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Bleiben Sie mit Ihrer Asana-Inbox auf dem Laufenden.

In diesem Artikel

Ihre Asana-Inbox ist Ihr zentrales Benachrichtigungszentrum, das Sie über alle wichtigen Arbeitsvorgänge auf dem Laufenden hält. Stellen Sie sich die Inbox als Ihren persönlichen Newsfeed für Projekt-Updates, Aufgabenzuweisungen, Kommentare und Teamkommunikation vor – alles an einem zentralen Ort.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Posteingang nutzen können, um auf dem Laufenden zu bleiben, und lernen praktische Strategien kennen, um Unordnung im Posteingang zu vermeiden.

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Was ist Ihre Asana-Inbox? Zeigen Sie in Ihrer Inbox Aktualisierungen zu allen Projekten an, in denen Sie Mitglied sind, sowie zu Aufgaben, an denen Sie beteiligt sind oder die Ihnen zugewiesen sind. Bleiben Sie auf dem Laufenden, ohne von Benachrichtigungen überflutet zu werden.  Im Gegensatz zu „Meine Aufgaben“ (die die Arbeit anzeigen, die Sie erledigen müssen) zeigt Ihre Inbox Aktualisierungen an, über die Sie Bescheid wissen müssen. Trennen Sie umsetzbare Arbeit von informativen Updates.

Greifen Sie auf Ihre Inbox zu

Finden Sie Ihre Inbox in der oberen linken Ecke Ihrer Asana-Seitenleiste. Klicken Sie auf Inbox, um alle Ihre Benachrichtigungen anzuzeigen. Zeigen Sie einen roten Punkt neben der Inbox in der Seitenleiste an, wenn es ungelesene Benachrichtigungen gibt. Neue Benachrichtigungen in Ihrer Inbox werden mit einem blauen Punkt daneben angezeigt. Wenn es eine neue Aktivität in einer Aufgabe innerhalb eines Projekts gibt, sehen Sie eine Blase, die die Anzahl der neuen Kommentare oder Anhänge anzeigt, die neue ungelesene Aktivitäten bezeichnen.

Posteingang aufräumen

Nutzen Sie Ihre Inbox, um produktiver zu sein und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Mit Filtern, Sortierfunktionen, Lesezeichen und Archivfunktionen hilft Ihnen Ihre Inbox, Ordnung ins Chaos zu bringen und Klarheit zu schaffen.

Sortieren Sie Ihre Inbox nach dem, was für Sie am wichtigsten ist. Wählen Sie zwischen Neueste zuerst oder Relevanz.

Filtern Sie Ihre Inbox, um sich auf die wichtigsten Neuigkeiten zu konzentrieren.

Folgen Sie bestimmten Aufgaben und Diskussionen oder beenden Sie das Folgen, um nur Mitteilungen zu den für Sie relevanten Einträgen zu erhalten. Fügen Sie sich als beteiligte Person zu bestimmten Aufgaben hinzu oder entfernen Sie sich selbst. Wenn jemand Sie erneut in einer Aufgabe @Erwähnt, wird diese weiterhin in Ihrer Inbox angezeigt, auch wenn Sie die Aufgabe nicht mehr verfolgen.

Wenn Sie einen übersichtlichen Posteingang lieben und auf Inbox Zero abzielen, ist unsere Archiv-Funktion genau das Richtige für Sie. Da Ihre gesamte Arbeit in Asana organisiert und durchsuchbar ist, müssen Sie Benachrichtigungen nicht speichern. Nachdem Sie auf eine Benachrichtigung reagiert haben, können Sie diese archivieren. Archivieren Sie Ihre Benachrichtigungen im Archiv-Tab. Verwenden Sie Lesezeichen für wichtige Aufgaben, auf die Sie schnell zugreifen möchten, und für Benachrichtigungen, die Sie speichern möchten, um sie später zu überprüfen oder zu referenzieren.

Wählen Sie auch Benachrichtigungen verwalten. Aktivieren Sie hier „Bitte nicht stören“, planen Sie Zeiten, in denen Sie Benachrichtigungen erhalten möchten und nicht möchten, und wählen Sie die Art der Benachrichtigung aus.

Filtern Sie Ihre Inbox.

