Abteilungen

 

Bisher hatten die meisten Nutzer von Asana drei Möglichkeiten, sich für ein Upgrade zu einem kostenpflichtigen Abo zu entscheiden. Es war nur möglich, entweder einen Arbeitsbereich, einzelne Teams innerhalb eines Unternehmens oder ein ganzes Unternehmen zu bezahlen. Dieses Angebot eignet sich gut für kleine und mittelständische Unternehmen. Bei größeren Unternehmen ist es jedoch nicht immer möglich, sich vollständig auf einen vollständigen Organisationsplan festzulegen, und auch die Teampläne passen umgekehrt nicht ganz zu ihren Bedürfnissen. Mit einem Aufteilungsplan ist es jetzt möglich, für eine bestimmte Untergruppe Ihres Unternehmens zu bezahlen. Sie haben daher Transparenz und Kontrolle darüber, für welche Personen Sie bezahlen und welche Daten dies beinhaltet. Wenn Sie eine Abteilung in Ihrem Unternehmen einrichten möchten, wenden Sie sich bitte an den Vertrieb.

 

 

Greifen Sie auf die abteilungsbezongene Admin-Konsole zu

Access Admin Console

So greifen Sie auf die Admin-Konsole der Abteilung in Ihrer Organisation zu

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Admin-Konsole

Nur der Rechnungsverantwortliche einer Abteilung kann auf die Admin-Konsole der Abteilung zugreifen, aber er kann einem anderen Teammitglied innerhalb der Abteilung Admin-Zugriff gewähren.

Alle Mitglieder einer Abteilung verwalten

Managing Members

Über „Mitglieder” können Sie:

  1. Nur Mitglieder aus Ihrer Abteilung oder der gesamten Organisation entfernen, indem Sie mit der Maus über einen Namen fahren und auf Entfernen klicken
  2. Laden Sie neue Mitglieder ein, einem Team in Ihrer Abteilung beizutreten

 

Einen Benutzer aus Ihrer Abteilung entfernen

Abteilungsadministratoren können über die Registerkarte Mitglieder der Abteilungsadministratorkonsole Benutzer aus ihrer Abteilung entfernen. Wenn ein Nutzer aus der Abteilung entfernt wird, wird das Konto des Nutzers weder deaktiviert, noch wird der Nutzer durch diese Aktion aus dem Unternehmen entfernt. Wenn Sie ein Organisationsmitglied aus einer Abteilung entfernen, wird sichergestellt, dass das Mitglied keinen Platz in einem kostenpflichtigen Abo belegt. Gäste können auf dieselbe Weise entfernt werden.

Das Entfernen eines Benutzers aus einer Abteilung entfernt den Benutzer nicht aus der Organisation oder anderen Teams oder Abteilungen, denen er angehört. Unter Deaktivieren eines Organisationsmitglieds über die Admin-Konsole der Abteilung unten finden Sie Anweisungen, wie Sie stattdessen ein Organisationsmitglied deaktivieren können.

Deaktivieren eines Unternehmensmitglieds über die Abteilungsadministratorkonsole

Um eine Person über die Admin-Konsole Ihrer Abteilung aus Ihrem Unternehmen zu entfernen, navigieren Sie zum Tab Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole.

Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Namen gefunden haben, oder verwenden Sie die Suchleiste. Sobald Sie die Person gefunden haben, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Entfernen aus.

remove member 1
remove member 2

Auf der nächsten Registerkarte können Sie Folgendes tun:

  1. Wählen Sie das Mitglied aus, dem Sie die Aufgaben neu zuweisen möchten
  2. Klicken Sie auf Entfernen, um die Deaktivierung zu bestätigen

Das deaktivierte Mitglied wird in Ihrer Mitgliederliste als Entfernt angezeigt.

remove member 3

Was passiert mit den Aufgaben eines entfernten Mitglieds?

Nachdem Sie jemanden über die Admin-Konsole Ihrer Abteilung aus Ihrem Unternehmenskonto entfernt haben, wird automatisch ein privates Projekt erstellt, in dem die Aufgaben, die dieser Person zuvor zugewiesen wurden, gesammelt werden. Sie können diese Aufgaben sich selbst oder einem anderen Mitglied Ihrer Abteilung zuweisen. Auf diese Weise lassen sich ausstehende Aufgaben ganz einfach an die entsprechende Person zur Bearbeitung zuweisen.

Wenn nötig, besteht eine weitere Möglichkeit zum Delegieren darin, mehrere entfernte Aufgaben gleichzeitig auszuwählen und sie sich selbst oder einem anderen Mitglied der Abteilung zuzuweisen.

Der Zeitpunkt der Deaktivierung erscheint in der Spalte Letzte Aktivität.

