Freigabelinks für Lesezugriff

Freigabelinks für

Lesezugriff sind Freigabelinks, die Sie für Ihre Zeitleisten-, Listen-, Kalender- und Board-Ansichten in öffentlichen Projekten in Asana Unternehmen erstellen können, aber in Arbeitsbereichen nicht verfügbar sind. Freigabelinks spiegeln dynamisch die neuesten Informationen zu Projekten wider und bieten allen bereichsübergreifenden Teams eine lebendige Informationsquelle, damit sie auf dem neuesten Stand sind.

In Arbeitsbereichen sind Freigabelinks für Lesezugriff nicht verfügbar

Zugriff auf den Freigabelink in der Zeitleistenansicht

Sie erhalten einen Freigabelink, indem Sie in der Zeitleistenansicht Ihres Projekts auf das Symbol „Link erstellen“ klicken.

Der Inhalt und die URL dieser Freigabelinks für Lesezugriss sind nicht durchsuchbar und in keiner Suchmaschine gelistet.

Klicken Sie dann auf Link kopieren.

Sobald ein teilbarer Link erstellt wurde, wird die Zeitleiste als Link aktiv angezeigt und der Link kann mit jedem (auch mit Nicht-Asana-Benutzern) geteilt, in der Vorschau angezeigt oder deaktiviert werden.

Benutzer mit Kommentarzugriff oder Projektgäste können keine Freigabelinks für Lesezugriff erstellen.

Freigabelink-Vorschau anzeigen

Sehen Sie sich vor dem Senden eine Vorschau Ihres Links an, um zu sehen, wie er für die Empfänger aussehen wird.

Klicken Sie auf „Vorschau“.

Ein Fenster mit der Vorschau Ihres Links wird geöffnet.

Empfänger, die Unternehmensmitglieder sind, können dem Projekt beitreten, um Aufgabendetails zu sehen, neue Aufgaben zu erstellen und mit dem Team zusammenzuarbeiten.

Freigabelink deaktivieren

Sie können Ihren Freigabelink jederzeit deaktivieren. Dadurch verlieren alle Personen, die den Link haben, Zugriff auf die Inhalte.

Klicken Sie zunächst auf Link deaktivieren.

Bestätigen Sie dann die Deaktivierung.

Sollten Sie einen Freigabelink in der Zeitleistenansicht erneut erstellen, ändert sich der Link; das heißt, dass Personen mit dem alten Link keinen Zugriff mehr auf die Inhalte haben.

Zugriff auf den Freigabelink in der Kalenderansicht

Sie erhalten einen Freigabelink, indem Sie in der Kalenderansicht auf das Symbol „Link erstellen“ klicken. Sie können den Link dann kopieren und teilen.

Zugriff auf den Freigabelink in der Boardansicht

Diese Freigabelinks für Lesezugriff sind auch in der Boardansicht verfügbar. Sie erhalten einen Freigabelink, indem Sie in der Boardansicht auf das Symbol Link erstellen klicken. Sie können den Link dann kopieren und teilen.

Zugriff auf den Freigabelink in der Listenansicht

Zusätzlich zur Zeitleisten- und Boardansicht können Sie jetzt auch Freigabelinks für Lesezugriff in der Listenansicht verwenden.

Um auf den Freigabelink zuzugreifen, navigieren Sie zum betreffenden Projekt und öffnen die Listenansicht. Klicken Sie in der rechten Ecke auf das Symbol Link erstellen in der rechten Ecke.

Dieser Link kann von allen Beteiligte eingesehen werden, unabhängig davon, ob sie Asana Mitglieder sind oder nicht

Sobald Sie auf Link erstellen klicken, wird die URL-Einbettung angezeigt und automatisch auf Link aktiv gesetzt.

Dort haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

Ein Blick auf den Link
Den Link deaktivieren
Kopieren Sie den Link

Vorschau der Listenansicht anzeigen Link

Eine Vorschau des Links bietet Ihnen die Möglichkeit, dem Projekt beizutreten

Freigabelink in der Listenansicht deaktivieren

Klicken Sie auf Link deaktivieren und der Freigabelink für Lesezugriff wird dauerhaft gelöscht.

