Die Zusammenarbeit ist ein entscheidender Aspekt bei der Nutzung von Asana, und Ihr Posteingang spielt dabei eine wichtige Rolle. Ihre Asana Inbox dient als Benachrichtigungszentrale, in der Updates zu Projekten, an denen Sie beteiligt sind, Aufgaben, an denen Sie arbeiten, wichtige Nachrichten und Mitteilungen zu Team- und Unternehmenszielen angezeigt werden. Durch häufiges Überprüfen Ihres Posteingangs bleiben Sie auf dem Laufenden und können effektiver mit Ihren Kollegen und Teammitgliedern interagieren.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Posteingang nutzen können, um auf dem Laufenden zu bleiben und praktische Strategien zu erkunden, um das Durcheinander im Posteingang zu minimieren.
Überprüfen Sie Ihren Posteingang
Wann sollten Sie Ihren Posteingang überprüfen? Einige ziehen es vor, die Zeit in ihren Kalendern zu planen, um ihren Posteingang zu bestimmten Zeiten im Laufe des Tages zu überprüfen, während andere es vorziehen, ihn im Laufe ihres Tages zu überprüfen.
Unabhängig davon, für welchen Ansatz Sie sich entscheiden, wird ein orangefarbener Punkt in der Seitenleiste neben der Inbox angezeigt, wenn es ungelesene Benachrichtigungen gibt. In Ihrer Inbox werden neue Benachrichtigungen seitlich mit einem blauen Punkt markiert. Gibt es eine neue Aktivität in einer Aufgabe innerhalb eines Projekts, sehen Sie eine Blase, die die Anzahl der neuen Kommentare oder Anhänge anzeigt, die auf eine neue ungelesene Aktivität hinweisen.
Das Entrümpeln Ihres Posteingangs
Nutzen Sie Ihren Posteingang, um produktiver zu sein und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Mit Filter-, Sortier-, Lesezeichen- und Archivfunktionen kann Ihr Posteingang Ihnen helfen, das Chaos zu überwinden und Klarheit zu schaffen.
Das Befolgen und Entfolgen bestimmter Aufgaben und Konversationen bedeutet, dass Sie nur Mitteilungen zu Elementen erhalten, die für Sie relevant sind. Dies können Sie tun, indem Sie sich als Beteiligte an bestimmten Aufgaben hinzufügen oder entfernen. Wenn jemand Sie in einer Aufgabe wieder @erwähnt, wird sie immer noch in Ihrem Posteingang angezeigt, auch wenn Sie der Aufgabe nicht mehr gefolgt sind.
Sortieren Sie Ihren Posteingang nach dem, was für Sie am wichtigsten ist. Sie können zwischen Neueste zuerst oder Relevanz wählen.
Mit der Inbox-Filterung können Sie sich über die wichtigsten Neuigkeiten informieren. Sie können nur nach Von Person, An mich zugewiesen und Ungelesen filtern.
Wenn Sie einen klaren Posteingang lieben und einen Null-Eingang anstreben, ist unsere Archivfunktion genau das Richtige für Sie. Da Ihre gesamte Arbeit in Asana organisiert und durchsuchbar ist, müssen Sie Benachrichtigungen nicht speichern. Sobald Sie auf eine Benachrichtigung reagiert haben, können Sie sie archivieren. Ihre archivierten Benachrichtigungen finden Sie auf der Registerkarte „Archiv“.
Lesezeichen können für wichtige Aufgaben verwendet werden, auf die Sie schnell zugreifen möchten, und für Benachrichtigungen, die Sie speichern möchten, um später einzuchecken oder darauf zu verweisen.
Sie können auch Benachrichtigungen verwalten auswählen. Hier können Sie „Bitte nicht stören“ aktivieren, Zeiten planen, zu denen Sie Benachrichtigungen erhalten und nicht erhalten möchten, und die Art der Benachrichtigung auswählen.
Aus Ihrer Inbox heraus Maßnahmen ergreifen
Nutzen Sie Ihren Posteingang, um sich einzubringen und mit Ihren Teamkollegen in Kontakt zu bleiben, indem Sie Ihre Benachrichtigungen bearbeiten. Lassen Sie Ihre Teamkollegen wissen, dass Sie ihre Kommentare und Nachrichten gesehen haben, indem Sie in Ihrem Posteingang darauf antworten. Sie können eine Aufgabe oder einen Kommentar bestätigen, sich bedanken, einen Daumen hoch geben oder einen Anerkennungsaufkleber aus Ihrem Posteingang senden.
Anerkennungssticker sind eine großartige Möglichkeit, Teamkollegen und Beteiligte zu würdigen und zu würdigen. Wenn ein Teammitglied beispielsweise sein Ziel erreicht oder einen Meilenstein erreicht, fügen Sie seiner Aufgabe in Ihrem Posteingang einen Anerkennungsaufkleber hinzu, um Ihre Unterstützung und Anerkennung zu zeigen. Sie können über Aufgabenkommentare auf Anerkennungssticker zugreifen, indem Sie auf das Sternsymbol klicken.
Inbox vs. Meine Aufgaben
Im Gegensatz zu Ihren „Meine Aufgaben“ ist Ihr Posteingang nicht Ihre To-do-Liste. Wenn eine Aufgabe in Ihrem Posteingang angezeigt wird, für die Sie Maßnahmen ergreifen müssen, z. B. ein Meeting planen, um ein bestimmtes Thema zu besprechen, eineNachfolgeaufgabe erstellen, die einen Hyperlink zur ursprünglichen Aufgabe enthält, oder sich selbst eine Aufgabe zuweisen. Denken Sie daran, dass Sie bei der Arbeit in Asana alles unter Meine Aufgaben erledigen müssen, während Sie alles, was Sie wissen müssen, in Ihrer Inbox finden.
Je mehr Aufgaben Sie und Ihr Team in Asana erstellen, diskutieren und erledigen, desto mehr werden Sie sich auf Ihre Benachrichtigungen zur Verfolgung der Fortschritte und Aktionen verlassen. Ein übersichtlicher Posteingang bedeutet, dass Sie relevante Benachrichtigungen schnell sehen können, ohne unnötige Informationen durchgehen zu müssen. Die Verwendung von Filtern zum Hervorheben wichtiger Themen und Archivierungsbenachrichtigungen, die Sie gelesen haben und die keiner Maßnahme bedürfen, führt zu weniger Unordnung und gibt Ihnen Kontrolle.
Zusätzliche Ressourcen
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihren Posteingang nutzen können, lesen Sie diesen Artikel.