Entfernte Mitglieder wieder hinzufügen

Über den Tab „Mitglieder“ können Sie ein entferntes  Mitgliedskonto wiederherstellen. Klicken Sie dann auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Wiederherstellen.

restore 1

Wählen Sie im nächsten Fenster Wiederherstellen.

restore 2

Falls die Reaktivierung fehlschlägt, wird dem Administrator Ihrer Abteilung die Aufgabe zugewiesen, sich an unser Support-Team zu wenden.

Nach Mitgliedstyp filtern

Unter Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole können Sie Ihre Mitgliederliste nach Mitgliedstyp filtern. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Filter „Mitglied“ und wählen Sie zwischen „Alle“, „Admin“, „Mitglied“, „Gast“, „Eingeladen“ und „ Entfernt“.

member type filter

Neue Teams in einer Abteilung erstellen

Über die Admin-Konsole können Sie jederzeit ein Team in einer Abteilung erstellen.

Create Team 1

So erstellen Sie ein neues Team in einer Abteilung:

  1. Klicken Sie im Tab Teams in der Admin-Konsole auf Teams hinzufügen 
  2. Scrollen Sie zum Ende der Liste und klicken Sie auf Neues Team erstellen
Create Team 2

Im Dialogfeld „Neues Team erstellen“ können Sie:

  1. Geben Sie einen Teamnamen ein
  2. Laden Sie Teammitglieder ein
  3. Stellen Sie das Team entweder als privat oder als Mitgliedschaft auf Anfrage ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Team erstellen 

Teams in Abteilungen verwalten

Der Rechnungsverantwortliche kann jederzeit Teams zu seiner Abteilung hinzufügen oder wieder entfernen. Außerdem können sie die Einstellungen jedes Teams direkt über die Admin-Konsole bearbeiten.

Abteilungsadministratoren müssen nicht Mitglieder aller Teams einer Abteilung sein. Administratoren haben darüber hinaus die Möglichkeit, Teams innerhalb Ihres Unternehmens, die Asana kostenlos nutzen, zur Abteilung hinzuzufügen.

Teams zu Ihrer Abteilung hinzufügen

Adding Teams 1

So fügen Sie Teams zu einer Abteilung hinzu:

  1. Navigieren Sie in der Admin-Konsole zum Tab „Teams
  2. Teams hinzufügen auswählen

Wenn ein Team bereits über ein bezahltes Abonnement oder eine Testversion verfügt, kann es keiner Abteilung mehr hinzugefügt werden. Um die Testversion oder das Abonnement eines Teams zu entfernen, damit es einer Abteilung hinzugefügt werden kann, muss die rechnungsverantwortliche Person die Löschung vornehmen. Wenden Sie sich gerne an das Support-Team, wenn Sie Hilfe benötigen.

Adding Teams 2

Über das Popup „Teams hinzufügen“:

  1. Wählen Sie die Teams in Ihrer Organisation aus, die Sie der Abteilung hinzufügen möchten
  2. Sobald Sie dies erledigt haben, klicken Sie auf Teams hinzufügen

Teams, die innerhalb des Unternehmens sichtbar sind, können keiner Abteilung hinzugefügt werden. Teams innerhalb einer Abteilung sind entweder privat oder Mitglieder auf Anfrage.

Teams aus Ihrer Abteilung entfernen

Remove a team

So entfernen Sie ein Team aus einer Abteilung:

  1. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über ein Team und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, das angezeigt wird
  2. Wähle Team aus der Abteilung entfernen aus.

Sie müssen ein Team aus einer Abteilung entfernen, bevor es gelöscht werden kann.

Teamdaten als CSV-Datei exportieren

Administratoren einer Abteilung können ihre Teamliste über den Tab Teams in ihrer Admin-Konsole als CSV exportieren.

export CSV

In Ihrer Admin-Konsole:

  1. Zum Tab „Teams“ navigieren
  2. Klicken Sie auf CSV exportieren

Sie erhalten dann ein E-Mail mit dem Download-Link.

Mehrere Administratoren

Eine Abteilung darf mehrere Admins haben. Abteilungsadmins können andere Mitglieder der Abteilung zu Admins ernennen und müssen nicht mehr zu jedem Team in der Abteilung dazugehören.

