Aufgaben verwalten und priorisieren

Effizientes Aufgabenmanagement und Priorisierung sind unerlässlich, um die Produktivität zu erreichen und Fristen in jedem Projekt einzuhalten. Mit in Asana können Sie diese Prozesse optimieren, um organisiert zu bleiben und sich auf die wichtigsten Prioritäten zu konzentrieren. In diesem Artikel werden wir effektive Methoden zur Priorisierung von Aufgaben untersuchen.

Aufgaben zu Projekten hinzufügen

Aufgaben stellen die umsetzbaren Schritte dar, die für den Abschluss von Projekten erforderlich sind, während Projekte der übergeordnete Rahmen sind, in dem diese Aufgaben untergebracht sind.

Um eine bestehende Aufgabe zu einem Projekt hinzuzufügen, navigieren Sie zum Aufgabendetails im rechten Fenster. Klicken Sie im Feld Projekt auf Zu Projekt hinzufügen und geben Sie den Projektnamen ein, zu dem Sie die Aufgabe hinzufügen möchten. 

Adding a task to a project.png

Aufgaben zu mehreren Projekten mit Multi-Homing hinzufügen

Aufgaben können in Asana zu mehreren Projekten hinzugefügt werden, was eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Sichtbarkeit ermöglicht. Dies wird als Multi-Homing bezeichnet. Durch die Mehrfachzuordnung wird sichergestellt, dass der Fortschritt und die Aktualisierungen einer einzelnen Aufgabe in allen zugehörigen Projekten angezeigt werden. 

Vielleicht möchten Sie eine Aufgabe in Ihrem bevorstehenden Teammeeting besprechen. Fügen Sie es zum Teammeeting-Projekt hinzu und behalten Sie es im ursprünglichen Projekt bei. Navigieren Sie zur Registerkarte Projekte in Ihrer Aufgabe und geben Sie die Projekte ein, mit denen Sie eine Aufgabe verknüpfen möchten.

multi-homing a task.gif

Priorisieren Ihrer Aufgaben

In „Meine Aufgaben“ und „Projekte“ können Ihnen mehrere Aufgaben zugewiesen werden. Aber wie priorisieren Sie sie?

Sortierung nach Fälligkeitsdatum

Eine Möglichkeit, Aufgaben schnell zu priorisieren, besteht darin, sie nach Fälligkeitsdatum zu sortieren. Dies kann in Meine Aufgaben oder in einem beliebigen Projekt erfolgen. Wenn Sie nach dem Fälligkeitsdatum sortieren, werden die Aufgaben in aufsteigender Reihenfolge angeordnet, wobei die Aufgaben mit den nächsten Fälligkeitsdaten ganz oben stehen.

Es gibt einige Möglichkeiten, Aufgaben nach Fälligkeitsdaten zu sortieren:

  1. Klicken Sie auf die Spalte Fälligkeitsdatum, um aufsteigend oder absteigend zu sortieren
  2. Klicken Sie oben auf Sortieren und wählen Sie Fälligkeitsdatum

sorting tasks by due dates.gif

Es gibt viele andere Optionen, aus denen Sie auch auswählen können, wenn Sie Aufgaben mit der Schaltfläche Sortieren sortieren.

Aufgaben mit benutzerdefinierten Feldern priorisieren

Sie können Aufgaben auch nach benutzerdefinierten Feldern organisieren. Indem Sie benutzerdefinierte Felder verwenden, können Sie Ihre Projektansicht an bestimmte Kriterien anpassen, z. B. Aufgaben in Ihrem Projekt nach einem benutzerdefinierten Feld „Priorität“ ordnen. Ähnlich wie beim Sortieren nach Fälligkeitsdatum können Sie auf die Kopfzeile des benutzerdefinierten Felds klicken oder die Schaltfläche Sortieren verwenden.

