Die Grundlage für Ihren Workflow

Bevor Sie einen Workflow in Asana einrichten, ist es entscheidend, dass Sie eine gute Grundlage schaffen, damit Ihr Workflow reibungslos funktioniert. Dieser Artikel ist Teil 2 einer 3-teiligen Serie. Um den ersten Beitrag dieser Reihe zu lesen, klicken Sie bitte hier.

Die Bausteine eines Arbeitsablaufs

buildingblocks

Unternehmen

Ein Unternehmen in Asana vernetzt alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens an einem zentralen Ort, basierend auf der gemeinsamen E-Mail-Domain Ihres Unternehmens.

Teams

Innerhalb des Asana-Unternehmens teilen Sie und Ihre Kollegen in Teams auf, um an Ihren Projekten und Aufgaben zusammenzuarbeiten. Jeder Benutzer in Ihrem Unternehmen ist Teil mindestens eines Teams, kann aber auch Teil mehrerer Teams sein.

Projekte

Projekte ermöglichen es Ihnen, alle Aufgaben zu organisieren, die mit einer bestimmten Maßnahme, einem bestimmten Ziel oder einem großen Arbeitsvorgang zusammenhängen. Innerhalb von Projekten verwenden Sie Abschnitte, um Ihre Aufgaben zu organisieren.

Aufgaben

Aufgaben sind die grundlegende Einheit für Tätigkeiten in Asana.

Unteraufgaben

Verwenden Sie Unteraufgaben, um die Arbeit innerhalb einer Aufgabe aufzuteilen, oder um die Arbeit unter mehreren Personen aufzuteilen.

Kommentare

Kommentieren Sie eine Aufgabe, um Fragen zu stellen, zusätzliche Informationen zur Verfügung zu stellen, oder Einsicht anzubieten.

Entscheidungen zur Einrichtung des Workflows

Als Nächstes müssen Sie eine Reihe wichtiger Entscheidungen treffen, um sicherzustellen, dass Ihr Workflow ordnungsgemäß funktioniert.

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Entscheidung 1: Projekt oder Aufgabe

Die häufigste Frage, die Teams stellen, ist, ob sie ihren Workflow in einem Projekt oder einer Aufgabe unterbringen oder nicht.

Wir empfehlen, mit einem Projekt zu beginnen, das den gesamten Workflow abbildet.

Ein Projekt bietet Ihnen einen zentralen Ort zur Koordination mit Stakeholdern. Fügen Sie Aufgaben und Unteraufgaben hinzu, um umsetzbare Arbeiten darzustellen. Aufgaben, die zu vage sind, wie „Werbung“, sind schwer auszuführen. Teilen Sie die Arbeit auf, so dass Aufgaben umsetzbar sind.

Entscheidung 2: Wie Sie Abschnitte verwenden

Wenn Sie überlegen, wie Sie Projektabschnitte verwenden sollten, ist es hilfreich, sich über die zwei Hauptwege klar zu werden, auf denen Arbeit einen Workflow durchläuft: in Abfolgen und Phasen.

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Sequenzen

Sequenzen sind wie Checklisten - Arbeit wird in einer bestimmten Reihenfolge erledigt, bis ein endgültiges Ergebnis vorliegt. Die Veranstaltungsplanung oder Mitarbeitereinführung sind gute Beispiele für aufeinander aufbauende Workflows. In diesem Fall sollten Sie für Ihr Projekt die Listenansicht wählen und Abschnitte dafür nutzen, Aufgaben nach Kategorie oder Zeitrahmen zu gruppieren.

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Status

Phasen sind wie Pipelines - ein einzelnes Ergebnis durchläuft eine Reihe von Phasen bis zur Fertigstellung. Prozesse für Anfragen oder Produktentwicklungspipelines sind gute Beispiele für in Phasen unterteilte Workflows. In diesem Fall sollten Sie für Ihr Projekt die Boardansicht auswählen und Abschnitte verwenden, um die einzelnen Phasen darzustellen. Ihre Aufgaben repräsentieren jedes Ergebnis und Sie bewegen sie von einem Abschnitt zum nächsten, während sie die einzelnen Phasen durchlaufen.

Entscheidung 3: Welche benutzerdefinierten Felder Sie hinzufügen sollten

Sie sollten sich bereits früh Gedanken über benutzerdefinierte Felder machen. Die Art und Weise, wie Sie Ihren Workflow organisieren, automatisieren oder darüber berichten, hängt von den von Ihnen hinzugefügten Feldern ab.

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Organisieren

Wie müssen Sie die Aufgaben in Ihrem Workflow organisieren? Erstellen Sie Felder für bestimmte Kategorien.

automate

Automatisieren

Entscheiden Sie sich, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe automatisieren möchten. Sie können auf den von Ihnen hinzugefügten Feldern basierende benutzerdefinierte Regeln festlegen.

