel mindestens einmal erfolgreich ausgeführt werden konnte, bevor eine erneute Fehlkonfiguration auftritt.

  • Alle Nutzer mit Lesezugriff auf die betreffende Regel können den korrekten Status der Regel sehen.

  • Sobald Sie die Regel auf eine korrekte Konfiguration aktualisieren und die Updates speichern, verschwinden diese Warnungen.


Regeln für Integrationen

Regeln sind ein wichtiger Bestandteil vieler Workflows, ebenso wie Integrationen mit Diensten von Drittanbietern (z. B. Slack). Jetzt können Sie eine Regel verwenden, um die bevorzugten Tools Ihres Teams in Ihre Arbeit in Asana zu integrieren, und Regeln automatisch anwenden lassen. Sie können bestimmte Auslöser in Ihren Asana-Projekten festlegen und Regeln vertrauen, um Ihren Workflow zu automatisieren, wenn die von Ihnen gewählten Kriterien erfüllt sind.

So können Sie zum Beispiel mithilfe der Regelintegration  zwischen Slack und Asana eine Nachricht an einen Teamkollegen in Slack senden, wenn eine Aufgabe oder ein Projekt abgeschlossen ist.

Oder Sie erstellen eine Regel, die einen bestimmten Kanal in Microsoft Teams informiert, sobald sich ein Wert in einem benutzerdefinierten Feld ändert.

Oder erstellen Sie neue Tickets in Jira Cloud und Jira Server, wenn eine Aufgabe zu einem bestimmten Projektabschnitt hinzugefügt wird.

Die kürzlich eingeführten Regelintegrationen unterstützen auch Aktionen innerhalb von GmailPagerDuty und Twilio. Weitere Informationen zur Konfiguration der jeweiligen Regeln finden Sie hier.

Regeln, die Integrationen verwenden, erfordern ordnungsgemäße Einstellungen der App-Verwaltung und Benutzerauthentifizierung bei den Diensten von Drittanbietern.

Handlungen in anderen Apps
auslösen

Es gibt drei Arten von Auslösern für Regeln, und dies gilt auch bei Regeln für Integrationen.

Aufgabe hinzugefügt

  • Zu einem Abschnitt
  • Eine Aufgabe wurde zu diesem Projekt hinzugefügt

Veränderungen in einer Aufgabe

  • Genehmigungsstatus
  • Fertigstellungsstatus
  • Verantwortlichkeiten
  • Fälligkeitsdatum
  • Anhang hinzugefügt
  • Neue Kommentare

Zeitliche Planung der Aufgabe

  • Eine Aufgabe ist nicht mehr blockiert
  • Ein Fälligkeitsdatum rückt näher
  • Eine Aufgabe ist überfällig


Formulare

Wenn Aufgaben aus Formularen erstellt werden, können sie einen der folgenden Auslöser auslösen:


Aufgabe zu Projekt hinzugefügt

Dieser Auslöser gilt für alle Aufgaben, die zu einem Projekt hinzugefügt werden, nicht nur für Formulare.


Benutzerdefiniertes Feld festgelegt

Für jedes Dropdown-Feld im Projekt sehen Sie einen Auslöser und eine Aktion. Wenn Ihr Projekt also über benutzerdefinierte Felder für „Priorität“ und „Phase“ verfügt, sehen Sie „Priorität festgelegt“ und „Phase festgelegt“ als Auslöser. Sie wählen aus, bei welchem Wert eines benutzerdefinierten Feldes Sie eine Regel auslösen möchten.

Beispiel: Wenn Sie für die Frage nach der Art der Anfrage in Ihrem Formular als Antwort ein benutzerdefiniertes Dropdown-Feld mit den Optionen „Blog“ und „Website“ platziert haben, können Sie eine solche Regel für das Projekt anlegen: „Wenn„ Art der Anfrage “auf„ Blog “gesetzt ist, wird diese Aufgabe dem Projekt„ Blog-Anfragen “hinzugefügt.“

Das funktioniert nur für Dropdown-benutzerdefinierte Felder im Projekt. Die Dropdown-Felder einiger Formulare sind keine benutzerdefinierten Felder.

Auslöser
für die Formularübermittlung

Mit Auslösern für die Formularübermittlung können Sie Ihre Formulareingänge automatisch in einen neuen Prozess verschieben, ohne dass Sie diese manuell sortieren müssen. Auslöser für die Übermittlung von Formularen können Ihnen helfen, den Erfassungsprozess zu standardisieren und die Formulare in den Arbeitsabläufen zu automatisieren.

form submission trigger

So legen Sie den Auslöser für die Formularübermittlung fest:

  1. Klicken Sie in der Registerkarte Auslöser auf Zu einem Projekt.
  2. Wählen Sie Formularübermittlungen als Quelle
  3. Wählen Sie ein Formular
  4. Aktion wählen

Nach dem Einrichten des Auslösers können Sie Ihre Regel im Menü „Anpassen“ sehen.

Bei jeder Übermittlung eines Formulars erhalten Sie eine Benachrichtigung. Sie können auch den Verlauf der Formularübermittlung in den Aufgabendetails im rechten Fenster verfolgen.

Berechtigungen
für Gäste

Gäste können keine Regeln erstellen oder diese verwalten, sie können jedoch Regeln auslösen.


Preise

Business- und Enterprise-Kunden:

Das Tool zur Erstellung von benutzerdefinierten Regeln ist für alle Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.


