Der Workflow ist eingerichtet, doch wie fügen man Übergaben und Automatisierungen hinzu, die ihn mit Leben füllen? Wie bringt man den Workflow zum Fließen?
Dieser Artikel ist Teil 3 einer 3-teiligen Serie. Falls Sie die ersten beiden Artikel noch nicht kennen, können Sie hier nachschauen: Artikel 1 Artikel 2
Workflow Builder
Die ersten Schritte mit dem Workflow Builder
Sie finden den Workflow Builder als Tab in Ihren Projekten. Mit dieser Funktion lassen sich die Arbeitsschritte festlegen, die Ihre Arbeit von Anfang bis Ende durchläuft. Mit dem Workflow Builder können Sie einen Workflow zwar erstellen, jedoch nicht ausführen. Nachdem Sie den Workflow im Workflow Builder erstellt haben, stehen Ihnen die anderen Projektansichten für die Umsetzung zur Verfügung.
Vier verschiedene Arten von Aktionen
Unabhängig davon, ob Sie den Workflow Builder verwenden oder nicht, gibt es vier verschiedene Arten von Aktionen, die Sie mit den richtigen Funktionen in Asana verknüpfen können.
1. Initialisierung
Jeder Workflow hat einen Initiierungspunkt, an dem die Arbeit beginnt. Abhängig von Ihrem Workflow können Sie die Arbeit über folgende Wege beginnen:
Manuell: In manchen Fällen stößt Ihr Team die Arbeit manuell an, etwa wenn Sie beschließen, einen neuen Blogbeitrag für einen bevorstehenden Start zu veröffentlichen. In diesen Fällen erstellen Sie ein neues Projekt oder eine neue Aufgabe.
- Mit einem Formulare: Einige Workflows umfassen einen Erfassungsprozess, bei dem umsetzbare Arbeiten durch Eingaben von anderen, wie z. B. eine Anfrage, ausgelöst werden. Intake-Prozesse sind ein idealer Anwendungsfall für Formulare, mit denen Sie Arbeitsanforderungen rationalisieren und standardisieren können.
- Mit einer Aufgabenvorlage: Teams, die in ihrem Workflow immer wieder dieselben Schritte ausführen, verwenden Aufgabenvorlagen. Dies ist ein idealer Anwendungsfall, wenn Sie eine Aufgabe mit Links zu relevanten Informationen und einer Reihe von Unteraufgaben vorab erstellen möchten, z. B. beim Verfolgen von Kandidaten.
2. Übergaben
In zahlreichen Arbeitsabläufen reicht eine Person die Arbeit an eine andere weiter, bis das Projekt schließlich die Ziellinie erreicht. Teams wenden diese gängigen Praktiken für Übergaben an:
Manuell neu zuweisen
Die Arbeit wird durch das Hinzufügen von Verantwortlichen zu Aufgaben umsetzbar. In manchen Arbeitsabläufen ist jeweils ein anderes Teammitglied in verschiedenen Phasen für die Arbeit zuständig.
Zum Beispiel, wenn ein Creative Producer eine Anfrage an einen Designer zur Bearbeitung weitergibt. In solchen Fällen sollten Sie die Aufgabe einfach neu zuweisen.
Unteraufgaben hinzufügen
Wenn Sie eine Aufgabe in kleinere Schritte aufteilen müssen, um Aspekte des Workflows zu übergeben, fügen Sie Unteraufgaben hinzu.
Ein Team, das Anfragen verwaltet, verfolgt beispielsweise jedes Ergebnis als Aufgabe in seinem Projekt. Sie fügen Unteraufgaben hinzu, um die Schritte zwischen den einzelnen Phasen ihres Workflows zu organisieren.
Abhängigkeiten hinzufügen
In einigen Fällen verhindert eine Aufgabe, dass eine andere vorankommt. Verwenden Sie in diesen Fällen Abhängigkeiten. Mit Abhängigkeiten können Sie anzeigen, dass eine Aufgabe von einer anderen blockiert wird.