Berechtigungen zur Freigabe von Links aktivieren und deaktivieren

Administratoren können unter „Sicherheit“ in ihrer Admin-Konsole auf die Berechtigungen zur Freigabe von Links zugreifen.

Administratoren von Unternehmen können Freigabelinks für Lesezugriff direkt in der Admin-Konsole aktivieren oder deaktivieren, während Administratoren von Abteilungen aufgefordert werden, eine Support-Anfrage zu stellen.

Verantwortliche Personen mit Rechnungsstellung für kostenpflichtige Team-Abos können unser Support-Team kontaktieren, um mehr Informationen zu erhalten.

Zugriffsberechtigungen für Freigabelinks für Lesezugriff

Bei Zugriffsberechtigungen in Zusammenhang mit Freigabelinks für Lesezugriff handelt es sich um eine Funktion, mit der Super-Admins und Nutzer den Zugriff auf Freigabelinks für Lesezugriff ausschließlich auf Mitarbeiter des Unternehmens beschränken können.

Adminfunktionen

Diese Funktion hat den Vorteil, dass Super-Admins die Datensicherheit für ihre Domain verbessern können. Super-Admins für Unternehmen, die Asana Starter, Advanced, Enterprise , Enterprise+ und ältere Levels (Premium, Business und Legacy Enterprise) nutzen, können die Funktion für ihre gesamte Domain deaktivieren, sodass Nutzer keine Freigabelinks für Lesezugriff erstellen oder diese teilen können.

Super-Admins für Unternehmen mit Enterprise+ und Legacy Enterprise haben die Wahl zwischen zwei Zugriffsoptionen für Freigabelinks für Lesezugriff, die auf ihre gesamte Domain angewendet werden.

Option 1: Zugriff ausschließlich auf E-Mail-Adressen beschränken, die mit der Domain des Unternehmens verknüpft sind

Jeder neue und vorhandene schreibgeschützte Link in der Domäne wird nur auf die Organisation festgelegt und erfordert eine Authentifizierung, bevor der Zugriff gewährt wird. Die Art der Authentifizierung hängt davon ab, welche Methode der Super-Admin für die Domain festgelegt hat (Google SSO, ein beliebiger SAML-Identitätsanbieter wie Okta oder keine Authentifizierung).

Falls keine Authentifizierungsmethode festgelegt wurde, muss jede Person, die auf einen Freigabelink für Lesezugriff zuzugreifen versucht, sich entweder bei Asana anmelden oder mit einer zum Unternehmen gehörenden E-Mail-Adresse registrieren, um Zugriff zu erlangen. Wenn es erforderlich ist, den Zugriff ausschließlich auf Mitarbeiter des Unternehmens zu beschränken, ist dies die bevorzugte Option.

Mit dieser Einstellung werden Nutzer keine Möglichkeit haben, Freigabelinks mit Lesezugriff für Personen außerhalb des Unternehmens zugänglich zu machen.

Die Änderung dieser Einstellung auf „Organisation“ kann sich nur auf bereits extern geteilte Freigabelinks für Lesezugriff auswirken. Bevor Sie diese Änderung vornehmen, empfehlen wir daher, Teamleiter zu benachrichtigen und etwas Durchlaufzeit einzuräumen, damit Arbeitsabläufe überprüft und bei Bedarf angepasst werden können.

Option 2: Projektmitgliedern gestatten, Zugriffsberechtigungen für Freigabelinks, die Lesezugriff ermöglichen, festzulegen

Basierend auf den Einstellungen, die von Benutzern für einzelne Projekte konfiguriert wurden, können schreibgeschützte Links in der Domäne ohne Authentifizierung auf öffentlich oder Organisation nur mit Authentifizierung vor dem Zugriff auf einen schreibgeschützten Link gesetzt werden.

Dies ist die bevorzugte Option, wenn Benutzer in der Domäne eine Mischung aus internen und externen Anwendungsfällen für schreibgeschützte Links haben, z. B. wenn sie regelmäßig eine schreibgeschützte Ansicht ihres Projekts mit einem externen Partner, einem Berater oder einem potenziellen Kunden teilen müssen.