Sie können Ihre Aufgaben auch filtern, um Aufgaben mit bestimmten benutzerdefinierten Feldern anzuzeigen. Zeigen Sie Aufgaben zum Beispiel nur mit der Priorität „Hoch“ an.

prioritizing tasks using custom fields.gif

Verwenden Sie den Filter „Nur meine Aufgaben“ in Projekten

Projekte können viele Aufgaben enthalten, die nicht alle für Sie relevant sind. Verwenden Sie den Filter Nur meine Aufgaben, um Aufgaben, für die Sie im Projekt verantwortlich sind, schnell zu isolieren.

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Die Sortierung und Filter, die Sie auf Projekte anwenden, werden von anderen Teammitgliedern nur angezeigt, wenn Sie oben rechts auf die Option Für alle speichern klicken. Sie können einen neuen Tab mit Ihren Filtern erstellen. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie dies tun können.

how to save views for everyone and as a new tab.png

Prioritäten anpassen

Fälligkeitsdaten nach Bedarf aktualisieren

Wenn sich Prioritäten weiterentwickeln, ist es wichtig, die Aufgabendetails entsprechend anzupassen. Die Verantwortlichen der Aufgabe können Fälligkeitsdaten ganz einfach aktualisieren, indem sie auf das Feld „Fälligkeitsdatum“ klicken und ein neues Datum auswählen. Wenn ein Fälligkeitsdatum geändert werden muss, ist es empfehlenswert, einen Kommentar in der Aufgabe zu hinterlassen und die Person, die die Aufgabe zugewiesen hat, zu @erwähnen, um sie darüber zu informieren, dass das Fälligkeitsdatum verschoben wurde und warum.

Aufgaben neu zuweisen

Aufgaben durchlaufen oft mehrere Schritte und müssen möglicherweise anderen Teammitgliedern zugewiesen werden. Beispielsweise müssen Aufgaben möglicherweise neu zugewiesen werden, wenn sich die Rollen, Verantwortlichkeiten oder Verfügbarkeit der Teammitglieder ändern. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Aufgabe umzubenennen, um sie an den Aktionspunkt der neuen verantwortlichen Person anzupassen, und Änderungen in den Aufgabenkommentaren mitzuteilen, um einen reibungslosen Übergang der Verantwortlichkeiten zu gewährleisten.

Die Kommunikation in Aufgaben

Updates in Kommentaren teilen

Verwenden Sie Aufgabenkommentare, um Fragen zu stellen, zusätzliche Informationen hinzuzufügen, Einblicke zu geben und Updates zum Fortschritt einer Aufgabe bereitzustellen. Beteiligte an der Aufgabe erhalten die Kommentarbenachrichtigung in ihrer Inbox.

Teamkollegen als Beteiligte einbinden

Wenn Sie Beteiligte zu Ihrer Aufgabe hinzufügen, können Sie mehrere Personen in den Fortschritt der Aufgabe einbeziehen. Beteiligte können aktiv zu einer Aufgabe beitragen, zusätzlichen Kontext bereitstellen, die Aufgabe bei Bedarf übernehmen oder der Aufgabe folgen, um auf dem Laufenden zu bleiben.

So fügen Sie einer Aufgabe eine beteiligte Person hinzu:

  • Klicken Sie auf den + -Button neben Beteiligte, um Beteiligte hinzuzufügen oder zu entfernen
  • Abhängig von ihren Einstellungen erhalten die Mitarbeiter Benachrichtigungen in ihrer Inbox und können Benachrichtigungen per E-Mail erhalten.
  • Wenn Sie Benachrichtigungen zu einer Aufgabe erhalten, an der Sie nicht mehr interessiert sind, können Sie sich aus der Liste der Beteiligte entfernen.

Feiern der Fertigstellung der Aufgabe

Nutzen Sie die Wertschätzung, um die Leistungen eines Teammitglieds anzuerkennen und zu feiern. Sie können Anerkennungen für erledigte Aufgaben, Meilensteine und Statusaktualisierungen teilen.

So zeigen Sie Ihre Wertschätzung:

  1. Öffnen Sie eine Aufgabe und scrollen Sie nach unten in die Kommentare
  2. Klicken Sie auf das Sternchen und wählen Sie eine Bewertung

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Zusätzliche Materialien

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