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Mitarbeiter

Worüber müssen Sie in Ihrem Workflow Bericht erstatten? Die Ihnen im Projekt-Dashboard zur Verfügung stehenden Diagramme hängen von Ihren benutzerdefinierten Feldern ab.

Entscheidung 4: Wann Sie Unteraufgaben verwenden sollten

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Manchmal muss eine einzelne Aufgabe oder ein Ergebnis in kleinere, aufeinanderfolgende Schritte aufgeteilt werden. Verwenden Sie in solchen Situationen Unteraufgaben.

Hüten Sie sich davor, ganze Workflows zu erstellen, die lediglich aus Aufgaben und Unteraufgaben bestehen. Dies kann im weiteren Verlauf Probleme verursachen, wenn Sie Automatisierung hinzufügen, die Zeitleistenansicht verwenden oder einen Bericht zu erledigter Arbeit erstatten möchten.

Gängige Verwendungszwecke für Unteraufgaben

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Ist die übergeordnete Aufgabe eine Anfrage, sollten Sie Folgeschritte per Unteraufgaben erfassen.

task request

Wenn mehrere Personen nötig sind, um Arbeitsergebnisse für eine übergeordnete Aufgabe zu genehmigen, fügen Sie Genehmigungsanfragen als Unteraufgaben hinzu.

task request

Einige Workflows beinhalten Aktionen, die nur unter bestimmten Bedingungen ausgeführt werden können. Zum Beispiel mag ein Team, das Anfragen verwaltet, die Bedingung festlegen, dass zusätzliche Informationen benötigt werden, bevor die Anfrage Fortschritte machen kann. In diesem Fall sollten Sie die Regel anwenden, dass Unteraufgaben hinzugefügt werden müssen, sobald die Aufgabe dieses bestimmte Stadium erreicht.

Wussten Sie schon, dass Sie Unteraufgaben Abschnitte hinzufügen können? Verwenden Sie hierfür die Tastenkombination „Tab + N“

Als allgemeine Faustregel gilt: Wenn Sie mehr als 10 Unteraufgaben hinzufügen, sollten Sie stattdessen die Erstellung eines neuen Projekts mit Aufgaben erwägen.

Entscheidung 5: Ein Projekt oder mehrere Projekte?

Manchmal ist ein Workflow umfangreich genug, um sich über mehrere Projekte zu erstrecken.

Nutzen Sie mehrere Projekte, wenn:

task request

Ihr Workflow überschneidet sich mit einem anderen Team, das bereits ein eigenes Projekt verwendet. Zum Beispiel kann ein Team seine Story-Publikationen in einem Projekt verfolgen, während ein anderes Team dasselbe Thema in einem bevorstehenden Meeting besprechen muss. Die Teams fügen also die relevanten Aufgaben zu beiden Projekten hinzu.
task request


Die Phasen Ihres Workflows beinhalten ein so hohes Volumen an Aufgaben, dass es zu viel Lärm erzeugen würde, um alles in einem Projekt zu haben. Zum Beispiel kann ein Team ein Projekt verwenden, um einen Anfrage-Posteingang zu verwalten, aber es erhält ein hohes Volumen. Sie erstellen also ein separates Projekt, um die Anfragen zu bearbeiten, sobald sie bearbeitet werden. Sie verwenden benutzerdefinierte Regeln, um diesen Prozess zu automatisieren.

Entscheidung 6: Wie Sie Projektberechtigungen einrichten

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Die Art und Weise, wie Sie Ihre Berechtigungen eingerichtet haben, wird sich auf die Funktion Ihres Workflows auswirken. Sie können Projektmitgliedern entweder Bearbeitungsrechte oder Kommentarzugriffsberechtigungen zuweisen. Kommentarzugriffsberechtigungen gestatten es Teammitgliedern, Projekte anzusehen oder zu kommentieren, ohne diese jedoch bearbeiten zu können.

 

Berechtigungen mit Kommentarzugriff sind nur für Teams und Unternehmen in Asana Premium verfügbar.

Erfahren Sie mehr

Für die

 

meisten Workflows werden Sie Projektmitgliedern Bearbeitungsrechte zuweisen müssen, damit sie ihre jeweiligen Aufgaben bearbeiten können. Wir empfehlen, lediglich Kommentarzugriff zu geben, wenn: Ein Projekt für eine große Anzahl von Beteiligten, die selbst für keine der Aufgaben verantwortlich sind, offen sichtbar sein muss. Projekte sensible Informationen beinhalten und Sie versehentliche oder unnötige Änderungen vermeiden möchten.

Erfahren Sie hier alles Wissenswerte zu Berechtigungen.

Sobald Sie die Grundlage für Ihren Workflow geschaffen haben, ist es an der Zeit, etwas Bewegung ins Spiel zu bringen. Lesen Sie hierfür den nächsten Artikel in dieser Serie