Asana für Geschäftsoptimierung

Teams, die sich mit der Geschäftsoptimierung beschäftigen, erhalten mit Asana die Möglichkeit, ihre Projekte und Prozesse zu entwickeln, zu skalieren und zu optimieren. Dieser Artikel richtet sich an Teams, die bereits mit den Grundlagen von Projektmanagement bei Asana vertraut sind und nun ihre Effizienz steigern und einige kostenpflichtige Funktionen ausprobieren möchten. Verwenden Sie die obenstehenden Verknüpfungen, um zu konkreten Anwendungsbeispielen zu gelangen oder beginnen Sie mit folgenden allgemeinen Tipps.

Wenn Sie Asana-Projekte gerade erst kennenlernen, beginnen Sie mit einer Projektvorlage für den Geschäftsbetrieb, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie Sie sie organisieren können. Oder importieren Sie eine Tabelle, in der Sie bereits solche Prozesse geplant haben, um das Projekt in wenigen Klicks in Asana darzustellen.

Allgemeine Tipps für die Geschäftsoptimierung

Diese Tipps unterstützen Sie bei verschiedenen Projekten zur Geschäftsoptimierung, indem sie Ihnen helfen, Ihre Projektpläne, Zeitpläne, Statusaktualisierungen und Prioritäten effizienter zu verwalten.

Mit Portfolios können Sie Projektgruppen, Zeitpläne und die Arbeitsbelastung Ihres Teams verwalten und kontrollieren.

• Portfolios helfen Ihnen, den Status von Projektgruppen zu überwachen, um zu verstehen, wo Ihre Aufmerksamkeit benötigt wird. Sie könnten zum Beispiel ein Portfolio aller Software-Implementierungen erstellen, um mitzuverfolgen, wie sie voranschreiten.
• Sorgen Sie dafür, dass Projektmanager und -leiter regelmäßig Status-Updates bereitstellen, damit diese im Portfolio angezeigt werden.
• Wenn Sie die Zeitpläne Ihrer Projekte auf einer Zeitleiste sehen möchten, fügen Sie diese Projekte einem Portfolio hinzu und verwenden Sie dann die Registerkarte Zeitleiste, um sicherzustellen, dass sie sich nicht überschneiden. Die Zeitleiste eignet sich auch hervorragend als Master-Kalender für das Quartal oder Jahr.
• Zur Verwaltung der Teamauslastung und für fundierte Personalentscheidungen fügen Sie die aktiven Projekte Ihres Teams einem Portfolio hinzu und öffnen Sie dann den Tab „Workload“, um alle Zeitpläne anzuzeigen.

Aufgaben priorisieren und organisieren

• Benutzerdefinierte Felder helfen Ihnen bei der einheitlichen Erfassung von Informationen zu jeder Aufgabe mit Dropdown-, numerischen oder Textfeldern. Sie können z. B. Felder zur Erfassung des Aufgabenfortschritts, der Kosten oder der Priorität einrichten.
• Sortieren Sie Projekte nach benutzerdefinierten Feldern, um Aufgaben nach einem Feld zu gruppieren (wie z. B. die Reihenfolge einer Spalte in einer Tabelle) oder verwenden Sie Felder zur Erstellung von Berichten, mit denen Sie erkennen, welche Aufgaben gefährdet sein könnten.
• Abhängigkeiten stellen sicher, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge bearbeitet werden, damit niemand weitermacht oder sich fragt, wann er seinerseits anfangen kann.
• Legen Sie in jedem Projekt Regeln fest, um die Arbeit für Sie zu automatisieren. Sie könnten beispielsweise eine Regel haben, die Ihnen hilft, neue Aufgaben zu priorisieren, die einem Projekt für Betriebsanfragen hinzugefügt wurden, oder Follower hinzuzufügen, wenn eine Aufgabe eine bestimmte Phase erreicht.

Tipps für Projektanträge oder Anfrageprojekte

Erhält Ihr Betriebsteam viele Anfragen, Fragen und Arbeitsvorschläge von anderen Teams? Diese Tipps helfen Ihnen, Anfragen schneller zu bearbeiten, indem Sie alle Details im Vorfeld klären und den Genehmigungsprozess optimieren.

• Arbeitsanfragen mit Formularen

  standardisieren. Anstatt über eine Anfrage und ihre Anforderungen hin und her zu gehen, erstellen Sie ein Formular, das jeder ausfüllen kann, damit Ihr Team die richtigen Details hat.

• Wertschätzen Sie die Zeit ihrer Teamkollegen: Geben Sie jeder zugewiesenen Anfrage ein Fälligkeitsdatum und setzen Sie ein benutzerdefiniertes Prioritätsfeld nur dann ein, wenn die Aufgabe vorrangig behandelt werden soll. Dadurch wird Ihr Team nicht durch unnötige Anfragen bombardiert und weiß, welche Aufgaben zuerst zu erledigen sind.

Tipps für die Einführung von Anbietern

Wenn Ihr Betriebsteam für die Auswahl oder Einführung eines neuen Anbieters verantwortlich ist, kann es alles von der Genehmigung des Anbieters bis zur Einführung in Asana ausführen. So geht's:

• Halten Sie E-Mails während des Auswahl- und Einführungsprozesses des Anbieters handlungsorientiert, indem Sie die Asana für Gmail- oder Outlook-Integrationen verwenden, damit nichts verloren geht.
• Erstellen Sie ein Einführungsprojekt, damit Ihr Team einen klaren Implementierungsplan erstellen kann. Sie können das Projekt für die Kommunikation und alle Fragen rund um die Implementierung nutzen, damit alles an einem Ort stattfindet.
• Laden Sie alle Dienstleister als Gäste zu Asana ein, damit sie ihre konkreten To-dos sehen und die Fragen Ihres Teams direkt im Einführungsprojekt beantworten können.

Tipps für die Planung der Teamziele

Teams der Geschäftsoptimierung sind oft für die Planung von Team- oder Unternehmenszielen verantwortlich. Erleichtern Sie die bereichsübergreifende Planung mit diesem Ablauf der Zielplanung, egal ob für ein Quartal oder ein Jahr.

• Sparen Sie Zeit mit Vorlagen. Ziele und Zielvorgaben werden in der Regel in regelmäßigen Abständen festgelegt. Mit Hilfe einer Asana-Vorlage oder einer eigenen benutzerdefinierten Vorlage sind alle erforderlichen ersten Schritte schnell erledigt.
• Sorgen Sie dafür, dass Genehmigungen klar und effizient sind, indem Sie eine Genehmigungsaufgabe erstellen. Die genehmigende Person kann ein beliebiges Feedback zur Aufgabe hinterlassen. Sobald sie abgeschlossen ist, erhalten Sie eine klare Dokumentation darüber, ob sie genehmigt wurde (oder nicht) und warum.
• Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, erstellen Sie ein Portfolio, in dem Sie die wichtigsten Projekte nachverfolgen können, die zu den Zielen beitragen, um den Fortschritt und die Zeitpläne zu sehen. Stellen Sie sicher, dass Projektmanager und Teamleiter regelmäßig Status-Updates zu den Zielen bereitstellen, für die sie verantwortlich sind.

So erstellen Sie eine Genehmigungsaufgabe in Asana

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