Aktionen in der Inbox

Verwalten Sie Ihre Inbox-Benachrichtigungen

Für jede Benachrichtigung in Ihrem Posteingang führen Sie eine der drei folgenden Aktionen aus:

1. Archivieren Sie.

Wenn Sie die Benachrichtigung nur lesen müssen, archivieren Sie sie, indem Sie mit dem Mauszeiger über die Benachrichtigung fahren und auf das Symbol Archivieren klicken. Archivierte Benachrichtigungen werden in den Tab Archiv verschoben, wo Sie später bei Bedarf darauf zugreifen können.

2. Reagieren (und archivieren)

Wenn jemand eine Frage stellt oder Ihre Meinung benötigt, tun Sie Folgendes: Klicken Sie auf die Benachrichtigung, um alle Details anzuzeigen. Antworten Sie direkt aus Ihrer Inbox, ohne das Projekt zu besuchen. Archivieren Sie die Benachrichtigung, nachdem Sie geantwortet haben. Manchmal reicht ein einfaches „Gefällt mir“ als Antwort völlig aus.

3. Erfassen und archivieren Sie.

Wenn eine Benachrichtigung neue Aufgaben anzeigt, die Sie nicht sofort erledigen können, gehen Sie wie folgt vor: Erstellen Sie eine Erinnerungsaufgabe, indem Sie auf das Aufgabensymbol klicken. Die neue Aufgabe erscheint dann in Ihrer „Meine Aufgaben“-Liste. Archivieren Sie die ursprüngliche Benachrichtigung.

So bleibt „Meine Aufgaben“ Ihre einzige Informationsquelle für ausführbare Arbeiten.

Best Practices für die Inbox-Verwaltung

Überprüfen Sie Ihre Inbox regelmäßig

Überprüfen Sie Ihre Inbox 1–2 Mal pro Tag, ähnlich wie Sie E-Mails überprüfen. So bleiben Sie auf dem Laufenden, ohne ständig unterbrochen zu werden.

Benachrichtigungen effizient verarbeiten

Lassen Sie Benachrichtigungen nicht anhäufen. Verwenden Sie den Drei-Aktionen-Ansatz (Archivieren, Antworten, Erfassen), um Ihre Inbox zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Deaktivieren Sie unnötige Benachrichtigungen

Wenn Sie Benachrichtigungen zu Aufgaben erhalten, die für Sie nicht mehr relevant sind, klicken Sie auf die Aufgabe oder das Projekt und wählen Sie „Nicht mehr folgen“, um keine weiteren Benachrichtigungen zu erhalten.

Verwenden Sie den Archiv-Tab

Archivieren Sie Ihre Benachrichtigungen, um sie weiterhin im Archiv-Tab zu sehen. Dies ist hilfreich, wenn Sie auf frühere Gespräche oder Aktualisierungen verweisen müssen.

Posteingang und Meine Aufgaben

Im Gegensatz zu „Meine Aufgaben“ ist Ihre Inbox nicht Ihre To-do-Liste. Wenn Sie in Ihrer Inbox eine Aufgabe sehen, die Sie erledigen müssen, z. B. eine Besprechung zu einem bestimmten Thema, erstellen Sie eine Erinnerungsaufgabe, die mit der ursprünglichen Aufgabe verknüpft ist, oder weisen Sie sich selbst eine Aufgabe zu. Denken Sie daran, wenn Sie in Asana arbeiten, befindet sich alles, was Sie tun müssen, in „Meine Aufgaben“, während alles, was Sie wissen müssen, in Ihrer Inbox ist. Je mehr Aufgaben Sie und Ihr Team in Asana erstellen, diskutieren und erledigen, desto mehr werden Sie Benachrichtigungen zur Verfolgung der Fortschritte und Aktionen verwenden. Halten Sie Ihre Inbox übersichtlich, damit Sie relevante Benachrichtigungen schnell sehen, ohne unnötige Informationen durchgehen zu müssen. Verwenden Sie Filter, um wichtige Themen hervorzuheben, und archivieren Sie Benachrichtigungen, die Sie gelesen haben und die keine Aktion erfordern, um Ordnung zu halten und die Kontrolle zu behalten.

Weitere Ressourcen

 

Note iconHinweis

Dieser Artikel wurde mit KI übersetzt.

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