Wie Sie ein IT-Helpdesk-Projekt für IT-Anfragen in Asana
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihr Projekt zu erstellen. So können Sie schnell beginnen:
- Beginnen Sie mit unserer IT-Helpdesk-Vorlage und passen Sie diese an die Anforderungen Ihres Teams an.
- Importieren Sie eine vorhandene Tabelle, in der Sie Anfragen verfolgen.
Sie können bei sensiblen IT-Problemen ein privates Projekt erstellen, das nur vom IT-Team eingesehen werden kann.
Wie Sie auf alle Asana-Vorlagen zugreifen
Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, es vorziehen, Ihr eigenes Helpdesk-Projekt von Grund auf neu zu erstellen oder an generellen Best-Practices für Asana-Projekte interessiert sind, beginnen Sie mit diesen Hinweisen.
Tipps zur Verfolgung von IT-Anfragen
1. Anfragen auf einheitliche Weise erfassen, um sie mit Formularen schneller bearbeiten zu können
Details zu grundlegenden Helpdesk-Anfragen verlangsamen die Arbeit. Erstellen Sie stattdessen Formulare, um jederzeit die richtigen Details für jede IT-Anfrage zu erfassen. Formulare sind direkt mit Ihrem Anfrageprojekt verknüpft, um sicherzustellen, dass Ihr Team mit den erforderlichen Informationen beginnt und es gleichzeitig für diejenigen, die eine Anfrage stellen, einfach ist, Ihnen das zu geben, was Sie benötigen.
Durch das Senden des Formularlinks können Formulare von jedermann eingereicht werden - auch wenn die Person Asana nicht verwendet.
Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen. Fügen Sie Projektregeln hinzu, um Aufgaben, die anhand von Formularübermittlungen erstellt wurden, automatisch an einen IT-Teamkollegen zuzuweisen. Damit stellen Sie sicher, dass Anfragen nach der Übermittlung entsprechend priorisiert werden.
2. Sorgen Sie dafür, dass Anfragen aus Gesprächen und E-Mails umgesetzt werden können
Wenn Sie viele Anfragen per Chat oder E-Mail erhalten, können Sie dem Anfragenden jederzeit den Link zu Ihrem Formular schicken. Sie haben aber auch die Möglichkeit, Integrationen zu verwenden, um die Konversation schnell zu bearbeiten.
Wenn Sie Chats oder E-Mails mit Aufgaben oder Fragen erhalten, auf die Sie reagieren müssen, können Sie diese direkt in Ihrem Posteingang oder Ihrer Nachricht zu Asana hinzufügen, die Aufgabe zuweisen, zu Ihrem Anfragenprojekt hinzufügen und vieles mehr.
Verwenden Sie für E-Mails die Asana-Add-ons für Gmail, Outlook oder andere E-Mail-Client-Add-ons. Probieren Sie für den Chat die Asana-Integration für Slack aus.
3. Legen Sie Prioritäten fest und organisieren Sie Anfragen mit benutzerdefinierten Feldern
Sobald Sie ein Formular eingerichtet haben, helfen Ihnen benutzerdefinierte Felder, eingehende Anfragen zu priorisieren und in Kategorien zu sortieren. Wenn Sie an Tabellen gewöhnt sind, können Sie dies tun, indem Sie Spalten filtern und sortieren. Benutzerdefinierte Felder sind ein effektiverer Ersatz, da sie Informationen im direkten Zusammenhang mit Arbeitsvorgängen verfolgen (und nicht nur für einen Projektmanager oder Teamleiter zugänglich sind).
Wenn Sie Ihrem Formular ein „Anfragentyp“ -Feld hinzufügen, können Sie es dem gleichen benutzerdefinierten Feld in Ihrem Projekt zuordnen. Nach der Übermittlung wird die neue Aufgabe anzeigen, ob jemand versucht, ein technisches Problem zu beheben oder neue Hardware zu beschaffen.
4. Doppelte Arbeit verhindern, indem Aufgaben zu Anfragen in mehr als einem Projekt verfolgt werden
Oft bildet eine IT-Anfrage einen Teil größerer IT-Arbeiten und Vorhaben. Anstatt zwei getrennte Aufgaben zu erstellen, können Sie Aufgaben in mehreren Projekten speichern, um die Arbeit in beiden Projekten zu verfolgen. So wird die Arbeit nicht dupliziert, und Sie sehen die richtigen Informationen im richtigen Kontext.
- Geben Sie
Tab + Pund den Namen der weiteren Projekte ein, denen Sie eine Aufgabe hinzufügen möchten.
Beispielsweise könnte Ihr IT-Team über ein privates Projekt zur Verfolgung von Leihcomputern verfügen. Wenn eine neue Anfrage zum Ausleihen eines Computers eintrifft, können Sie die Aufgabe in IT-Anfragen und im Leihcomputerprojekt speichern, den Rest des Leihprojekts jedoch privat halten.
5. Nie den Überblick über anstehende Fristen verlieren
Bei zeitsensitiven Anfragen können Sie die Fälligkeitsdaten verwenden, um sicherzustellen, dass alle Probleme vor Präsentationen, Demos oder Firmenreisen geklärt werden. Wählen Sie eine Zeit aus, indem Sie auf das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe klicken und Fälligkeitszeit hinzufügen wählen.
Wenn eine bestimmte Aufgabe in regelmäßigen Abständen wiederholt werden muss, können Sie sie als wiederkehrend festlegen, um sicherzustellen, dass Sie nie wieder eine Kontoverlängerung oder einen monatlichen Bestellzyklus verpassen.
Tipps für die Berichterstattung und Personalplanung
Überwachen Sie den Projektfortschritt und verwalten Sie die IT-Personalbelegung mit Portfolios und Workload
Um den Projektfortschritt einzuschätzen und das Arbeitspensum des Teams zu beurteilen, tragen IT-Leiter in der Regel Informationen aus Meetings, E-Mails oder Tabellen zusammen, was zeitaufwändig und ungenau sein kann. Erstellen Sie stattdessen ein Projektportfolio mit allen wichtigen IT-Projekten und Ihrem IT-Helpdesk, um Fortschritte, Fristen und Prioritäten an einem Ort in Echtzeit zu sehen.
Verwenden Sie dann den Tab Workload, um das Arbeitspensum Ihres Teams basierend auf den Aufgaben zu visualisieren, die ihnen bereits in Asana zugewiesen wurden. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für eine ausgewogene Arbeitslast zu sorgen und wichtige IT-Arbeit auf Kurs zu halten.
Workload verwendet standardmäßig die Anzahl der Aufgaben, aber wir wissen, dass nicht alle Aufgaben gleich sind. Sie können benutzerdefinierte Felder für den Aufwand in Portfolioprojekten einrichten, um einen besseren Überblick über die Gesamtstunden oder die Aufwandsstufe für jede Aufgabe zu erhalten.
Ressourcen für den IT-Helpdesk
Möchten Sie weitere Tipps? Lernen Sie lieber visuell? Möchten Sie sehen, wie Kunden wie Sie IT-Anfragen verwalten? Sehen Sie sich diese Ressourcen an:
| Ressourcen für IT-Anfragen | Link |
|---|---|
| Vorlage für IT-Anfragen | Vorlage verwenden |
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