Erfassung von Fördermitteln

So erstellen Sie ein Pipeline-Projekt zur Fördermittelbeantragung

Es gibt einige Möglichkeiten, Ihre Pipeline für Fördermittelanträge zu erstellen. So können Sie schnell beginnen:

  1. Beginnen Sie mit unserer Vorlage zur Fördermittelbeantragung und passen Sie diese an die Bedürfnisse Ihrer Organisation an.
  2. Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie Zuschüsse verfolgen.

Wie Sie auf alle Asana-Vorlagen zugreifen

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

Wenn Sie es vorziehen, Ihr eigenes Pipeline-Projekt von Grund auf neu zu erstellen oder an generellen Best-Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie hier.

Verwalten Sie mehrere laufende Fördermittelanträge auf einmal?

Wenn Sie unsere Vorlage verwenden:

  1. Duplizieren Sie die [BEISPIELAUFGABE] in der Vorlage, geben Sie ihr einen neuen Namen und wandeln Sie sie in ein Projekt um.
  2. Dann fügen Sie diese Projekte zu einem Portfolio hinzu, mit dem Sie alle Fördermittelanträge an einem Ort verwalten und überwachen können.

Tipps zur Verwaltung Ihres Projekts für Fördermittelanträge

Nachdem Sie Ihr Projekt erstellt haben, helfen Ihnen diese Tipps, es zu verwalten, während Sie Ihrer Pipeline Zuschüsse hinzufügen.

1. Organisieren Sie Ihr Projekt mithilfe von Abschnitten, die Sie anhand der verschiedenen Phasen des Antragsverfahren erstellen

SCREENSHOT showing how to add sections in an Asana project

Machen Sie deutlich, welche Fördermittelanträge sich in welcher Phase der Pipeline befinden, indem Sie Abschnitte erstellen. Abschnitte helfen Ihnen, verschiedene Phasen Ihres Antragsverfahren zu sehen, wie „Bewertung“, „Bewerbung“, „Ausstehend“, etc. und kategorisieren die Aufgaben entsprechend.

Während Sie mit Ihrem Antrag vorankommen, verschieben Sie Aufgaben von einem Abschnitt zum anderen, um deren Status anzugeben.

2. Planen Sie die Zeiträume für Anträge und Fördermittelzyklen auf der Zeitleiste

Sobald Sie einen Zuschuss zu Ihrer Pipeline hinzugefügt haben, sollten Sie ihm ein Fälligkeitsdatum zuweisen, damit Sie ihn rechtzeitig einreichen oder verlängern können. Fangen Sie dann an, rückwärts von der Frist zu arbeiten, um realistische Start- und Fälligkeitstermine für jeden Schritt des Prozesses festzulegen. Sie können die Zeitleiste verwenden, um Ihren Zeitplan zu visualisieren, ihn so anzupassen, dass er realistisch ist, und auf einfache Weise Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festzulegen, damit die Arbeit in der richtigen Reihenfolge abläuft. Wenn Sie etwas verschieben müssen, können Sie mit der Zeitleiste auch neue Fristen per Drag & Drop einhalten.

3. Nehmen Sie neue Fördermöglichkeiten in Ihr Projekt auf, indem Sie sie mit einem Formular erfassen

Neue Fördermöglichkeiten können von überall kommen, und Formulare ermöglichen es Ihnen, sie schnell zu beschaffen und zu überprüfen. Erstellen Sie ein Formular, das die Details erfasst, die Sie benötigen, um die Opportunity zu bewerten und zu genehmigen. Sobald Sie das Formular abgeschickt haben, wird es zu einer Aufgabe in Ihrem Pipeline-Projekt.

Teilen Sie den Link zum Formular in Ihrem Unternehmen oder auf Ihrer Website, um das Übermitteln und Entdecken von Möglichkeiten zu erleichtern. Jeder kann ein Formular ausfüllen, auch wenn die Person Asana selber nicht benutzt.

4. Verwalten Sie Prioritäten, Genehmigungen und wichtige Details mit benutzerdefinierten Feldern

GIF of how to create and add custom fields to Asana

Mit verschiedenen Fördermitteloptionen in Ihrer Pipeline werden Sie sicher deren Priorität, die erwarteten Gelder und weitere Details im Blick haben wollen. Benutzerdefinierte Felder helfen, diese Informationen auf einen Blick zu präsentieren und können auch verwendet werden, um Ihr Projekt zu filtern und zu sortieren (wie Tabellenspalten). Sie können Felder für den Finanzierungsbetrag, die Priorität, die Phase oder den Genehmigungsstatus erstellen - was immer Sie benötigen, um wichtige Details zu erfassen.

Behalten Sie Genehmigungen mithilfe von Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder im Blick

SCREENSHOT of using approval custom fields in Asana to see what's approved or not

Bewilligungsvorschläge durchlaufen in der Regel einige Feedback-Runden, und der Workflow für benutzerdefinierte Felder für Genehmigungen macht es einfach zu erkennen, ob etwas genehmigt wurde oder nicht. Fügen Sie einfach ein benutzerdefiniertes Genehmigungsfeld zu Ihrem Projekt hinzu und aktivieren Sie Benachrichtigungen. Dann werden alle Aufgaben-Follower benachrichtigt, wenn das Feld geändert wird, so dass jeder auf dem Laufenden bleibt, wenn Anträge genehmigt werden oder Feedback zum Einbeziehen haben.

Tipps zur Berichterstattung über Fortschritte bezüglich der Beantragung von Fördermitteln

Veröffentlichen Sie regelmäßige Statusaktualisierungen an einem Ort - der Fortschrittsansicht

SCREENSHOT of a status updated posted in Progress View of Asana

Einblicke in die Fortschritte und Befüllung der Pipeline sind der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Sie genügend Möglichkeiten aufnehmen und diesen nachgehen. Anstatt sich auf lange E-Mail-Verläufe oder zufällige Anfragen nach Status-Updates zu verlassen, versuchen Sie, regelmäßige Updates in der Fortschrittsansicht bereitzustellen. Sie können vorhandene Aufgaben, Projekte und Teamkollegen @erwähnen, um einfacher auf diese zu verweisen und alle über Fortschritte oder Hindernisse auf dem Laufenden zu halten.

Verfolgen Sie mehrere Fördermittelprojekte? Fügen Sie diese zu einem Portfolio hinzu, um ihren Status in einer Ansicht zu überwachen.

Infomaterialien zur Nachverfolgung von

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie Kunden wie Sie Asana verwenden? Sehen Sie sich diese Ressourcen an:

Ressourcen Link
Vorlage zum Erfassen von Fördermitteln Vorlage verwenden
Fallstudie Lesen Sie mehr darüber, wie EarthEnable, Venture for America und Hope for Haiti ihre Förderzuschüsse mit Asana verwalten.
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