Wie Sie ein Projekt für Marketingkampagnen in Asana erstellen
Es gibt einige Möglichkeiten, Ihr Kampagnenprojekt zu erstellen. So können Sie schnell beginnen:
- Beginnen Sie mit unserer Kampagnenvorlage und passen Sie diese an die Anforderungen Ihres Teams an.
- Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie die Kampagnenarbeit verfolgen.
Wie Sie auf alle Asana-Vorlagen zugreifen
Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, es vorziehen, Ihr eigenes Kampagnenprojekt von Grund auf neu zu erstellen oder an generellen Best-Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie mit diesen Hinweisen.
Laden Sie alle Agenturen, mit denen Sie zusammenarbeiten, als Gäste ein
Für einen besonders reibungslosen Start und die Durchführung der Kampagne sollten Sie alle Agenturen, mit denen Sie zusammenarbeiten, als Gäste in Ihr Projekt einladen. Auf diese Weise können sie Ihre gesamten Kampagnenpläne einsehen und Sie können Erwartungen an Fristen und Ergebnisse deutlich machen. So können Sie Kampagnen starten, die bis ins letzte Detail pünktlich ausgeführt werden.
Sehen Sie sich dieses kurze Tutorial an, um zu sehen, wie Sie Gäste zu Asana einladen können.
Tipps zur Verwaltung und Durchführung von Marketingkampagnen
Jetzt, da Sie Ihr Projekt für Marketingkampagnen erstellt haben, werden Ihnen diese Tipps helfen, es während der Durchführung zu verwalten.
1. Beginnen Sie Ihre Kampagne mit einem klaren Briefing und klaren Rollen
Alle an der Kampagne Beteiligten nutzen bei Bedarf das Briefing, um sicherzustellen, dass sie sich auf das Gesamtziel und die richtige Botschaft konzentrieren. Stellen Sie das Briefing im Tab Übersicht des Projekts zur Verfügung, damit es jederzeit zugänglich ist und Kampagnenmanager nicht ständig gestört werden, weil jemand die Briefing-Unterlagen nicht findet.
Legen Sie Rollen im Übersicht-Tab fest, damit alle wissen, wer für Genehmigungen oder bei Fragen zuständig ist.
2. Erstellen Sie Ihren Projektplan mit der Zeitleiste (und passen Sie ihn bei Bedarf an)
Erfolgreiche Marketingkampagnen beinhalten bis zum Tag der Einführung viele kritische Fristen und Abhängigkeiten. Die Zeitleiste hilft Ihnen, diese in Ihrem Plan abzubilden, bevor Sie beginnen, um sicherzustellen, dass alle Teile zusammenpassen, um Ihr Ziel zu erreichen.
Wie Sie Ihren Marketingkampagnenplan mit der Zeitleiste erstellen:
- Erstellen Sie Aufgaben für Ihre gesamte Kampagnenarbeit in der Listen-Ansicht.
- Klicken Sie oben in Ihrem Projekt auf den Tab Zeitleiste, um in die Zeitleisten-Ansicht zu wechseln.
- Planen Sie Aufgaben, indem Sie sie per Drag & Drop auf die Zeitleiste ziehen. Wenn Sie Konflikte in der Zeitplanung bemerken, verschieben Sie Aufgaben auf dieselbe Weise, um sie neu zu planen.
- Verlängern Sie die Datumsbereiche für Aufgaben, damit der Verantwortliche seine Zeit für die Arbeit an der Aufgabe, bis zur Frist, besser einteilen kann.
- Wenn Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen, erstellen Sie Abhängigkeiten zwischen ihnen, indem Sie mit der Maus über eine Aufgabe fahren und dann den Punkt auf eine zugehörige Aufgabe ziehen.
Sobald die Arbeit läuft, kann Ihnen die Zeitleiste außerdem helfen, Konflikte schnell zu lösen, bevor diese Ihren Plan zunichte machen. Wenn die Erstellung der Landingpages Ihrer Kampagne beispielsweise länger dauert als erwartet, können Sie abhängige Aufgaben in der Zeitleiste verschieben. Die Verantwortlichen für die Aufgabe werden automatisch über die Anpassung ihrer Fristen informiert. Die Arbeit kann zur richtigen Zeit beginnen - ohne Verwirrung, zusätzliche Besprechungen oder ein wütendes Durcheinander zu verursachen, nachdem es bereits zu spät ist.
3. Erfassen Sie relevante Details aus Kreativ-Briefings und setzen Sie sie mit Formularen schneller um
Kreativ-Briefings helfen Marketing-Teams, wichtige Details über die Ziele der Kampagne, das Zielpublikum und die Anforderungen eines Auftrags zu erfassen, aber sie können den kreativen Prozess verlangsamen, wenn sie nicht ordnungsgemäß abgeschlossen werden oder sich in einem Dokument verlieren. Erstellen Sie stattdessen ein Kreativ-Briefing, das direkt mit Ihrem Kampagnen-Projekt verknüpft ist, um sicherzustellen, dass Ihr Team mit den benötigten Informationen beginnt (in verständlicher Form).
Durch das Senden des Formularlinks können Formulare von jedermann eingereicht werden - auch wenn die Person Asana nicht verwendet.
Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen.
4. Verhindern Sie die Doppelarbeit, indem Sie kampagnenbezogene Aufgaben in mehr als einem Projekt gleichzeitig verfolgen
Die Kampagnenarbeit ist oft mit anderen Marketingaktivitäten verknüpft - vielleicht im Rahmen einer Produkteinführung oder Rekrutierung. Ohne Asana können Teams möglicherweise nicht sehen, welche Arbeit in anderen Projekten oder Vorhaben stattfindet. Das bedeutet, dass die Arbeit dupliziert wird oder dass sie mehr Aufwand für die Koordination benötigen.
- Geben Sie
Tab + Pund den Namen der weiteren Projekte ein, denen Sie eine Aufgabe hinzufügen möchten.
Fügen Sie Aufgaben zu mehreren Projekten hinzu, um Zeit zu sparen, ohne dass doppelte Arbeit entsteht oder diese an verschiedenen Stellen verwaltet wird. Die Aufgabe bleibt in jedem Projekt, zum dem sie hinzugefügt wird, gleich, so dass alle Dateien und Kommentare erhalten bleiben, während die Beteiligten sie in dem Kontext sehen, der für sie am sinnvollsten ist.
5. Halten Sie Ihre Fristen durch reibungslose Überprüfungen und Genehmigungen ein
Die Möglichkeit, Kampagnen-Feedback leichter zu übermitteln und einzubinden, kann die Erfolgsaussichten der Kampagne maßgeblich beeinflussen. Befolgen Sie diese Schritte, um die Arbeit übersichtlich und zügig durch die Genehmigungsphase zu führen:
- Fügen Sie Projektregeln hinzu, so dass Aufgaben automatisch den richtigen Personen zugewiesen, erledigt oder in verschiedene Projektabschnitte verschoben werden.
- Verwenden Sie Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder, um die Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Sie werden benachrichtigt, wenn die Felder z. B. von „Feedback erforderlich” auf „Genehmigt” aktualisiert werden.
- Verwenden Sie Genehmigungen, um deutlich zu machen, wann Assets zur endgültigen Freigabe bereit sind. Wenn ein Asset von mehreren Beteiligten genehmigt werden muss, können Sie Unteraufgaben für Genehmigungen zu einer übergeordneten Aufgabe hinzufügen, die das Asset enthält, damit Sie alle Genehmigungen an einem Ort verfolgen können.
- Mit Korrekturhinweisen können Prüfer ihr Feedback direkt auf Bildern hinterlassen. Jedes Feedback erzeugt eine verfolgbare Unteraufgabe, so dass der Ersteller des Inhalts das Feedback bei Bedarf nachverfolgen und umsetzen kann.
Unsere Adobe Creative Cloud-Integration ermöglicht den Erstellern von Inhalten, Feedback direkt in der Adobe-App zu sehen, in der sie arbeiten. So erhalten sie die nötigen Informationen, um ihre Arbeit zu erledigen, und sparen Zeit, weil sie nicht zwischen verschiedenen Tools hin und her wechseln müssen.
Dies erleichtert den Prozess des Gebens und Empfangens von Feedback, da die Prüfer ihre Ideen besser darstellen können. Die Inhaltsersteller können dann entscheiden, ob und wie sie diese berücksichtigen (und alles an einem Ort festhalten).
6. Sparen Sie Zeit bei jeder Kampagne und verpassen Sie mithilfe von Vorlagen keine wichtigen Schritte
Obwohl jede Kampagne etwas anders ist, gibt es wahrscheinlich eine feste Reihe von Aufgaben, die jedes Mal oder für jeden Kampagnentyp ausgeführt werden müssen. Anstatt Zeit damit zu verbringen, den Plan für jede Kampagne neu zu erstellen (oder die Vorlage in einem Dokument zu speichern, das von Arbeitsdateien und Anweisungen getrennt ist), können Sie Kampagnenvorlagen in Asana erstellen und speichern.
- Legen Sie die zentralen Schritte Ihrer Kampagnenarbeit als Aufgaben in einem Projekt an. Wenn die gleiche Aufgabe nicht jedes Mal von derselben Person erledigt wird, weisen Sie keine Aufgaben zu und fügen Sie keine Fälligkeitsangaben hinzu.
- Klicken Sie auf... in der Projektkopfzeile und wählen Sie Projekt als Vorlage speichern.
- Wenn Sie einschränken möchten, wer die Vorlage ändern darf, wandeln Sie es in ein Projekt mit Kommentarzugriff um.
- Kopieren Sie Ihre Vorlage für jede Kampagne, indem Sie auf die orange Schaltfläche „ Projekt“ klicken und dann den Tab für die gespeicherten Vorlagen Ihres Unternehmens öffnen.
- Während Sie Ihre Kampagnenaktivitäten weiter verfeinern, können Sie Ihre Vorlage aktualisieren, um sicherzustellen, dass Sie keine Fehler wiederholen oder alte Taktiken verwenden.
Voila! Jetzt können Sie mit wenigen Klicks die Arbeit an beliebigen Kampagnen beginnen.
Tipps für die Berichterstattung über Kampagnenaufgaben und -fortschritte
1. Veröffentlichen Sie Statusaktualisierungen und lassen Sie sich die Projektaktivität in der Übersicht anzeigen
Während der Arbeit an der Kampagne können sie im Tab Übersicht Updates veröffentlichen und eine fortlaufende Liste von Projektaktivitäten sehen. Sie können Highlights per Drag & Drop in Ihre Statusaktualisierungen ziehen, um Diagramme oder Meilensteine mit anderen zu teilen. Asana wird eine Vorlage für Ihre Aktualisierung speichern, wenn Sie dasselbe Format für weitere Beiträge verwenden wollen.
2. Führen Sie effektivere Meetings durch, indem Sie Ihr Projekt als Tagesordnung benutzen
Regelmäßige Meetings helfen Ihnen, sich über Fortschritt und einheitliche Umsetzung zu informieren. Wenn Sie Ihr Kampagnenprojekt als Besprechungsplan für Anrufe mit Ihrer Agentur oder Partnern nutzen, die für mehrere Funktionen zuständig sind, können Sie den Stand der Arbeit einfacher einschätzen und entscheiden, welche Themen Sie wirklich besprechen sollten. Dann können Sie sich darauf konzentrieren, Strategien und Ideen zu diskutieren, anstatt Zeit mit allgemeinen Status-Updates zu verschwenden.
Während der Besprechung können Sie Aufgaben für erforderliche Aktionen erstellen, sobald diese erwähnt werden. Dadurch können Sie sie nicht vergessen.
3. Verwalten Sie Prioritäten und organisieren Sie die Kampagnenarbeit mit benutzerdefinierten Feldern
Wenn Sie an die Arbeit mit Tabellen gewöhnt sind, können Sie Spalten sortieren und filtern, um die Übersichtlichkeit der wichtigsten Details zu verbessern. Benutzerdefinierte Felder sind jedoch viel leistungsfähiger, da sie diese Informationen vor dem Hintergrund des gesamten Arbeitsablaufs aufzeigen (und nicht an einem Ort, den nur der Kampagnenmanager sehen kann).
Wenn Sie beispielsweise Ihrem Kampagnenprojekt das benutzerdefinierte Feld „Priorität“ hinzufügen, können Sie jede Aufgabe priorisieren, damit jeder Teamkollege weiß, worauf er seine Aufmerksamkeit richten soll. Dann können Sie Ihr Projekt nach Priorität sortieren, um Aufgaben mit höchster Priorität ganz oben zu sehen und zu gewährleisten, dass sie nach Plan verlaufen.
Sie können auch Ihre Aufgaben auf der Zeitleiste nach benutzerdefinierten Feldern sehen, um Pläne und Hindernisse auf der Grundlage von Farben besser zu visualisieren.
4. Überwachen Sie den Fortschritt und verwalten Sie die Personalbelegung aller Kampagnen mithilfe von Portfolios und Workload
Um Statusaktualisierungen zu erhalten und das Arbeitspensum des Content-Teams einzuschätzen, tragen Teamleiter in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, was zeitaufwändig und ungenau sein kann. Erstellen Sie stattdessen ein Projektportfolio, das Ihren Inhaltskalender und andere relevante Content-Projekte beinhaltet, um Projektstatus, Frist, Priorität und Inhaber an einem Ort zu sehen.
Verwenden Sie dann den Tab Workload, um das Arbeitspensum Ihres Teams basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits in Asana zugewiesen wurden. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für ein ausgewogenes Arbeitspensum zu sorgen und Content-Projekte auf Kurs zu halten.
Workload verwendet standardmäßig die Anzahl der Aufgaben, aber wir wissen, dass nicht alle Aufgaben gleich sind. Sie können benutzerdefinierte Felder für den Aufwand in Portfolioprojekten einrichten, um einen besseren Überblick über die Gesamtstunden oder die Aufwandsstufe für jede Aufgabe zu erhalten.
Ressourcen für die Planung und Verwaltung von Kampagnen
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