Workflow Builder

Verfügbar für die Abonnements Asana StarterAdvancedEnterprise und Enterprise+ sowie für die älteren Abonnements Premium, Business und Legacy Enterprise. 

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Der Workflow Builder hilft, Arbeitsvorgänge teamübergreifend zu koordinieren, indem er die Prozesse Ihres Teams automatisiert, um den Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten. Mit unserem Workflow Builder erhalten Sie einen zentralen Ort zur Vernetzung von Teams, Organisation von Arbeitsvorgängen und der Optimierung von Projekten. Innerhalb von Workflows können Sie die richtigen Personen zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen versorgen, sodass sich Ihr Team voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren kann, die wirklich wichtig ist.

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work flow

Erstellen eines Workflows mit dem Workflow Builder

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Im Workflow-Builder können Sie auswählen, wie Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzugefügt werden sollen. Sie können mehrere oder keine Einnahmequellen wählen.

Jeder, der Zugriff auf das Projekt hat, kann auch manuell Aufgaben hinzufügen.

  1. Formularübermittlung: Erstellen Sie eine Formularvorlage, bei der eingereichte Formulare in Aufgaben umgewandelt werden.
  2. Aufgabe Vorlagen: Erstellen Sie eine Vorlage zur einfachen Standardisierung von Aufgaben.
  3. Von anderen Apps: Autorisieren Sie eine andere App, um Aufgaben zu diesem Projekt hinzuzufügen.

Wählen Sie eine Einlassquelle aus, indem Sie auf das Dropdown-Menü auf der Einlasskarte klicken.

Um mehr über die Einrichtung von Formularen für eingehende Anfragen zu erfahren, lesen Sie unseren Handbuch-Artikel zur Erstellung von Formularen. Um mehr über die Einrichtung von Aufgabenvorlagen zu erfahren, lesen Sie unseren Handbuch-Artikel über die Erstellung von Aufgabenvorlagen.

Abschnitte

Abschnitte als Phasen wie „Fertig“, „ In Bearbeitung“ und „Erledigt“ verwenden, um einen bestimmten Workflow zu verfolgen. Diese Abschnittskarten im Workflow Builder ordnen sich direkt den Abschnitten in den Aufgabenansichten zu (d. h. in Ihrer Listen- und Board -Ansicht). Wir empfehlen, Abschnitte einzurichten, die den aufeinanderfolgenden Arbeitsphasen innerhalb Ihres Projekts entsprechen, z. B.: Triagein BearbeitungGenehmigung erforderlichAbgeschlossen. Auf diese Weise kann jedes Projektmitglied leicht erkennen, in welchem Stadium sich eine Aufgabe befindet.

sections


Neuen Abschnitt erstellen

Klicken Sie auf die Schaltfläche +, um einen weiteren Abschnitt hinzuzufügen. Sie können dann Regeln für diesen Abschnitt hinzufügen und Auslöser für diese Regeln zuweisen. Sie müssen Regeln für zwei automatische Instanzen in einem Abschnitt erstellen:

Auslöser: Wann oder was bewirkt, dass eine Aufgabe automatisch in diesen Abschnitt verschoben wird. Sie können diese Übergangsregel aus einer Liste von Optionen im rechten Bereich auswählen. Zum Beispiel: "Wenn sich ein Fälligkeitsdatum nähert, → verschieben Sie es auf" Bevorstehend "oder" Wenn eine Aufgabe erledigt ist, → verschieben Sie es auf "Erledigt" "

Aktionen: Sie müssen dann auch entscheiden, was automatisch passiert, wenn Aufgaben in diesen Abschnitt verschoben werden. Zum Beispiel: Wenn Beteiligte hinzugefügt werden sollen, wenn die Aufgabe einen bestimmten Verantwortlichen haben soll, wenn ein Kommentar hinzugefügt werden soll und so weiter. Wie oben können Sie aus der Liste der empfohlenen Regeln auswählen oder mit der Schaltfläche Weitere Aktionen eine benutzerdefinierte Regel erstellen.

Um mehr über Regeln in Asana zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel über Regeln.

Bestehende Abschnitte verwalten

existingWenn Sie den Namen eines Abschnitts bearbeiten oder Regeln hinzufügen bzw. entfernen möchten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem Abschnittsnamen.

Workflow Reporting

dashboard

In Ihrer Dashboard -Ansicht können Sie auch Metadaten zu den Abschnitten in Ihrem Projekt anzeigen, z. B. die Anzahl der unvollständigen Aufgaben in diesem Abschnitt, und diese dann im Laufe der Zeit überwachen.

