Freiwillige sind eine wichtige treibende Kraft für viele gemeinnützige Organisationen, um ihre Mission zu erfüllen. Mit Asana können Sie sicherstellen, dass Sie ihnen die Informationen und das Onboarding zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein, und gleichzeitig Ihrem eigenen internen Team einen Einblick in ihre Fortschritte und Projekte geben.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie zwei Arten von Freiwilligenprojekten erstellen und verwalten können: eines für die Bearbeitung von Freiwilligenbewerbungen und eines für das Onboarding. Holen Sie sich dann einige mit allgemeinen Tipps, um Freiwillige und ihre Arbeit effektiv zu verwalten.
Prüfung und Genehmigung von Freiwilligenanträgen in Asana
Bevor jemand mit der Freiwilligenarbeit beginnt, muss er sich normalerweise bewerben und sich genehmigen lassen. Mit einem Freiwilligenprojekt können Sie ein Antragsformular für Freiwillige erstellen, Anträge genehmigen und Ihre Freiwilligen-Pipeline überprüfen - alles an einem zentralen Ort.
Sie können mit einem neuem Projekt beginnen oder eine Tabelle importieren, in der Sie die Arbeit derzeit verfolgen. Erstellen Sie in einem Board Spalten für „Neue Einreichungen“, „In Prüfung“, „Genehmigt“ und „Abgelehnt“.So können Sie jeden Kandidaten leicht durch den Prozess leiten und den Stand seiner Bewerbung nachvollziehen.
Fügen Sie eine Spalte für „Kandidaten“ hinzu, damit jeder in Ihrem Unternehmen einen geeigneten Freiwilligen zu Ihrer Liste hinzufügen kann. Sie können auch abgelehnte Bewerber hierher verschieben, wenn diese in der Zukunft möglicherweise doch in Betracht kommen könnten.
1. Erleichtern Sie die Nachverfolgung weiterer Details und organisieren Sie diese mit benutzerdefinierten Feldern.
Wenn Sie Ihrem Projekt benutzerdefinierte Felder hinzufügen, können Sie die spezifischen Fähigkeiten, Interessen und Verfügbarkeiten der Bewerber verfolgen, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen Ihrer Organisation entsprechen.
Zum Beispiel können Sie ein Feld rund um „Fähigkeiten“ mit bedarfsorientierten Optionen wie Grafikdesign, Social Media, Fundraising usw. erstellen. Du könntest ein weiteres Feld für ihre gesamten Freiwilligenstunden erstellen, die sie pro Woche anbieten, um dir zu helfen, ihren Zeitplan im Voraus herauszufinden.
Diese Felder entsprechen den Feldern, die Sie im nächsten Schritt in Ihrem Bewerbungsformular für Freiwillige verwenden werden!
2. Erstellen Sie ein Bewerbungsformular für Freiwillige
Um mit der Erfassung freiwilliger Bewerber zu beginnen, erstellen Sie ein Formular, welches die Bewerber ausfüllen müssen. Auf diese Weise haben Sie bereits zu Beginn alle Informationen, die Sie für die Evaluierung ihrer Bewerbung benötigen.
- Gehen Sie zum Tab „Formulare“ oben in Ihrem Projekt.
- Passen Sie Ihr Formular so an, dass es alle im letzten Schritt erstellten Felder enthält, und erstellen Sie zusätzliche Felder, um festzustellen, ob sie passen. Zum Beispiel könnten Sie ein Anhangsfeld benötigen, damit sie ihren Lebenslauf oder ihr Anschreiben einfügen können. Sie können auch ein Datumsauswahlfeld einfügen, um die verfügbaren Tage zu messen.
- Wenn Ihr Formular fertig ist, setzen Sie es auf aktiv und teilen Sie den Link mit jedem Bewerber oder auf Ihrer Website. Dabei kann jeder ein Formular über Asana einreichen, auch wenn die Person selbst kein Konto hat.
- Sobald Sie das Formular abgeschickt haben, wird es zu einer Aufgabe in Ihrem Projekt zur Aufnahme von Freiwilligen.