Zum Beispiel muss ein Team, das das Produktfeedback von Kunden verwaltet, darauf warten, dass das Entwicklungsteam die Arbeit verarbeitet, bevor es zu dem Team zurückkehrt, das das Feedback eingereicht hat. Sie fügen also eine Abhängigkeit hinzu, um zu zeigen, dass eine Aufgabe von der anderen blockiert wird.
Genehmigungen verwenden
Viele Übergaben müssen erst abgesegnet werden, bevor sie fortgesetzt werden können. Hier kommen Genehmigungen ins Spiel. Genehmigungen sind ein Aufgabentyp, mit dem die verantwortliche Person folgende Optionen hat: „Genehmigen“, „Überarbeiten“ oder „Verwerfen“. Beispielsweise muss ein Designer einen Entwurf von verschiedenen Beteiligten überprüfen und genehmigen lassen, bevor dieser fertiggestellt werden kann.
3. Überschneidungen
In manchen Arbeitsabläufen überschneidet sich die Arbeit mit der eines anderen Teams oder Tools. Bei solchen Überschneidungen sollten Sie Folgendes beachten:
Mehrfachzuordnung
In Asana können Aufgaben in Asana zu mehreren Projekten gleichzeitig hinzugefügt werden, ohne dass sie dupliziert werden müssen. Aktualisierungen an der Aufgabe werden in beiden Projekten angezeigt. Das nennt man Multihoming.
Mit der Mehrfachzuordnung schaffen Sie Transparenz für ein und dieselbe Aufgabe in verschiedenen Projekten und Teams in Asana.
Integrationen
Überschneidet sich Ihre Arbeit mit einem anderen Tool, prüfen Sie, ob eine Integration besteht. Wenn ja, können Sie Ihren Workflow zwischen den Tools verknüpfen.
Unsere Liste der Integrationen finden Sie hier.
4. Wiederholung
Bei vielen Arbeitsabläufen führen Sie immer wieder dieselben Schritte aus, um voranzukommen. Hier bietet es sich an, Regeln einzubauen - einfache Automatisierungen, die manuelle Schritte rationalisieren. Regeln gehören zu den kostenpflichtigen Funktionen. Hier erfährst du mehr über Regeln.
Mit dem Workflow Builder lassen sich in jeder Phase des Workflows lückenlos Regeln erstellen.
Im Grunde lässt sich jede der in diesem Artikel bereits besprochenen Aktionsarten automatisieren. Zum Beispiel:
Auslöser und Aktionen
Initiierung → Wenn einem Projekt per Übermittlung eines Formulars eine neue Aufgabe hinzugefügt wird... Unteraufgaben zur sofortigen Überprüfung → hinzufügen
Übergaben → Wenn ein benutzerdefiniertes Feld aktualisiert wird... Aufgabe einem bestimmten Teammitglied → neu zuweisen
Überschneidungen → Wenn eine Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschoben wird... Aufgabe zum Projekt eines anderen Teams → hinzufügen
Weitere gängige Regeln für Arbeitsabläufe:
| Auslöser | Aktionen |
|---|---|
| (Wenn alle neuen Aufgaben in einen bestimmten Abschnitt verschoben werden sollen) Wenn eine neue Aufgabe zu einem Projekt hinzugefügt wird... | Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschieben |
| (Wenn Aufgaben automatisch als „Erledigt“ erscheinen sollen, wenn Sie sie in einen Abschnitt für „Erledigt“ verschieben) Wenn eine Aufgabe in den Abschnitt für „Erledigt“ verschoben wird... | Aufgabe als erledigt markieren |
| (Wenn Sie um ein Status-Update für anstehende Aufgaben bitten möchten) Wenn ein Fälligkeitsdatum näher rückt... | Kommentar zur Aufgabe hinzufügen |
| (Wenn Sie einer Projektaufgabe eine verantwortliche Person zuweisen möchten) Wenn eine Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschoben wird ... | Aufgabe einen Kommentar hinzufügen, in dem die Projektvorlage @erwähnt wird |
| (Wenn eine Genehmigung je nach Antwort des Genehmigenden in eine andere Phase übergehen soll) Wenn eine Genehmigungsaufgabe als „Genehmigt“, „Überarbeitung nötig“ oder „Verworfen“ gekennzeichnet ist | Aufgabe in einen bestimmten Abschnitt verschieben |