Verwaltung von Projekten

Jedes Team setzt Asana ein bisschen anders für das Projektmanagement ein, aber diese Tipps geben Ihnen den besten Ausgangspunkt, um die Grundlagen zu erlernen, und geben Ihnen einen Einblick, was Sie tun können, wenn Sie ein paar Projekte abgeschlossen haben.

Zu Projekt, Aufgabe oder Unteraufgabe?

Bevor Sie etwas Neues anlegen... wir wissen, dass Kunden Fragen haben, ob sie ein Projekt, eine Aufgabe oder Teilaufgaben erstellen sollen, wenn sie Arbeitsinhalte zu Asana hinzufügen. Hier ist ein kurzer Überblick und Anschauungsmaterial, das Ihnen im Notfall bei der Entscheidung hilft:

• Erstellen Sie ein Projekt für umfangreiche koordinierte Maßnahmen mit vielen Schritten und Beteiligten und der Notwendigkeit, diese in verschiedenen Ansichten zu betrachten (wie eine Kampagne, eine Einführung/Veranstaltung oder einen redaktionellen Kalender/eine Pipeline).
• Erstellen Sie eine Aufgabe, wenn Sie eine einzelne Aufgabe für eine Person erfassen möchten, die innerhalb weniger Minuten oder Arbeitstage erledigt werden kann (wie das Schreiben eines Blogs oder die Behebung eines Fehlers) und die Sie auch in verschiedenen Ansichten sehen möchten.
• Erstellen Sie eine Unteraufgabe, um eine Aufgabe in kleinere Teile zu zerlegen (wie etwa die Unteraufgabe „Überprüfung von SEO-Keywords im Blog“ oder „Untersuchung der Fehlerhäufigkeit“), wenn Sie diese nur in der Aufgabenansicht benötigen. (Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie mehr als 5 Unteraufgaben oder mehrere Ebenen von Unteraufgaben haben!)

Lesen Sie weitere Tipps hier, wenn Sie eine detailliertere Erklärung dieser Vorgehensweise wünschen.

1. Erstellung eines Projekts

Wenn Sie nichts anderes in Asana lernen, ist das Verständnis, wie man ein Projekt erstellt und verwendet, eine große Verbesserung für Ihr Team, um von veralteten Tabellenkalkulationen, verwirrenden E-Mail-Verläufen und langen Besprechungen wegzukommen, um zu versuchen, die gleichen Informationen herauszufinden.

• Erstellen Sie ein Projekt. Projekte sind innerhalb eines Teams in Asana untergebracht und beinhalten Gruppen zusammengehöriger Aufgaben. Sie können sie praktisch für alles verwenden: von termingebundenen Vorhaben (wie einer Produkteinführung) über laufende Prozesse (wie der Verwaltung eines Redaktionskalenders) bis hin zur Erfassung von Informationen (z. B. eingehende Designanfragen). Sie können jederzeit zwischen Liste, Board, Zeitleiste und Kalenderansicht umschalten.
• Sparen Sie Zeit mit einer Vorlage. Unsere Vorlagen basieren auf einigen der bewährtesten Workflows in Asana. Sie enthalten Empfehlungen, wie Sie ein Projekt einrichten und Aufgaben durch den Workflow bewegen können. Sie können sogar Ihre eigenen erstellen.

2. Organisieren Sie Ihr Projekt

Wenn Ihr Projekt erstellt ist, fügen Sie diesem Struktur hinzu, damit es organisiert und einfach zu überfliegen ist.

• Gruppieren Sie verwandte Aufgaben in Abschnitte. Sie können Abschnitte beispielsweise anhand einer Frist oder Arbeitsphase, dem Zeitrahmen, Aufgabentyp oder anderen Kriterien erstellen.
• Machen Sie Zuständigkeiten deutlich, indem Sie Aufgaben zuweisen und ihnen Fälligkeitsdaten geben. So kennt jeder seine Verantwortlichkeiten und weiß, wann die einzelnen Arbeiten erledigt sein müssen.
• Erfassen Sie mehr Aufgabendetails mit benutzerdefinierten Feldern. Stellen Sie sich benutzerdefinierte Felder wie die Spalten einer Tabelle vor. Sie erfassen für jede Aufgabe Informationen und geben Ihnen die Möglichkeit, sie danach zu filtern und zu sortieren. Sie können Felder für den Status, die Priorität, Kosten und andere Kategorien erstellen.
• Ihre Projektansicht sortieren, filtern und speichern. Sie wollen nicht, dass erledigte Aufgaben in Ihrer Projektliste angezeigt werden? Sie möchten die Kalenderansicht als Standardansicht einstellen, die dann beim Öffnen Ihres Projekts automatisch verwendet wird? Nutzen Sie die Projekt-Toolbar zum Filtern, Sortieren und Speichern.

3. Projektzeitpläne erstellen

Jetzt, da Ihr Projekt erstellt ist, kann Asana Ihnen helfen, einen Projektzeitplan und einen Workflow zu erstellen, damit Ihr Team die Arbeit von Anfang bis Ende klar und reibungslos erledigen kann.