Ziehen und Ablegen

drag and drop

Sie können Abschnitte per Drag-and-Drop verschieben, um Ihre Arbeit zu organisieren oder durch Phasen zu bewegen. Projektmitglieder können Abschnitte nach Bedarf verschieben und neu anordnen.

Dashboard anpassen

dashboard

Fügen Sie globale Workflow-Elemente über das Bedienfeld Anpassen auf der rechten Seite Ihres Bildschirms hinzu, einschließlich:

  1. Benutzerdefinierte Felder
  2. Globale Regeln, die über einen bestimmten Abschnitt im Workflow hinaus gelten
  3. Apps (z.B. Slack oder Microsoft Teams)
  4. Formulare
  5. Aufgabenvorlagen

App Aufnahme im Workflow Builder

Externe Apps einbinden, um damit Aufgaben in Asana zu erstellen.

add app


So fügen Sie eine App als Aufgabenquelle in Ihren Workflow ein:

  • Klicken Sie auf Aus anderen Apps

app list

Klicken Sie in dieser Liste auf die App, die Sie verwenden möchten.

Apps, die bereits als Aufgabenquellen in Ihren Projekten genutzt werden, oder Apps, die vom Admin nicht zugelassen wurden, werden hier nicht angezeigt.

asana for salesforceSie werden möglicherweise zur Website der App weitergeleitet, um die Installation vorzunehmen.
 
finish setting up app

Um die Installation abzuschließen, müssen Sie die folgenden Schritte in der externen App durchführen:

  1. Richten Sie die Asana Integration auf [Name der App] ein
  2. Nutzen Sie die App, um Aufgaben zu [project] hinzufügen

Sobald Sie diese Schritte ausgeführt haben, wird die App im Workflow Builder angezeigt.

app added

Wenn Sie die vorherigen Schritte nicht ausgeführt haben, wird Ihnen eine Meldung mit dem Wortlaut Einrichtung abschließen angezeigt.

incomplete

Sie können auch Apps hinzufügen, indem Sie im Menü Anpassen auf die Schaltfläche App klicken.

Jede externe App, die neue Aufgaben zu Asana hinzufügt, wird hier angezeigt, auch wenn sie nicht über die App-Einbindung eingerichtet wurde.

customize menu

Zeit in Phase - Workflow-Metriken

Mit der Metrik „Zeit in Phase“ können Sie sich jetzt ganz einfach einen Überblick darüber verschaffen, wie viel Zeit Ihre Aufgaben in den jeweiligen Workflow-Phasen benötigen. Mit diesen Metriken können Sie Engpässe erkennen und herausfinden, wie sich Ihre Arbeit entwickelt. Wenn Aufgaben in einer bestimmten Phase zu viel Zeit in Anspruch nehmen, können Sie entsprechend gegensteuern.

Die Workflow-Metriken können auf zwei unterschiedliche Arten in Berichten und Dashboards angezeigt werden: Zeit im Abschnitt und Zeit im benutzerdefinierten Feld

Zeit im Abschnitt

Wenn Ihr Workflow vorgibt, dass Aufgaben verschiedene Abschnitte innerhalb Ihres Asana Projekts durchlaufen, hilft Ihnen der Bericht über die Zeit im Abschnitt dabei, das Tempo zu bestimmen, in dem Aufgaben sich auf ihrem Weg zur Fertigstellung von Abschnitt zu Abschnitt bewegen.

workflow metrics section


Dieses Diagramm zeigt, wie viel Zeit die Aufgaben in den einzelnen Projektabschnitten verbringen. In diesem Beispiel haben die Aufgaben 6 Tage und 3 Stunden im Abschnitt Planung verbracht. Sie können die Daten auch nach verantwortlicher Person oder Fälligkeitsdatum und anderen Parametern filtern.

Zeit im benutzerdefinierten Feld

Einige Workflows verwenden benutzerdefinierte Felder, um anzuzeigen, dass die Arbeit bereit ist, in eine neue Phase der Fertigstellung überzugehen. Wenn Sie über die Zeit im benutzerdefinierten Feld Bericht erstatten, wird die Zeit, die eine Aufgabe in einer bestimmten Phase verbracht hat, auf der Grundlage der ausgewählten Werte von benutzerdefinierten Feldern quantifiziert.

workflow metrics cf


Das obige Diagramm bezieht sich beispielsweise auf ein Projekt, das ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen „Fertigstellung“


enthält.

workflow metrics cf2

Das benutzerdefinierte Feld „Fertigstellung“ wurde mit 4 möglichen Werten eingerichtet: „Noch nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Blockiert“ und „Fertiggestellt“. Das Diagramm gibt Auskunft über die Gesamtzeit, in der Aufgaben mit dem benutzerdefinierten Feldwert Blockiert markiert waren.

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