Kreativ-Briefings und Ad-hoc-Anfragen

Wie ein Projekt für Kreativanfragen erstellt wird

Mit diesem Prozess können Sie spontane Ad-hoc-Kreativanfragen (z. B. ein Bild für Social Media) und Kreativ-Briefings für größere Projekte (z. B. Kampagnenstarts) an einem Ort verwalten. Es gibt einige Möglichkeiten, diesen Prozess zu erstellen. So können Sie schnell beginnen:

1. Beginnen Sie mit dem Vorlagenprojekt für Kreativanfragen.
2. Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie Kreativanfragen verfolgen.

Wie Sie auf alle Asana-Vorlagen zugreifen

Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, es vorziehen, Ihr eigenes Projekt für Kreativanfragen von Grund auf neu zu erstellen, oder an allgemeinen Best Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann beginnen Sie mit diesen Hinweisen zur Projekterstellung.

Tipps zur Verwaltung und Erstellung von Kreativanfragen

Jetzt, da Sie Ihr Projekt für Kreativanfragen erstellt haben, werden Ihnen diese Tipps helfen, es während der Durchführung zu verwalten.

1. Erstellen Sie Vorlagen für Kreativ-Briefings und Anfragen, um sie mit Formularen schneller zu bearbeiten

Vollständige Kreativ-Briefings und klare Anfragendetails sind entscheidend, um die Arbeit richtig zu priorisieren und sicherzustellen, dass alle über die Erwartungen informiert sind. Wenn Sie die Arbeit ohne klar definierte Ziele beginnen oder ewig über Details wie etwa Dateitypen diskutieren, verzögert sich Ihr Produktionszyklus.

Erstellen Sie stattdessen Formulare für Ihr Kreativ-Briefing und/oder eine Ad-hoc-Kreativanfrage. Formulare sind direkt mit Ihrem Projekt zur Erstellung kreativer Inhalte verknüpft, um sicherzustellen, dass Ihr Team von Anfang an die nötigen Informationen (in verständlicher Form) zur Verfügung hat.

Durch das Senden des Formularlinks können Formulare von jedermann eingereicht werden - auch wenn die Person Asana nicht verwendet. Nach dem Absenden wird die Anfrage zu einer neuen Aufgabe in Ihrem Projekt, so dass Sie die Priorität der Anfrage festlegen und sie einem Teamkollegen mit allen nötigten Informationen zuweisen können.

Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen.

Wenn eine Anfrage nach einem großen, funktionsübergreifenden oder komplexen Projekt oder Vorhaben eintrifft, können Sie die Aufgabe in ein Projekt verwandeln, um sie effektiver zu verwalten.

2. Priorisieren und filtern Sie Anfragen mit benutzerdefinierten Feldern

Sobald Sie ein Formular eingerichtet haben, helfen Ihnen benutzerdefinierte Felder, eingehende Anfragen zu priorisieren und nach Kategorien zu sortieren. Wenn Sie an Tabellen gewöhnt sind, können Sie dies tun, indem Sie Spalten filtern und sortieren. Benutzerdefinierte Felder sind jedoch viel leistungsfähiger, da sie diese Informationen im Zusammenhang mit der Arbeit verfolgen (und nicht an einem Ort, den nur der Manager des kreativen Projekts sehen kann).

Wenn Sie Ihrem Formular ein „Team“ -Feld hinzufügen, können Sie es dem gleichen benutzerdefinierten Feld in Ihrem Projekt zuordnen. Bei der Übermittlung der neuen Aufgabe wird dann festgelegt, welches Team bei der Anfrage helfen muss, um den Umfang und alle Beteiligten schnell zu ermitteln.

Ein benutzerdefiniertes Feld für die „Priorität” kann dem Ersteller des Inhalts oder dem Manager helfen, Anfragen im Vergleich zu anderen Vorgängen zu priorisieren. Damit kann er dafür sorgen, dass sein Team planmäßig vorgeht, anstatt einem hektischen Antragsteller Vorrang gegenüber größeren Prioritäten zu gewähren.

3. Halten Sie Ihre Fristen durch reibungslose Überprüfungen und Genehmigungen ein

Die Möglichkeit, Kampagnen-Feedback leichter zu übermitteln und umzusetzen, kann sich direkt auf das Erreichen Ihrer kreativen Ziele auswirken. Befolgen Sie diese Schritte, um die Arbeit übersichtlich und zügig durch die Genehmigungsphase zu führen:

1. Fügen Sie Projektregeln hinzu, so dass Aufgaben automatisch den richtigen Personen zugewiesen, erledigt oder in verschiedene Projektabschnitte verschoben werden.
2. Verwenden Sie Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Felder, um die Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Sie werden benachrichtigt, wenn die Felder z. B. von „Feedback erforderlich” auf „Genehmigt” aktualisiert werden.
3. Mit Korrekturhinweisen können Prüfer ihr Feedback direkt auf Bildern hinterlassen. Jedes Feedback erzeugt eine verfolgbare Unteraufgabe, so dass der Ersteller des Inhalts das Feedback bei Bedarf nachverfolgen und umsetzen kann.