- Nun liegt es an Ihrem Team, die Bewerbung zu prüfen und zu genehmigen. Weisen Sie die Aufgabe der zuständigen Person zu und geben Sie ihr eine Frist. Achten Sie darauf, dass sie die Aufgabe in die entsprechende Spalte ziehen, damit klar ist, wie der aktuelle Stand der Überprüfung ist.
Versuchen Sie, Regeln einzurichten, um Teile des Einreichungsprozesses zu automatisieren. Sie können beispielsweise jede neue Bewerbung automatisch einem Teammitglied zur Überprüfung zuweisen. Falls ein Bewerber angibt, dass eine seiner Fähigkeiten im Bereich Social Media liegt, können Sie die Bewerbungsaufgabe automatisch dem entsprechenden Projekt zuordnen, damit sie für das zuständige Team sichtbar ist.
Sobald ein Freiwilliger genehmigt wurde, sind Sie bereit, ihm beim Onboarding zu helfen! Folgen Sie weiter.
Einführung von Freiwilligen
1. Verwenden Sie für die Einführung von Freiwilligen eine Vorlage
Freiwillige benötigen eine Menge Informationen, um effektiv arbeiten zu können. Mit der Einrichtung einer Einführungsvorlage können Sie diesen Prozess vereinheitlichen und skalieren. Laden Sie Freiwillige als Gäste in Ihren Aufgabenbereich ein, damit diese vom ersten Tag an mit allem ausgestattet sind, was sie benötigen, und sich gut betreut fühlen.
Starten Sie Ihr Projekt mit unserer Einführungsvorlage, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und speichern Sie sie als Ihre eigene benutzerdefinierte Vorlage.
2. Ersetzen Sie E-Mails durch das Teilen von Nachrichten über Diskussionen in Asana
Massen-E-Mails, die an alle Freiwilligen gesendet werden, können schnell unübersichtlich werden und Kerninformationen können leicht verloren gehen - ganz zu schweigen von der Zeit, die Ihr Team durch doppelte Kommunikation und Beantwortung von E-Mails verliert. Verwenden Sie stattdessen Diskussionen und Statusaktualisierungen in Asana.
- Teamdiskussionen sind eine großartige Möglichkeit, um Ankündigungen mit dem gesamten Team zu teilen, große Erfolge zu feiern oder gleichzeitig mehrere Projekte zu besprechen.
- Statusaktualisierungen informieren alle über den Stand der Dinge und heben die bereits erledigten Arbeiten, bevorstehende Aufgaben oder Meilensteine sowie mögliche Hindernisse hervor. Du kannst sie auch verwenden, um Teamkollegen zu loben! Bitte erwähnen Sie sie einfach.
Die Aktualisierungen werden in der Inbox angezeigt, worauf alle antworten können. Relevante Kommentare können Sie an den Anfang einer Diskussion anheften, damit die wichtigsten Informationen leicht zu finden sind.
3. Schulen Sie Ihre Freiwilligen in den Asana-Grundlagen
Viele Unternehmen haben ihre eigenen Asana-Konventionen und Onboarding-Prozesse, aber wenn Sie dies nicht tun, könnte es hilfreich sein, wenn sich Ihre neuen Freiwilligen für ein Live-Schulungs-Webinar registrieren, damit sie sich schnell zurechtfinden.
Sie können sich auch kurze Videotutorials ansehen oder das Asana-Handbuch lesen (in dem Sie gerade selbst lesen), um in ihrem eigenen Tempo zu lernen.
Verwaltung von Freiwilligenarbeit und Arbeitspensum
Jetzt, da die Freiwilligen in Asana erfasst sind, können Sie alle Freiwilligenprojekte an einem Ort einsehen.
Portfolios bieten einen zentralen Bereich, um die Arbeit mehrerer Projekte zu organisieren und mitzuverfolgen. Über Portfolios können Sie mit Workload auch einen klaren Überblick über die Arbeitsbelastung im Team erhalten. Beginnen Sie mit der Erstellung eines Portfolios und fügen Sie anschließend Projekte hinzu, die Sie gruppieren möchten.
Aus diesem Grund ist es wichtig, sich an regelmäßige Statusaktualisierungen zu gewöhnen. Ihre Statusaktualisierungen werden hier in einer Ansicht angezeigt und machen es Ihnen leicht, den Überblick zu behalten und zu sehen, ob etwas nicht stimmt.