Ein Teil der Funktionalität von Regeln steht Premium-Kunden zur Verfügung:

  • In Spalte/Abschnitt verschoben > Als erledigt markieren
  • Als erledigt markiert > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > In Spalte/Abschnitt verschieben
  • In Spalte/Abschnitt verschoben > Benutzerdefiniertes Feld festlegen
  • Benutzerdefiniertes Feld geändert > Als erledigt markieren
  • Als abgeschlossen markieren > Benutzerdefiniertes Feld festlegen

Aktionen
umkehren mit Regeln

Business- und Enterprise-Kunden:

Als Ergänzung zu bestehenden Regeln bietet die neue Funktion „Aktionen umkehren“ nun die Möglichkeit, Daten zurückzusetzen oder zu entfernen. Durch die Möglichkeit, Regeln mit umgekehrten Aktionen zu versehen, haben wir eine robustere Regel-Engine geschaffen, die die Struktur, Qualität und Effizienz der Workflows unserer Kunden besser abbildet.

Verfügbare inverse Aktionen:

  • Aufgabenzuweisung aufheben
  • Aufgabe in ein anderes Projekt verschieben
  • Fälligkeitsdatum entfernen
  • Aufgabe als unerledigt markieren
  • Beteiligte entfernen
inverse actions

Inverse Action-Funktionen unterstützen die Neuzuweisung, das Zurücksetzen oder das Verschieben von Aufgaben von einem Projekt in ein anderes.


Variablen in Regeln

Ab sofort können Sie bei der Erstellung von Regeln auf dynamische Werte, sogenannte Variablen, verweisen. Benutzer können Variablen wie Aufgabenverantwortliche, Aufgabenersteller, Fälligkeitsdatum und  benutzerdefinierte Feldwerte für mehr Klarheit und Flexibilität aufrufen.


Aktion: Fügen Sie einen Kommentar hinzu

Beim Erstellen einer Regel können Variablen im Textfeld „Einen Kommentar hinzufügen“ verwendet werden.

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Um auf die Liste der Variablen zuzugreifen, wenn Sie die Aktion Kommentar hinzufügen verwenden, klicken Sie auf das + -Symbol in der unteren rechten Ecke des Textfelds, wenn Sie einen Kommentar hinzufügen.

Wählen Sie nun die entsprechende Variable aus der Liste. Variablen werden in vier Zweigen geordnet: AufgabePersonenDaten und benutzerdefinierte Felder. Sehen Sie sich unten die Liste der dynamischen Werte an, auf die die Variable verweisen kann.

Aufgabe Personen: Aufgabenersteller Personen: Aufgabenverantwortliche Person Daten Benutzerdefinierte Felder
Aufgabenname Name Name Startdatum Wert zur Einzelauswahl
Aufgabenbeschreibung E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse Fälligkeitsdatum Wert mit Mehrfachauswahl
Aufgaben-ID ID ID - Datumswert
Aufgaben-URL URL URL - Personalwert
- - - - Textwert
- - - - Zahlenwert


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Dieses Beispiel zeigt einen Kommentar, der auf die Variablen Name der verantwortlichen Person, Name der AufgabeFälligkeitsdatum der Aufgabe und E-Mail-Adresse des Erstellers der Aufgabe verweist, auch wenn sie sich ändern.

 

custom fields

Um einen benutzerdefinierten Feldwert hinzuzufügen, wenn Sie die Aktion Kommentar hinzufügen verwenden, klicken Sie auf das + -Symbol in der unteren rechten Ecke des Textfelds, wenn Sie einen Kommentar hinzufügen.

Wählen Sie als Nächstes Benutzerdefiniertes Feld als Variable aus der Liste. Eine Dropdown-Liste mit benutzerdefinierten Feldern innerhalb dieses Projekts wird angezeigt. Wählen Sie das Feld aus, dessen Wert die Variable im Kommentar ersetzen soll. Klicken Sie auf Speichern.

 

custom fields comment

Die in diesem Fall verwendete Variable ist das benutzerdefinierte Feld Priorität. Wenn der Kommentar gepostet wird, wird der aktuelle Wert des Prioritätsfelds der Aufgabe anstelle der Variablen verwendet. Beachten Sie, dass der Kommentar Mittel lautet, da das Prioritätsfeld der Aufgabe beim Auslösen der Regel auf Mittel festgelegt wurde.


Aktion: Aufgabe zuweisen

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Die Aktion Aufgabe zuweisen kann auf die folgenden Variablen verweisen:

Kann variieren Beschreibung
Aufgabenersteller Benutzer, der die Aufgabe erstellt hat
Verantwortlich Benutzer, der der auslösenden Aufgabe zugewiesen ist
Regelauslösende Person Person, die diese Regel auslöst


Aktion: Aufgabe erstellen

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Die Aktion Aufgabe erstellen kann die folgenden Variablen in Regeln verwenden, wenn ein relatives Fälligkeitsdatum festgelegt wird, sobald die Regel ausgelöst wird:

Kann variieren Beschreibung
Auslöse-Zeitpunkt Auslöse-Zeitpunkt dieser Regel
Startdatum Das Startdatum der auslösenden Aufgabe
Fälligkeitsdatum Das Fälligkeitsdatum der auslösenden Aufgabe
Erstellungszeit Zeitpunkt der Erstellung der auslösenden Aufgabe

 

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