Diese Funktion ist besonders für große Abteilungen von Nutzen, in welchen nicht alle Admin-Aufgaben von einer Person allein übernommen werden können.

grant admin access 1

Admin-Zugriff gewähren:

  1. Klicke auf Profileinstellungen ändern.

Anschließend wählen Sie unter Art der Mitgliedschaft Admin und klicken dann auf Änderungen speichern.

grant admin access 2

Admin-Zugriff über den Tab „Sicherheit“ gewähren

Hier können Sie einen Administrator hinzufügen und die Administratoren einer Abteilung einsehen.

admin access 2

Auf der Registerkarte Sicherheit in der Admin-Konsole:

  1. Zu den zusätzlichen Einstellungen navigieren
  2. Rufen Sie den Admin-Zugriff auf und klicken Sie auf den Pfeil
admin access 2

Daraufhin wird ein Pop-up-Fenster angezeigt, in dem Sie einen Administrator hinzufügen können. Von hier werden Sie zur Mitgliederliste weitergeleitet, wo Sie bestimmen können, wem Sie Admin-Zugriff gewähren.

Abteilungsbezogene Rechnungen verwalten

Managing Billing

Über den Tab Rechnungsstellung können Sie:

  1. Abodetails anzeigen oder bearbeiten
  2. Bearbeiten Sie Ihre Zahlungsinformationen
  3. Zeigen Sie Ihre letzte Rechnung an oder laden Sie sie herunter

Self-Service-Rechnungsstellung

Rechnungsverantwortliche haben umfassenden Zugriff auf die Verwaltung der Rechnungsstellung. Sie können Kontoinformationen einsehen, Plätze hinzufügen, Plätze entfernen, Details bearbeiten und sie haben die Möglichkeit, ihre Abrechnungen selbst zu verwalten.

Zudem können sie die Häufigkeit von Abrechnungen von monatlich auf jährlich ändern und den Rechnungsverantwortlichen neu bestimmen.

Die rechnungsverantwortliche Person kann als einzige den Umfang des Abos und die Zahlungsdetails ändern. Administratoren können Mitglieder und Teams hinzufügen oder entfernen.

So können Sie Plätze hinzufügen und entfernen

Vom Abschnitt Platzbelegung auf Ihrer Rechnungsseite können Sie: Sehen, wie viele Platz in Ihrer Abteilung noch nicht belegt sind, wie viele Plätze Ihr Abonnement umfasst, die Anzahl der Plätze erweitern oder reduzieren.

Bei einem Abo mit automatischer Kreditkartenzahlung Plätze hinzufügen oder entfernen

credit card

Bei einem Abo mit manueller Zahlung Plätze hinzufügen oder entfernen

manual plan

Unter Zahlungsinformation auf der Rechnungsseite sehen Sie, ob Sie ein Abo mit manueller Zahlung haben oder per Kreditkarte zahlen.

So passen Sie die Häufigkeit der Self-Service-Rechnungsstellung an

Im Tab Rechnungsstellung können Sie zu einem Jahresabo wechseln. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Zum Jahresabo wechseln.

monthly-annual

So bestimmen Sie einen neuen Rechnungsverantwortlichen

Mit diesem Prozess können Rechnungsverantwortliche ihre Zuständigkeit für Rechnungen einer anderen Person innerhalb der Abteilung zuweisen. Die neue rechnungsverantwortliche Person muss ein Mitglied der Abteilung sein. Gäste können nicht zu Rechnungsverantwortlichen ernannt werden.

reassign bo

Über die Registerkarte „Rechnungsstellung“ in der Admin-Konsole:

  1. Navigieren Sie zu Verantwortlichen für die Rechnungsstellung und klicken Sie auf Verantwortlichen für die Rechnungsstellung ändern
  2. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des nächsten Rechnungsverantwortlichen ein oder wählen Sie einen aus dem Dropdown-Menü aus
  3. Wenn Sie Ihre Wahl getroffen haben, klicken Sie zur Bestätigung auf Rechnungsverantwortlichen ändern 
reassign bo
reassign bo

Die bisherige rechnungsverantwortliche Person bleibt ein Administrator der Abteilung, ist aber nun nicht mehr für Belange der Rechnungsstellung dieses Pakets zuständig. Jeder Admin der Abteilung kann, falls nötig, einem anderen Admin die Berechtigungen entziehen.

SAML für Enterprise-Abteilungen

Verfügbar auf den Stufen Asana Enterprise und Enterprise+ sowie auf der bisherigen Stufe Legacy Enterprise. 

Besuchen Sie unsere Preisübersichts-Seite, um weitere Informationen zu erhalten.

SAML ist ein Standard, der die Integration von Asana in firmeneigene Single-Sign-On-Systeme wie Okta, OneLogin oder Microsoft Active Directory ermöglicht. SAML ist für Organisationen verfügbar und kann aktiviert oder für die Mitglieder eines Enterprise, Enterprise+ oder Legacy Enterprise Abteilungsplans angefordert werden. Wenn Sie ein Abteilungsabo für eine dieser Stufen erworben haben und SAML aktivieren möchten, füllen Sie bitte dieses Formular aus.

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