4. Stellen Sie die Verbindung zwischen kreativen Anforderungen und Anfragendetails mit Ihren Designs in der Adobe Creative Cloud her

Sobald die Arbeit läuft, kann es schwierig sein, wichtige Details, Anforderungen und Feedback stets zur Hand zu haben, wenn Ihre Mitarbeiter im Kreativbereich die Materialien in Programmen wie Adobe Photoshop, Illustrator CC oder InDesign CC bearbeiten. Anstatt Zeit durch das Wechseln der Tools zu verlieren, können Kreative die Asana-Aufgabe in ihrer Adobe Creative Cloud-App geöffnet lassen.

Tipps für die Berichterstattung über die Arbeit und den Fortschritt von Kreativanfragen

Beginnen Sie gerade erst? Informieren Sie sich über allgemeine Best Practices für Statusaktualisierungen und Berichte.

1. Sehen Sie gefährdete Arbeitsvorgänge und stimmen Sie sich mit Teamkollegen mithilfe von erweiterten Suchberichten ab

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von benutzerdefinierten Feldern zur Verfolgung von Prioritäten und Genehmigungen besteht darin, dass diese Informationen zur Ausführung von erweiterten Suchberichten verwendet werden können. Erweiterte Suchberichte enthalten Informationen zu Ihrer gesamten Arbeit in Asana. Sie helfen Ihnen, Fragen wie „Welche Prioritäten sind gefährdet?“ oder „Welche Ressourcen warten auf Feedback?“ in Echtzeit zu beantworten, ohne dass Sie diese manuell suchen oder zusammenstellen müssen. Während Sie Suchberichte für fast alles erstellen können, können Sie mithilfe von Berichten zu gefährdeten Arbeitsvorgängen und Genehmigungen Hindernisse erkennen, bevor sie auftreten. Über den Bericht können Sie auch direkt mit Aufgabenverantwortlichen und anderen Beteiligten kommunizieren, indem Sie die Aufgabe kommentieren.

Um zu erfahren, wie Sie andere Arten von Berichten für die erweiterte Suche erstellen, klicken Sie hier.

2. Überwachen Sie den Fortschritt und verwalten Sie das kreative Personal mit Portfolios und Workload

Um den Fortschritt von kreativen Projekten einzuschätzen und das Arbeitspensum des Teams zu beurteilen, tragen Kreativ-Produzenten und Teamleiter in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, die zeitaufwendig und ungenau sein können. Erstellen Sie stattdessen ein Projektportfolio mit all Ihrer kreativen Arbeit und fordern Sie Projekte an, um Fortschritte, Starttermine und Prioritäten an einem Ort in Echtzeit zu sehen.

Verwenden Sie dann den Tab Workload, um das Arbeitspensum Ihres Kreativteams basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits in Asana zugewiesen wurden. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für eine ausgewogene Arbeitslast zu sorgen und die kreative Arbeit auf Kurs zu halten.

Workload verwendet standardmäßig die Anzahl der Aufgaben, aber wir wissen, dass nicht alle Aufgaben gleich sind. Sie können benutzerdefinierte Felder für den Aufwand in Portfolioprojekten einrichten, um einen besseren Überblick über die Gesamtstunden oder die Aufwandsstufe für jede Aufgabe zu erhalten.

3. Erfassen Sie die Arbeitszeit für die Abrechnung oder zur Ressourcenplanung

Viele Kreativteams müssen einen klaren Überblick darüber haben, wie viele Stunden sie für die Arbeit aufwenden - insbesondere Agenturen, Freelancer oder Manager, die versuchen, Projekte entsprechend zu besetzen. Anstatt die Erfassung zu schätzen oder zu kompliziert zu gestalten, können Kreativteams die Integration von Harvest zur Zeiterfassung direkt in Asana (oder einer anderen Zeiterfassungs-App) verwenden. Der Timer von Harvest ist in Asana-Aufgaben integriert, so dass Sie die Zeit für jede Aufgabe verfolgen können, während Sie daran arbeiten.

Beginnen Sie mit der Zeiterfassung in Asana, indem Sie sich ein kurzes Video-Tutorial anschauen.

Ressourcen für die Planung und Verwaltung von Kreativprozessen

Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie unsere Kunden den kreativen Erstellungsprozess und Anfragen organisieren? Sehen Sie sich diese Ressourcen an:

Der Start von Projekten mit einem vollständigen Kreativ-Briefing ist der Schlüssel, um die Arbeit im Zeitplan und Budget zu erledigen. In der Zwischenzeit müssen Kreativteams auch spontane Ad-hoc-Anfragen von anderen Teams gewissenhaft bearbeiten. Sorgen Sie mit diesem Prozess für eine effizientere Erstellung von kreativen Inhalten: