In diesem Artikel finden Sie konkret umsetzbare Schritte, mit denen Sie als Teamleiter Ihrem Team dabei helfen können, Asana optimal einzusetzen.
Wenn Sie gerade erst zu Asana eingeladen wurden und nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, lesen Sie diesen Artikel für neu eingeladene Nutzer.
Teams erstellen
Wenn Sie sich zum ersten Mal in Asana anmelden oder registrieren, werden Sie automatisch Teil eines Teams. Teams sind eine Personengruppe, die gemeinsam an Projekten arbeitet. Zum Beispiel hat die IT-Abteilung üblicherweise ein eigenes Team, in dem die Mitglieder IT-bezogene Projekte hinzufügen und Nachrichten senden können, die für die IT-Abteilung relevant sind.
Sie können ein Team erstellen und Ihre Kollegen dazu einladen oder sie zu einem bestehenden Team hinzufügen, damit Sie mit der Zusammenarbeit an verschiedenen Projekten beginnen können. Wenn Sie ein neues Team erstellen, können Sie dem Team einen Namen geben, eine kurze Beschreibung des Teams hinzufügen und die Teamberechtigungen festlegen.
Sobald Sie das Team erstellt haben, können Sie damit beginnen, Projekte und Vorlagen innerhalb dieses Teams zu erstellen.
Jedes Mal, wenn Sie ein neues Projekt erstellen, werden Sie dazu aufgefordert, ein Team auszuwählen. Alle Projekte, die zu einem Team gehören, werden auf der Teamseite angezeigt.
Auf Ihrer Teamseite werden die Beschreibung, die Mitglieder, die Projekte und die Vorlagen Ihres Teams angezeigt.
Die Arbeit Ihres Teams in Asana übertragen
Übertragen Sie die Projekte Ihres Teams in Asana
Der zweite Schritt besteht darin, die Projekte und Vorhaben, an denen Ihr Team arbeitet, in Asana zu übertragen. Projekte ermöglichen Ihnen, Ihre Aufgaben und Nachrichten an einem Ort zu bündeln. Hier können Sie Arbeit an andere Teammitglieder delegieren und den Fortschritt Ihrer Vorhaben überwachen.
Angenommen, Ihr Team arbeitet gerade an einem Projekt für eine saisonale Marketingkampagne. Der erste Schritt besteht darin, das Projekt in Asana zu erstellen, dann Aufgaben zu erstellen und diese den Personen in Ihrem Team zuzuweisen.
Asana bietet Ihnen eine Vorlagensammlung, auf die Sie beim Erstellen eines Projekts zurückgreifen können. Sie können aber auch von Grund auf neu beginnen und Ihre eigenen Projekte ohne Vorlage erstellen.
Sie können verschiedene Ansichten für das Projekt verwenden. Eine Kalenderansicht könnte für ein Projekt für redaktionelle Inhalte die Ansicht der Wahl sein, eine Boardansicht könnte besser für ein Projekt für Kreativanfragen geeignet sein. Letztendlich kommt es darauf an, was für Sie und Ihr Team am besten funktioniert.
1: 1-Projekte erstellen
1: 1-Projekte sind eine großartige Möglichkeit, Ihrem Team das Zuweisen von Aufgaben näherzubringen. Wenn Sie ein Teamleiter sind, haben Sie wahrscheinlich wöchentliche Meetings mit Teammitgliedern, um deren Fortschritte zu überprüfen und Projekte oder weitere relevante Themen zu besprechen.
Um ein 1: 1-Projekt zu erstellen, folgen Sie den gleichen Schritten wie bei der Erstellung jedes anderen Projekts. Sie und das andere Teammitglied können Themen zu diesem Projekt hinzufügen, die Sie in Ihrem nächsten Meeting besprechen möchten. Stellen Sie sicher, dass das Projekt privat ist, damit nur Sie und Ihr Teamkollege auf das Projekt zugreifen können. So wird sichergestellt, dass sensible Informationen, die möglicherweise während des Meetings behandelt werden, vertraulich bleiben.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel dafür, wie ein 1: 1-Projekt aussehen könnte:
- Fügen Sie Abschnitte hinzu, um die Aufgaben zu organisieren
- Legen Sie die Sichtbarkeitseinstellungen des Projekts auf „Privat“ fest
Erstellen Sie eine Tagesordnung für wöchentliche Besprechungen
Wenn Sie wöchentliche Meetings mit Ihrem Team abhalten, ist die Erstellung eines Projekts für Besprechungspläne eine weitere hervorragende Möglichkeit, Ihre Teamkollegen von der Verwendung von Asana zu überzeugen.
Verwenden Sie den Besprechungsplan, um Besprechungsthemen hinzuzufügen und Besprechungen effizienter zu gestalten. Jede Person in Ihrem Team kann eine Aufgabe zur Tagesordnung hinzufügen und sie sich selbst zuweisen. Auf diese Weise wissen alle Beteiligten, wer während des Meetings wofür verantwortlich ist.
Sie können wiederkehrende Aufgaben für jedes Teammitglied erstellen und zum Beispiel Bitte Besprechungsthemen für das nächste Meeting hinzuzufügen nennen, damit Ihre Teammitglieder daran denken, wichtige Themen bereits vor den Meetings zur Tagesordnung hinzuzufügen.
Referenzprojekte erstellen
Referenzprojekte helfen Ihnen, alle internen Ressourcen Ihres Teams an einem Ort zu bündeln. Betrachten Sie diese Projekte als Ihre zentrale Informationsquelle für alle Richtlinien und Ressourcen. Sie können ein Referenzprojekt für neue Mitarbeiter erstellen, in dem sie alle relevanten Informationen finden können.
Erstellen Sie Portfolios, um Projekte zu gruppieren
Portfolios helfen Ihnen, mehrere Projekte an einem zentralen Ort zu organisieren. Sie können den Fortschritt mehrerer Projekte gleichzeitig überwachen und sicherstellen, dass sie nicht aus der Bahn geraten. Weitere Informationen zur Erstellung von Portfolios finden Sie hier.
In diesem Portfolio befinden sich alle Projekte, die mit Marketingeinführungen in Verbindung stehen. Portfolio-Mitglieder können eine Liste der Projekte, die zum Portfolio gehören, die Zeitleiste für jedes Projekt, ein Dashboard mit relevanten Diagrammen, Status-Updates zum Fortschritt des Portfolios, die Arbeitsauslastung für jedes Mitglied der verschiedenen Projekte und jede Nachricht, die über das Portfolio gesendet wird, sehen.
Delegieren Sie Aufgaben und überwachen Sie deren Fortschritt
Nachdem Sie Ihre Projekte und Ihr Team zusammengestellt haben, können Sie nun damit beginnen, Ihren Kollegen Aufgaben zuzuweisen.
Als Teamleiter können Sie mit der Workload-Funktion die Arbeitsauslastung Ihres Teams bis ins Detail nachverfolgen. Mit Workload können Sie die Kapazität Ihres Teams einsehen und bei Bedarf Aufgaben neu zuweisen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Workload.
Wenn Sie Aufgaben zuweisen, erhalten Ihre Kollegen Inbox-Benachrichtigungen. Sie sollten Ihrem Team mitteilen, dass die Asana-Inbox die erste Anlaufstelle für Updates zu Aufgaben, Projekten und Nachrichten ist. Sie können die Benachrichtigungseinstellungen verwalten, um der Belastung durch zu viele Benachrichtigungen Einhalt zu gebieten.
Normen etablieren
Das Festlegen von Normen ist wichtig, um Ihren Teammitgliedern dabei zu helfen, Aufgaben und Projekte besser zu organisieren und leicht verständlich zu halten. Lesen Sie unseren Artikel Umgangsnormen in Asana etablieren, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Richtlinien und Konventionen für Ihr Team definieren können.
Etikette für Aufgaben
Es ist normal für Nutzer, beim Zuweisen von Aufgaben anfangs zurückhaltend zu sein. Wir empfehlen Ihnen, diese Etikette für Aufgaben mit Ihrem Team zu teilen, um ihnen zu helfen, sich bei der Zuweisung von Aufgaben an andere wohler zu fühlen.
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