Wird diese Option gewählt, sind Berechtigungen für neu erstellte Ansichten standardmäßig nur für Unternehmensmitglieder zugänglich, Projektmitglieder können die Ansicht bei Bedarf jedoch öffentlich machen.

Steuerung auf Projektebene

Nutzer mit Starter-, Advanced-, Enterprise, Enterprise+ und Legacy-Stufen Premium, Business und Legacy Enterprise Abonnements können nun Zugriffsberechtigungen für Freigabelinks für Lesezugriff auf Projektebene festlegen.

Diese Einstellung ist dann für Nutzer verfügbar, wenn der Super-Admin es Mitgliedern der Domain gestattet hat, Zugriffsberechtigungen für Projektansichten mit Lesezugriff festzulegen.

Diese Funktion hat den Vorteil, dass Projektmitglieder in Fällen, wenn eine Ansicht mit Lesezugriff sensible Informationen enthält oder ausschließlich für die interne Nutzung vorgesehen ist, eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen können. Die Standardeinstellung für Zugriffsberechtigungen für alle neu erstellen Ansichten ist Mitglieder Ihres Unternehmens.

Den Freigabelink mit Lesezugriff nur für „Mitglieder Ihres Unternehmens“ zugänglich machen

Wenn diese Option gewählt wurde, wird der Projekt-Freigabelink mit Lesezugriff auschließlich intern zugänglich sein und vom Empfänger des Links verlangen, dass dieser sich authentifiziert, um auf die Ansicht mit Lesezugriff zugreifen zu können. Die Art der Authentifizierung hängt davon ab, welche Methode der Super-Admin für die Domain festgelegt hat (Google SSO, ein beliebiger SAML-Identitätsanbieter wie Okta oder keine Authentifizierung).

Den Freigabelink für Lesezugriff für „jede Person, die über den Link verfügt“, zugänglich machen

Wenn diese Option gewählt wurde, wird der Projekt-Freigabelink für Lesezugriff öffentlich zugänglich und keine Authentifizierung zur Ansicht erforderlich sein. Dies ist die bevorzugte Option, wenn Freigabelinks für Lesezugriff extern geteilt werden müssen, z. B. mit Kunden, Anbietern und Lieferanten oder der Allgemeinheit.

Authentifizierung für Empfänger von Freigabelinks für Lesezugriff

Die Empfänger von Freigabelinks für Lesezugriff, die nur für Unternehmensberechtigungen zugänglich sind, können auf die Ansicht zugreifen, wenn sie sich authentifizieren.

Mitglieder Ihres Unternehmens, die über ein Asana Konto verfügen, können sich authentifizieren, indem sie sich in ihrem Asana Konto anmelden.

Mitglieder Ihres Unternehmens, die über kein Asana Konto verfügen, können sich über die beiden folgenden Wege authentifizieren:

Stellen Sie zunächst sicher, dass die Personen im Unternehmen über den Identitätsanbieter Ihrer Domain (z. B. Okta, Google SSO) Zugriff auf Asana haben. Danach können sich die Personen im Unternehmen authentifizieren, wenn sie einen Freigabelink für Lesezugriff erhalten. Hierfür müssen sie sich kein Asana-Konto zulegen. Empfänger von Freigabelinks für Lesezugriff, die sich beim Identitätsanbieter authentifizieren, um auf den Link zuzugreifen, werden nicht als vollwertige Mitglieder betrachtet und haben daher keinen Einfluss auf die Rechnungsstellung, es sei denn, sie schließen die Anmeldung ab.
Indem sie sich mit einer für die Unternehmensdomain zugelassenen E-Mail-Adresse für ein Asana-Konto registrieren, wenn das Unternehmen keinen Identitätsanbieter eingerichtet hat.

Linkempfänger, die einen Freigabelink für Lesezugriff mit Jeder, der über die Einstellungen für die Linkberechtigung verfügt, erhalten, können ohne Authentifizierung auf die Ansicht für Lesezugriff zugreifen.

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