Und so funktioniert es:

• Erstellen Sie Projektpläne mit der Zeitleisten-Ansicht im Stil eines Gantt-Diagramms, um Ihnen zu helfen, jeden Schritt Ihres Projekts zu planen und zu visualisieren. Sie können ganz einfach Aufgabendauer, Fristen und Abhängigkeiten überblicken sowie Aufgaben einfach verschieben, um Überschneidungen und Konflikte zu vermeiden.
• Stellen Sie mithilfe von Aufgabenabhängigkeiten sicher, dass die Arbeit zur richtigen Zeit beginnt. Wenn Sie darauf warten, dass ein Teamkollege seine Arbeit fertigstellt, kann Asana Ihnen dabei helfen, über den Status der jeweiligen Aufgabe informiert zu bleiben, damit Sie mit Ihrem Teil zur richtigen Zeit loslegen können. Das bedeutet auch, dass Sie weniger Zeit damit verbringen, den Stand der Aufgabe zu überprüfen, und rechtzeitig merken, wenn die Aufgabe fertig ist. Legen Sie mit der Zeitleiste ganz einfach Aufgabenabhängigkeiten fest.
• Die Arbeit in Unteraufgaben unterteilt hat (falls erforderlich). Viele Kunden fragen, warum Aufgaben nur eine verantwortliche Person haben können. Das soll sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten geklärt sind. Wenn eine Aufgabe jedoch Vorarbeiten oder zusätzliche Schritte erfordert oder Sie kurz von einem anderen Teammitglied darum gebeten werden müssen, können Sie die Aufgabe mithilfe von Unteraufgaben in überschaubare Teile untergliedern und gleichzeitig angeben, wer für was verantwortlich ist.
• Erstellen Sie eine Projektübersicht, damit Sie das Projekt-Briefing genau dort mit Ihrem Team teilen können, wo sich die Pläne und Aufgaben befinden, und klären Sie die Projektrollen, damit Sie jederzeit leicht darauf zugreifen können.

4. Bringen Sie Ihre Arbeit voran

Wenn Ihr Team mit der Zusammenarbeit beginnt, wird Asana für das Projektmanagement noch leistungsstärker. Sie können einfach Statusaktualisierungen im Zusammenhang mit der Arbeit Ihres Teams bereitstellen. Und du wirst nur darüber informiert, was für dich am wichtigsten ist.

Und so funktioniert es:

• Wenn Aufgaben voranschreiten (oder blockiert sind), kommentieren Sie Aufgaben, um Neuigkeiten zu übermitteln, damit die Follower über den Stand der Arbeit informiert sind, oder beantworten Sie Fragen und geben Sie Feedback.
• Verwenden Sie Projektdaten für Burnup-Diagramme und Fortschrittsberichte, um Status-Updates zu kommunizieren. Sie können auch Teamkollegen, Aufgaben und Projekte @erwähnen, um weiteren Kontext zu bieten oder Ihre Anerkennung zu zeigen. Alle Projektmitglieder werden benachrichtigt und können das Update kommentieren.
• Erstellen Sie Aufgaben-Meilensteine, um wichtige Projektziele zu markieren und wichtige Phasen des Projektfortschritts anzuzeigen. Auf diese Weise weiß Ihr Team, welche Ziele es erreichen muss, und die Projektmanager können anhand von Meilensteinen die Fortschritte mitverfolgen.
• Optimieren Sie Überprüfungen und Genehmigungen mit unserem Genehmigungsworkflow. Wenn visuelle Inhalte Teil Ihres Projekts sind, können Sie Feedback mithilfe von Korrekturhinweisen einfach nachverfolgen.
• Fügen Sie Regeln hinzu, um manuelle Schritte, wie die Zuweisung von Aufgaben, Aktualisierung von benutzerdefinierten Feldern, das Verschieben von erledigten Aufgaben und mehr zu automatisieren. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und können sicher sein, dass der richtige Prozess eingehalten wird.
• Nachverfolgung von Aktualisierungen in mehreren Projekten mit Portfolios. Portfolios sind ideal für jeden, der mehrere Projekte verwalten oder den Fortschritt für bestimmte Vorhaben in Echtzeit in einer einzigen Ansicht überwachen möchte.

5. Bereiten Sie sich auf Ihr nächstes Projekt vor

Hurra! Sie haben erfolgreich ein Projekt in Asana verwaltet. Aber bevor Sie direkt zum nächsten Projekt übergehen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um ein wenig über das bestehende Projekt zu reflektieren.

Und so funktioniert es:

• Denken Sie daran, dass Ihr Team, wenn Asana weiterhin neue Funktionen einführt und die App verbessert, auch neue Entdeckungen machen und die Verwendung von Asana wiederholen wird - das ist normal und eigentlich ideal!
• Führen Sie alle Erkenntnisse aus dem Projekt in einer Vorlage zusammen. Dadurch vermeiden Sie, dass die gleichen Fehler erneut gemacht werden, und können so Ihren Plan das nächstes Mal noch besser umsetzen.
• Archivieren Sie das Projekt. Da Sie jetzt mit dem Projekt fertig sind, können Sie es archivieren und sich auf Ihre Prioritäten konzentrieren. Durch die Archivierung des Projekts werden keine Daten gelöscht, sondern das Projekt wird nur aus Ihrer Projektliste entfernt.
• Feiern Sie Erfolge mit Ihrem Team. In Asana gibt es viele kleine Möglichkeiten, um Ihrer Dankbarkeit mit Lob und „Gefällt mir “ Ausdruck zu verleihen.

Projektmanagement-Ressourcen

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